QuickBooks bokförings-AI: Fördjupning av funktionerna och hur det fungerar

Transaktionerna fortsätter att komma in, men att hålla bokföringen organiserad innebär fortfarande att granska kategorier, reda ut frågor och se till att allt registreras korrekt. 

QuickBooks redovisnings-AI är utformad för att förenkla det arbetsflödet genom att förbereda den löpande bokföringen för din granskning. 

Den här guiden går igenom hur den fungerar, dess viktigaste funktioner, hur du använder den och vilka företag som har störst nytta av den.

Vad är QuickBooks Onlines redovisnings-AI?

QuickBooks Onlines redovisnings-AI är en AI-driven bokföringsassistent som hjälper dig att hålla bokföringen uppdaterad med mindre manuellt arbete. 

Den förbereder återkommande transaktioner för granskning, ber om förtydliganden när det behövs och låter dig eller din redovisningskonsult fatta redovisningsbesluten. 

Resultatet är att du lägger mindre tid på att registrera transaktioner och mer tid på att granska arbete som redan har förberetts.

Så fungerar QuickBooks Onlines redovisnings-AI

När du ansluter företagets bank- och kreditkortskonton granskar redovisnings-AI:n varje inkommande transaktion och förbereder den innan du ens ser den. 

Med hjälp av din bokföringshistorik förutsäger den den mest sannolika kategorin, kunden eller leverantören och organiserar sedan arbetet utifrån hur säker den är.

Det här händer sedan:

• Återkommande transaktioner förbereds för snabb granskning och bokföring.
• Oklara transaktioner markeras med en begäran om mer information i stället för att kategoriseras automatiskt.
• Relaterade transaktioner, till exempel löner och betalningar av leverantörsfakturor, matchas för att minska det manuella bokföringsarbetet.
• Ovanlig aktivitet och möjliga bokföringsproblem markeras för granskning.

Resultatet är ett enklare arbetsflöde. 

Du lägger mindre tid på att manuellt registrera och kategorisera transaktioner genom att granska arbete som redan har förberetts och bara ingripa när dina synpunkter behövs.

Utmärkande funktioner i QuickBooks redovisnings-AI

Intuit QuickBooks Online QuickBooks redovisnings-AI har flera funktioner som gör den dagliga bokföringen snabbare och enklare. Här är tre som är värda att känna till.

Batcher klara att bokföra

En av de största tidsbesparande funktionerna är Klar att bokföra, som grupperar transaktioner som AI:n är mycket säker på. 

I stället för att granska varje transaktion individuellt kan du snabbt granska en hel batch, göra nödvändiga ändringar och bokföra allt med bara några klick. 

Detta förvandlar bokföringen från manuell datainmatning till en mycket snabbare granskningsprocess.

Begär mer information vid behov

I stället för att gissa hur en oklar transaktion ska kategoriseras ber redovisnings-AI:n om ett förtydligande. 

Den skapar en begäran som du, din redovisningskonsult eller en annan teammedlem kan svara på och uppdaterar sedan transaktionen när den saknade informationen har lämnats. 

Det bidrar till att minska bokföringsfel samtidigt som alla berörda arbetar i samma arbetsflöde.

AI-driven bankavstämning

Att stämma av bokföringen varje månad kan vara en av de mest tidskrävande bokföringsuppgifterna. 

På QuickBooks Online-abonnemang som stöds jämför redovisnings-AI:n dina kontoutdrag med bokföringen, identifierar avvikelser och förklarar vad som behöver åtgärdas. 

När möjliga problem redan har markerats kan du fokusera på att lösa avvikelser i stället för att manuellt söka igenom varje transaktion.

Utöver dessa kärnfunktioner innehåller QuickBooks redovisnings-AI även flera verktyg som förbättrar den dagliga bokföringen. 

RULE- och AUTO-brickor identifierar tydligt transaktioner som har bokförts automatiskt, vilket ger dig bättre överblick över vad AI:n har hanterat. Den kan också analysera resultaträkningen och balansräkningen för att upptäcka dubbla transaktioner, felkategoriserade kostnader och andra bokföringsproblem innan de blir större problem. 

Så använder du QuickBooks redovisnings-AI

När dina konton har anslutits börjar QuickBooks Accounting AI förbereda transaktioner för granskning. Så här använder du de viktigaste funktionerna för att granska, godkänna och underhålla korrekta räkenskaper.

Steg 1: Anslut dina bank- och kreditkortskonton

Börja med att ansluta företagets bank- och kreditkortskonton till QuickBooks Online. 

Accounting AI använder inkommande transaktioner tillsammans med din bokföringshistorik för att föreslå kategorier, kunder, leverantörer och andra transaktionsdetaljer innan de förbereds för granskning.

Steg 2: Granska transaktionerna som är klara att bokföras

Öppna dina banktransaktioner och granska gruppen Klara att bokföras.

 Det här är transaktioner som Accounting AI bedömer vara tillräckligt säkra för att förbereda för granskning. Kontrollera de föreslagna detaljerna, gör eventuella ändringar och godkänn sedan batchen och bokför den.

