De tre främsta personalproblemen som är lätta att feldiagnostisera

När team har det svårt verkar lösningen uppenbar: Anställ fler personer. Men den instinkten kan bli dyr — och vara fel.

En senior chef trodde nyligen att han visste exakt vad teamet behövde: fler medarbetare. ”Vårt team håller på att drunkna”, sa han till ledningsgruppen. ”Alla arbetar sent. Vi har precis godkänt fem nya anställningar, och jag är fortfarande orolig för att det inte kommer att räcka.” 

På pappret verkade beslutet logiskt. Arbetet hopade sig, deadlines missades och människor såg utmattade ut. Att anställa kändes som det ansvarsfulla valet. 

Sedan tittade ledningen på data. Vissa team var överbelastade, ja. Men andra hade mer kapacitet än någon hade insett. Stora delar av tiden gick förlorade till möten, e-post och omarbete. Det visade sig att problemet inte var underbemanning —  utan en ojämn arbetsfördelning. 

Företaget behövde inte fler personer. Det behövde bättre data. 

Bristande insyn är vanligare än de flesta chefer inser. Och det är därför så många beslut som verkar kloka ändå missar målet. När arbetet nu sker i olika verktyg, på olika platser, inom olika team och över olika tidszoner är det svårt att se vart tid och ansträngning tar vägen.

Det är här ActivTrak kommer in.

3 vanliga problem i arbetsstyrkan som chefer feldiagnostiserar (och hur ActivTrak korrigerar dem)

För att förstå vart teamets tid och ansträngning faktiskt tar vägen behöver du workforce analytics. Och för det finns ActivTrak. Den här programvaran följer medarbetarnas dagliga aktivitet och synliggör mönster som besvarar viktiga frågor. Chefer på fler än 9 500 organisationer använder det för närvarande för att förstå:

• Hur hårt arbetar människor när de arbetar på distans?
• Fokuserar teamen på rätt aktiviteter?
• Behöver vi utöka personalstyrkan eller använda befintlig kompetens bättre?
• Följer alla våra policyer?

För att visa hur detta ser ut i praktiken ska vi undersöka tre arbetskraftsproblem som är lätta att feldiagnostisera och vad ActivTrak avslöjar om vart och ett av dem.

Utmaning nr 1: Konstant överbelastning och överansträngda team

Feldiagnosen: Vi behöver fler personer. 

Den verkliga orsaken: Ineffektivitet och obalanserad arbetsbelastning. 

Data: ActivTrak visar var tid, ansträngning och kostnader läggs, så att du får hela bilden innan du utökar personalstyrkan.

• Arbetsbelastningens fördelning. Är vissa team överansträngda medan andra har extra tid? Är det vissa personer som konsekvent tar på sig mer än sin rättvisa del av arbetsbördan? ActivTrak visar hur arbetet fördelas mellan team, så att du kan omfördela uppgifter innan produktivitet och prestation börjar försämras.

• Utnyttjandetrender. ActivTrak beräknar kostnaden för outnyttjad kapacitet i faktiska dollar. Missade 29 % av medarbetarna sina produktivitetsmål? För en organisation med 1 400 medarbetare motsvarar det att betala 561 000 dollar i månadslöner för arbete som inte blir utfört.

Lösningen: ActivTrak ger dig de insikter du behöver för att balansera arbetsbelastningen, justera arbetsflöden och hjälpa chefer att coacha medarbetare med objektiva data i stället för anekdoter.

Exempel: När en ActivTrak-kund upptäckte betydande obalanser i arbetsbelastningen bland 2 500 medarbetare bytte ledningen strategi. I stället för att anställa fler personer omfördelade de uppgifter. Det gjorde att de inte bara kunde förbättra servicen, utan också undvika nästan 5,25 miljoner dollar i årliga anställningskostnader.

Utmaning nr 2: Missade mål

Feldiagnosen: Teamen arbetar inte tillräckligt hårt.

Den verkliga orsaken: Otillräckligt med fokustid för arbete med högt värde.

Data: ActivTrak visar hur teamen använder sin tid varje dag och avslöjar om ansträngningen riktas mot aktiviteter som faktiskt driver resultat.

