Så automatiserar du koncerninterna arbetsflöden och elimineringar i Intuit Enterprise Suite

Använda Intuit Enterprise Suite för automatisering mellan företag

Intuit Enterprise Suite är Intuits plattform för företag som driver flera juridiska enheter, och arbete mellan företag är utan tvekan det starkaste skälet till att ekonomiteam med flera enheter väljer den. När ett av dina företag fakturerar, finansierar eller delar kostnader med ett annat har varje transaktion två sidor som måste stämma överens — och vid konsolidering måste dessa interna flöden elimineras så att koncernens rapporter inte räknar samma pengar två gånger. Intuit Enterprise Suite hanterar transaktioner mellan företag med automatiska elimineringar från en och samma plats och omvandlar därmed det arbetsflöde som traditionellt tar den största delen av bokslutet för företag med flera enheter till något som plattformen hanterar strukturellt.

Vad arbete mellan företag vanligtvis innebär

Varje händelse mellan företag innebär bokföring två gånger: företag A fakturerar företag B, vilket innebär att A bokför en fordran och B måste bokföra den motsvarande skulden, med samma belopp och under samma period. När detta görs manuellt i separata bokföringsfiler innebär det dubbelregistrering, avstämningar vid månadsslut när sidorna inte stämmer överens och ett kalkylblad med elimineringsposter som byggs om inför varje konsolidering. Felen är förutsägbara — den ena sidan bokförs för sent, ett belopp skrivs om eller en eliminering missar ett flöde — och vart och ett av dem försenar bokslutet eller leder i det tysta till felaktiga konsoliderade siffror. Volymen skalar också dåligt: delade lönekostnader, administrationsavgifter och intern finansiering ökar för varje ny enhet.

Förutsättningar och krav på konfiguration

• En prenumeration på Intuit Enterprise Suite där alla deltagande enheter är anslutna
• Den grundläggande strukturen är färdig — automatisering mellan företag bygger på att den gemensamma kontoplanen, mappningsreglerna och elimineringsinställningarna är konfigurerade
• Behörigheter för ekonomiska roller för uppgifter mellan företag och konsoliderade rapporter
• En sammanställning av era återkommande flöden mellan företag: administrationsavgifter, delade lönekostnader, hyra, fördelningar och intern finansiering
• Dokumenterade överföringsvillkor mellan enheter — programvaran automatiserar genomförandet, inte policyn

Så stöder Intuit Enterprise Suite automatisering mellan företag

Plattformens metod består av tre nivåer.

Transaktionsnivå: transaktioner mellan företag skapas från en och samma skärm för alla dina företag — när en enhet fakturerar en annan finns den matchande fordran och skulden där genom själva konstruktionen i stället för genom att en annan person registrerar uppgifterna, och journalposter mellan företag täcker flöden som inte gäller fakturor.

Fördelningsnivå: gemensamma kostnader fördelas mellan enheter utan manuellt journalarbete — leverantörskostnader (inklusive återbetalningar) fördelas mellan företag, fördelningar fungerar med tillgångs-, skuld-, kostnads- och intäktskonton, och filter efter kund, leverantör, anställd, klass, plats eller dimension styr fördelningen. Hela kontosaldon kan fördelas i ett steg under bokslutet, samtidigt som referensnummer, datum och filter bevaras i revisionsspåret.

Konsolideringsnivå: elimineringar körs automatiskt utifrån dina konfigurerade inställningar; konsoliderade balansräkningar, resultat- och kassaflödesrapporter samt rapporter över leverantörs- och kundreskontra genereras med utökade detaljer; och enheter kan jämföras sida vid sida med tydlig insyn i elimineringar och aktiviteter mellan företag. Intuit beskriver även AI-stöd för kategorisering av transaktioner mellan företag och hierarkier med flera nivåer — detta bör bekräftas mot just din konfiguration.

Så automatiserar du arbetsflöden mellan företag i Intuit Enterprise Suite

1. Slutför grunden först. Kontrollera att den gemensamma kontoplanen, mappningsreglerna och elimineringsinställningarna är fullständigt konfigurerade för varje deltagande enhet. Funktionerna för transaktioner mellan företag är beroende av denna konfiguration — en genväg här stänger av den automatisering du kom för att använda.

