Kapsayıcı Toplantılar Neden Daha İyidir (Ve Nasıl Yönetilir)?

Ekip toplantıları, gerçek iş yeri kültürünün, ifade edilen ya da teorik iş yeri kültüründen ne ölçüde farklı olduğunun gerçekten ortaya çıktığı anlardır. Çoğu zaman çalışanların bir arada bulunması, güçlü yönlerini görünür kılması ve takdir edilmesi için tek fırsattır.

Kapsayıcı toplantı kültürü daha fazla yenilik ve kariyer başarısı için daha adil fırsatlar sağlar ve insanların işe tüm benliklerini getirmelerine yardımcı olur. Peki sorun nerede? Bunu okuyan hiç kimse için şaşırtıcı olmayacaktır; çoğu insan toplantılardan nefret eder (hem de haklı nedenlerle).

Bu makalede, üretkenlik görevlerinizi tamamlayacak, ekibinizin bilgeliğini ortaya çıkaracak ve insani bağları güçlendirecek toplantıları (yüz yüze, hibrit ve sanal) nasıl yönetebileceğinizi inceleyeceğiz.

Çoğu Toplantı Hakkındaki Gerçek

Sohbete her zaman hâkim olan, kendi gündemini yönlendiren ve başkalarının söylediklerini dinlemeyen o kişiyle yapılan toplantıyı düşünün.

Toplantı süresi dolar ya da aşılır, insanlar katkıda bulunmaya hazır değildir (of, bu durum beni gerçekten çok rahatsız ediyor), gündem ise ya hiç yoktur ya da gereğinden fazla yoğundur.

Toplantı katılımcıları olarak bunalmış ve kafamız karışmış bir şekilde ayrılır, ayrıca hiç kimsenin toplantının hedeflerinin ne olması gerektiği ya da katılımcıların ihtiyaçlarının neler olduğu konusunda hazırlık yapmadığını hissederiz.

Üretken değildirler, çoğu zaman düzensizdirler ve genellikle ya orada olması gereken yanlış kişiler çağrılır ya da doğru kişiler eksiktir. Daha önemli işlerin dikkatini dağıtır veya tüm zamanı kendileri kaplayan aynı kişiler tarafından domine edilirler.

Böyle toplantılarda oturmak beni kaygılandırıyor ve özellikle daha büyük sanal toplantılarda söz alıp soru soramayacak kadar hayal kırıklığına uğramış hissetmeme neden oluyor (sizi bilmem ama bir daha Zoom'da tek bir saniye bile geçirmesem benim için çok iyi olur).

Belki bu tartışmalı bir cümle, ancak toplantıların katılımcılara fayda sağlaması gerektiğine inanıyorum. Çılgınca, değil mi?

Gerçek şu ki, aslında hepimiz toplantıları seviyoruz! Sadece kapsayıcı olmaları gerekiyor!

Bir toplantıyı kapsayıcı yapan nedir?

Kapsayıcı bir toplantı, çeşitli insanlardan oluşan bir grubun toplantı formatı sırasında birlikte çalışırken her bir kişinin görüldüğünü, temsil edildiğini, saygı gördüğünü ve değer verildiğini hissetmesidir.

İnsanlar toplantının ardından enerjik, birbirleriyle bağ kurmuş ve işlerini tamamlamak için motive olmuş bir şekilde ayrılırlar.

Konuşmalar dengeli olduğunda, akıcı ilerlemesi için yönetildiğinde ve en önemlisi birbirimize karşı sabırlı olduğumuzda insanlar dinlendiklerini, anlaşıldıklarını ve zamanlarına değer verildiğini hisseder.

Bu, kapsayıcı toplantıların ayırt edici özelliğidir ve tesadüfen gerçekleşmezler. Kapsayıcı bir toplantıya liderlik etmek için önceden plan yapmak, zamanını nasıl yöneteceğini bilmek, katılımın adil olmasını sağlamak ve en önemlisi grubun toplantı içeriğini işlemesine başarıyla yardımcı olmak gerekir; böylece herkes aynı noktada olur ve orada bulunmaktan fayda sağlayabilir.

