CNBC:s ”Fjärrarbetets orakel” förklarar varför AI-integration bara blir så effektiv som en organisations dokumentation och metoder för distansarbete

Darren Murph är en pionjär inom distansarbete och en strategisk röst i arbetslivets framtid. CNBC har kallat honom en ”orakel för distansarbete”, och han har uppmärksammats på Forbes lista Future of Work 50. Darren hjälpte GitLab att bli det första kontorslösa företaget att börsnoteras. I dag ger han råd till ledande organisationer om hur de ska navigera i en alltmer AI-fokuserad värld.

I det här samtalet berättar Darren varför AI bara är så effektivt som den dokumentation det bygger på, hur ledarskap och verksamhetsmodeller måste utvecklas och varför principer för distansarbete är ännu viktigare i en värld med AI.

Hur Darren Murph gick från pionjär inom distansarbete till AI-strateg

Jag heter Darren. CNBC har kallat mig ett orakel för distansarbete, och jag har uppmärksammats i Forbes Future of Work 50. Jag driver också en konsultverksamhet som stöttar organisationer som inför distansarbete och AI.

Under de senaste 20 åren har jag stöttat förändringar på Zillow, Vistaprint, Dropbox, Abbvie, Sonos, Mozilla och fler organisationer. Jag var den första chefen för distansarbete på GitLab, som blev det första kontorslösa företaget att börsnoteras. Där var jag med och utvecklade fallstudier om organisationsdesign tillsammans med Harvard Business School och INSEAD. Vår mycket unika verksamhetsmodell nådde resultat i den översta decilen jämfört med McKinseys rigorösa riktmärken för OHI (organisatoriskt hälsoindex).

Innan jag började forma förändringar satte jag ett Guinness världsrekord i publicering som världens mest produktiva professionella bloggare. Jag skrev också GitLabs handbok för distansarbete och ”Att leva distansdrömmen: En guide till att se världen, sätta rekord och utveckla din karriär.” 

Varför distansberedda team har ett försprång när det gäller att införa AI

Jag råder mina klienter att de först måste vara distansberedda för att kunna vara AI-redo.

Principer för distansarbete är alla förutsättningar för att vara AI-redo — som transparens, noggrann dokumentation och avsiktlig användning av programvara för projektledning för att möjliggöra asynkront arbete. AI-eran är en förlängning av distansarbetseran.

Tidigare var det ett val att insistera på en dokumentationskultur. Organisationer som hade en laissez-faire-inställning till att kodifiera verksamhetens arbetssätt, kultur och arbetsmetoder kunde utnyttja det fysiska kontoret för att jämna ut uppenbara brister i verksamheten.

I AI-åldern blir varje exempel på bristande noggrannhet i verksamheten uppenbart. AI kan bara hjälpa en organisation i den utsträckning som den underliggande företagsdokumentationen är tillförlitlig. Om AI hämtar information från föråldrade eller saknade informationssilos kommer företagen att bli besvikna över teknikens förmåga att göra verksamheten effektivare.

Organisationer som redan har investerat i principer för distansarbete är därför närmare att vara AI-redo än de som stod vid sidan under covid och försökte fortsätta arbeta med föråldrade metoder.

Varför AI inte är någon mirakelkur för förändringar av arbetsplatsen

Den största missuppfattningen jag ser i dag är att AI är en mirakelkur. AI skapar inte värde ur avfall. AI:s påverkan står i direkt proportion till kvaliteten på en organisations råmaterial. Skräp in, skräp ut.

Jag hanterar detta med mina klienter genom att genomföra en granskning av kunskapshanteringen som tvingar dem att rannsaka sig själva. Vi börjar med att utvärdera företagets befintliga verktygsuppsättning. De flesta har ingen särskild kunskapsbas. Vi väljer rätt verktyg utifrån företagets storlek och omfattning och upprättar sedan en grundläggande taxonomi som omfattar vanliga frågor och ofta efterfrågad information. Därefter väljer vi den eller de personer som ska utveckla och underhålla den.

Det liknar en produktlansering. Kunskap måste betraktas som en produkt inom företaget, inte bara som ett projekt.

De flesta organisationer har alldeles för bristfällig dokumentation och otillräckliga resurser. Min roll är att hjälpa ledare att inse att hantering av kunskap är lika viktigt som hantering av säkerhet.

Darrens tips

AI skapar inte värde ur avfall. AI:s påverkan står i direkt proportion till kvaliteten på en organisations råmaterial. Skräp in, skräp ut.

Hur uppbyggnaden av en kunskapsinfrastruktur lägger grunden för AI-framgång

En organisation jag arbetade med hade svårt att motivera avkastningen på investeringen i bra intern dokumentation. De implementerade Glean – en företagsövergripande sökplattform som använder AI för att destillera information från alla datakällor som företaget använder. När de såg hur bristfälliga sökresultaten var efter att bara ha lagt Glean ovanpå befintliga källor fick de en uppenbarelse.

De behövde investera i en ny roll som var dedikerad till att forma organisationens information. Detta ledde till nya arbetsflöden, bland annat utbildning i dokumentvalidering, återkommande initiativ för att avveckla föråldrad information samt att medarbetare över hela verksamheten fick ansvar för att bygga upp samlingar med prioriterad information.

När en AI-baserad sökplattform är din ingång till arbetet varje dag blir det snabbt tydligt att den underliggande infrastrukturen måste vara i toppskick.

Varför effektiv AI-integrering kräver omfattande förändringar av verksamhetsmodellen

Det här är inte rätt tillfälle att leta efter försiktiga justeringar eller enkla mirakellösningar. Omfattande förändringar av verksamhetsmodellen kommer att krävas för att hålla jämna steg.

