Så använder du elia för att göra kontorsdagarna värda pendlingen

Du har bestämt dagarna, folk kommer in, men kontoret känns fortfarande som en spökstad. Och närvarosiffrorna ser bra ut i rapporten, men på något sätt fungerar det inte. Våningsplanet känns bara… dött.

Tänk dock på kostnaderna: att ta sig till kontoret kostar teamet en rejäl slant (omkring 55 dollar per dag) när man räknar in pendling och lunch, jämfört med 18 dollar hemma. Det är mycket att betala för att sitta i ett videosamtal bredvid personer man knappt interagerar med, särskilt om det faktiska teamet bara är där på andra dagar.

Gensler upptäckte att socialt umgänge på jobbet nästan har fördubblats sedan pandemin, vilket säger en hel del. När någons team inte är på plats betalar personen i princip för att vara ensam i en bullrig kontorsmiljö.

Så här ser det faktiska jobbet ut när riktlinjen väl är fastställd: få rätt personer på plats samma dagar, med avsikt. Det går absolut att lösa. Så här gör du med elia.

Om elia är nytt för dig är det en plattform för arbetsplatsdrift för att boka skrivbord och rum, checka in besökare och hjälpa hybridteam att samordna sina kontorsdagar och se hur lokalerna används.

  Kort sagt

1. Överlappning slår antal personer. Samma närvaro på 60 % kan innebära ett helt team eller ett våningsplan fullt av nästan obekanta personer.
2. Låt varje team välja en eller två fasta dagar i stället för att följa en generell regel som företaget har satt upp.
3. Gör det enkelt för människor att se vilka som kommer in och ta ett skrivbord bredvid dem.
4. Utforma lokalen så att de får en bra upplevelse när de väl kommer in, och fortsätt sedan att finjustera med hjälp av anonymiserad beläggningsdata.

  Steg 1: Mät överlappningen

Närvarosiffror berättar inte om någon faktiskt arbetade tillsammans på kontoret. Ta ett team på tio personer med krav på tre dagar. Samma team, samma veckonärvaro på 60 % i båda fallen. Se vad som händer när ni samordnar deras dagar:

Rapporten kan inte skilja de här två fallen åt, men det kan dina anställda. Och de som fortsätter att ta sig in för att sitta ensamma i en tyst lokal… ja, det är vanligtvis dina mest engagerade medarbetare – ända tills de inte är det längre.

Steg 2: Välj fasta dagar med avsikt

De flesta team väljer en generell regel där alla kommer in på tisdagar och onsdagar. Det är enkelt, men slutar i en röra: de två dagarna blir överfulla, resten av veckan blir tyst och team som skulle fungera bättre på andra dagar tvingas ändå följa ert schema.

Att låta varje team välja sin egen fasta dag är ett mycket bättre alternativ. Några enkla regler för att undvika att det går överstyr:

1. Välj en eller två fasta dagar, inte ett rörligt mål. Förutsägbarhet slår smarta lösningar. Människor planerar barnomsorg och pendling utifrån det.
2. Utgå från arbete som verkligen kräver ett rum. Planering, genomgångar och introduktion av en nyanställd – inte samarbete i största allmänhet.
3. Låt teamen variera. Marknadsföringens onsdag kan utan problem samexistera med aktuariernas tisdag och torsdag.
4. Sprid ut dem. Om alla team väljer onsdag har du precis skapat ett nytt problem: 300 personer och 200 skrivbord.

Två väl valda dagar får ett team att känna sig betydligt mer sammansvetsat än fyra utspridda dagar, och de är mycket enklare att sälja in.

Steg 3: Gör det enkelt att se vilka som kommer in

Inget av det här håller om det är besvärligt att samordna en dag. Om det kräver mer arbete än att bara stanna hemma, stannar folk hemma.

I elia kan du se vilka som redan planerar att komma in en viss dag och boka ett skrivbord precis bredvid dem. Boka din plats, bjud in en kollega och var klar. Då hamnar ni tillsammans i stället för i varsin ände av våningsplanet.