Zor olan kısım şu: Aleria veya Culture Amp gibi çalışan deneyimi platformlarıyla kapsayıcılığı ölçmek mümkün olsa da ekibinizle ister grup halinde ister bire bir yapılan bu samimi konuşmalar, en doğru veya dürüst yanıtları vermeyebilir.

Toplantılarınızı kapsayıcı hâle getirmeyi daha yeni düşünmeye başladıysanız, insanlara deneyimlerini doğrudan sormadan önce kendiniz üzerinde biraz çalışma yapmanız gerekebilir.

İşte başlayabileceğiniz nokta.

Kapsayıcı Bir Toplantının Temel Unsurları

Farkındalık

Kapsayıcı toplantılara liderlik etmek iyi niyetlerden daha fazlasını gerektirir; ancak başlangıç noktası da budur. Kullandığınız dilin, toplantıda kimlerin bulunduğunun, kimlerin toplantıda bulunmadığının ve bulunması gerektiğinin ve katılımcıların toplantıdan faydalanabilmesi için hangi bilgilere ihtiyaç duyulduğunun farkında olmalısınız.

Yaygın bir örnek, insanlara “arkadaşlar” diye hitap etmektir. Herkes kendini bir arkadaş olarak tanımlamaz.

İnsanlık

Benim gibiyseniz, her toplantının ilk 3 dakikasında yaşanan o korkunç havadan sudan konuşmalardan genellikle kaçınırsınız. Oradaki insanlarla sohbet etmekten kaçınmak istediğimden değil; sadece hava durumu veya birinin yeni saç kesimi hakkında tekrar tekrar konuşmaya dayanamıyorum.

Bir keresinde, tesadüfen, tüm hafta boyunca saç kesimi olan o kişiyle benim de bulunduğum her toplantının başlangıcında farklı bir kişinin aynı kişinin saç kesimi hakkında yorum yaptığı bir dizi toplantıya katıldım. Yeni bir kişinin beşinci kez Jennie'nin saç kesimi hakkında yorum yaptığı beşinci toplantının ardından bir tür simülasyonun içinde olduğuma inanmaya başladım.

İnsanlar olarak derinlik içeren bir bağ kurmamızın başka pek çok yolu var ve kapsayıcı toplantılar, bunu gerçekleştirmenin yollarını bulmakla ilgilidir (saç, görünüş veya hava durumu hakkında yorum yapmak dışında). İşte Daha İyi Havadan Sudan Konuşmalar Yapmanın 5 Yolu (Hava Durumu Hakkında Konuşmadan).

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Have an account? Log In

Erişilebilirlik

Hepimiz bilgiyi aynı şekilde öğrenmiyor ve işlemiyoruz. Kapsayıcı liderler ve yöneticiler, güncellemeleri sunarken, duyurular yaparken, değişimi yönetirken ve ekipleriyle ilgili sorunları ele alırken bunu dikkate alır.

Bu, ekibinizi tanımaya zaman ayırmanızı gerektirir (1:1'ler, anketler veya değerlendirmeler bunun için uygundur); böylece yetenekler, nöroçeşitlilik ve öğrenme stillerindeki farklılıkları hesaba kattığınızdan emin olabilirsiniz. Bu, toplantılarınızın kapsayıcı olmasını sağlamak için temel bir gerekliliktir.

Ayrıca belirli DEI eğitimleri almayı da düşünebilirsiniz.

Görünürlük

Toplantılar, ekip üyelerinin söz alması, birbirlerini desteklemesi ve yardım istemesi için bir fırsat olmalıdır. Herkes aynı ortamdayken, ekibinizin üyelerine bu görünürlüğü sağlamak için dengeli fırsatlar sunulduğundan emin olun.

Çeşitlilik Beyanınızı Hayata Geçirin

Geleneksel toplantı formatları dışa dönük, nörotipik ve sistemik olarak baskın kimlikleri merkeze alır.

