Så standardiserar du en kontoplan och dimensioner över flera enheter med hjälp av Intuit Enterprise Suite

Dina konsoliderade rapporter borde vara klara, men siffrorna stämmer inte överens. 

Liknande transaktioner kategoriseras olika mellan enheter, rapporteringen kräver manuella justeringar och det blir svårare än det borde vara att jämföra resultat eftersom varje företag följer en något annorlunda redovisningsstruktur.

Genom att standardisera din kontoplan och dina dimensioner skapar du en enhetlig grund för rapportering i alla enheter. 

I den här guiden visar vi hur du gör det i Intuit Enterprise Suite med hjälp av gemensamma kontostrukturer, dimensioner och mappningsverktyg, så att du kan skapa tydligare konsoliderade rapporter och förenkla ekonomihantering för flera enheter.

Hur stöder Intuit Enterprise Suite standardisering av kontoplan och dimensioner för flera enheter?

Tänk på Intuit Enterprise Suite som platsen där alla enheter börjar följa samma redovisningsstruktur. 

I stället för att hantera separata kontoplaner och dimensioner för varje företag skapar du en gemensam struktur som alla mappar mot. Det innebär att samma typ av transaktion kategoriseras konsekvent, oavsett vilken enhet som registrerar den.

Resultatet är en mer tillförlitlig grund för konsoliderad rapportering, jämförelser mellan enheter och andra arbetsflöden för flera enheter, eftersom alla enheter använder samma redovisningsspråk.

Förutsättningar och installationskrav

Innan du börjar bör du se till att följande finns på plats:

Ett Intuit Enterprise Suite-konto med anslutna enheter

Dina enheter bör redan vara anslutna till Intuit Enterprise Suite eller hålla på att migreras från separata QuickBooks Online-företag.

Åtkomst för att hantera din redovisningsstruktur

Du behöver lämpliga administratörs- eller ekonomibehörigheter för att hantera den gemensamma kontoplanen, kontomappningarna och dimensionerna.

Befintliga kontoplaner från varje enhet

Samla in den aktuella kontoplanen för varje enhet som du ska standardisera. Om du granskar dem sida vid sida blir det enklare att identifiera dubbla konton, inkonsekventa benämningar och konton som bör mappas till en gemensam struktur.

Innan du gör några ändringar bör ni komma överens om den gemensamma kontoplan och de dimensioner som organisationen ska använda. Genom att fastställa dessa standarder tidigt blir det lättare för alla enheter att följa samma redovisningsstruktur, och senare omarbete minimeras.

Så standardiserar du kontoplan och dimensioner i Intuit Enterprise Suite

Följ dessa steg för att standardisera din kontoplan och dina dimensioner i Intuit Enterprise Suite och få konsekvent rapportering i alla enheter.

1. Utforma din gemensamma kontoplan

Ta fram den enhetliga kontoplanen innan du konfigurerar något i Intuit Enterprise Suite. 

Håll den tillräckligt enkel för att vara lätt att underhålla, men tillräckligt detaljerad för att stödja de rapporter som verksamheten faktiskt använder. Varje konto bör ha ett tydligt syfte.

2. Välj dina dimensioner med omsorg

Välj de dimensioner som ledningen faktiskt använder för att analysera verksamheten, till exempel avdelning, plats, produktlinje eller program. 

Dimensioner är avsedda att strukturera rapporteringen utan att utöka kontoplanen, så undvik att återskapa samma komplexitet i din dimensionslista.

3. Mappa varje enhet till den gemensamma strukturen

Gå igenom varje enhets befintliga kontoplan och mappa varje äldre konto till den gemensamma strukturen. 

Intuit Enterprise SuiteIntuit Enterprise Suites AI-assisterade konfiguration ger rekommenderade mappningar som snabbar upp processen, men granska varje förslag innan du godkänner det.

4. Standardisera gemensamma listor och dimensionsvärden

Granska AI-föreslagna leverantörsmappningar och standardisera dimensionsvärden mellan enheter så att variationer som "Denver-kontoret", "DEN" och "Colorado" alla representerar samma plats. 

Konsekvent namngivning gör konsoliderad rapportering mer korrekt och enklare att underhålla.

5. Begränsa ändringar i den gemensamma strukturen

Begränsa vilka som får lägga till konton, redigera mappningar eller ändra dimensionsvärden. 

Utan tydliga behörigheter kan även små ändringar gradvis försvaga en standardiserad struktur.

6. Validera strukturen med konsoliderade rapporter

Kör en konsoliderad resultatrapport tillsammans med rapporter filtrerade efter dimension. 

Kategorier som verkar ovanligt stora, tomma eller duplicerade tyder ofta på mappningsproblem som bör korrigeras innan ni går vidare.

7. Dokumentera era standarder

Skapa en enkel guide som beskriver när ett nytt konto ska läggas till, hur dimensioner ska tilldelas och vem som godkänner strukturella ändringar. 

Det hjälper framtida enheter att följa samma standarder i stället för att skapa inkonsekvenser.

Så ser framgång ut

Nästa gång ledningen ber om en konsoliderad rapport behöver ni inte längre lägga timmar på att stämma av kontonamn eller försöka förstå varför samma kostnad visas under tre olika kategorier. 

Rapporter konsolideras smidigt mellan enheter, samma transaktion kategoriseras konsekvent oavsett vilket företag som registrerade den, och det blir lika enkelt att jämföra resultat som att ändra ett filter i stället för att bygga om ett kalkylblad. 

Det är värdet av en standardiserad kontoplan och standardiserade dimensioner: mindre tid på att rätta data och mer tid på att använda den.

Vanliga misstag och experttips

Även efter implementeringen kan några enkla vanor bidra till att hålla kontoplanen och dimensionerna konsekventa när organisationen växer.

Bygg inte kring en enda enhet

Undvik att använda den största enhetens kontoplan som standard. Skapa i stället en gemensam struktur som fungerar i hela organisationen och mappa sedan varje enhet till den.

Använd dimensioner i stället för fler konton

Om ni märker att ni skapar konton som "Hyra – Denver" och "Hyra – Austin" hör informationen troligen hemma i en dimension i stället. Håll kontoplanen enkel och låt dimensionerna hantera rapporteringen.

Standardisera nya enheter tidigt

Tillämpa den gemensamma kontoplanen och dimensionerna innan en ny enhet börjar registrera transaktioner. Det är mycket enklare än att städa upp månader av inkonsekventa data senare.

För en logg över mappningsändringar

Dokumentera mappningsändringar efter implementeringen så att ni snabbt kan avgöra om skillnader i rapporteringen berodde på verksamhetens resultat eller strukturella uppdateringar.

Granska strukturen regelbundet

När verksamheten växer bör ni granska kontoplanen och dimensionerna med avseende på inaktuella konton, oanvända dimensionsvärden och nya rapporteringsbehov. Små uppdateringar hjälper till att hålla strukturen organiserad över tid.

Läs mer om Intuit Enterprise Suite

Lycka till med att bygga en mer konsekvent redovisningsstruktur i hela organisationen. 

När kontoplanen och dimensionerna har standardiserats kan ni fortsätta utforska hur redovisning för flera enheter stöder konsoliderad rapportering, gemensamma arbetsflöden och insyn mellan enheter. 

Om ni vill ha en bredare översikt över vad som finns tillgängligt innehåller deras resurser om företagsredovisning ytterligare verktyg och funktioner som är utformade för växande ekonomiteam.