Beslutet att gå från BambooHR till Folks HR är ofta den enkla delen. Att planera migreringen utan att störa lönehanteringen, förlora medarbetardata eller skapa extra arbete för ditt HR-team är där den verkliga utmaningen börjar.
Det är precis det här som den här guiden är utformad för att hjälpa dig med.
Vi går igenom varje steg i migreringen, från planering och dataförberedelser till implementering, validering och driftsättning, så att du tryggt kan övergå till Folks HR och undvika de vanligaste misstagen på vägen.
Varför gå från BambooHR till Folks HR?
Många kanadensiska organisationer byter inte eftersom BambooHR inte fungerar. De byter eftersom Folks HR är bättre anpassat till kanadensisk lönehantering, regelefterlevnad och den dagliga HR-verksamheten.
- Kanadensisk lönehantering finns tillgänglig i plattformen. Om din organisation väljer Folks Payroll kan medarbetardata, löneändringar och information om ledighet överföras direkt till lönehanteringen utan att vara beroende av en separat integration.
- Plattformen är byggd för kanadensiska arbetsplatser. Folks stöder användare på engelska och franska och lagrar som standard data på kanadensiska servrar.
- Fler HR-funktioner finns tillgängliga i en och samma plattform. Kärn-HR, rekrytering, prestation, utbildning, elektroniska signaturer och frånvarohantering finns samlat.
Utöver dessa skäl stannar dina data också som standard i Kanada. Folks lagrar medarbetar- och lönedata på kanadensiska servrar och innehar SOC 2 Type 2-certifiering, vilket kan hjälpa organisationer med krav på kanadisk datalagring enligt PIPEDA och Quebecs lag 25.
Om detta är viktiga faktorer för din organisation är migreringen från BambooHR till Folks HR ett välunderbyggt beslut.
Innan du migrerar från BambooHR till Folks HR
En lyckad migrering börjar innan du exporterar dina data. Ta dig tid att planera i förväg för att minska förseningar och undvika att behöva göra om arbetet.
Granska din nuvarande BambooHR-konfiguration
Börja med att se över hur din organisation använder BambooHR i dag.
Identifiera vilka medarbetarregister, dokument, ledighetspolicyer och integrationer du behöver migrera. Identifiera också föråldrade fält, oanvända policyer eller historiska data som inte längre behöver föras över.
Bestäm vad som ska migreras och vad som ska arkiveras
Alla register behöver inte flyttas till Folks HR.
Bestäm vilka medarbetardata, dokument och ledighetssaldon som ska migreras och vilka historiska register som ska bevaras i ett arkiv.
Det här är också rätt tillfälle att bestämma hur historiska löneregister och skattedokument, inklusive T4- och RL1-blanketter från din nuvarande löneleverantör, ska bevaras efter övergången.
Sätt samman ditt team och din tidsplan
En migrering från BambooHR till Folks HR involverar vanligtvis HR, lönehantering, IT och ekonomi.
Utse en ansvarig för varje område och planera tidslinjen utifrån era löne- och rekryteringskalendrar. Undvik att göra större ändringar i lönehanteringen mitt i en löneperiod och avsätt tid för testning och validering.
Den övergripande tidsplanen beror på företagets storlek, mängden data du migrerar och antalet integrationer som ska byggas upp på nytt.
Så migrerar du från BambooHR till Folks HR
En migrering från BambooHR till Folks HR omfattar två arbetsströmmar: HRIS-migreringen och implementeringen av Folks HR.
Den första fokuserar på att flytta dina HR-data från BambooHR, medan den andra omfattar konfigurering av Folks HR, återuppbyggnad av integrationer och, om det är relevant, implementering av Folks Payroll.
HRIS-migrering
Dessa uppgifter gäller specifikt organisationer som lämnar BambooHR.
Steg 1: Exportera dina data från BambooHR
Exportera dina data från BambooHR medan du fortfarande har fullständig åtkomst till plattformen.
