O que é um software de gestão de despesas?

Sabe todos aqueles cartuchos de impressora, agrafadores, aplicações de segurança do navegador e almoços de networking em que os seus colaboradores gastaram dinheiro? Pois bem, todos esses recibos de despesas têm de ser registados, geridos e acompanhados de alguma forma enquanto despesas empresariais. 

A maioria das empresas utiliza software de gestão de despesas para acompanhar os gastos dos seus colaboradores; no entanto, 43% das empresas ainda gere as despesas manualmente, utilizando folhas de cálculo e até papel. A introdução manual de dados consome tempo dos colaboradores, tempo dos gestores e tempo necessário para processar relatórios e reembolsar, através da contabilidade, os gastos dos colaboradores.

O que é o software de gestão de despesas?

O software de gestão de despesas é um tipo de aplicação de software automatizada que ajuda a gerir as despesas empresariais dos colaboradores. Estas soluções utilizam a automatização para ajudar os colaboradores e os gestores a submeter, acompanhar e reportar as suas despesas, simplificando, em última análise, o processo de gestão de despesas e reduzindo simultaneamente os custos de mão de obra e os erros. 

A forma tradicional de acompanhar as despesas consistia em confiar no colaborador para registar e gerir as suas despesas até uma data/hora específica. O colaborador submetia então o seu relatório de despesas e o administrador tinha de analisar a lista de despesas, verificar o recibo em papel e, em seguida, aprová-las ou rejeitá-las.

Muitas empresas continuam a utilizar este processo e desconhecem os benefícios que podem obter através da utilização de software de acompanhamento de despesas ou de um sistema de gestão de despesas.

O software de gestão de despesas pode ajudar a garantir que a sua empresa não gasta excessivamente em despesas empresariais e permite-lhe emitir reembolsos em tempo real.

Como pode o software de gestão de despesas beneficiar a sua empresa?

Pode já estar totalmente convencido de que o software automatizado de gestão de despesas é o caminho a seguir, mas, para o caso de ainda ter dúvidas, eis alguns benefícios do software de gestão de despesas de que talvez ainda não tenha ouvido falar:

Tempo

Em média, são necessários 20 minutos para concluir um relatório de despesas manual. Com a automatização, este tempo pode ser drasticamente reduzido. O software de gestão de despesas oferece verificação instantânea dos recibos aquando da submissão, pode verificar com precisão os recibos que não estão em conformidade e pode produzir relatórios de despesas com um simples clique num botão. 

Estas funcionalidades evitam a necessidade de voltar atrás e organizar os recibos, sem mencionar a consulta de folhas de cálculo para encontrar um erro ou rever uma despesa de um colaborador que possa ter entrado em conflito com a sua política. 

Precisão

O software automatizado de gestão de despesas reduz significativamente a probabilidade de ocorrência de erros. Pequenos erros podem passar despercebidos e afetar o relatório de despesas. Para facilitar o trabalho da sua equipa financeira, a adoção de um sistema automatizado reduzirá esses erros de forma exponencial, deixando-lhe tempo para se concentrar em aspetos mais importantes, como a previsão de futuras estratégias de gestão de despesas ou o desenvolvimento de políticas de gastos adequadas. 

Relatórios/previsões de despesas

A maioria dos softwares de elaboração de relatórios de despesas e dos sistemas de software de gestão de despesas dispõe de uma funcionalidade de análise que pode ajudar a acompanhar os pedidos de reembolso de despesas e a analisar tendências.

As análises podem fornecer informações sobre os gastos futuros e até fazer recomendações quando for necessário ajustar as políticas de gestão de despesas. A longo prazo, isto poderá poupar tempo e dinheiro à sua empresa, bem como evitar stress desnecessário.

Fácil de utilizar

Os colaboradores utilizam o software de gestão de despesas para submeter as suas despesas. Tendo isto em conta, muitos sistemas de software dispõem de funcionalidades integradas para smartphones que permitem aos colaboradores tirar fotografias dos seus recibos, introduzindo-os imediatamente no sistema. 

Os colaboradores podem utilizar cartões de crédito da empresa integrados no sistema de software. Este tipo de interface de software é geralmente fácil de utilizar, incluindo frequentemente módulos de formação e apoio ao cliente. 

Integração dupla

Muitos sistemas de software de gestão de despesas podem ser integrados com software de contabilidade, tornando a gestão de despesas ainda mais simples e fácil de utilizar.

Os contabilistas não precisarão de introduzir os dados das despesas. Em vez disso, todas as despesas e recibos podem ser consultados na plataforma e os reembolsos podem ser agendados e emitidos mais rapidamente. 