Bildiğiniz gibi, insanların farklılaşabileceği sayısız yol vardır: sosyoekonomik geçmiş, eğitim düzeyi, ırk, cinsel yönelim, cinsiyet, din, siyasi bağlantılar, öğrenme stilleri, nöroçeşitlilik, fiziksel, zihinsel ve duygusal yeteneklerin çeşitliliği, kişilik özellikleri, kültürel miras veya içe dönük ya da dışa dönük olmak. Liste uzayıp gider.

Kuruluşunuz “çeşitliliği kutladığını” iddia eden bir Çeşitlilik Beyanına sahipse, ancak insanların birlikte çalışma biçimini gözden kaçırıyor ve bu geleneksel ve baskıcı toplantı formatlarından uzaklaşmıyorsa, ona hakkını vermiyorsunuz.

Farklılıklarımızın ifade edilmiş bir değere sahip olduğu bir dünyada, kapsayıcı toplantılara öncelik vermek, söylenenleri uygulamaya koyar.

Kapsayıcı toplantılar nasıl yürütülür?

Şunu unutmayın: kapsayıcı toplantılar, iyi kolaylaştırılmış toplantılardır. Güçlü bir kolaylaştırıcı, bir toplantıyı amaçsızlıktan üretkenliğe, katılımcıları bilgisizlikten ilgiye ve bir projeyi korkulan bir iş olmaktan tamamlanmış bir işe dönüştürebilir.

İnsanlardan oluşan organize bir grubu ortak bir hedefe doğru yöneten herkes kolaylaştırıcı rolündedir ve kolaylaştırma becerilerini benimseyebilir.

Bu, müşterilerin yeni bir ürünün ne zaman piyasaya sürülmesini bekleyebileceğine ilişkin güncellemeleri paylaşmak için toplantı düzenleyen ve herkesin iletişim planını net biçimde anlamasını sağlayan ekip yöneticisidir.

Bu, herkesi zaman çizelgeleri, değişiklikler ve engeller hakkında bilgilendiren proje yöneticisidir.

İş dışında, planlamacı, bağlantı kuran ve hatta sadece iyi bir dinleyici olan o arkadaşınızı bilirsiniz, değil mi? İşte kolaylaştırma. Bu arkadaşları severiz, değil mi?

Her kolaylaştırıcının farklı bir tarzı vardır ve her grubun dinamikleri farklıdır. Kolaylaştırmayı bu kadar heyecan verici kılan da budur. Becerikli bir kolaylaştırıcı, grubun ihtiyaçlarına uyum sağlar. İnsanların konuşmasını sağlayabilir. Bir grubun sahip olabileceği belirli kişilikleri, görüşleri ve hassasiyetleri nasıl değerlendireceklerini bilirler.

Peki, tam olarak nedir?

Kolaylaştırma, öğrenenlerin veya katılımcıların bir görevi tamamlayabilmeleri için gerekli kaynakları, bilgileri ve desteği sağlamaktır.

Öğretmeye benziyor, değil mi?

Kolaylaştırma, öğretmekten farklıdır ancak öğretmekle birbirini dışlayan kavramlar değildir. Öğretmenler, bir konu alanı hakkında bilgi vererek öğrencilerin yeni beceriler veya bilgiler edinmesine yardımcı olur. Sonunda not gibi ölçülebilir bir sonuç vardır. Öğretmenler genellikle içerik uzmanıdır ve çoğunlukla tüm doğru yanıtlara sahiptir.

Kolaylaştırıcılar, genel sürece rehberlik ederek katılımcıların toplantı deneyimine yardımcı olur. İyi kolaylaştırıcılar, meselenin kendilerinden çok grupla ilgili olduğunu bilir; böylece kapsayıcı bir ortam yaratırlar. İnsanların kendi başlarına keşifler yapmasına yardımcı olmak için doğru soruları sorar ve odadaki insanların bilgeliğini ortaya çıkarırlar.

Şimdi, kolaylaştırmanın gerçekleştiğini gösteren gerçek anlar hangileridir?

Patronunuzun, toplantının başında herkesten nasıl olduklarını veya bireysel olarak neye odaklandıklarını paylaşmalarını istemesi ve toplantıdaki herkese konuşma fırsatı tanımasıdır.