Ladda ner medarbetarregister, aktuella ledighetssaldon, dokument och rapporter som du vill spara som referens. Organisera exporterna efter datatyp, till exempel medarbetarregister, dokument, ledighet och prestationsdata, eftersom varje kategori kommer att mappas på olika sätt i Folks HR.
Behåll en ren kopia av dessa filer som arkiv, oavsett vilka poster du slutligen importerar.
Kartlägg och migrera medarbetaruppgifter
Fältkartläggningen är där migreringar lyckas eller misslyckas.
Matcha varje BambooHR-fält med dess motsvarighet i Folks innan du importerar, inklusive medarbetaridentifierare, anställningsuppgifter, ersättningsdata och anpassade fält.
Markera allt som inte har någon tydlig plats så att du kan bestämma hur det ska hanteras. Importera först en liten testmängd, kontrollera att uppgifterna ser korrekta ut och kör sedan hela importen.
Det här är också det bästa tillfället att rensa dina data i stället för att ta med befintliga problem till det nya systemet.
Migrera dokument och konfigurera elektroniska signaturer
Flytta aktiva dokument, till exempel avtal, policyer och undertecknade formulär, till Folks dokumenthanteringssystem och koppla dem till rätt medarbetarprofiler.
Om BambooHR innehåller undertecknade dokument ska du avgöra vilka som behöver skickas ut på nytt för underskrift i Folks och vilka som bara kan sparas som referens. Folks verktyg för elektroniska signaturer kan hantera framtida dokument direkt i plattformen.
Validera överensstämmelsen före övergången
Innan du avvecklar BambooHR ska du bekräfta att Folks korrekt återspeglar dina migrerade HR-data.
Gör stickprov på medarbetaruppgifter, ledighetsbalanser, dokument och behörigheter och jämför dem med dina BambooHR-data. Den här valideringen bidrar till att säkerställa att din HRIS-migrering är fullständig innan du gör Folks till ditt primära HR-system.
Implementering av Folks HR
Det här är standarduppgifter vid implementeringen som alla nya Folks HR-kunder genomför, oavsett vilket HR-system de använde tidigare.
Konfigurera ditt Folks HR-konto
Konfigurera Folks innan du importerar något till systemet.
Definiera din organisationsstruktur, konfigurera policyer för ledighet och frånvaro, tilldela roller och behörigheter samt ange språkinställningar för en tvåspråkig utrullning. Genom att konfigurera din miljö först säkerställer du att importerade data organiseras korrekt från början.
Konfigurera lönehantering och verifiera efterlevnaden (om du börjar använda Folks Payroll)
BambooHR hanterar inte kanadensisk lönehantering inbyggt. Om din organisation för närvarande använder en separat löneleverantör, till exempel ADP, Nethris, Ceridian eller en annan lönelösning, är implementeringen av lönehanteringen ett separat arbetsflöde som inte omfattar BambooHR-data.
Om du börjar använda Folks Payroll ska du planera det som ett separat arbetsflöde med en egen tidsplan, egna datakällor och egna valideringssteg parallellt med din HRIS-migrering.
Välj den servicemodell för Folks Payroll som passar din organisation bäst, oavsett om det är självbetjäning, assisterad hantering eller helt hanterad service. Konfigurera sedan dina löneinställningar, inklusive lönegrupper, regler för avdrag och arbetsgivaravgifter, direktinsättning och redovisningsintegrationer där det är relevant.
Bekräfta dina uppgifter för inbetalningar till CRA och Revenu Québec, ROE-rapportering samt konfigurationen av T4 och RL 1 innan du kör en parallell löneberäkning mot din nuvarande löneleverantör. Genom att matcha nettolön, avdrag och avgifter innan driftsättningen kan du verifiera att implementeringen av lönehanteringen är klar.
Återskapa integrationer och anslutningar
Anslut på nytt de system som integreras med Folks HR, inklusive din redovisningsprogramvara och alla verktyg som skickar eller tar emot medarbetaruppgifter.
