Så här förändrar denna globala chef för personal och kultur medarbetarupplevelsen med AI

Joanna Kmiec har byggt team och förändrat tankesätt inom många branscher under sin karriär — inklusive mjukvaruområdet. När den här intervjun genomfördes arbetade hon på ett mjukvaruföretag som heter Elastic Path, men hon blev nyligen CPO på Loopio.

Hennes fokus ligger på medarbetarupplevelsen, och vi pratade med henne för att förstå hur hon använder AI för att förbättra EX i organisationer. Här är vad hon berättade.

Behandla medarbetarupplevelsen som en produkt

Under min karriär har jag lett och byggt team inom olika branscher — från media till bioteknik — och arbetat på global nivå. Under de senaste åren har jag varit verksam inom teknik- och mjukvaruområdet, där tempot är högt, insatserna stora och de personer du tar ombord kan vara avgörande för eller undergräva ditt konkurrensförsprång.

Den resan förändrade min syn på medarbetarupplevelsen. För mig är EX inte bara en HR-funktion — det är en produkt. När den utformas med avsikt blir den en kraftfull hävstång för tillväxt, personalbevarande och innovation.

I dag fokuserar jag på att hjälpa teknikföretag att bygga strategiska, skalbara HR-planer som leder till konkreta affärsresultat.

Förändra introduktionen av medarbetare med AI

Vårt team började använda ChatGPT för att förbättra vår förmåga att formulera uppmaningar — från att skapa ett utbildningsprogram för HR-teamet som lyfte fram specifika användningsområden för AI och presenterade välkända plattformar för att lösa viktiga brister, till vändpunkten: ambitionen att göra om våra introduktionsprogram.

Det som tidigare tog veckor av arbete kunde nu tas fram som ett utkast på bara 30 minuter.

Ta försäljning som exempel: I en snabbföränderlig säljorganisation är det avgörande hur snabbt nya medarbetare kommer igång. Men ännu viktigare än hastigheten är att rätt metod ger konsekvens, personalisering och skalbarhet — utan att överbelasta vare sig HR-teamet eller säljteamet.

Tidigare kunde det ta veckor av samordning att bygga ett skräddarsytt introduktionsprogram: presentationer hämtades från säljstödsteamet, produktteamen samordnades kring de senaste funktionerna, marknadsföringen involverades för uppdateringar av budskap och uppgifter tilldelades manuellt i ett HRIS.

Nu kunde vi inom några minuter:

• Skapa en komplett introduktionsplan baserad på den senaste säljhandboken, uppdelad efter roll (t.ex. SDR:er jämfört med AE:er), produkt och region.
• Automatiskt fylla utbildningsmoduler med de senaste presentationsmaterialen, fallstudierna och demoinspelningarna — hämtade från interna kunskapsbaser och verktyg för säljstöd.
• Skapa rollspecifika introduktionsresor med interaktiva uppgifter, frågesporter och tidsbundna mål integrerade direkt i teamets befintliga verktyg.

Insikten att vi kunde skala upp detta till skräddarsydda, rollspecifika resor förändrade spelplanen. Nyckeln var att säkerställa att våra data var aktuella och redo att användas — kvaliteten på resultatet beror helt på kvaliteten på indata.

Skala upp AI inom HR

Vi gjorde nyligen om vårt program för återkopplingsfokus och använde AI-insikter från sentimentanalys för att skapa en handlingsplan.

Vi genomför engagemangsundersökningar för att få öppen återkoppling om de områden där vår medarbetarupplevelse fungerar väl och för att lyfta fram områden med förbättringspotential. Därefter håller vi direkta återkopplingssessioner med medarbetare för att få ytterligare sammanhang och diskutera möjliga lösningar för att förbättra upplevelsen.

Även om våra verktyg gav viss övergripande sentimentanalys använde vi AI för att gå djupare — särskilt i återkopplingen från fokusgrupper — och upptäcka teman och åtgärdspunkter som annars kanske hade förbisetts.

Det här arbetssättet gjorde det möjligt för ledare att gå bortom ytliga insikter och delta i verkligt värdeskapande lösningsarbete. Det förändrade också hur vi kommunicerar strategiskt som företag.

Den återkopplingsloopen hjälpte oss också att förfina hur vi strukturerade samarbetet mellan team. Vi uppmuntrar samarbete mellan team vid AI-integrering genom att låta diskussionerna börja högst upp, omfatta alla avdelningar och förstärkas genom gemensamt lärande och experimenterande.

Vi skapade även ett särskilt tvärfunktionellt AI-team med representanter från alla större avdelningar. Deras roll: att ge återkoppling på användningsområden, rekommendera lämpliga verktyg och identifiera utbildningsmöjligheter för hela personalstyrkan.

Det viktigaste är att vi uppmärksammar framgångarna – och lyfter fram var processer har förbättrats eller, i vissa fall, helt omformats med hjälp av AI.

Utmaningen med att införa AI är inte teknisk – den är mänsklig

Den största överraskningen när man inför AI är att utmaningen inte är teknisk – den är mänsklig.

Jag trodde först att den svåraste delen skulle vara integration, utbildning eller att välja rätt verktyg. Men det som har överraskat mig mest är hur mycket tankesättet avgör framgången. Människor motsätter sig inte AI för att det är för komplext; de motsätter sig det eftersom det hotar det välbekanta, deras identitet och deras kontroll.

