Så introducerar du en nyanställd i QuickBooks Workforce: från erbjudandebrev till första löneutbetalning

Erbjudandet har accepterats och din nya medarbetare är redo att börja. Nu återstår pappersarbete, skatteblanketter, uppgifter för direktinsättning och allt annat som måste slutföras innan den första löneutbetalningen. 

Vi har sammanställt den här guiden för att hjälpa dig att introducera en ny medarbetare i QuickBooks Workforce, så att du tryggt kan slutföra varje steg och göra din medarbetare redo för lönehantering.

Varför använda QuickBooks Workforce för introduktion av medarbetare?

Introduktionen är inte klar när anställningserbjudandet har undertecknats. 

Det återstår fortfarande skatteblanketter att fylla i, uppgifter för direktinsättning att samla in, företagsdokument att underteckna och löneinformation att förbereda innan en ny medarbetare är redo för sin första löneutbetalning. 

QuickBooks Workforce samlar dessa uppgifter på ett och samma ställe, vilket gör det enklare för medarbetarna att slutföra det de behöver göra och ger dig en tydligare överblick över vad som fortfarande återstår.

När medarbetarna slutför sina introduktionsuppgifter överförs deras information till QuickBooks Workforce i stället för att behöva matas in manuellt senare. Resultatet blir en mer organiserad introduktionsprocess och en smidigare väg fram till medarbetarens första lönekörning.

Att tänka på innan du introducerar en ny medarbetare i QuickBooks Workforce

Innan du börjar bör du ta några minuter för att se till att allt är klart. Om du har dessa grundläggande saker på plats går introduktionsprocessen smidigare.

Bekräfta din konfiguration av QuickBooks Workforce

Se till att din QuickBooks Workforce-plan innehåller de introduktionsfunktioner du planerar att använda. Vissa avancerade verktyg, till exempel automatiserade I-9-blanketter och elektroniska signaturer, är endast tillgängliga i vissa planer.

Samla in medarbetarens information och dokument

Ha medarbetarens privata e-postadress, startdatum, lönetyp, lönenivå och eventuella obligatoriska företagsdokument redo innan du börjar introduktionsprocessen. Om du förbereder allt i förväg kan du gå igenom arbetsflödet utan att behöva stanna för att leta efter information som saknas.

Granska din konfiguration av löner och förmåner

Om medarbetaren ska omfattas av lönehantering eller förmåner bör du bekräfta att dessa inställningar redan är konfigurerade innan du skickar introduktionsinbjudan. Det bidrar till att säkerställa att medarbetaren är redo för sin första lönekörning.

Så introducerar du en ny medarbetare i QuickBooks Workforce

Följ dessa steg för att introducera en ny medarbetare i QuickBooks Workforce, slutföra det obligatoriska pappersarbetet och göra medarbetaren redo för lönehantering.

Börja före den första arbetsdagen

Så snart erbjudandet har accepterats går du till Lönehantering, sedan Medarbetare, väljer Lägg till medarbetare och anger den nya medarbetarens namn och e-postadress. 

Välj ‘Fortsätt med introduktionen’ för att starta det vägledda introduktionsflödet.

Fyll i arbetsgivaruppgifterna

Gå igenom medarbetarens person- och arbetsuppgifter och ange sedan löneuppgifterna, inklusive lönetyp, ordinarie arbetstid och eventuella ytterligare lönetyper.

Bifoga dokument och tilldela arbetsflöden

Lägg till de dokument som den nya medarbetaren måste granska och underteckna elektroniskt, inklusive anställningserbjudandet, personalhandboken och företagets policyer. Lägg till de HR-arbetsflöden som din plan stöder. Kör vid behov en bakgrundskontroll med Checkr från medarbetarprofilen.

Ställ in förmånsklass och åtkomst till Workforce

Förhandsgranska tillgängliga förmåner om du erbjuder sådana, bekräfta medarbetarens åtkomst till Workforce och välj sedan Slutför introduktionen för att skicka portalinbjudan.

Låt medarbetaren slutföra sin introduktion

När den nya medarbetaren har fått inbjudan skapar hen sitt Workforce-konto och undertecknar anställningserbjudandet. 

Därefter fyller hen i W-4 och I-9 online, anger sina uppgifter för direktinsättning, undertecknar elektroniskt alla tilldelade dokument och anmäler sig till förmåner före den första arbetsdagen.

Övervaka slutförandet

Följ statusen för inbjudan och introduktionsuppgifterna från listan Anställda och följ sedan upp eventuella utestående punkter. I det här skedet är det återstående manuella steget tillsyn snarare än datainmatning.

Kontrollera att lönehanteringen är klar före den första lönekörningen

Bekräfta att den anställdes löneschema, skatteuppgifter och betalningsmetod är fullständiga i profilen. Eftersom den anställdes uppgifter överförs direkt till lönehanteringen är detta en slutlig granskning och inte en process där uppgifterna behöver anges igen.

Inkludera den anställda i nästa lönekörning

När introduktionsuppgifterna är slutförda visas den nyanställda i din lista över anställda och är redo för lönehantering.

Så ser ett lyckat resultat ut

Om introduktionen gick smidigt märker du det. 

I stället för att jaga formulär, följa upp saknad information eller ange samma uppgifter i lönehanteringen behöver du bara granska den anställdes profil för att se till att allt är komplett före den första lönekörningen. 

Den anställda är redo att inkluderas i lönehanteringen, och den första löneutbetalningen kommer utan överraskningar i sista minuten. Därefter kan den anställda när som helst logga in på QuickBooks Workforce för att få åtkomst till sina lönespecifikationer och W-2-blanketter utan att behöva be dig om dem.

Vanliga misstag och experttips

Några enkla bästa metoder kan hjälpa dig att undvika vanliga problem vid introduktionen och få ut mesta möjliga av QuickBooks Workforce.

Vänta inte till löneveckan

Om du väntar till löneveckan med att granska introduktionen kan du behöva jaga saknade skatteformulär, uppgifter för direktinsättning eller undertecknade dokument. 

Granska varje anställds introduktionsstatus innan du behandlar lönerna, så att det finns tid att lösa sådant som fortfarande är ofullständigt.

Skapa ett standardiserat introduktionspaket

Skapa ett standardiserat introduktionspaket som innehåller ditt erbjudandebrev, företagets policyer, personalhandbok och alla andra dokument som krävs. 

Att använda samma arbetsflöde för alla nyanställda bidrar till att hålla introduktionen konsekvent och minskar risken för att pappersarbete missas.

Bekräfta ditt Workforce-abonnemang innan du bygger din process

Vissa introduktionsfunktioner, till exempel automatiserade I-9-formulär, e-signaturer och andra avancerade HR-funktioner, är endast tillgängliga i vissa QuickBooks Workforce-abonnemang. 

Kontrollera vad som ingår i ditt abonnemang innan du bygger ditt arbetsflöde för introduktionen.

Använd Workforce som en självserviceportal för anställda

QuickBooks Workforce är inte bara till för introduktion. 

Anställda kan fortsätta använda tjänsten för att få åtkomst till lönespecifikationer, W-2-blanketter och andra lönedokument, vilket minskar antalet rutinmässiga löneförfrågningar och samlar allt på ett ställe.

Gör lönegranskningen till din slutliga kontroll

Innan du behandlar den första lönekörningen ska du granska den anställdes profil för att bekräfta att skatteformulär, betalningsuppgifter och obligatoriska dokument är kompletta. 

Din slutliga granskning ska handla om att verifiera information, inte om att samla in den.

Slutsats

Jag hoppas att den här guiden hjälper dig att introducera din nästa anställda med större säkerhet och mindre pappersarbete. 

Du kan också utforska den bredare plattformen QuickBooks Workforce för att lära dig mer om de verktyg som finns för lönehantering, bokföring och företagsadministration.