Så använder du QuickBooks Online för ett månadsbokslut

Månaden är över, men hur säker är du på att din bokföring stämmer? Det är lätt att gå vidare till nästa månad utan att granska bokföringen, för att först senare upptäcka saknade transaktioner eller fel i rapporteringen.

En månadsavslutning är en enkel rutin som hjälper dig att upptäcka sådana problem tidigt. I stället för att gå igenom flera månaders bokföring vid årets slut granskar du månaden medan allt fortfarande är färskt, så att du kan avsluta den med tillförsikt.

QuickBooks Online gör månadsavslutningen enklare. I den här guiden visar vi hur du bygger en enkel rutin för månadsavslutning med hjälp av tjänsten.

Så gör QuickBooks Online månadsavslutningen enklare

Intuit QuickBooks Online hjälper till att minska arbetet med att avsluta bokföringen varje månad genom att automatisera rutinuppgifter och uppmärksamma problem som kräver din uppmärksamhet.

Det stöder din månadsavslutning genom att:

• Hålla ordning på bokföringen under hela månaden. Bokförings-AI kategoriserar transaktioner när de kommer in, medan matchade löne- och betalningstransaktioner automatiskt registreras.
• Förenkla kontoavstämningen. AI-baserad avstämning jämför bokföringen med dina bank- och kreditkortsutdrag, markerar avvikelser och förklarar hur du löser dem.
• Flagga potentiella problem. Avvikelsedetektering granskar resultaträkningen och balansräkningen efter dubbla transaktioner, felkategoriserade utgifter, ovanliga saldon och andra problem som kan påverka dina rapporter.
• Skydda avslutade perioder. Med funktionen Stäng bokföringen kan du låsa månaden med en varning eller ett lösenord för att hjälpa till att förhindra oavsiktliga ändringar efter granskningen.

I stället för att göra månadsavslutningen till ett omfattande städprojekt hjälper QuickBooks Online dig att göra den till en enkel rutin som håller bokföringen korrekt under hela året.

Innan du börjar månadsavslutningen

Innan du börjar bör du se till att ditt QuickBooks Online-konto är redo för månadsavslutningen. 

Anslut dina bank- och kreditkortskonton så att transaktionerna hålls uppdaterade (AI-baserad avstämning kräver Plus eller Advanced, medan manuell avstämning är tillgänglig i alla abonnemang). 

Du behöver också månadsutdragen för varje konto du stämmer av samt administratörsbehörighet om du planerar att ange ett avslutningsdatum och lösenord efter granskningen. 

Avsätt slutligen tid under den första veckan varje månad genom att lägga till en återkommande kalenderpåminnelse, eftersom det är konsekvensen som gör en rutin för månadsavslutning effektiv.

När allt är på plats gör du så här för att genomföra en månadsavslutning med QuickBooks Online.

Så genomför du en månadsavslutning i QuickBooks Online

Följ stegen nedan för att slutföra månadsavslutningen i Intuit QuickBooks Online. Gå igenom varje steg innan du avslutar månaden.

Steg 1. Töm transaktionskön

Granska allt som finns kvar i bankflödet och bokför eller korrigera alla utestående transaktioner. 

Börja med AI:ns batch Redo att bokföras och granska sedan de transaktioner som kräver din inmatning, så att månadens aktiviteter är kompletta innan du börjar avslutningen.

[SKÄRMBILD: steg 1 — tömma granskningskön i bankflödet]

Steg 2. Registrera saknade transaktioner

Bankflöden fångar inte upp alla transaktioner. 

Lägg till utestående fakturor, räkningar, kontanttransaktioner eller andra poster vid månadens slut som inte har registrerats, så att bokföringen återspeglar allt som hände under månaden.

Steg 3. Stäm av alla konton

Matcha varje bank- och kreditkortskonto mot kontoutdraget för att bekräfta att bokföringen stämmer överens med dina finansinstitut. I Plus och Advanced kan du använda AI-baserad avstämning för att granska och lösa eventuella avvikelser innan du går vidare.

[SKÄRMBILD: steg 3 — avstämningsskärmen med en AI-förklarad avvikelse]

Steg 4. Granska AI-markerade problem

Granska det som Bokförings-AI markerar i resultaträkningen och balansräkningen, till exempel dubbla transaktioner, felkategoriserade utgifter, ovanliga saldon eller problem med åldersanalysen. Lös varje upptäckt medan månaden fortfarande är färsk i stället för att ta med problemen till nästa period.

[SKÄRMBILD: steg 4 — resultat från avvikelsedetektering i resultaträkningen]

Steg 5. Granska dina ekonomiska rapporter

Öppna din resultaträkning, balansräkning och kassaflödesanalys. 

Avstämningen bekräftar att dina uppgifter stämmer. Genom att granska dessa rapporter bekräftar du att siffrorna är rimliga. 

