Så använder du QuickBooks för enkel bokföring som egenföretagare

Kundbetalningarna har börjat komma in, företagsutgifterna hopar sig och det är dags att organisera allt innan skattesäsongen kommer ännu närmare. 

Om du är frilansare, enskild näringsidkare eller självständig uppdragstagare och sköter din egen bokföring, guidar den här artikeln dig genom hur du konfigurerar QuickBooks Solopreneur så att du kan följa din ekonomi med trygghet under hela året.

Vad är QuickBooks för bokföring för egenföretagare?

QuickBooks erbjuder en version som är särskilt framtagen för företag med en enda ägare och som kallas QuickBooks Solopreneur. 

Den är utformad för frilansare, enskilda näringsidkare, självständiga uppdragstagare och de flesta LLC-företag med en enda medlem som redovisar företagsinkomster på Schedule C. 

Om du sköter din egen bokföring ger den dig en enda plats där du kan organisera företagets ekonomi, så att du kan ägna mindre tid åt att komma ikapp och mer tid åt att driva företaget.

Hur stöder QuickBooks bokföring för egenföretagare?

Efter den första konfigurationen automatiserar QuickBooks Solopreneur en stor del av bokföringsprocessen genom att:

• Importera transaktioner automatiskt från dina anslutna bankkonton och kreditkort.
• Skilja på företagsutgifter och privata utgifter, där företagsutgifter kategoriseras i skatteklasser som överensstämmer med Schedule C.
• Följa företagets körsträcka med hjälp av GPS och fotografera kvitton i mobilappen.
• Beräkna dina federala kvartalsskatter med hjälp av dina kategoriserade inkomster, utgifter och skatteuppgifter, inklusive både inkomstskatt och egenföretagarskatten på 15.3%.

Det hjälper dig att hålla bokföringen aktuell under hela året, vilket gör skattesäsongen mycket enklare att hantera.

Så konfigurerar du bokföring för egenföretagare i QuickBooks

Förutsättningar och krav för konfiguration

Innan du börjar bör du se till att du har:

• En QuickBooks Solopreneur-prenumeration.
• Inloggningsuppgifterna till företagets bankkonto och eventuella kreditkort som du använder för företagsutgifter.
• QuickBooks mobilapp installerad om du planerar att följa körsträcka och fotografera kvitton när du är på språng.
• Dina grundläggande skatteuppgifter, inklusive deklarationsstatus och förväntad inkomst, så att QuickBooks kan beräkna dina federala kvartalsskatter.

Steg

Följ dessa steg för att konfigurera ditt bokföringssystem.

Steg 1. Anslut dina bank- och kortkonton

Anslut alla bankkonton och kreditkort som du använder för företagsutgifter, inklusive privata kort som du ibland använder för företagsinköp. 

Anslutna konton importerar automatiskt transaktioner till QuickBooks för granskning. Om ett konto inte är anslutet visas dess transaktioner inte i bokföringen.

Steg 2. Granska och sortera importerade transaktioner

Granska varje importerad transaktion och markera den som Företag, Privat eller Delad om den innehåller båda delarna. QuickBookslär sig av dina val och kategoriserar automatiskt liknande transaktioner över tid, så detta går snabbare för varje vecka.

Steg 3. Granska dina kategorier för företagsutgifter

Kontrollera att dina företagsutgifter har tilldelats rätt Schedule C-kategorier, till exempel programvara, förbrukningsmaterial, avtalsarbete eller annonsering. En konsekvent kategorisering under hela året innebär renare avdragssummor vid skattedeklarationen.

Steg 4. Konfigurera din skatteprofil

Ange din deklarationsstatus och förväntade inkomst så att kvartalsberäkningen återspeglar din faktiska situation. 

Observera att QuickBooks endast beräknar federala preliminära skatter. Om din delstat kräver preliminära skattebetalningar ska du hantera dem separat enligt delstatens process.

Steg 5. Aktivera körsträckespårning

Aktivera GPS-baserad körsträckespårning i QuickBooks mobilapp och klassificera varje körning som affärsrelaterad eller privat med ett svep. 

Affärsrelaterade mil ackumuleras automatiskt och räknas av mot standardavdraget för körsträcka.

Steg 6. Fånga kvitton medan du spenderar

Fotografera kvitton i QuickBooks mobilapp när du gör affärsinköp och låt sedan QuickBooks matcha dem med motsvarande transaktioner. 

Det håller din dokumentation organiserad utan skokartongen.

Steg 7. Konfigurera fakturering och betalningar

Skapa din fakturamall och aktivera QuickBooks Payments så att kunder kan betala med kort, ACH, PayPal, Venmo eller Apple Pay direkt från fakturan. Mindre friktion för kunden innebär snabbare betalning för dig.

Steg 8. Boka en veckovis genomgång av bokföringen

Avsätt 15 minuter varje vecka för att gå igenom nya transaktioner, klassificera nyligen genomförda körningar och ta en snabb titt på din aktuella uppskattning av kvartalsskatten. Den här vanan håller bokföringen korrekt under hela året.

Så ser framgångsrik bokföring för egenföretagare i QuickBooks ut

Du vet att konfigurationen fungerar när QuickBooks ger dig en tydlig överblick över:

• Vad du har tjänat och spenderat den här månaden.
• Ungefär hur mycket du är skyldig för det aktuella skattekvartalet.
• Vilka fakturor som fortfarande är obetalda.

Affärsrelaterade och privata utgifter hålls åtskilda från början, vilket gör det enklare att föra korrekta register och förbereda sig inför deklarationen.

Vanliga misstag och tips

Undvik de här vanliga misstagen och följ dessa tips för att få ut så mycket som möjligt av QuickBooks Solopreneur.

Använd ett separat företagskonto

Även om QuickBooks kan skilja mellan affärsrelaterade och privata transaktioner blir kategoriseringen mer korrekt och behovet av manuell granskning mindre om du använder ett separat företagskonto och företagskort.

Granska automatiskt kategoriserade transaktioner regelbundet

QuickBooks lär sig av dina kategoriseringsval över tid, men det är fortfarande viktigt att regelbundet granska importerade transaktioner. En snabb veckovis genomgång hjälper dig att upptäcka misstag innan de påverkar dina rapporter eller skatteberäkningar.

Håll din skatteprofil uppdaterad

Om din inkomst förändras avsevärt under året bör du uppdatera din förväntade inkomst så att dina uppskattningar av kvartalsskatten blir så korrekta som möjligt.

Fånga kvitton medan de är färska

Det är mycket enklare att fotografera kvitton när du gör ett inköp än att försöka hitta saknad dokumentation flera månader senare. Det hjälper också QuickBooks att matcha kvitton med rätt transaktioner.

Vänta inte till deklarationsperioden

Bokföring för egenföretagare fungerar bäst när den är en del av din veckorutin. Det är mycket enklare att ägna några minuter åt att granska transaktioner under året än att försöka organisera flera månaders aktivitet på en gång.

Slutsats

Om du vill utforska mer kan du läsa mer om allt som ingår i QuickBooks Solopreneur.

Jag hoppas att den här guiden hjälper dig att bygga ett system som är enkelt att underhålla och håller din ekonomi organiserad under hela året.