Fler anställda kräver inte alltid mer utrymme. Med stöd av en intuitiv lösning för skrivbordsdelning som deskbird lyckades Athena-institutet flytta 120 anställda till en oförändrad kontorsyta och såg som ett resultat ett ökat samarbete.
Vår framgångsrika övergång med deskbird visar att avdelningar och institut inom universitet kan anpassa sig till nya arbetsmiljöer med rätt verktyg, vilket banar väg för en mer effektiv användning av deras lokaler och främjar en mer sammanhållen och engagerad arbetsstyrka.
Möt Athena-institutet, Vrije Universiteit Amsterdam
Vrije Universiteit Amsterdam grundades 1880 och är ett av Europas ledande forskningsuniversitet. Inom VU utmärker sig Athena-institutet genom sitt tvärvetenskapliga arbetssätt och sitt starka engagemang för samhällspåverkan genom utbildning och forskning.
När arbetssätten förändrades efter covid-19-pandemin insåg Athena-institutet att arbetsplatsens utformning behövde moderniseras, utan att kompromissa med samarbete, akademisk kultur eller medarbetarnas välbefinnande.
Utmaningen: Att anpassa sig till förändringar i kontorsutrymmenas förvaltning
Precis som många universitet upplevde VU Amsterdam en snabb övergång till hybridarbete. Samtidigt ökade omstruktureringar och renoveringar på hela campus pressen på de redan begränsade kontorsutrymmena.
Efter att institutionen för hälsovetenskap och institutet för miljöstudier flyttade 2023 följde Athena-institutet efter i början av 2025. Flytten till den historiska huvudbyggnaden innebar en stor förändring: de anställda skulle behöva dela skrivbord och arbeta närmare tillsammans.
Även om detta skapade nya möjligheter till samarbete väckte det också frågor:
- Hur kunde skrivbordsdelningen organiseras rättvist och effektivt?
- Skulle teamets sammanhållning försämras när fasta skrivbord försvann?
- Hur kunde det begränsade utrymmet hanteras utan att öka friktionen?
För att effektivt hantera de nya begränsade kontorsutrymmena insåg vi snabbt att vi behövde en robust lösning för skrivbordsbokning.
Lösningen: Implementera deskbird för flexibel arbetsplatsförvaltning
deskbird introducerades först vid VU Amsterdam i oktober 2023 i MF-byggnaden, där medicin och hälsovetenskap bedrivs. Framgångarna där banade väg för en bredare användning.
När Athena-institutet flyttade i januari 2025 blev deskbird ett naturligt val. I dag:
- 640 anställda från tre avdelningar använder deskbird regelbundet
- Nu inklusive 120 anställda vid Athena-institutet
- 65 flexibla skrivbord delas effektivt utan konflikter
deskbird hjälper de anställda genom:
- Ett socialt flöde där man kan se vem som är på kontoret och hålla kontakten
- Interaktiva planritningar för tydlig överblick över skrivbord och kollegor
- Snabba bokningar av skrivbord och parkering med bara några klick
- Smarta filter för utrustningsbehov
- Bokningar av besökare och teamutrymmen
Resultatet: mindre osäkerhet, färre problem i sista minuten och mer medvetet gemensam tid på kontoret.
Läs varför organisationer som VU Amsterdam väljer deskbird för att hantera flexibla arbetsplatser.
Effekten: Starkare band och smartare användning av utrymmet
De första farhågorna om att delade skrivbord skulle kunna försvaga sammanhållningen i teamet visade sig vara obefogade. Faktum är att motsatsen inträffade.
Vi var oroliga för att sammanhållningen i teamet skulle kunna försämras på grund av förändringen, vilket skulle leda till ökat distansarbete, men lyckligtvis visade sig dessa farhågor vara obefogade. Faktum är att deskbird har stärkt banden inom vårt team mer än väntat och varit till stor hjälp, särskilt för den administrativa personalen.
Viktiga resultat inkluderar:
- 120 medarbetare flyttades framgångsrikt utan att något extra utrymme lades till
- Över 90 % användaracceptans, vilket speglar ett starkt stöd bland personalen
- Förbättrad närvaro på kontoret och samverkan
- Bättre datadrivna beslut genom användning av analyser för att balansera hektiska och lugna dagar
- Optimerad användning av utrymmet under perioder med hög belastning, vilket är avgörande när antalet skrivbord är begränsat
Plattformen hjälpte medarbetarna att planera sin närvaro på kontoret mer medvetet och förvandlade delade skrivbord till en katalysator för samarbete snarare än en källa till frustration.
En modell för flexibelt arbete
Athena Institute visar att flexibla arbetsplatsmodeller kan fungera även i traditionella akademiska miljöer. Med rätt verktyg kan universitet:
- Använda utrymmet mer effektivt
- Stödja hybridarbete utan att förlora gemenskapen
- Stärka kulturen under övergångsperioder
Från fast till flexibelt flyttade Athena Institute framgångsrikt 120 medarbetare utan att lägga till ett enda extra skrivbord.
Deras berättelse visar att förändring blir en möjlighet till utveckling, samarbete och engagemang när människor får stöd av intuitiva arbetsplatslösningar.
👉 Redo att se hur deskbird kan förändra din arbetsplats? Boka en demo för att uppleva plattformen i praktiken.