• Aktivitetsspecifika insikter. Dina medarbetare arbetar hårt, men fokuserar de på rätt arbete? ActivTrak beräknar den tid som läggs på kärnaktiviteter respektive icke-kärnaktiviteter, vilket tydliggör när uppgifter med lågt värde tar tid från det arbete som driver prestation och lönsamhet. 

• Fokustid kontra samverkanstid. ActivTrak mäter tiden som läggs på koncentrerat arbete, möten, samarbete och distraktioner. Genom att jämföra dessa olika aktiviteter sida vid sida kan du ingripa och erbjuda coachning vid behov.

Lösningen: Med ActivTraks data kan du vägleda teamen mot de aktiviteter som driver resultat, oavsett om det innebär att vidta åtgärder för att skydda tiden för koncentrerat arbete eller att ha mer produktiva coachningssamtal.

Exempelvis: När personalen på ett tillverkningsföretag började missa sina mål vände sig ledningen till ActivTrak för att förstå hur medarbetarna använde sin tid. De upptäckte att vissa till synes produktiva medarbetare hade ett andra jobb på företagets arbetstid, medan andra hade utvecklat dåliga vanor. Efter att ha hanterat dessa problem direkt minskade den oproduktiva tiden med 28 %.

Utmaning nr 3: Ineffektiva arbetsplatsprinciper

Den felaktiga diagnosen: Bristande ansvarsskyldighet.

Den verkliga orsaken: Principer tillämpas enhetligt utan data som stöd för dem.

Data: ActivTrak ger insyn i var, när och hur arbetet utförs, vilket förankrar beslut om policyer för distansarbete, hybridarbete eller återgång till kontoret i faktiska produktivitetsmönster.

• Produktivitet per plats. Vet du var dina medarbetare är som mest produktiva? Stödjer era arbetsplatsstrategier dem? ActivTrak visar hur medarbetarna arbetar på distans, i hybridmiljöer och på kontoret. Den här informationen ger ledare möjlighet att utforma smartare principer, minska fastighetskostnaderna och hjälpa medarbetarna att göra sitt bästa arbete.

• Följsamhet till scheman. Arbetar teamen som förväntat, eller försämrar luckor i bemanningen kundnöjdheten? ActivTrak visar hur väl teammedlemmarna följer tilldelade scheman. Ledare kan välja att få varningar i realtid när personer börjar sent, går tidigt eller tar för långa raster. 

Lösningen: Med daglig insyn i hur arbetet faktiskt utförs kan du fastställa principer som överensstämmer med verkligheten — och justera scheman innan små problem utvecklas till större problem.

Exempelvis: Ett bolåneföretag ville förstå hur dess nya distanspolicy påverkade resultaten. ActivTrak bekräftade att medarbetarna bibehöll hög produktivitet och ansvarsskyldighet när de arbetade hemifrån. Detta hjälpte ledningen att minska kontorskostnaderna och bredda rekryteringen utanför de lokala marknaderna. Som ett resultat anställde företaget lånehandläggare som genererade intäkter i en takt som var 32 % högre än konkurrenternas, samtidigt som den totala bemanningen förblev oförändrad.

Analys av arbetsstyrkan som konkurrensfördel

Alla scenarier ovan börjar på samma sätt — en rimlig slutsats som fattas under press. Anställ fler. Öka pressen. Skärp principerna. Ta kostnaden. 

Utan data kommer de besluten att fortsätta missa målet.

Analys av arbetsstyrkan ersätter gissningar med bevis och insikter. Om du vill fatta mer datadrivna beslut om medarbetare men inte vet var du ska börja är data om medarbetarnas aktivitet rätt väg att gå. Den ger en tydlig bild av hur arbetet utvecklas från dag till dag och synliggör mönster som de flesta ledare aldrig får se. Resultatet? Ledare slutar jaga problem efter att de har uppstått — och förebygger dem helt och hållet.

Redo att diagnostisera vad som verkligen händer i din organisation? Se hur ActivTrak ger ledare insyn så att du kan agera med trygghet.