QuickBooks Workforce AI för löner: En djupdykning i funktionerna och hur det fungerar

Lönedagen skulle gå snabbt. I stället försvinner ytterligare en timme när du letar efter saknade tidrapporter och rättar små fel innan lönen ens kan behandlas. 

Det är precis det problemet som QuickBooks Workforce löne-AI är utformad för att hjälpa till med. 

I den här guiden går vi igenom hur den fungerar, hur du konfigurerar den och om den passar ditt företag.

Vad är QuickBooks Workforce löne-AI? 

I grunden är QuickBooks Workforce löne-AI utformad för att ta bort det repetitiva arbetet med att förbereda löner. 

I stället för att jaga medarbetare efter deras arbetade timmar, övertid och dricks varje löneperiod hanterar AI:n den delen åt dig genom att kontakta dem via SMS eller QuickBooks Workforce-appen och samla in den information som behövs.

När svaren kommer in granskar den de inskickade timmarna, markerar sådant som verkar ovanligt eller ofullständigt och följer till och med upp med medarbetare för att hjälpa till att lösa avvikelser innan lönen behandlas.

När allt har samlats in och verifierats förbereder den ett löneutkast i QuickBooks Online, så att du tydligt kan se bruttolön och lönekostnader innan något går vidare.

Det viktiga att känna till är att löne-AI:n inte ersätter dig som beslutsfattare. Dess uppgift är att förbereda lönen, inte att godkänna den. 

Du granskar fortfarande varje lönekörning innan den slutförs, vilket ger dig tidsbesparingarna från automatisering samtidigt som du behåller full kontroll över vem som får betalt och hur mycket.

Utmärkande funktioner i QuickBooks löne-AI

Det här är de utmärkande funktionerna som gör QuickBooks Workforce löne-AI till en värdefull löneassistent.

Den samlar automatiskt in löneinformation

I stället för att jaga medarbetare efter deras arbetade timmar, övertid och dricks varje löneperiod samlar löne-AI:n in uppgifterna åt dig via SMS eller QuickBooks Workforce-appen. Det minskar behovet av upprepade kontakter innan lönen ska behandlas.

Den markerar problem innan lönen behandlas

När löneinformationen kommer in kontrollerar löne-AI:n om uppgifter saknas eller om poster är ovanliga. Om något verkar fel följer den upp innan löneutkastet förbereds, så att du kan upptäcka problem tidigare.

Den förbereder ett löneutkast som är klart för granskning

Efter att ha samlat in och granskat löneinformationen skapar löne-AI:n ett löneutkast i QuickBooks Online med din uppskattade bruttolön och dina lönekostnader. Du granskar helt enkelt utkastet, gör eventuella ändringar och godkänner lönekörningen.

Löne-AI:n skapar också ett insamlingsschema baserat på din lönehistorik, låter dig välja hur medarbetare ska kontaktas, kräver medarbetarnas samtycke innan meddelanden börjar skickas och gör det möjligt att korrigera inskickade timmar innan löneperioden stängs.

Så använder du QuickBooks löne-AI

Följ dessa steg för att konfigurera QuickBooks Workforce löne-AI och börja använda den i din löneprocess.

Steg 1: Bekräfta att du är behörig

Du behöver ha kört minst en löneutbetalning i QuickBooks Workforce Core, Premium eller Elite, och AutoPayroll måste vara avstängt. Löne-AI:n och AutoPayroll kan inte användas samtidigt.

Steg 2: Börja konfigureringen från flödet

Gå till ditt Flöde, välj Löne-AI, sedan Se hur det fungerar och Kom igång. Löne-AI:n analyserar dina tidigare lönekörningar och föreslår en anpassad plan.

[SKÄRMBILD: steg 2 – posten för konfigurering av löne-AI i flödet]

Steg 3: Anpassa planen

Granska listan över registrerade medarbetare och fyll i eventuell information som saknas. 

Välj sedan vilka dagar löne-AI:n får kontakta medarbetare, förhandsgranska meddelandet de kommer att få, välj SMS eller QuickBooks Workforce-appen som kommunikationskanal och välj hur löne-AI:n ska kommunicera med dig som administratör.

Steg 4: Samla in medarbetarnas samtycke

Payroll AI kontaktar varje anställd för att be om samtycke innan någon datainsamling påbörjas. Genom att informera teamet om att en ny insamlingsmetod är på väg kan du hjälpa dem att veta vad de kan förvänta sig.