Katılımcıların bir eğitim oturumu sırasında açık bir tartışma yürüttüğü ve kolaylaştırıcının paylaşılanlar arasında ortak bir tema oluşturarak psikolojik güvenliği ve aidiyet duygusunu geliştirdiği zamandır.

Fikirlerin düzenli bir şekilde toplandığı ve kolaylaştırıcının fikirleri kaydetmesi için bir not tutucu görevlendirdiği, sohbet penceresine yanıt vermesi için birini belirlediği ve dengeli katılımı teşvik etmek amacıyla rolleri dönüşümlü olarak değiştirdiği bir beyin fırtınası oturumu sırasındadır.

Daha kapsayıcı toplantılar için en sevdiğimiz 5 kolaylaştırma tekniğine göz atalım.

1. Topluluk Mutabakatları Oluşturun

Topluluk mutabakatları, katılımcıların uyması beklenen bir dizi temel kuraldır. Toplantılarınızın uzun vadeli süresi boyunca gözden geçirip güncelleyebileceğiniz yaşayan bir belge şeklinde olabilir.

Amaç, her bireyin kendini güvende, görülmüş ve dinlenmiş hissetmesini sağlayan açık ve kapsayıcı bir alan oluşturmaktır. Grubun beklentileri herkes için açık ve görünür hâle getirildiğinde, insanlar bir toplantıda kendilerine saygı gösterileceğine ve düşüncelerini açıkça paylaşırken güvende olacaklarına daha fazla güvenebilir.

2. Yoklama Yapın

Yoklamalar, kapsayıcı bir insani bağ kurmanın basit ve doğal bir yoludur. İşle ilgili veya işle ilgisiz olabilir, genellikle herkes geldikten sonra toplantının başında yapılır ve 10 kişiden az olan daha küçük gruplar için en uygunudur.

Kolaylaştırıcı, gruptan odada sırayla dolaşarak “bugün nasılsınız?” veya “hangi konuda desteğe ihtiyacınız var?” gibi basit bir soruyu yanıtlamalarını ister. Katılımcılar birbirlerini tanımıyorsa bu, bireylerin isimlerini ve kendileriyle ilgili benzersiz bir özelliği paylaşmaları için mükemmel bir fırsattır.

Kolaylaştırma insanlarla bağ kurmakla ilgili olduğundan, herkesin birbirini tanıması için (henüz tanımıyorlarsa) bu fırsatları oluşturmak çok önemlidir.

3. Gündemi ve İstenen Sonuçları Birlikte Gözden Geçirin

Çok basit olmasına rağmen çoğu zaman gözden kaçırılır—katılımcıların toplantı başlamadan önce görebileceği uygun bir gündem oluşturmak çok önemlidir. Bu, herkesin hazırlıklı gelmesine ve kendisinden ne beklendiğini bilmesine yardımcı olur. Daha da iyisi, katılımcılarınızdan önceden görüş alın.

Bilgi toplamadan önce görüş istemek, insanlara toplantıdan önce sahip oldukları sorular üzerine düşünme fırsatı verir; böylece içeriği dinlemeye hazır gelebilirler.

Unutmayın, insanlar aynı anda hem söylenenleri dinleyip hem de soru düşünemez. Toplantının sonunda sorular için zaman ayırdıysanız bu alana saygı gösterin. Sırf birkaç dakikalık sessizlik oldu diye toplantıyı bitirmek için acele etmeyin. Sessizlik, insanların konuşmadan önce düşündüğü anlamına gelir ve bu iyi bir şeydir.

4. İki Dakikalık 360

Bu, katılımcılarınıza söylenenler üzerinde durup düşünme ve düşüncelerini yüksek sesle ifade etme fırsatı sunan bir tekniktir. Katılımcılar konuşurken soru sorabilir, bir gözlemde bulunabilir veya toplantı içeriğini başka bir şekilde sözlü olarak değerlendirebilir. Buna iki dakikalık 360 diyoruz, çünkü tam olarak budur.

1) Sessizce düşünmek için iki tam dakika bekleyin.

2) Herkesin konuşma fırsatı bulmasını sağlamak için odada bir kez dolaşın.

