Att lyckas med en fyradagars arbetsvecka: framgångar och lärdomar

I det här avsnittet får programledaren Becca Banyard sällskap av Rita Wittek – personalchef på Homerun – för att berätta om sin senaste erfarenhet av att framgångsrikt införa en fyradagars arbetsvecka på Homerun, hur hon gjorde det, vad hon lärde sig, hur hon mätte initiativets framgång och vilka positiva konsekvenser detta har fått för Homeruns medarbetares liv.

Höjdpunkter från intervjun

  • Ritas korta bakgrund [1:19]
    • Rita är en praktiskt arbetande personalledare.
      • Hon har arbetat på nystartade företag, främst i Amsterdam, under de senaste 7+ åren. 
      • Hon har byggt upp medarbetarupplevelsen från grunden.
      • Hon utvecklar och utformar processer, riktlinjer och allt som rör medarbetarupplevelsen. 
      • Hon brinner mest för balansen mellan arbete och privatliv samt psykisk hälsa på arbetsplatsen.
    • Rita arbetar för närvarande som personalchef på Homerun.
      • Homerun är ett rekryteringsverktyg för små och medelstora företag. Verktyget hjälper företag att organisera rekryteringsflödet.
    • Rita var också med och grundade en Slack-community för personalfrågor i Amsterdam.
      • Hennes anledning: det kan ibland vara ganska ensamt att arbeta med HR, så hon behövde människor omkring sig att vända sig till och prata med om stora och små HR-frågor.
      • De har för närvarande 700 medlemmar och pratar helt enkelt om allt som behöver diskuteras.
  • Homeruns process för att avgöra om en fyradagars arbetsvecka var genomförbar [3:53]
    • De senaste åren har varit ganska tuffa över hela världen. Den ekonomiska osäkerheten har varit stor. Mellan pandemin och den ekonomiska nedgången i allmänhet blev människor väldigt trötta.
      • Rita insåg att deras medarbetare var så upptagna med att försöka hålla allt igång. Därför blev det en personlig strävan för henne att skapa en bättre balans mellan arbete och privatliv.
        • Vid ett tillfälle bestämde sig Rita för att gå över till en deltidsanställning och minska sin egen arbetstid. 
        • Efter det märkte hon att hon återigen trivdes och gjorde ett fantastiskt jobb. Hon var motiverad och utvilad, och de hade inte anställt någon för att fylla luckorna.

Om vi inte så snabbt kan komma bort från närvarokulturen och arbeta på ett sätt där vi fokuserar på produktion och resultat, varför skulle vi då inte kunna göra samma sak genom att helt enkelt arbeta några timmar mindre?

Rita Wittek
  • Hur Rita tog idén om en fyradagars arbetsvecka till Homerun [7:48]
    • Hon gick till företagets grundare – sina chefer och COO:n – och tog upp idén.
      • De var öppna för idén, så de bad henne skriva ett förslag. 
      • En sak som hjälpte var att en av grundarna faktiskt också hade minskat sina arbetstimmar eftersom han nyligen hade blivit pappa och ville tillbringa tid med sin son.
      • Rita började sedan arbeta med ett förslag. Hon involverade inte teamet ännu eftersom hon inte ville ge någon falska förhoppningar.
        • Hon läste på om det och pratade med personer som hade infört en fyradagars arbetsvecka i olika länder.
        • Hon pratade med en jurist om det. Hon ville veta exakt hur det skulle se ut, in i minsta detalj.
        • Hon formulerade ett par övergripande mål, och hennes främsta mål har alltid varit att förbättra medarbetarnas övergripande välbefinnande.
        • Rita antog att en kortare arbetsvecka skulle effektivisera deras arbetssätt och att människor skulle vara mer medvetna om den tid de faktiskt tillbringar på arbetet.
        • En annan punkt hon skrev ner var att hon ville att det skulle vara en förmån som inkluderade alla. Alla skulle behandlas på samma sätt.
    • Rita genomförde först ett test av den fyradagars arbetsveckan och nu har de officiellt infört den.
      • Hon gjorde hela undersökningen, skrev ner ett förslag och berättade för grundarna och COO:n att det skulle hjälpa dem att behålla medarbetare. Det skulle också hjälpa dem att rekrytera personer i framtiden och hitta personer som stämde överens med företagets värderingar.
        • En av deras värderingar är att bevara balansen, så det är ett fint sätt att knyta samman deras värderingar med den fyradagars arbetsveckan. 
      • Rita presenterade förslaget för grundarna och COO:n, och de blev ganska imponerade av allt.
        • De gav henne klartecken att starta ett pilotprojekt. 
        • Det var då hon började involvera teamet. Rita ser hela medarbetarupplevelsen som en produkt där hennes team är kunderna och produkten är deras upplevelse.
        • Rita ställde frågor till teamet som: Hur trodde de att detta skulle påverka deras produktivitet? Skulle de fortfarande kunna få sitt arbete gjort? Skulle de ens uppskatta den här förmånen?
        • Hon genomförde individuella samtal, höll en fokusgrupp och skickade ut enkäter. Sedan dokumenterade hon allt för att vara så väl förberedd som möjligt.
  • Hur Rita avgjorde att införandet av den fyradagars arbetsveckan var framgångsrikt [13:33]
    • För det första är det mycket viktigt att veta vilka data du vill sammanställa och vad du mäter.