Steg 5: Granska och godkänn varje lönekörning

Därefter samlar Payroll AI in löneinformation enligt schema, verifierar inskickade uppgifter, följer upp avvikelser och förbereder ett löneutkast med totalsummor för bruttolön och lönekostnader som du kan granska. 

Din roll under varje löneperiod är att granska utkastet och godkänna lönen.

Vad händer när du börjar använda QuickBooks Payroll AI?

När QuickBooks Workforce Payroll AI har konfigurerats blir din löneprocess betydligt mer automatiserad. 

Ta en nio personer stor trädgårdsarbetsgrupp som får lön varannan vecka som exempel. 

På måndagen får de anställda en förfrågan via sms om sina arbetade timmar, och Payroll AI samlar automatiskt in deras svar. 

När en person i arbetsgruppen rapporterar 61 timmar i stället för sina vanliga 45 markerar Payroll AI avvikelsen och följer upp den. Den anställda svarar att det var ett skrivfel, och uppgiften korrigeras innan lönen förbereds.

På torsdagen får företagsägaren ett löneutkast med redan sammanställda totalsummor för bruttolön. 

I stället för att ägna kvällarna åt att jaga in tidrapporter och manuellt registrera löneuppgifter före deadline granskar ägaren utkastet över en kopp kaffe, godkänner det från sin telefon och går vidare med resten av dagen. 

Lönen körs fortfarande som vanligt. Det som förändras är mängden manuellt förarbete som krävs.

Vilka skulle ha nytta av QuickBooks Workforce Payroll AI?

Är du osäker på om QuickBooks Workforce Payroll AI passar dig? Här är de företag och team som sannolikt har störst nytta av att använda det.

Ägaren som också administrerar lönerna

Om du hanterar löner samtidigt som du driver företaget kan QuickBooks Workforce Payroll AI hjälpa dig att minska tiden som går åt till att förbereda varje lönekörning. 

I stället för att manuellt hantera varje insamlings- och verifieringsuppgift kan du fokusera på att granska och godkänna lönerna.

Chefen för timanställda team

Företag med timanställda behöver ofta hantera ändrade scheman, övertid och inskickade tidrapporter under varje löneperiod. 

QuickBooks Workforce Payroll AI förenklar löneförberedelserna genom att samla in och verifiera löneinformation innan den är klar för granskning.

Det växande företaget som har vuxit ur sitt kalkylblad

Manuella löneprocesser som tidigare fungerade kan bli svåra att hantera när teamet växer. 

Om du fortfarande förlitar dig på kalkylblad, tidrapporter på papper eller sms ger QuickBooks Workforce Payroll AI ett mer strukturerat arbetsflöde för löneförberedelser.

QuickBooks Workforce Payroll AI kan också vara till nytta för företag med fältanställda eller uppdragstagare som rapporterar sina timmar på distans, samt för kontorschefer eller teammedlemmar som nyligen har tagit över löneansvaret.

Begränsningar och utmaningar med QuickBooks Workforce Payroll AI

Även om QuickBooks Workforce Payroll AI kan minska det manuella arbetet med löneförberedelser finns det fortfarande några begränsningar att tänka på innan du börjar använda det.

Behörighetskrav gäller

QuickBooks Workforce Payroll AI kräver att minst en löneutbetalning tidigare har körts med QuickBooks Workforce Core, Premium eller Elite, och det kan inte användas tillsammans med AutoPayroll. 

De anställda måste delta

De anställda måste ge sitt samtycke innan QuickBooks Workforce Payroll AI kan börja samla in löneinformation. Om teammedlemmarna inte svarar på löneförfrågningarna behöver du fortfarande följa upp med dem manuellt.

Du ansvarar fortfarande för att godkänna lönen

QuickBooks Workforce löne-AI förbereder ett löneunderlag, men du ansvarar fortfarande för att granska flaggade poster, verifiera lönesummorna och godkänna varje lönekörning innan den behandlas.

Löne-AI:n fokuserar på löneförberedelser

QuickBooks Workforce löne-AI är utformad för att samla in löneinformation, verifiera inskickade uppgifter, följa upp avvikelser och förbereda löneunderlag. Skatteinställningar, konfigurering av förmåner och beslut om efterlevnad är fortfarande en del av ditt vanliga lönearbete.

Slutsats

Om du vill veta mer kan du utforska QuickBooks Workforce för att jämföra tillgängliga löneplaner och funktioner. 

Jag hoppas att den här guiden har gett dig en tydligare förståelse av hur QuickBooks Workforce löne-AI fungerar och om den passar för din löneprocess.