A integração também ajuda os trabalhadores independentes e as empresas de serviços profissionais a submeterem mais facilmente as despesas de projetos, permitindo acompanhá-las e reembolsá-las sem que se percam no meio da confusão.  

Melhor fluxo de trabalho de aprovação

Quando se trata de aprovar ou rejeitar uma despesa, o software de gestão de despesas pode ser configurado para aprovar despesas automaticamente e enviar uma notificação aos aprovadores adequados para uma validação mais rápida. Este processo de validação pode ser guardado e aplicado a outras categorias de despesas, reduzindo o tempo necessário para enviar comprovativos adequados ao aprovador.

Principais funcionalidades do software de gestão de despesas

• Registo de recibos - Registe os recibos instantaneamente à medida que são enviados e aceda rapidamente aos recibos quando necessário para auditorias. 
• Funcionalidades do painel - Os painéis unificados podem ser facilmente acedidos tanto pelos funcionários como pelos gestores e permitem auditorias internas e externas mais simples por parte dos contabilistas.
• Funcionalidade da câmara do smartphone - Permite aos funcionários fotografar os recibos com o smartphone e carregá-los instantaneamente para o painel.
• Integração de cartões de crédito - Encaminha diretamente os cartões de crédito da empresa para a plataforma e permite aos funcionários acompanhar as despesas num painel de fácil utilização. 
• Notificações - Envia notificações quando o limite de despesas está prestes a ser atingido e assinala as despesas caso não sejam verificadas. 
• Encaminhamento de recibos - Os recibos podem ser rapidamente enviados para verificação aos gestores e responsáveis pela aprovação, conforme necessário. 
• Verificação de violações de políticas - Analisa os recibos e os dados dos utilizadores para acompanhar os limites de despesas e determinar quando uma despesa deve ser auditada. 
• Ajustes às políticas de despesas - as políticas podem ser ajustadas rapidamente e aplicadas de imediato.

Como escolher um software de gestão de despesas

Agora que conhece as vantagens e as principais funcionalidades do software de gestão de despesas online, como pode saber exatamente qual é o sistema mais adequado para a sua empresa? Eis algumas perguntas que deve colocar a si próprio ao adquirir este tipo de software:

Como fazem os seus funcionários as compras?

Se os seus funcionários utilizarem um cartão de crédito pessoal, precisará de uma funcionalidade de captura de fotografias na aplicação móvel para que possam inserir os recibos. Se forem utilizados cartões de crédito da empresa, serão essenciais funcionalidades de integração de cartões de crédito. Poderá também ter de implementar mais funcionalidades de segurança caso o cartão desapareça ou determinadas despesas tenham de ser auditadas. 

Que funcionalidades utiliza normalmente num software automatizado de gestão de despesas?

Analisar os seus atuais programas de software automatizado permitir-lhe-á perceber que funcionalidades deve procurar num software de gestão de despesas. Por exemplo, se o seu software atual enviar regularmente notificações às partes interessadas ou às autoridades, incluir uma funcionalidade de notificações na sua plataforma de gestão de despesas poderá ser útil para a sua empresa. 

Qual é a dimensão da sua empresa?

Para uma pequena empresa, poderá não precisar de um software de gestão de despesas com capacidade de integração dupla (adicionando software de contabilidade). Para empresas maiores, poderá ser essencial ter uma funcionalidade que permita a trabalhadores independentes ou grupos de prestadores de serviços enviar um recibo de pedido de reembolso de despesas ou faturar automaticamente a sua empresa para as contas a pagar. 

Tenha em consideração a dimensão da sua empresa; dependendo da natureza do seu negócio, as suas políticas e integrações poderão já estar implementadas. 

Quantos departamentos trabalham em conjunto? 

Se atribui regularmente custos a diferentes departamentos, poderá ser necessário garantir que dispõe de uma boa funcionalidade de análise para obter informações úteis e desenvolver devidamente a sua solução e política de gestão de despesas.

O que pensa do software de gestão de despesas?

Esteja ou não convencido, a gestão de despesas é um processo necessário que é frequentemente descurado. Tem potencial para lhe poupar tempo, dinheiro e preocupações no que diz respeito ao processamento e acompanhamento de despesas. Além disso, pode ajudar a melhorar os sistemas de gestão da força de trabalho. 

Mesmo que considere já ter um bom processo implementado, tenha em conta a perspetiva dos funcionários: 82% das empresas que investiram ou planeiam investir em software de gestão de despesas ou de relatórios de despesas afirmam fazê-lo para facilitar a vida dos funcionários e dos gestores.

Quer pretenda simplificar o processo ou fazer crescer a sua empresa, as vantagens dos sistemas de gestão de despesas continuam a tornar-se evidentes. 
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