Gider Yönetimi Yazılımı Nedir?

Çalışanlarınızın para harcadığı tüm yazıcı kartuşları, zımbalar, tarayıcı güvenlik uygulamaları ve ağ oluşturma öğle yemeklerini biliyor musunuz? Tüm bu masraf makbuzlarının bir şekilde işletme gideri olarak kaydedilmesi, yönetilmesi ve takip edilmesi gerekir. 

Çoğu şirket, çalışanlarının harcamalarını takip etmek için gider yönetimi yazılımı kullanır; ancak şirketlerin %43'ü giderleri hâlâ elektronik tablolar ve hatta kâğıt kullanarak manuel olarak yönetmektedir. Manuel veri girişi, çalışanların ve yöneticilerin zamanından çalar; ayrıca raporları işleme koymak ve çalışanların harcamalarını muhasebe aracılığıyla geri ödemek için gereken süreyi de artırır.

Gider Yönetimi Yazılımı Nedir?

Gider yönetimi yazılımı, çalışanların işletme giderlerini yönetmeye yardımcı olan bir tür otomatik yazılım uygulamasıdır. Bu çözümler, çalışanların ve yöneticilerin giderlerini göndermesine, takip etmesine ve raporlamasına yardımcı olmak için otomasyondan yararlanır; böylece iş gücü maliyetlerini ve hataları azaltırken gider yönetimi sürecini basitleştirir. 

Gider takibinin geleneksel yöntemi, çalışanın giderlerini belirli bir zamana/tarihe kadar kaydetmesine ve yönetmesine dayanmaktı. Çalışan daha sonra gider raporunu gönderir, yönetici de gider listesini inceleyerek kâğıt makbuzu kontrol eder ve ardından giderleri onaylar veya reddederdi.

Birçok şirket hâlâ bu süreci kullanıyor ve gider takip yazılımı veya gider yönetimi sistemi kullanmanın sağlayabileceği avantajlardan habersiz.

Gider yönetimi yazılımı, şirketinizin işletme giderlerine gereğinden fazla harcama yapmamasını sağlamaya yardımcı olur ve gerçek zamanlı geri ödeme yapmanıza olanak tanır.

Gider Yönetimi Yazılımı İşletmenize Nasıl Fayda Sağlayabilir?

Otomatik gider yönetimi yazılımının doğru yol olduğuna zaten tamamen ikna olmuş olabilirsiniz; ancak yine de, gider yönetimi yazılımı söz konusu olduğunda duymamış olabileceğiniz bazı avantajları burada bulabilirsiniz:

Zaman

Manuel bir gider raporunu tamamlamak ortalama olarak 20 dakika sürer. Otomasyonla bu süre büyük ölçüde azaltılabilir. Gider yönetimi yazılımı, gönderim sırasında anında makbuz doğrulaması sunar, uygun olmayan makbuzları doğru bir şekilde kontrol edebilir ve tek bir düğmeye tıklayarak gider raporları oluşturabilir. 

Bu özellikler, makbuzları geriye dönük olarak inceleyip düzenleme ihtiyacını önler; ayrıca bir hata bulmak veya politikanızla çelişmiş olabilecek bir çalışan giderini yeniden incelemek için elektronik tabloları gözden geçirme gereğini de ortadan kaldırır. 

Doğruluk

Otomatik gider yönetimi yazılımı hata olasılığını önemli ölçüde azaltır. Küçük hatalar fark edilmeyebilir ve gider raporunu etkileyebilir. Finans ekibinizin işini kolaylaştırmak için otomatik bir sistem kullanmak bu hataları katlanarak azaltır ve gelecekteki gider yönetimi stratejilerini öngörmek veya uygun harcama politikaları geliştirmek gibi daha önemli konulara odaklanmanız için size zaman kazandırır. 

Gider Raporlama/Tahminleme

Çoğu gider raporlama yazılımı ve gider yönetimi yazılımı sisteminde, gider taleplerini takip etmeye ve eğilimleri analiz etmeye yardımcı olabilecek bir analiz özelliği bulunur.

Analizler gelecekteki harcamalar hakkında içgörüler sağlayabilir ve hatta gider yönetimi politikalarının ne zaman ayarlanması gerektiğine dair öneriler sunabilir. Uzun vadede bu, şirketinize zaman ve para kazandırabilir, ayrıca gereksiz stresi azaltabilir.

Kullanıcı Dostu

Çalışanlar giderlerini göndermek için gider yönetimi yazılımını kullanır. Bunu göz önünde bulunduran birçok yazılım sistemi, çalışanların makbuzlarının fotoğrafını çekmesine ve bunları hemen sisteme girmesine olanak tanıyan entegre akıllı telefon özelliklerine sahiptir. 

Çalışanlar, yazılım sistemiyle entegre olan şirket kredi kartlarını kullanabilir. Bu tür yazılım arayüzlerinin kullanımı genellikle kolaydır; eğitim modülleri ve müşteri hizmetleri de çoğu zaman sisteme dâhildir. 

Çift Entegrasyon

Birçok gider yönetimi yazılımı sistemi muhasebe yazılımıyla entegre edilebilir; bu da gider yönetimini daha düzenli ve kullanımı kolay hâle getirir.

Muhasebecilerin gider verilerini girmesine gerek kalmaz. Bunun yerine tüm giderlere ve makbuzlara platform üzerinden erişilebilir; geri ödemeler daha hızlı planlanıp gerçekleştirilebilir. 

Entegrasyon ayrıca serbest çalışanların ve profesyonel hizmet şirketlerinin projelere ait giderleri daha kolay göndermesine, bunların kaybolmadan takip edilip geri ödenmesine yardımcı olur.  

