För många småföretagare kan lönehantering vara ett av de mest kritiska och stressande ansvarsområdena de hanterar, och att byta lönesystem kan vara minst lika skrämmande. Även när den nuvarande processen är manuell eller föråldrad kan rädslan för att störa något som ”tekniskt sett fungerar” göra dem tveksamma till att förändra den. Oro över dataexakthet, skatteinställningar, förändringar i arbetsflöden och medarbetarnas användning kan få övergången att kännas överväldigande. Dessa farhågor är verkliga och beror ofta på tidigare utmaningar de har haft med andra leverantörer.
RUN Powered by ADP (RUN) hjälper till att undanröja dessa hinder genom att kombinera kraftfull löneteknik med praktiskt stöd från implementeringsspecialister som förstår småföretagens behov. RUN är en av de mest använda löneplattformarna för småföretag i USA och stöder idag mer än 900 000 av dem. Faktum är att 60 % av RUN:s nya kunder kommer från en annan löneleverantör¹, vilket innebär att ADP®:s implementeringsspecialister har omfattande praktisk erfarenhet av att hantera exakt de utmaningar som företagare oroar sig för. Med hundratusentals genomförda småföretagsimplementeringar varje år² och mer än 70 000 konkurrensutsatta migreringar från leverantörer som QuickBooks Payroll, Gusto och Paychex³ har ADP den expertis som krävs för att göra övergångar av lönesystem enklare och mindre stressande.
Bidrar till att säkerställa korrekta historiska lönedata
En av företagarnas största farhågor vid implementering av lönesystem är att säkerställa att historisk information – ackumulerade totalsummor för året, tidigare löner, skatteavdrag och anställdas personuppgifter – migreras korrekt från det tidigare systemet. Ett felaktigt kalkylblad eller en felaktig mappning kan leda till felaktiga W-2-formulär, rapporteringsproblem eller oönskad tid som måste läggas på tidskrävande avstämningar.
Tillförlitliga historiska data är viktiga för efterlevnaden. Fel i ackumulerade totalsummor för året kan leda till felberäkningar av arbetsgivaravgifter, vilket kan resultera i sanktioner eller meddelanden från myndigheter. Även ett enda felaktigt lönebesked kan påverka människors förtroende, något som är särskilt viktigt i småföretag där relationerna är personliga och kommunikationen direkt.
RUN erbjuder stöd vid datamigrering, lett av en implementeringsspecialist som hanterar processen från början till slut. ADP:s implementeringsspecialister använder automatiserade konverteringsverktyg, valideringskontroller och en detaljerad granskning av den första lönekörningen för att stödja en smidig övergång och anpassa siffrorna till tidigare register utifrån den information som tillhandahållits. Detta praktiska och detaljorienterade arbetssätt hjälper företag att komma igång med större trygghet redan från dag ett.
För kunden innebär denna servicenivå trygghet och sinnesro inför framtiden. Som Marilyn McDermott, vd för Marilyn McDermott Solutions, förklarar:
”Inte nog med att alla mina data hämtades åt mig från mitt tidigare löneföretag, ADP:s skatteavdelning var också fantastisk på att stämma av alla skatter. Som revisor som migrerade mer än 10 företag samtidigt gjorde ADP bytet till RUN Powered by ADP till det enklaste jag någonsin har upplevt med ett löneföretag. Det har nu gått ett år sedan jag bytte, och allt har fortsatt att vara hur enkelt som helst!”
Anslut RUN Powered by ADP sömlöst till dina befintliga system
Många småföretag förlitar sig på system som QuickBooks eller appar för tidsregistrering. Det finns en vanlig oro för att en ny lönelösning inte ska integreras smidigt, vilket kan leda till manuella uppladdningar, dubbla dataregistreringar eller inkonsekvenser i rapporteringen.
Manuell dataregistrering är en av de vanligaste orsakerna till lönefel. När löne- och redovisningssystem inte synkroniseras försämras den ekonomiska överblicken, vilket gör det svårare att planera kassaflödet. Med tiden blir upprepade manuella korrigeringar en kostsam operativ belastning.