Om du fortsätter använda din befintliga löneleverantör är det också här du ansluter den till Folks HR på nytt. Folks erbjuder redovisningsintegrationer med QuickBooks och Xero samt ett API för anslutning till andra system. Testa varje integration med exempeldata innan du betraktar den som färdig.
Utbilda administratörer och chefer
Utbilda administratörerna innan du rullar ut plattformen till alla andra.
Administratörer bör förstå systemkonfiguration, rapportering och alla moduler som organisationen använder, medan chefer bör bekanta sig med godkännanden, validering av ledighet och teamhantering. Folks introduktionsresurser och tvåspråkiga hjälpcenter kan stödja den här processen.
Lansera och införa självbetjäning för medarbetare
När din HRIS-migrering har validerats och implementeringsuppgifterna är slutförda är du redo att lansera systemet.
Meddela medarbetarna om förändringen, introducera Folks mobilapp och självbetjäningsverktyg och se till att implementeringsteamet finns tillgängligt under den första driftcykeln. Om du även implementerar Folks Payroll bör du erbjuda ytterligare stöd under den första aktiva lönekörningen.
Bevara ditt BambooHR-arkiv och alla historiska uppgifter i enlighet med den lagringsstrategi som fastställdes under planeringen.
Din checklista för migrering från BambooHR till Folks HR
Vid det här laget bör du ha en tydlig migreringsplan på plats. Använd checklistan nedan för att bekräfta att du har slutfört de viktigaste migrerings- och implementeringsuppgifterna innan lanseringen.
Planering
- Granska din nuvarande BambooHR-konfiguration, inklusive medarbetarfält, dokument, policyer, integrationer och löneleverantör.
- Bestäm vilka uppgifter som ska migreras och vilka som ska arkiveras.
- Bekräfta hur historiska skattedokument, till exempel T4s och RL1s, ska bevaras.
- Utse ansvariga för HR, lönehantering, IT och ekonomi.
- Skapa en tidsplan utifrån dina löne- och rekryteringskalendrar.
HRIS-migrering
- Exportera medarbetaruppgifter, dokument och rapporter från BambooHR.
- Koppla BambooHR-fälten till motsvarande fält i Folks HR.
- Importera en testomgång och kontrollera resultaten.
- Slutför den fullständiga migreringen av medarbetare och dokument.
- Stäm av medarbetarregister och ledighetssaldon.
- Validera att BambooHR och Folks HR överensstämmer innan övergången.
Implementering av Folks HR
- Konfigurera organisationsstruktur, roller, behörigheter och ledighetspolicyer.
- Konfigurera tvåspråkiga språkinställningar.
- Återskapa och testa integrationer med ekonomi- och andra anslutna system.
- Utbilda administratörer och chefer.
- Lansera Folks HR och självbetjäning för medarbetare.
Implementering av Folks Payroll (om du börjar använda Folks Payroll)
- Välj din tjänstemodell för Folks Payroll.
- Konfigurera löneinställningar och ekonomiintegrationer.
- Bekräfta uppgifter om inbetalningar till CRA och Revenu Québec, ROE-rapportering samt T4/RL1-konfiguration.
- Genomför en parallell löneberäkning mot din nuvarande löneleverantör.
- Stöd den första aktiva lönecykeln.
Efter lanseringen
- Bevara ditt BambooHR-arkiv i enlighet med din lagringsplan.
- Samla in feedback från administratörer och chefer.
- Förfina konfigurationerna efter behov.
Så ser framgång ut efter migreringen från BambooHR till Folks HR
Innan du betraktar migreringen som slutförd bör du ta en stund och bekräfta att allt fungerar som förväntat.
En framgångsrik övergång innebär att medarbetarregister och ledighetssaldon överensstämmer med dina BambooHR-uppgifter, att dokument och historiska uppgifter är tillgängliga och att integrationerna överför information utan manuellt arbete. Om du börjar använda Folks Payroll bör även den första lönekörningen valideras innan du förlitar dig på den.