2. Kartlägg era återkommande flöden. Lista varje återkommande relation mellan företag — vem som debiterar vem, för vad och på vilka grunder — och bestäm hur varje relation ska mappas mot konton och dimensioner.

3. Registrera transaktioner mellan företag från en och samma plats. Registrera fakturor och journalposter mellan enheter genom arbetsflödet för transaktioner mellan företag så att båda sidor bokförs tillsammans och matchas genom själva konstruktionen, i stället för att varje sida registreras i respektive enhet.

4. Konfigurera fördelningar för gemensamma kostnader. Konfigurera hur gemensamma kostnader — kontoret som båda enheterna använder och lönekostnaderna som betjänar koncernen — ska fördelas mellan företag, med hjälp av filter (klass, plats och dimension) för att styra fördelningen. Använd fördelningar på kontonivå vid bokslut för saldon som inte behöver detaljer på transaktionsnivå.

5. Kör konsolideringen och granska elimineringarna. Skapa konsoliderade rapporter och kontrollera elimineringarna mot din katalog från steg 2. Varje listat flöde ska visas som eliminerat; allt som inte matchar är en bokföringslucka som måste åtgärdas nu.

6. Använd vyn med enheter sida vid sida för avstämningen. Jämför enheter med synligheten för koncerninterna transaktioner aktiverad för att bekräfta att båda sidorna av varje relation stämmer överens — kontrollen på tio minuter som ersätter den gamla eftermiddagen med avstämningar.

7. Tilldela behörigheter och lås arbetsflödet. Tilldela koncerninterna uppgifter och konsoliderade rapporter till namngivna ekonomiroller, så att processen som nu fungerar inte i tysthet kringgås av en välmenande manuell bokföring nästa kvartal.

Så här ser framgång ut

Bokslutet visar det: arbetet med koncerninterna transaktioner som tidigare tog dagar komprimeras till en granskning, konsoliderade rapporter skapas utan en separat arbetsbok med elimineringsposter, och båda sidorna av varje internt flöde stämmer eftersom de aldrig bokfördes två gånger. Även revisionsunderlaget förbättras — fördelningar innehåller sina referenser, elimineringar kan spåras till inställningar i stället för minnet, och konsoliderade belopp kan vid behov brytas ned till sin detaljnivå för koncerninterna transaktioner.

Vanliga misstag och experttips

Misstag att undvika:

• Automatisera på en ofullständig grund. Halvkonfigurerade elimineringsinställningar skapar konsolideringar som du inte kan lita på — värre än manuellt arbete eftersom de ser färdiga ut.
• Låt sidoingångar finnas kvar. Om en bokförare fortfarande bokför koncerninterna flöden manuellt inom en enda enhet har du återinfört problemet med avvikelser i det automatiserade systemet.
• Behandla fördelningar som något som kan ställas in och glömmas bort. Fördelningsgrunder förändras — antalet anställda skiftar och användningen av lokaler ändras. Granska fördelningarna kvartalsvis mot verkligheten.

Experttips:

• Behåll katalogen över koncerninterna transaktioner från steg 2 som en levande checklista för bokslutet; den är ditt fullständighetstest varje månad.
• Bokför koncerninterna aktiviteter enligt en fast månatlig rytm i stället för ad hoc — tidsskillnader är den vanligaste orsaken till att avstämningar misslyckas.
• Involvera revisorerna tidigt i elimineringsinställningarna; ett godkännande av utformningen gör årsbokslutet till en granskning av mekanismer som de redan har godkänt.

Läs mer om Intuit Enterprise Suite

Automatisering av koncerninterna processer är det tydligaste uttrycket för Intuit Enterprise Suites sammankopplade struktur med flera entiteter — och den passar naturligt ihop med den konsoliderade rapporteringen, de dimensionella vyerna och AI-agenterna på samma grund. Om ditt bokslut fortfarande har ett kalkylblad för koncerninterna mellanhavanden i centrum kan du se hur arbetsflödet för flera entiteter ersätter det genom att prata med teamet på Intuit Enterprise Suite för att komma igång.