Daha İyi Onay İş Akışı

Bir gideri onaylama veya reddetme söz konusu olduğunda, gider yönetimi yazılımı giderleri otomatik olarak onaylayacak ve daha hızlı doğrulama için uygun onaylayıcılara bildirim gönderecek şekilde yapılandırılabilir. Bu doğrulama süreci kaydedilip diğer gider kategorilerine uygulanabilir; böylece uygun kanıtları onaylayıcıya göndermek için gereken süre azaltılır.

Gider Yönetimi Yazılımının Temel Özellikleri

• Makbuzları Takip Etme - Makbuzları gönderildikleri anda takip edin ve denetimler için gerektiğinde makbuzlara hızlıca erişin. 
• Kontrol Paneli Özellikleri - Birleşik kontrol panellerine hem çalışanlar hem de yöneticiler kolayca erişebilir ve muhasebecilerin iç ve dış denetimleri daha kolay gerçekleştirmesini sağlar.
• Akıllı Telefon Kamerası Özelliği - Çalışanların makbuzlarını akıllı telefonlarıyla çekmesine ve bunları anında kontrol paneline yüklemesine olanak tanır.
• Kredi Kartı Entegrasyonu - Şirket kredi kartlarını doğrudan platforma bağlar ve çalışanların harcamalarını kullanıcı dostu bir kontrol panelinde takip etmesine olanak tanır. 
• Bildirimler - Harcama limitine yaklaşıldığında bildirim gönderir ve doğrulanmamışsa harcamaları işaretler. 
• Makbuzları Yönlendirme - Makbuzlar, gerektiğinde doğrulama için yöneticilere ve onay mercilerine hızlıca gönderilebilir. 
• Politika İhlali Denetimi - Harcama limitlerini ve bir harcamanın ne zaman denetlenmesi gerektiğini takip etmek için makbuzları ve kullanıcı verilerini analiz eder. 
• Harcama Politikası Düzenlemeleri - politikalar hızlıca düzenlenebilir ve hemen uygulanabilir.

Harcama Yönetimi Yazılımı Nasıl Seçilir?

Çevrim içi harcama yönetimi yazılımının faydalarını ve temel özelliklerini artık bildiğinize göre, hangi sistemin şirketiniz için en iyi olduğunu tam olarak nasıl anlayabilirsiniz? Bu tür bir yazılımı satın alırken kendinize sorabileceğiniz bazı sorular şunlardır:

Çalışanlarınız nasıl alışveriş yapıyor?

Çalışanlarınız kişisel kredi kartı kullanıyorsa makbuzları girebilmeleri için mobil uygulamada fotoğraf çekme özelliğine ihtiyacınız olacaktır. Şirket kredi kartları kullanılıyorsa kredi kartlarını entegre eden özellikler gerekli olacaktır. Kartın kaybolması veya belirli harcamaların denetlenmesi gerektiği durumlarda daha fazla güvenlik özelliği uygulamanız da gerekebilir. 

Otomatikleştirilmiş harcama yazılımında normalde hangi özellikleri kullanıyorsunuz?

Mevcut otomatikleştirilmiş yazılım programlarınızı incelemek, harcama yönetimi yazılımında hangi özellikleri aramanız gerektiğini size gösterecektir. Örneğin mevcut yazılımınız paydaşlara veya yetkililere düzenli olarak bildirim gönderiyorsa harcama yönetimi platformunuza bir bildirim özelliği eklemek şirketiniz için yararlı olabilir. 

Şirketiniz ne kadar büyük/küçük?

Küçük bir işletme için çift entegrasyon özelliğine (muhasebe yazılımı ekleme) sahip bir harcama yönetimi yazılımına ihtiyacınız olmayabilir. Daha büyük işletmeler için serbest çalışanların veya hizmet gruplarının bir harcama talebi makbuzu göndermesine ya da şirketinize otomatik olarak borçlar hesabına fatura kesmesine olanak tanıyan bir özelliğe sahip olmak gerekli olabilir. 

İşletmenizin niteliğine, politikalarınıza ve entegrasyonlarınıza bağlı olarak şirketinizin büyüklüğünü göz önünde bulundurun; bunlar zaten mevcut olabilir. 

Kaç departman birlikte çalışıyor? 

Maliyetleri düzenli olarak farklı departmanlara dağıtıyorsanız içgörüler elde etmek ve harcama yönetimi çözümünüzü ve politikanızı doğru şekilde geliştirmek için iyi bir analiz özelliğine sahip olduğunuzdan emin olmanız gerekebilir.

Harcama Yönetimi Yazılımı Hakkında Ne Düşünüyorsunuz?

İkna olmuş olsanız da olmasanız da harcama yönetimi, çoğu zaman yeterince önemsenmeyen gerekli bir süreçtir. Harcamaları işleme ve takip etme söz konusu olduğunda zamandan, paradan ve akıl sağlığınızdan tasarruf etme potansiyeline sahiptir. Ayrıca iş gücü yönetimi sistemlerinin iyileştirilmesine yardımcı olabilir. 

Halihazırda iyi bir süreciniz olduğunu düşünseniz bile çalışanların bakış açısını göz önünde bulundurun: Harcama yönetimine veya harcama raporu yazılımına yatırım yapan ya da yapmayı planlayan şirketlerin %82'si bunu çalışanların ve yöneticilerin işlerini kolaylaştırmak için yaptığını söylüyor.

Süreci kolaylaştırmak veya şirketinizi büyütmek istiyor olun, harcama yönetimi sistemlerinin faydaları giderek daha belirgin hale geliyor. 
Göz atmaya hazır mısınız? 2022'de İşletmeler İçin En İyi 10 Harcama Yönetimi Yazılımı seçkimizi inceleyin.