Ett nationellt försäkringsbolag som vi arbetar med satsade stort på detta efter en sammanslagning. Tidigare var de på kontoret bara en dag i veckan och hade en skrivbordsration på 1:3, vilket lämnade mycket utrymme outnyttjat och fick människor att känna sig ganska avskärmade. När de kunde se vilka som skulle komma in, boka skrivbord som grupp och reservera plats på sitt eget våningsplan började kontoret fyllas på alla rätta ställen. Samma byggnad, samma skrivbord, men betydligt mer tid tillsammans i teamet.

Steg 4: Skapa en plats som människor använder

Att få in rätt personer är bara halva saken. Lokalen måste fungera även när de väl är på plats, och det är här goda intentioner kan gå fel.

Samma försäkringsbolag är ett perfekt exempel. När de gjorde om kontoret satsade de på de vanliga mjuka sittplatserna, sofforna och loungehörnorna och väntade på att människor skulle söka sig till de områdena. Men nästan ingen gjorde det. Det visade sig att medarbetarna kände sig obekväma med att bli påkomna med att slappa i soffan, eftersom det såg ut som att de inte arbetade. Vem kunde ana det?

Därför rev de till slut ut loungerna och ersatte dem med vanliga skrivbord, stängda mötesrum och telefonbås för alla samtal och allt koncentrerat arbete. Nu är telefonbåsen utan tvekan de mest eftertraktade platserna i byggnaden.

Det som faktiskt gör platsen värd sin yta:

1. Skrivbord nära teamet. Det var ju därför de kom in från början.
2. Stängda rum och telefonbås. För samtalen och det fokuserade arbetet som fortfarande tar upp halva allas arbetsdag.
3. En extra våning som reservutrymme. Så att en fullbokad onsdag aldrig lämnar någon utan sittplats.

Här är ROBIC:s HR-chef efter att de hade lanserat elia:

"Våra teammedlemmar älskar elia-plattformen och började använda den direkt vid lanseringen! Plattformen är mycket genomtänkt; alla funktioner är enkla att använda utan behov av utbildning. Vissa funktioner har också bidragit till att öka närvaron på kontoret och de personliga mötena. Därför rekommenderar jag varmt elia till alla företag!"

Catherine Chouinard, personalchef, ROBIC

Steg 5: Se sedan vad som händer

Du kommer inte att få ankardagarna eller planlösningen rätt vid första försöket, och det är helt okej. Prioriteringarna kommer att förändras, teamen växa och en våning som fungerade på våren kommer plötsligt att kännas fel på hösten. När allt är igång bör du hålla koll på tre saker:

• Varma och kalla zoner. Tomt på tredje våningen varje torsdag? Flytta ett teams dag.
• Efterfrågan på bås. Alltid fullbelagda? Lägg till ett par.
• Uteblivna besök. Om bokade skrivbord står tomma är din data en illusion. Frigör automatiskt ett obemannat skrivbord efter 15 till 20 minuter så korrigerar systemet sig självt.

elias sensorer läser av allt detta anonymt, per utrymme, så att du får den verkliga närvaron och inte bara ser vem som bokade vad. Det är skillnaden mellan att gissa och att veta: du kan se vilka ankardagar som fungerade, vilka utrymmen som gör sin yta värd besväret och vad som behöver ändras före nästa hyresförhandling i stället för efteråt.

Var du ska börja

Ställ bara en fråga den här veckan: kommer era team faktiskt in samma dagar, eller når de målet på olika dagar? Vanligtvis känner du det innan du kan mäta det. Våningsplanen som ser upptagna men ändå stillastående ut är avslöjande.

Därifrån handlar det bara om att hjälpa varje team att välja en ankardag, göra det enkelt för dem att se vilka som är på plats och sitta tillsammans, samt ge dem en lokal som gör resan värd besväret. Får du det rätt håller närvaron oftast i sig själv, eftersom människor fortsätter att komma tillbaka när deras team är där. Och om du helst slipper sköta allt via ett kalkylark är det just det elia är byggt för.