En tillsvidareanställning avslutas en gång. En avgift faktureras, rollen tillsätts och rekryteringskonsulten går vidare till nästa. Ett konsultuppdrag avslutas inte, det löper vidare. Tidrapporter måste följas upp varje vecka, marginalen måste följas för vart och ett av dem, och efterlevnadsklockan slutar inte ticka den dag någon börjar.

De flesta rekryterings-CRM-system utformades kring det första arbetsflödet, och det andra lades vanligtvis till senare, ofta som en tidrapporteringsmodul som monterats på ett system som aldrig byggdes för att tänka i veckocykler. För en rekryteringsverksamhet som hanterar en betydande volym konsultuppdrag märks den bristen hela tiden, på sätt som en funktionslista sällan fångar förrän en byrå redan lever med den.

Atlas angriper detta på ett annat sätt eftersom det är byggt som ett CRMx, en plattform som är utformad för att förstå sammanhanget kring en tillsättning, permanent eller på kontrakt, i stället för att tvinga in båda i samma generiska arbetsflöde.

Varför konsultuppdrag och tillsvidareanställningar inte följer samma arbetsflöde

På papperet är båda tillsättningar. I praktiken skiljer sig de operativa kraven tillräckligt mycket för att en behandling som om de vore likadana ska skapa verklig friktion:

• En tillsvidareanställning har en avgift, en faktura och en tidpunkt då rekryterarens arbete är slutfört. Ett konsultuppdrag genererar en ny tidrapport, ett nytt godkännande och en ny marginalberäkning varje vecka eller månad som det pågår.
• Efterlevnad vid en tillsvidareanställning är i huvudsak klar vid startdatumet. Efterlevnad vid ett konsultuppdrag pågår löpande och är kopplad till uppdragsvillkor, PO-referenser och kontroller av rätten att arbeta som behöver göras om.
• Marginalen för en tillsvidareanställning är fast den dag avgiften avtalas. Marginalen för ett konsultuppdrag förändras, och en byrå behöver aktuell insyn i den för varje konsult som för närvarande är ute på uppdrag, inte en månatlig avstämning i efterhand.

Ett CRM som främst är byggt kring arbetsflödet för tillsvidareanställningar tenderar att behandla konsultuppdrag som ett specialfall: ett statusfält, en mall för återkommande fakturor och kanske en enkel uppladdning av tidrapporter. Det räcker för att tekniskt stödja konsultuppdrag. Det räcker inte för att driva en konsultverksamhet på ett bra sätt.

Var bristen faktiskt kostar byråerna

De praktiska konsekvenserna visar sig i en ganska förutsägbar lista, och de flesta byråägare som driver en konsultverksamhet kommer att känna igen samtliga:

• Rekryterare som lägger timmar varje vecka på att jaga tidrapporter i stället för att jaga nya affärer
• Marginalinsyn som släpar en månad efter verkligheten, så att problem upptäcks först efter att de redan har kostat pengar
• Förvirring kring versioner av kontrakt och avtal, där man jagar den senaste filen, skickar om villkor och väntar på en signatur som fastnat i en inkorg
• Ekonomiteam som stämmer av konsultfaktureringen manuellt eftersom CRM-systemet och ekonomisystemet inte kommunicerar ordentligt med varandra

Inget av detta är dramatiska misslyckanden. Det är ett stadigt dropp av förlorade timmar och försenade intäkter, och på en verksamhet som hanterar dussintals konsulter samtidigt summeras det droppet till en verkligt betydande mängd ofakturerad eller sent fakturerad tid.

Så ser en kontraktsfokuserad utformning faktiskt ut

Alternativet är inte en större tidrapporteringsmodul. Det är att behandla konsultuppdrag som ett separat arbetsflöde i första klass från början, med sin egen logik i stället för ett arbetsflöde för tillsvidareanställningar med extra fält påkopplade.

Flexibla scheman och uppdragsvillkor

Konsultarbete följer inte ett enda schema. Veckovis, månadsvis, tidsbegränsat, löpande. Ett system som är byggt för konsultuppdrag måste hantera PO-referenser och uppdragsvillkor som centrala data, inte som en eftertanke som monterats på en generisk tillsättningspost.

Erbjudanden och avtal som går framåt utan pingpong

Att få ett erbjudande om ett konsultuppdrag eller ett uppdragsavtal signerat ska inte innebära förvirring kring versioner, jakt på den senaste filen eller att man tappar kontrollen över vem som har godkänt vad. Att hålla processen strukturerad är viktigt just eftersom relationen och kraven på efterlevnad är löpande, inte något som blir klart en gång för alla.

Konsultekonomi och fakturering kopplad till ekonomisystemet

Fakturering av konsulter måste flöda in i de system som ekonomiteamen redan använder, i stället för att existera som en parallell manuell process. En enkelriktad integration med ekonomiprogram som Xero innebär till exempel att faktureringsdata för konsulter inte behöver matas in på nytt manuellt när den lämnar CRM-systemet.

Aktuell marginalsynlighet för varje placering

En byrå som hanterar kontrakt i stor skala behöver se marginalen som den ser ut idag, för varje konsult som för närvarande är ute på uppdrag, inte återskapa den utifrån förra månadens fakturor. Det är skillnaden mellan att upptäcka ett marginalproblem under vecka två och att upptäcka det under månad två.