Våra medarbetares övergripande välbefinnande och lycka var det viktigaste. Och ur det skulle ett gott arbete följa.

Rita Wittek
  • Rita fick fram alla möjliga olika datapunkter.
    • Om man bara mäter produktivitet eftersom det är det man ofta ser när man läser om fyradagarsarbetsveckan i nyheterna, stämmer det inte. Det beror på vad produktivitet är och vilket mål man har med att låta människor arbeta mindre.
      • På Homerun arbetar de till exempel i sexveckorscykler, och projekten är olika i varje cykel. De kan vara mer komplexa under en vecka än under en annan. Och ibland är det en kreativ cykel, så det är svårt att mäta.
    • Det handlar mycket mer om att se på hur produktivitet uppfattas och mäta resultat.
    • Rita tittade på fokus, samarbete, flexibilitet och lycka, och frågade helt enkelt varje månad hur det gick för deras medarbetare.
  • I början, innan de började införa fyradagarsarbetsveckan, frågade Rita teamet vilken dag de ville vara lediga.
    • Vissa ville vara lediga på måndagar, andra på fredagar och några på onsdagar.
    • De bestämde att tisdagar och torsdagar skulle vara gemensamma företagsdagar, så att alla arbetar på tisdagar och torsdagar.
    • De ser tillsammans med teamet till att alla inte väljer samma dag. Inom kundsupporten är till exempel en person ledig på måndagen, en på onsdagen och en på fredagen.
    • Homerun är ett flexibelt företag. Om de behöver byta dag finns det alltid ett sätt att göra det på. De har en fast ledig dag, men det kan finnas undantag.
  • De införde också fyradagarsarbetsveckan med full lön, så ingen behövde offra någon del av sin lön.
    • Vissa var oroliga för om de fortfarande skulle kunna få sitt arbete gjort. Det var den största rädslan.
      • Några frågor Rita fick från medarbetarna var: “Vad förväntar ni er av mig under de där fyra dagarna? Skulle jag behöva arbeta tio timmar om dagen? Om jag inte är klar med mitt arbete, måste jag då arbeta på min lediga dag? Kommer någon att kontakta mig på min lediga dag?” Det var något hon tog hänsyn till.
    • Det bidrog också till att återinföra mer kreativitet i företaget. Eftersom människor är utvilade är de mer motiverade. Det skapar en särskild gemenskap eftersom människor känner att de är en del av ett företag där man provar nya saker och gärna pratar om det.
  • På Homerun såg de till att göra klart för medarbetarna att de inte förväntade sig en plötslig produktivitetsökning när de införde fyradagarsarbetsveckan.
    • De vill att människor ska må bra, att de ska trivas och vara lyckliga, så kommer arbetet därefter.
    • De vill inte att någon ska arbeta tio timmar om dagen. De anser att flexibilitet kommer först. Vissa dagar kan människor fortfarande träna mitt på dagen och sedan arbeta på kvällen när de är mer produktiva. 
    • Rita frågar hur många timmar om dagen de känner sig produktiva. Svaren skiljer sig också åt för olika typer av arbete.