Bu, başlangıçta tamamen tuhaf ve rahatsız edici gelebilir (toplumumuzda sessizlik rahatsız edicidir), ancak toplantılarınızda çeşitliliği ve kapsayıcılığı geliştirmenin etkili ve basit bir yolu olabilir.

Özellikle önemli bir duyuru, büyük bir süreç değişikliği, ürün eğitimi veya başka bir bilginin aktarıldığı durumlarda, paylaşılanlar üzerinde düşünmelerine ve o anda yanıt vermelerine izin vererek katılımcılarınıza saygı duyduğunuzu gösterin.

5. Söz Hakkını Paylaştırın

Toplantınızda herkesin eşit katılım fırsatına sahip olmasını sağlamak kolaylaştırıcının görevidir. Kimlerin soru sorduğunu, en çok kimin konuştuğunu ve kimlerin sessiz kaldığını zihinsel olarak not edin.

Grupça paylaşım yapılacaksa, kimin hâlâ konuşması gerektiğini tahmin etmediğinizden veya sormadığınızdan emin olun. Bu, grubun ihtiyaçlarının farkında olduğunuzu göstermenin çok basit bir yoludur ve bu, kolaylaştırma açısından çok önemlidir.

Unutmayın, söylenmesi gereken en önemli şeyleri her zaman en çok konuşan kişiler söylemez. Söz hakkını paylaştırın.

Hibrit ve Sanal Toplantılar

Hibrit ve sanal toplantı biçimleri söz konusu olduğunda, gördüğümüz üzere her şey farkındalık, insanlık, erişilebilirlik ve görünürlüğü gözetmeye dayanır.

Bilinçli hareket edin

Uzaktan katılanları kapsayıcı olma hedefinizi açıkça belirtin. Bu çok basit bir şey olsa da nadiren dile getirilir. Sunum yapacak kişilere bunun hibrit bir toplantı olduğunu ve sunumlarını buna göre gerçekleştirmeleri gerektiğini kısaca bildirin.

Teknolojiyi lehinize kullanın

Sohbet çubukları, uygun şekilde kullanıldığında toplantılara harika katkılar sağlayabilir. Uzaktan katılanlar, sohbet üzerinden soru veya yorumlarını ifade etmek için daha fazla fırsata sahip olur; bunu yüz yüze yapmak daha zor olabilir.

Ayrıca Equal Time gibi araçlar, farklı kişilerin katkıda bulunmasına fırsat verdiğinizden emin olmak için herkesin ne kadar konuştuğunu takip etmenize yardımcı olabilir.

Destek sunun ve bağ kurun

Hibrit bir toplantıya uzaktan katılmak izole edici hissettirebilir. Sanal katılımcıların sorularını yanıtlayacak ve onların savunuculuğunu yapacak belirlenmiş bir “başvurulacak” kişinin olması büyük fark yaratır. Sunum sırasında birinin elini kaldırıp kaldırmadığını veya soru sorup sormadığını kontrol etmek için duraklamayı unutmayın.

Daha büyük toplantılarda, yüz yüze katılanlar oturumlar arasındayken uzaktan katılanlar için sanal tanışma veya ekip oluşturma fırsatları sunmayı deneyin. Hızlı tanışma bunun için harika bir yoldur.

Sesin, görsellerin ve toplantı bilgilerinin anlaşılır ve erişilebilir olmasını sağlayın

Özellikle daha büyük toplantılarda, mikrofona söylenmeyenler çevrim içi duyulamaz. Bu durum kimin sunum yaptığını anlamayı da zorlaştırır. Uygun ses ekipmanına sahip olduğunuzdan emin olun ve sanal katılımcılardan ses kalitesiyle ilgili geri bildirim isteyin.

Gündeme ayrıntılar ve değişiklikler eklemek, bunları gerçek zamanlı olarak güncellemek, tüm konuşmacıları açıkça tanıtmak ve oturumun neleri kapsadığı hakkında toplantı davetlerinde ve/veya gündemde bilgi vermek için bir dijital etkinlik planlama aracı kullanın. Bunlar aynı zamanda toplantı yönetimi yazılımından elde edebileceğiniz faydalardır.