Kontraktsavdelningar behöver inte ett CRM-system för fasta placeringar med en tidrapportering påklistrad i efterhand. De behöver kontrakt inbyggt från början.

Så hanterar Atlas detta

Atlas omfattar både fasta placeringar och kontraktsplaceringar i ett enda system, där Contract Suite är särskilt utformat kring den operativa verkligheten i att hantera en kontraktsverksamhet:

• Kontraktsplaceringar hanteras i ett separat arbetsflöde från fasta placeringar, inklusive flexibla scheman samt referenser till inköpsorder och uppdrag
• Erbjudanden och avtal som kan föras framåt utan det vanliga fram och tillbaka-arbetet kring versioner och saknade filer, vilket håller processen strukturerad så att relationen förblir i fokus
• Ekonomi- och faktureringsflöden för konsulter som är anslutna till ekonomisystem, inklusive Xero
• Aktuell marginalsynlighet för varje placering, oavsett om det gäller en engångsavgift eller ett löpande kontrakt

Målet är inte att få kontraktshanteringen att kännas som ett extra system som körs bredvid CRM-systemet. Det är att få den att kännas som precis vad den är: hälften av verksamheten för många byråer, inbyggd i plattformen som en central del i stället för en modul som läggs till i efterhand.

Vad byråer ser när kontrakt inte längre behandlas som en eftertanke

För byråer som verkligen kombinerar fasta placeringar och kontraktsverksamhet brukar effekten av att få detta rätt synas direkt i faktureringen, eftersom kontraktsintäkter byggs på vid varje faktureringscykel på ett sätt som fasta avgifter inte gör:

• 85 % ökning av den månatliga faktureringen har rapporterats bland Atlas-kunder med stor andel kontraktsverksamhet
• Byråer som bygger sin operativa modell kring detta arbetssätt når 150 % av sitt årliga intäktsmål
• Timmar som tidigare lades på att jaga tidrapporter och manuellt stämma av marginaler styrs tillbaka till affärsutveckling och leverans

Mönstret stämmer överens med det bredare temat inom rekryteringsteknik: när den administrativa driften försvinner går timmarna tillbaka till det arbete som faktiskt genererar intäkter.

Att driva en kontraktsavdelning med hög volym, inte bara hantera en handfull konsulter

De marginal- och efterlevnadsutmaningar som beskrivs ovan blir tydligare, inte mindre, när kontraktsverksamheten växer. Ett bemanningsföretag på företagsnivå som hanterar hundratals konsulter hos flera kunder behöver aktuell marginalsynlighet som håller för den volymen, samt ett ekonomiteam som inte manuellt behöver stämma av varje fakturarad för konsulter varje månad.

Atlas betjänar kontraktsintensiva avdelningar i hela spannet, från verksamheter med en enda användarplats till företag med över 100 användarplatser, med ekonomi- och faktureringsfunktioner för konsulter som är utformade för att ansluta direkt till de ekonomisystem som ekonomiteamen redan använder, i stället för att kräva en parallell manuell process när volymen ökar.

• Inget minimiantal användarplatser, så en växande kontraktsverksamhet kräver inte att plattformen omförhandlas
• Aktuell marginalsynlighet för varje konsult som för närvarande är ute på uppdrag, inte en månatlig avstämning, vilket blir viktigare när volymen ökar
• Ett enda system som täcker fasta placeringar och kontraktsplaceringar tillsammans, vilket är användbart för företagsbyråer som driver båda verksamhetsområdena på flera kontor
• Flera aktiva installationer med över 50 användarplatser bland kunder med stor andel kontrakts- och bemanningsverksamhet, parallellt med avdelningar med en enda användarplats

För ett stort bemanningsföretag är det ingen bekvämlighetsfunktion att få avtalshanteringen rätt. Det är skillnaden mellan ett ekonomiteam som litar på siffrorna i realtid och ett som alltid arbetar en månad efter, multiplicerat med varje konsult i registret.

Vad du bör kontrollera innan du väljer ett CRM för en avtalsintensiv verksamhet

Om avtalsplaceringar utgör en betydande del av din verksamhet är det värt att ställa en specifik fråga till alla leverantörer av rekryteringsprogramvara – inte om de stöder avtalsplaceringar, eftersom de flesta kommer att svara ja, utan om avtalshantering byggdes in från början eller lades till ovanpå ett system för permanenta placeringar. Svaret brukar bli tydligt så fort du frågar om marginalöverblick, hantering av inköpsordrar och hur faktureringsdata överförs till ditt ekonomisystem.

Atlas byggdes för att besvara den frågan på rätt sätt, genom att behandla avtal och konsultrelaterad ekonomi som kärnfunktioner snarare än ett tillägg, för byråer som placerar både fast anställda och konsulter eller enbart konsulter. Det är vad det i praktiken innebär att vara ett CRMx här: att förstå sammanhanget för varje placeringstyp i stället för att tillämpa ett generiskt arbetsflöde på båda.

Redo att se hur Atlas, CRMx-lösningen som är byggd för att förstå sammanhang, hanterar en avtalsintensiv verksamhet?{{deeplink:375266:[Boka en demo på recruitwithatlas.com}}