RUN erbjuder sömlösa integrationer med populära redovisnings- och tidsregistreringssystem. Under installationen samarbetar en implementeringsspecialist med företagaren för att mappa kontoplanen så att lönedata automatiskt förs över till huvudboken. Denna synkronisering i realtid eliminerar manuella steg och bidrar till att säkerställa korrekt ekonomisk rapportering.
Undvik fel i avdrag, förmåner & löneutmätningar
En annan stressande del av att implementera en ny lönelösning är att säkerställa att avdrag och förmåner ställs in korrekt. Sjukförsäkringspremier, pensionsinbetalningar, löneutmätningar och andra avdrag före och efter skatt måste konfigureras exakt. En enda felklassificering eller en gräns som saknas kan leda till fel i löneutbetalningar, efterlevnadsproblem eller frustrerade medarbetare som ifrågasätter riktigheten i sina förmåner.
Dessa misstag spelar roll eftersom felaktigheter i avdrag och förmåner kan orsaka avvikelser i skatterapporteringen, uteblivna arbetsgivarbidrag, försenade försäkringsregistreringar eller juridiska risker när löneutmätningar inte behandlas korrekt. För småföretag, där varje krona och varje medarbetarrelation räknas, kan även mindre fel utvecklas till tidskrävande korrigeringar
RUN hjälper till att eliminera dessa risker genom vägledda och flexibla installationsguider som steg för steg leder företagare genom konfigurationen av förmåner, avdrag och löneutmätningar. Under implementeringen granskar ADP:s expertutbildade specialister varje inställningsval, validerar skattekänsliga inställningar och hjälper till att säkerställa att varje förmån och varje avdrag mappas korrekt från dag ett. Denna expertstödda process hjälper småföretagare att känna sig trygga med sin lönegrund och bidrar till att stödja framtida tillväxt.
Förenkla löne- och skatteinställningar på flera nivåer
Att konfigurera federala, delstatliga och lokala skattejurisdiktioner under implementeringen kan kännas överväldigande för småföretagare. Med olika registreringskrav, skattesatser och regler för efterlevnad kan även en enda missad detalj utlösa meddelanden från IRS eller delstaten flera månader senare.
Eftersom efterlevnad av skatteregler är ett av de områden inom lönehantering som innebär högst risk, kan även de minsta konfigurationsfelen snabbt leda till straffavgifter och ränta som påverkar företagets resultat.
RUN hjälper till att minska den risken från dag ett. Den branschledande skattemotorn identifierar automatiskt rätt skattejurisdiktioner med hjälp av personers adressuppgifter och beräknar och deklarerar skatter åt dig. ADP:s skattespecialister verifierar information om delstatliga och lokala konton och vägleder dig om registreringar saknas. Eftersom RUN håller sig uppdaterat om de senaste delstatliga och federala skattelagarna och HR-reglerna med automatiska uppdateringar som omfattar alla 50 delstater samt hanterar alla inbetalningar och deklarationer, får småföretagare trygghet i att deras skyldigheter stöds av automatisering, expertis och betrodda skatteexperter.
Byt tryggt till RUN Powered by ADP
Att byta löneleverantör behöver inte vara stressande. Med RUN får småföretag mer än en löneplattform – de får en partner. Från dag ett vägleder särskilda implementeringsspecialister företagare genom varje steg i konfigurationsprocessen och erbjuder praktisk hjälp med datamigrering, skattekonfiguration, integrationer och anpassning av systemet. Denna personliga vägledning kan bidra till en smidigare och mer korrekt övergång, samtidigt som den minskar den tid och ansträngning som vanligtvis krävs för att byta leverantör. Och supporten slutar inte där. RUN gör bytet enklare med expertledd implementering och support genom hela processen. Med fler funktioner än enklare alternativ ger RUN småföretagare trygghet i lönehanteringen från dag ett, med flexibiliteten att anpassa sig när behoven förändras – utan att öka komplexiteten.