Dina administratörer och chefer bör känna sig bekväma med att använda Folks i sitt dagliga arbete, medan medarbetarna bör kunna använda självbetjäningen för rutinuppgifter med säkerhet.
När dessa delar är på plats och BambooHR inte längre ingår i den dagliga verksamheten har du slutfört migreringen och kan fokusera på att få ut så mycket som möjligt av ditt nya HR-system.
Vanliga utmaningar vid migrering från BambooHR till Folks HR
Även med en välplanerad migrering kan några vanliga problem försena lanseringen eller skapa onödigt arbete efter driftsättningen. Genom att i förväg veta vad du ska vara uppmärksam på kan du undvika störningar och hålla migreringen på rätt spår.
Bristande löneplanering
Om din organisation planerar att börja använda Folks Payroll bör du hantera det som en separat implementering parallellt med din HRIS-migrering.
Planera driftsättningen av lönehanteringen kring början av en löneperiod när det är möjligt. Undvik att göra bytet vid årets slut och kör en parallell löneberäkning mot din nuvarande löneleverantör innan du förlitar dig på Folks Payroll.
En lyckad parallellkörning ger dig förtroende för att lönebeloppen stämmer överens med din befintliga process innan de anställda får sin lön.
Felaktig fältmappning och datakvalitet
Personalregister är bara så tillförlitliga som de data du migrerar. Innan du importerar något bör du mappa varje BambooHR-fält till motsvarande fält i Folks HR, inklusive anpassade fält som kanske inte har någon direkt motsvarighet.
Det här är också det bästa tillfället att rensa dina data genom att korrigera inaktuell information, ta bort dubblettposter och lämna kvar data som du inte längre behöver.
Efterlevnad och hantering av historiska uppgifter
Vänta inte tills efter driftsättningen med att bestämma vad som ska hända med historiska uppgifter. Under planeringsfasen bör du fastställa hur du ska behålla eller arkivera personaldokument, historiska löneuppgifter och skattedokument, inklusive T4- och RL 1-blanketter, från din nuvarande löneleverantör.
En tydlig plan för bevarande hjälper dig att upprätthålla efterlevnaden och säkerställer att viktiga uppgifter förblir tillgängliga när de behövs.
Trasiga integrationer och ofullständig validering
Att bygga om integrationer är bara en del av processen.
Testa varje anslutning med exempeldata innan du betraktar den som färdig. Validera sedan att personalregister, saldon för ledighet, dokument och behörigheter stämmer överens med dina BambooHR-data innan du avvecklar det gamla systemet. Om du implementerar Folks Payroll bör du även kontrollera löneberäkningarna mot din nuvarande löneleverantör innan driftsättningen.
Om du tar dig tid att validera allt på förhand kan du förebygga problem efter lanseringen.
Att skynda på lanseringen
Lyckade migreringar genomförs sällan enligt den kortast möjliga tidsplanen. Avsätt tid i projektet för testning, validering, utbildning och kommunikation med de anställda.
Introducera administratörer och chefer till Folks före lanseringsdagen så att de känner sig trygga med sina ansvarsområden, och se till att implementeringsteamet finns tillgängligt efter driftsättningen för att snabbt lösa eventuella problem som uppstår.
Sammanfattning
Att migrera från BambooHR till Folks HR behöver inte vara komplicerat när du genomför det enligt en tydlig plan. Genom att förbereda dina data, validera migreringen och följa en strukturerad implementering kan du genomföra övergången med minimala störningar och samtidigt skapa goda förutsättningar för teamets långsiktiga framgång.
Om du är redo att göra bytet är nästa steg att se hur Folks HR passar din organisations arbetsflöden och implementeringskrav. Boka en demonstration av Folks HR för att utforska plattformen och lära dig hur deras team kan stödja din övergång.
Boka en demonstration av Folks HR idag för att komma igång.