Så håller du medarbetarregister organiserade och tillgängliga i QuickBooks Workforce

Anställningsregister ska inte kräva att du letar igenom e-posttrådar, delade mappar eller arkivskåp bara för att hitta ett dokument eller uppdatera någons information. 

QuickBooks Workforce hjälper till att samla allt genom att förvara varje medarbetares uppgifter på ett ställe och samtidigt ge medarbetarna säker självserviceåtkomst. 

I den här guiden visar vi hur du organiserar anställningsregister i QuickBooks Workforce så att de blir enklare att hantera idag och lättare att hitta när du behöver dem som mest.

Varför använda QuickBooks Workforce för att hålla anställningsregistren organiserade

QuickBooks Workforce hjälper till att hålla anställningsregistren organiserade genom att samla allt på ett ställe i stället för att sprida information över e-post, pappersfiler och flera system. 

Varje medarbetare har en enda profil där personlig information, löneuppgifter och anställningsdokument kan hanteras tillsammans, medan självservice för medarbetare minskar återkommande förfrågningar om lönespecifikationer, W-2-formulär och annan löneinformation. 

När registren är kopplade till lönehanteringen och åtkomsten styrs av administratörer blir det enklare att hålla informationen korrekt, säker och lättillgänglig under hela medarbetarens anställning.

Så organiserar du anställningsregister i QuickBooks Workforce

Följ dessa steg för att organisera anställningsregister i fullständiga och lättskötta QuickBooks Workforce-profiler.

Steg 1. Gå igenom det du har

Lista var medarbetarinformationen finns idag, inklusive lådor, inkorgar och kalkylblad, och identifiera sedan vad som saknas i varje medarbetarprofil. 

Den här kartläggningen blir din checklista för migreringen när du flyttar registren till QuickBooks Workforce.

Steg 2. Slutför varje medarbetarprofil

Gå igenom Löner och sedan Medarbetare, och fyll i personlig information, arbetsinformation och löneuppgifter för varje medarbetare. Profilen fungerar endast som en tillförlitlig gemensam informationskälla när den är komplett.

Steg 3. Bifoga dokumenten

Lägg till signerade erbjudandebrev, bekräftelser av policyer och andra anställningsdokument i varje medarbetarprofil. 

Med Premium- och Elite-planerna kan du använda det digitala dokumentflödet för att begära elektroniska signaturer och hålla färdigställda dokument organiserade tillsammans med medarbetarens uppgifter.

Steg 4. Bjud in alla till QuickBooks Workforce

Skicka QuickBooks Workforce-inbjudningar till medarbetare som ännu inte har anslutit och låt dem välja om de vill ha papperslösa W-2-formulär under konfigurationen. Varje medarbetare som använder självservice är ytterligare en person som inte behöver vända sig till dig för återkommande lönedokument.

Steg 5. Ställ in åtkomsten medvetet

Granska varje medarbetares åtkomst till QuickBooks Workforce så att de endast kan se det de ska kunna se. 

När någon lämnar företaget stänger du av personens åtkomst till QuickBooks Workforce, samtidigt som du behåller anställningsregistret intakt enligt dina krav på bevarande.

Steg 6. Låt uppdateringar göras i källan

Uppmuntra medarbetarna att uppdatera berättigad personlig information via QuickBooks Workforce när det är möjligt, inklusive adressändringar och andra personuppgifter. 

Information som underhålls i källan förblir mer sannolikt korrekt än information som förmedlas via e-post eller manuella förfrågningar.

Steg 7. Gör en enkel kvartalsvis granskning

Kontrollera om det finns ofullständiga profiler, utestående dokumentförfrågningar och medarbetare som inte har accepterat sin QuickBooks Workforce-inbjudan. 

Om du ägnar några minuter åt att granska registren varje kvartal blir årets slut mycket enklare.

Vad du märker efter att du har organiserat anställningsregistren i QuickBooks Workforce

Du märker det när du i stället för att lägga tid på att leta igenom mappar eller svara på återkommande frågor från medarbetare har ett ställe där du kan hantera allt. 

Medarbetarna kan få tillgång till sina egna lönespecifikationer och W-2-formulär via Workforce, medan fullständiga profiler håller löneinformation och anställningsdokument organiserade och lätta att hitta. 

När någon börjar eller slutar på företaget finns det en konsekvent process att följa i stället för att behöva agera i sista minuten. 

När årets slut närmar sig är antalet W-2-förfrågningar minimalt, eftersom medarbetarna redan har åtkomst och papperslösa alternativ har konfigurerats i förväg.

Vanliga misstag och experttips

Dessa enkla påminnelser kan hjälpa dig att hålla ordning på medarbetarregister när företaget växer.

Behåll inte flera versioner av samma register

När medarbetarregister har flyttats till QuickBooks Workforce ska du sluta uppdatera samma information i kalkylblad, e-postmeddelanden eller pappersfiler. Genom att behålla en fullständig medarbetarprofil säkerställer du att alla arbetar utifrån samma information.

Slutför QuickBooks Workforce-inbjudningar utan dröjsmål

Medarbetarna måste aktivera sitt QuickBooks Workforce-konto innan de kan använda självbetjäningsfunktionerna. Ju tidigare de accepterar sin inbjudan, desto tidigare får de tillgång till lönespecifikationer och W-2-formulär utan att behöva kontakta löneavdelningen.

Stäng av åtkomsten till QuickBooks Workforce vid avslut av anställningen

När en medarbetare slutar ska du inaktivera åtkomsten till QuickBooks Workforce samtidigt som du behåller anställningsregistret i QuickBooks. Detta skyddar medarbetarens information utan att påverka hur länge registret sparas.

Se till att nya medarbetarregister är konsekventa

Använd samma introduktionsprocess för alla nyanställda så att varje medarbetarprofil innehåller fullständig och konsekvent information från början.

Granska medarbetarregister regelbundet

Granska medarbetarprofiler regelbundet för att hitta saknad information, ofullständiga dokument eller väntande Workforce-konfiguration innan det blir problem vid lönehantering eller rapportering vid årets slut.

Slutsats

Om du vill utforska QuickBooks Workforce ytterligare kan du ta en titt på QuickBooks Workforce för att själv se plattformen i praktiken.

Jag hoppas att den här guiden hjälper dig att skapa ett mer organiserat och tillförlitligt sätt att hantera medarbetarregister med QuickBooks Workforce. När teamet växer kan det göra lönehantering, introduktion och uppgifter vid årets slut mycket enklare att hantera om allt finns på samma ställe.