Leta efter sådant som är oväntat i stället för att försöka granska varje transaktion.

Steg 6. Undersök oväntade resultat

Om en siffra inte stämmer med dina förväntningar går du igenom de underliggande transaktionerna för att förstå varför. 

Många överraskningar beror på felaktig kategorisering eller tidsskillnader, medan det verkliga problemet som ibland dyker upp är precis det som ett månadsavslut är utformat för att upptäcka.

Steg 7. Lås bokföringen

Gå till Inställningar → Avancerat → Bokföring och ange den sista dagen i månaden som slutdatum. Välj om ändringar i stängda perioder ska kräva en varning eller ett lösenord. 

För de flesta företag ger ett krav på lösenord bättre skydd mot oavsiktliga ändringar efter att månaden har granskats.

[SKÄRMBILD: steg 7 — inställningen för att stänga bokföringen med slutdatum och lösenord]

Steg 8. Anteckna frågor till din redovisningskonsult

För en löpande lista över frågor, ovanliga transaktioner eller bedömningar som uppstod under månadsavslutet. Det är mycket enklare att gå igenom dessa tillsammans än att försöka återskapa dem vid årets slut.

Så ser ett bra månadsavslut ut i QuickBooks Online

Vid slutet av månadsavslutet bör du kunna bocka av följande:

• Alla bank- och kreditkortskonton har stämts av mot sina månadsutdrag.
• Utestående transaktioner har kategoriserats eller registrerats, så att få eller inga transaktioner väntar i transaktionskön.
• Resultaten från bokförings-AI har granskats och alla viktiga problem har lösts eller undersökts.
• Din resultaträkning, balansräkning och kassaflödesanalys visar korrekt hur företaget gick under månaden.
• Den slutförda perioden har låsts med ett slutdatum för att bidra till att förhindra oavsiktliga ändringar.
• Alla återstående frågor eller ovanliga transaktioner har dokumenterats för din redovisningskonsult i stället för att lämnas till årets slut.

När du upprepar den här processen varje månad blir det snabbare, mer konsekvent och enklare att hantera att avsluta bokföringen i QuickBooks Online. 

I stället för att ägna flera dagar åt att städa upp flera månaders bokföring går du igenom föregående månad medan den fortfarande är aktuell och håller dina ekonomiska uppgifter uppdaterade under hela året.

Tips och vanliga misstag att undvika

Även med en konsekvent månadsrutin kan några små vanor göra månadsavslutet mer korrekt och mycket enklare att hantera över tid.

Lås inte bokföringen för tidigt

Att ange ett slutdatum skyddar slutförda perioder, men först efter att du har granskat rapporterna och löst alla utestående problem. 

Om du låser månaden för tidigt blir det svårare att rätta till misstag och du kan behöva öppna en stängd period igen.

Jämför den här månadens rapporter med förra månadens

Genom att granska resultaträkningen och balansräkningen månad efter månad blir det mycket enklare att upptäcka ovanliga förändringar. 

Stora svängningar i intäkter, kostnader eller kontosaldon syns ofta tydligt när du jämför rapporter i stället för att granska varje månad isolerat.

Töm transaktionskön varje vecka

Att vänta till månadsavslutet med att kategorisera varje transaktion kan förvandla en kort granskning till ett långvarigt städarbete. Om du ägnar några minuter varje vecka åt att hålla transaktionskön uppdaterad går själva månadsavslutet mycket snabbare.

Använd återkommande transaktioner för förutsägbara kostnader

Om ditt företag har återkommande räkningar, abonnemang, lånebetalningar eller hyra kan du konfigurera dem som återkommande transaktioner i QuickBooks Online. 

Det minskar den manuella datainmatningen och hjälper till att säkerställa att återkommande utgifter inte förbises under din månadsavslutning.

Förvara underlag på samma plats

Spara kvitton, fakturor och kontoutdrag på en organiserad plats under hela månaden i stället för att leta efter dem under månadsavslutningen. 

Att ha underlagen lättillgängliga gör det mycket enklare att verifiera transaktioner och besvara frågor om något inte verkar stämma.

Slutsats

Du kan också läsa mer om AI för redovisning för att se hur AI-drivna funktioner hjälper till att förenkla kategorisering, avstämning och ekonomiska granskningar under hela månaden. 

Om du vill upptäcka ännu fler verktyg och resurser kan du besöka deras startsida för Intuit QuickBooks Online och utforska allt som plattformen har att erbjuda.

Att skapa en konsekvent rutin för månadsavslutningen är ett av de bästa sätten att hålla bokföringen korrekt och företaget på rätt spår. Jag önskar dig lycka till när du börjar använda den här processen och gör den till en del av ditt månatliga arbetsflöde.