Om man kan omfamna att produktivitet inte handlar om att sitta vid ett skrivbord från 9 till 17, måndag till fredag, och att människor arbetar på olika sätt, är det då magin börjar uppstå.

Rita Wittek
  • Fördelarna och nackdelarna som Rita har sett sedan införandet av fyradagarsarbetsveckan [21:53]
    • När det gäller personalens semestrar måste de vara lite mer kreativa och se över saker och ting.
    • Kommunikation och dokumentation.
      • De behöver dokumentera mycket mer. De behöver bli bättre på asynkron kommunikation. De har medarbetare i olika länder, ibland i olika tidszoner. Och det är definitivt en utmaning.
    • Ibland finns det personer som säger: ”Jag började min dag på måndagen och personen på fredagen lämnade ingen överlämning, så nu sitter jag fast.” Det är något som de har behövt hantera, men de har blivit bättre på det.
  • Några överraskande saker som Rita lärde sig under processen [23:21]
    • Hur annorlunda Homerun verkar se på saker som fyradagarsarbetsveckan.
      • Många företag tänker på att öka produktiviteten och vill fatta datadrivna beslut, men de tar inte hänsyn till de mjukare delarna. 
      • Grundarna av Homerun fokuserade på sitt främsta mål, vilket är medarbetarnas välbefinnande. Därför står produktiviteten inte ens högst på listan. Det betyder inte att de inte vill vara produktiva, eftersom de är mer produktiva än någonsin. 
      • Att mäta saker som stress och utbrändhet är inte enkelt, och det finns ingen universallösning för det. Du behöver tid och kan inte skynda på processen.
  • Ritas råd till någon som överväger fyradagarsarbetsveckan och är intresserad av att prova det på sitt företag. [25:04]
    • Optimera inte för produktivitetens kostnad, utan tänk verkligen på människorna först. 
    • Tänk människorna först och administrationen i andra hand. Det är mycket som behöver göras, så du behöver mäta rätt saker eftersom nöjda medarbetare helt enkelt tenderar att vara mer fokuserade.
    • Se till att prövoperioden blir lång. Ju längre prövoperioden är, desto större är chanserna att lyckas.
  • Det viktigaste som håller medarbetarna nöjda på arbetsplatsen [26:16]
    • Flexibilitet. Att vara en flexibel arbetsgivare och behandla sina medarbetare som människor, eftersom varje person är unik.
  • Det enda du behöver för att bli en framgångsrik ledare [26:36]
    • Stöd från ledningsgruppen.
      • Rita anser att personalfunktionen alltid bör stå i centrum för företaget.

Möt vår gäst

Rita är en praktiskt orienterad personalledare. Under de senaste 7+ åren har hon byggt upp medarbetarupplevelsen från grunden på mjukvarustartups i tidiga skeden i Amsterdam. Hon utvecklar och utformar processer, verktyg och ramverk för hela medarbetarlivscykeln genom att behandla den som en produkt som ständigt förbättras.

De ämnen hon brinner mest för är balans mellan arbete och privatliv, förmåner och psykiskt välbefinnande på arbetsplatsen. Dessutom förespråkar hon distansarbete och tycker om att skapa flexibla arbetsmiljöer. Hon kan ofta hittas arbetande från olika länder runt om i Europa.

För närvarande är hon personalchef på Homerun. Homerun är ett rekryteringsverktyg för små och medelstora företag. Verktyget hjälper små företag att organisera sitt rekryteringsflöde så att de kan göra meningsfulla rekryteringar.

Rita är också medgrundare av People Ops-communityn NL, som är en Slack-community för likasinnade HR-specialister i Nederländerna. Deras community med över 700 medlemmar omfattar ett brett spektrum av erfarenheter och branscher och diskuterar både små och stora frågor inom personalfunktionen.

foto av Rita Wittek

Eftersom vi är ett litet företag är vi så smidiga och kreativa, och vi gillar att utmana det rådande läget och prova nya saker. Ibland är små företag den plats där sådant händer snabbare.

Rita Wittek