Det innebär att flytta mer arbete till asynkrona metoder, använda projektledningsverktyg för att minska mötesöverbelastningen, investera i företagets kunskapsbas och bygga incitamentsstrukturer som är förenliga med de förändringar du ber de anställda att genomföra.

Innan du granskar en individs prestation bör du se till företagets ansvar. Individer kommer bara att kunna använda AI för att öka effektiviteten i den utsträckning som företaget självt stärker noggrannheten och djupet i sina dokumenterade arbetsrutiner.

Undergräv inte din investering i AI genom att avfärda investeringar i kunskapshantering, projektledning och genomgripande kulturförändringar.

Hur AI omdefinierar kultur, ledarskap och medarbetarnas självbestämmande

Kulturen kommer i allt högre grad att byggas utanför arbetsplatsen, och ledare måste ta fasta på detta i stället för att avvisa det. När människor får större flexibilitet och möjlighet att själva bestämma var arbetet utförs kommer progressiva ledare att se detta som ett unikt sätt att locka de främsta talangerna.

I stället för att tvinga in dem i onödiga möten kommer de exempelvis att investera i verktyg som gör det möjligt att arbeta på ovanliga tider. Det frigör tid för människor att ägna mer tid åt familj och fritidsintressen under det som vanligtvis var avsatt som ”arbetstid”. Ledare som släpper kontrollen kommer att attrahera de mest innovativa personerna.

Det sociala kontraktet mellan arbetsgivare och arbetstagare har förändrats i grunden. När företag investerar mindre i lojalitet garderar sig de främsta talangerna genom att bygga karriärer med flera parallella spår. Därför måste ledare vara medvetna om att deras främsta medarbetare kanske bara stannar i organisationen i 12 till 24 månader, eftersom lojalitet måste vara ömsesidig för att ha någon betydelse.

Ledare som tillhandahåller verktyg och kulturella ramverk som möjliggör handlingsutrymme och självbestämmande kommer att överträffa riktmärket när det gäller att behålla personal längre, och därigenom få ett kumulativt värde från deras institutionella kunskap.

Darrens tips

Ledare som släpper kontrollen kommer att attrahera de mest innovativa personerna.

Verkligt exempel på AI-automatisering av arbetsflöden i praktiken

En av mina mest givande erfarenheter var att leda ett team som utvecklade en ny programvarulösning som förbättrade vårt företags effektivitet med 30 %.

Teamet använde ett innehållshanteringssystem som krävde flera manuella steg. Det fanns bara ett par möjliga resultat, men dussintals teammedlemmar utförde manuellt dessa steg flera gånger om dagen.

En AI-agent byggdes med de möjliga vägarna och tränades med logik för vilket steg som skulle tas utifrån omständigheterna i det föregående steget. Teamet automatiserade ett repetitivt steg, vilket sparade mycket tid. När AI-agenten valde fel väg lärde den sig av mänsklig inblandning för att förbättra sin egen träffsäkerhet framöver.

Det här projektet lärde mig hur viktigt samarbete och innovation är för att nå framgång.

Hur AI förändrar mötesanteckningar, sammanfattningar och uppföljningar

AI revolutionerar också appar för anteckningar och mötesreferat. Jag rekommenderar mina kunder att spela in och transkribera varje möte genom att använda verktyg som Fathom.

Att anteckna under synkrona möten har alltid varit avgörande för god mötesstruktur, även om det var ganska manuellt under tiden före AI. Nu finns det knappt någon anledning för en människa att ta fokus från själva mötet. Var engagerad, prata och diskutera. AI hanterar anteckningarna och att-göra-listan efter mötet.

Så använder du AI för strategisk idégenerering och kreativ problemlösning

AI har också visat sig kunna driva programvara för tankekartor och vara en exceptionell partner för idégenerering. Om du är villig att låta AI bredda ditt perspektiv och bidra till ett tillväxtinriktat tankesätt är det ett utmärkt verktyg för att tillföra kreativ energi till ett projekt.

Anta till exempel att ditt företag står inför paradoxen att öka kvaliteten samtidigt som kostnaden minskar. Med en grundlig prompt till en stor språkmodell som Claude eller ChatGPT kan du be AI att ta hänsyn till alla faktorer, erkänna att det är en paradox och be den generera idéer om hur paradoxen kan lösas.

De flesta moderna affärsutmaningar har upplevts och hanterats tidigare, sannolikt i branscher utanför en människas räckvidd, men definitivt inom AI:s räckvidd. Halva kampen består i att ta sig förbi dina begränsande övertygelser som ledare och se vägen till kreativitet, något som AI är mycket skickligt på att hjälpa till med.

Människor är experter på att omvandla kreativa idéer till planer som kan genomföras. Låt AI hjälpa dig att börja med en mer omfattande datamängd att sålla ner.

Varför kontinuerligt lärande är avgörande i AI-eran

I den snabbt föränderliga teknikvärlden är kontinuerligt lärande inte bara viktigt; det är avgörande.

Branschen kräver inte bara tekniska färdigheter utan även anpassningsförmåga och problemlösningsförmåga. Man måste vara proaktiv när det gäller att söka ny kunskap och nya erfarenheter.

Att delta i workshoppar, gå onlinekurser och engagera sig i teknikgemenskaper är utmärkta sätt att hålla sig uppdaterad. Dessutom kan samarbete med kollegor och mentorer ge värdefulla insikter och främja innovation.

I den snabbt föränderliga teknikvärlden är kontinuerligt lärande inte bara viktigt; det är avgörande.

Följ hans arbete

Du kan följa Darrens arbete på LinkedIn och besöka darrenmurph.com för att utforska mer av hans arbete med distansstrategi, AI-integration och organisatorisk omvandling.

Fler expertintervjuer kommer på People Managing People.