Joannas tips

Människor motsätter sig inte AI för att det är komplext; de motsätter sig det eftersom det hotar det välbekanta, deras identitet och deras kontroll.

Jag har sett team tveka eftersom införandet av AI väckte tysta frågor som:

• ”Vad innebär det här för min roll?”
• ”Kommer mitt omdöme fortfarande att spela någon roll?”
• ”Hur vet jag att jag kan lita på det som det här verktyget säger?”

Därför är det så viktigt att få med sig människorna – låta dem testa, ställa frågor, utmana processen och framför allt hjälpa till att forma hur AI passar in i deras arbete.

Nyckeln är inte att ersätta den mänskliga sidan, utan att frigöra tid för strategiskt arbete som skapar värde, samtidigt som man ser till att processerna fortfarande är ”mänskliga” på rätt ställen.

AI-framgång beror på förändrade beteenden, inte på verktyg

På samma tema beror framgång inte enbart på vilka AI-verktyg ni väljer. Det handlar om förändrade beteenden.

Så i stället för att fråga ”Vilka AI-verktyg ska vi köpa?” frågar vi: ”Vilka beslut och arbetsflöden försöker vi förbättra eller påskynda, och vilka behöver vara delaktiga i att tillsammans utforma processen så att förändringen blir bestående?”

Vi fokuserar på ett fördjupat partnerskap mellan HR och IT och utvidgar dessa partnerskap till alla team. Vårt mål är att identifiera vilka arbetsflöden som måste utvecklas, välja rätt verktyg för att stödja dem och hjälpa organisationen att omfamna förändringen.

Varför de flesta företag misslyckas med att införa AI

En av de största bristerna jag ser är att AI ofta betraktas som en strategisk omvandling – men införs som ett taktiskt tillägg.

Organisationer talar om att bli AI-fokuserade, men deras operativa modeller, teamstrukturer och tankesätt är fortfarande fast i arbetsflöden från tiden före AI. Eller så fokuserar de enbart på att integrera AI i sin produkt och glömmer resten av organisationen.

Många försöker tvinga in eller lägga AI-verktyg ovanpå befintliga arbetsflöden i stället för att avgöra om arbetsflödet i stället borde göras om.

De inför till exempel AI för att ”snabba upp” rekrytering eller introduktion – men åtgärdar aldrig föråldrade godkännandekedjor eller det faktum att medarbetarna inte har utbildats i att lita på eller tolka AI-genererade resultat. Därför utnyttjas verktygen inte fullt ut.

Så utbildar du ett team att anpassa sig till AI

För att säkerställa att vårt team anpassade sig använde vi ”ChatGPT Team” för att öva på att formulera prompter och stöttade teammedlemmar i att delta i externa AI-utbildningar för att bli bekväma med olika användningsområden som är specifika för HR.

Vi experimenterade också med sentimentanalys och använde våra befintliga program och enkätverktyg för att göra en djupare analys av återkopplingen och eventuella framväxande trender. Det hjälpte teamet att gå bortom insikter på ytnivå och hitta kreativa, handlingsbara sätt att agera.

Ledarskapet förändras i en AI-driven värld

I denna omställning tror jag att de ledare som inte omfamnar förändringen kommer att hamna på efterkälken.

Ledarskapet kommer att utvecklas till en möjliggörande roll – att skapa team och miljöer där AI, data och den mänskliga sidan samspelar sömlöst.

En ledares roll kommer i mindre utsträckning att handla om att styra och i större utsträckning om att ge sammanhang, undanröja hinder och säkerställa samsyn.

Morgondagens ledare kommer inte bara att ange riktningen – de kommer att undanröja hinder, skapa sammanhang och säkerställa samsyn. De behöver förstå medarbetarresan, bygga med både AI och människor i åtanke och förlita sig på en stark emotionell intelligens.

Emotionell intelligens, nyfikenhet, anpassningsbar kommunikation, digital förståelse och förmågan att skapa psykologisk trygghet och tillit kommer att framträda som centrala kompetenser för framgångsrika ledare.

Råd till ledare i en AI-driven värld

I en AI-driven värld har ingen alla svar. De ledare som lyckas bäst kommer att vara de som kan ange en tydlig riktning, även när de navigerar i osäkerhet, och bjuda in sina team att tillsammans skapa vägen framåt.

Så här lyder mina råd:

• Se förändring som en produkt, inte ett projekt. Rulla ut den stegvis, samla in återkoppling och justera. AI är inte något man gör en gång – det är ett pågående arbete.
• Involvera människor tidigt. Oavsett om det gäller chefer i den operativa verksamheten eller backendutvecklare ska du inkludera de personer som står närmast arbetet i omställningsprocessen. Införandet börjar med ägarskap. Begränsa inte införandet till enbart produktteam – den här förändringen behöver ske på organisationsnivå.
• Omdefiniera värde. Fokusera på produktivitet, där era särskiljande styrkor är kreativitet, etiskt omdöme, empati och anpassningsförmåga – mänskliga färdigheter som AI inte enkelt kan efterlikna.
• Var transparent med vad som förändras – och vad som inte förändras. Människor behöver veta att även om verktygen kan utvecklas, förblir era grundläggande värderingar och ert syfte oförändrade. Det är så ni bygger tillit genom förändring.

Följ utvecklingen

Du kan följa Joannas arbete på LinkedIn medan hon fortsätter att utforma och skala upp ett människocentrerat ledarskap i en AI-driven värld.

Fler intervjuer med experter kommer på People Managing People.