Steg 3: Besvara begäranden om mer information

Om Accounting AI behöver mer sammanhang granskar du de transaktioner som har flaggats och tillhandahåller den efterfrågade informationen. Om någon annan har svaret, till exempel din redovisningskonsult eller en annan teammedlem, kan du dela begäran med dem så att transaktionen kan slutföras.

Steg 4: Granska RULE- och AUTO-transaktioner

Granska transaktioner märkta med RULE- eller AUTO-brickor för att identifiera arbete som har slutförts genom bankregler, matchade löneposter, Bill Pay och andra automatiseringar som stöds. Genom att stickprovskontrollera dessa transaktioner kan du verifiera att allt har hanterats som förväntat.

Steg 5: Stäm av dina konton

Om du använder QuickBooks Online Plus eller Advanced kan du använda den AI-assisterade avstämningsfunktionen i samband med månadsbokslutet. 

Den jämför dina kontoutdrag med dina räkenskaper, markerar avvikelser och förklarar vad du behöver uppmärksamma innan du stämmer av dina konton.

Steg 6: Granska rapportresultaten

Avsluta med att granska AI:ns rapportresultat för din resultaträkning och balansräkning. 

Leta efter dubbla transaktioner, felkategoriserade poster, ovanlig kontoaktivitet och andra bokföringsproblem och åtgärda dem innan du stänger böckerna för månaden.

Vem har nytta av att använda QuickBooks Accounting AI?

Ju mer tid du lägger på att granska transaktioner och hålla räkenskaperna uppdaterade, desto större värde kan QuickBooks Accounting AI ge. Här är de användare som funktionen passar bäst för.

Småföretagare som sköter sin egen bokföring

Många småföretagare sköter själva bokföringen samtidigt som de driver resten av verksamheten. 

QuickBooks Accounting AI minskar mängden manuellt arbete genom att förbereda transaktioner för granskning, be om förtydliganden vid behov och hjälpa till att identifiera bokföringsproblem innan de blir större problem. 

Det gör att företagare kan ägna mindre tid åt rutinmässig bokföring och samtidigt behålla kontrollen över sina ekonomiska uppgifter.

Frilansare och enskilda näringsidkare

Frilansare och enskilda näringsidkare har ofta inte råd med en dedikerad bokförare, vilket innebär att bokföringen blir ytterligare ett ansvar vid sidan av att betjäna kunder. 

QuickBooks Accounting AI hjälper till att organisera inkommande transaktioner, föreslår kategorier baserat på tidigare aktivitet och förbereder rutinuppgifter för granskning. Det gör det enklare att hålla korrekta räkenskaper utan att lägga till timmar på arbetsveckan.

Växande småföretag med större transaktionsvolym

När ett företag växer ökar även antalet banktransaktioner, fakturor, utgifter och löneposter som behöver granskas. 

QuickBooks Accounting AI hjälper växande team att hålla jämna steg genom att förbereda rutinmässig bokföring, stödja månadsavstämningar och analysera ekonomiska rapporter för dubbla transaktioner, felkategoriserade utgifter, uppskjutna intäkter och andra redovisningsproblem. 

Resultatet är en bokföringsprocess som lättare kan skalas i takt med att transaktionsvolymen ökar.

Begränsningar och utmaningar med QuickBooks bokförings-AI

QuickBooks bokförings-AI kan avsevärt minska det manuella bokföringsarbetet, men den är fortfarande utformad för att arbeta tillsammans med dig i stället för att ersätta ditt omdöme. Här är några saker att tänka på innan du förlitar dig på dess förslag.

Vilka funktioner som är tillgängliga beror på ditt abonnemang

Funktionerna i QuickBooks bokförings-AI varierar beroende på abonnemang. 

AI-drivna funktioner för banktransaktioner är tillgängliga i alla QuickBooks Online-abonnemang, medan de fullständiga bokförings-AI-funktionerna ingår i QuickBooks Online Essentials, Plus och Advanced. 

Avancerade funktioner som AI-assisterad avstämning och rapportanalys kräver QuickBooks Online Plus, Advanced eller Intuit Enterprise Suite.

Den lär sig av din bokföringshistorik

Förslagen blir mer träffsäkra med tiden genom att den lär sig av din bokföringsaktivitet och dina svar. Genom att granska och korrigera rekommendationer hjälper du till att förbättra framtida förslag.

Du bör fortfarande granska AI-förslagen

AI:n förbereder bokföringen för granskning i stället för att automatiskt fatta alla bokföringsbeslut. Genom att granska föreslagna kategorier, transaktioner och avstämningar kan du säkerställa att dina ekonomiska uppgifter förblir korrekta innan du godkänner ändringar.

Bokföringsbeslut kräver fortfarande mänskligt omdöme

Vissa transaktioner kräver ytterligare sammanhang innan de kan kategoriseras korrekt. När mer information behövs ber AI:n om ett förtydligande, men du eller din revisor ansvarar fortfarande för att fatta de slutliga bokföringsbesluten.

Slutsats

Om du vill veta mer rekommenderar jag att du utforskar deras översikt av plattformen QuickBooks AI-bokföring för att se hur den passar in i QuickBooks Online.

Genom att ta dig tid att granska dess förslag, svara på begäran om mer information och stämma av dina konton regelbundet kan du få ut mesta möjliga av funktionerna samtidigt som du håller din bokföring korrekt.