Bana göre, liderlik veya yönetim pozisyonundaki kişilerin sunumlarına başlamadan önce kendi slaytlarını eleştirerek giriş yapmaları artık kabul edilemez. Örnek olarak liderlik edin ve erişilebilir ve takip edilmesi kolay, iyi düzenlenmiş ve beyin dostu slaytlar kullanın. Hibrit ve sanal toplantılarınızda çok daha ilgili bir kitleye sahip olacağınızı garanti ederim (önemli ipucu: çoğu kişi slaytlarınızı okuyup aynı anda sizi dinlemeyecektir).

Uzun süreler boyunca kamera karşısında olmak, kendine özgü bir yorgunluk biçimidir. Kameranın ne zaman açık veya kapalı olması gerektiğine ilişkin kurallar belirleyin. Büyük, hibrit toplantılarda Zoom kameranızı kapatmanızdan yanayım.

Uzaktan katılanların sesini güçlendirin

Büyük toplantılara yüz yüze katılmanın terfi almak açısından daha iyi olduğu yönünde eski bir düşünce vardır. Bu nedenle, bu katılımcıların yüz yüze katılmış olsalardı sahip olacakları görünürlüğe kuruluş içinde sahip olamayacaklarını özellikle dikkate alın. Uzaktan katılan bir kişinin çalışmalarını öne çıkarma fırsatı varsa bunu yapın!

Eskiden Portland, Oregon merkezli küçük bir eğitim şirketinde çalışıyordum. Bu şirket, İnsan ve Performans Başkan Yardımcısı tarafından yönetilen, aylık hibrit ve “tüm ekip” toplantıları düzenlerdi.

Bu toplantı, iş yeri kültürü açısından büyük bir fırsattı. İnsan Kaynakları Müdürümüzle birlikte kendisi, çalışan deneyimini geliştirmeye yönelik farklı programlara öncülük etme konusunda çok aktifti ve bu kuruluş, covid'den çok önce, uzaktan çalışan yeteneklerine değer veriyor ve bunları çalışan kadrosunu çeşitlendirmek için önemli bir fırsat olarak görüyordu.

Yürüttüğü en sevdiğim programlardan birinin adı “Bir Şey Görürsen Söyle” idi. Bu program, kuruluş genelindeki herkes için çalışma arkadaşları düzeyinde takdir mesajları gönderme fırsatı sunuyordu. Bu mesajları yazılı olarak gönderip görüşmedeki herkese yüksek sesle okutmak, ekip kültürünün bir parçasıydı.

Bu şirketin 80'den az çalışanı vardı; dolayısıyla süreç yaklaşık 10 dakika sürüyordu. Ancak her ay belirli başarıları takdir etmenin ve başkalarının çalışmalarını anlamlı bir şekilde öne çıkarmanın çok basit ve eğlenceli bir yoluydu.

Her şey kolaylaştırıcılıkla ilgili

Unutmayın, kapsayıcı toplantılar; gruplar hâlinde birlikte çalışırken katılım için eşit ve dengeli fırsatlar sunmak, aidiyet duygusu oluşturmak ve psikolojik güvenliği beslemekle ilgilidir.

İster rutin bir ekip toplantısına, ister beyin fırtınası oturumuna, hatta bir sonraki ekip oluşturma etkinliğinize veya sosyal buluşmanıza liderlik ediyor olun, iyi kolaylaştırıcılık becerileri daha kaliteli etkileşimler, daha yaratıcı fikirler ve daha güçlü bağlar sağlar.

Daha iyi kolaylaştırıcılık becerileri öğrenmekle ilgileniyor musunuz? Daha fazla bilgi edinmek için benimle LinkedIn üzerinden iletişime geçin ve daha verimli, üretken ve kapsayıcı toplantılar düzenlemenize yardımcı olacak bu toplantı yönetimi kurslarından birine katılmayı düşünün.

Daha kapsayıcı iş yerleri oluşturmanıza yardımcı olacak bazı ek kaynaklar: