Dünya, en azından 2015'ten bu yana “uzun süreli bir istikrarsızlık ve güvensizlik dönemi” olarak tanımlanan sürekli kriz hâlinde yaşıyor.
Brexit, COVID-19 pandemisi, Afganistan, Ukrayna ve şimdi de İsrail gibi son olaylar akla gelse de bunlardan önce yaşanan pek çok örnek bulunuyor. Bunlar arasında iklim değişikliği nedeniyle giderek yaygınlaşan doğal afetler, küresel mali kriz ve George Floyd protestoları veya Arap Baharı gibi olayların neden olduğu siyasi istikrarsızlık yer alıyor.
Gelecekte dünyanın jeopolitik, çevresel, ekonomik ve sağlık krizlerinin daha sık ve birbirini daha kısa aralıklarla takip edecek şekilde bir arada yaşandığına tanık olması muhtemel. Bu da iş sürekliliğine yönelik potansiyel tehditlerin daha düzenli bir şekilde ortaya çıkacağı anlamına geliyor.
İş Sürekliliği Nedir?
İş sürekliliği, bir kuruluşun kesintiye yol açan bir olay sırasında ve sonrasında faaliyetlerini sürdürebilmesini sağlamak amacıyla gerçekleştirdiği stratejik ve taktik planlamayı ifade eder.
Bu süreç, kritik operasyonların ve sistemlerin belirlenmesini ve doğal afetler, siber saldırılar veya diğer krizler gibi öngörülemeyen kesintiler karşısında kritik işlevleri sürdürmek ya da hızla yeniden işler hâle getirmek için planların ve önlemlerin uygulanmasını kapsar.
Bu süreç, işletmenin faaliyetlerini sürdürebilmesini güvence altına alırken kesinti süresini ve mali kaybı en aza indirmek açısından büyük önem taşır.
Have an account? Log In
İş Sürekliliği Hareketlilik Demektir
İnsan kaynakları ve küresel hareketlilik uzmanları, eğitimler son yıllarda daha gerekli hâle geldiği için krizlere müdahale ve olağanüstü durumlarda toparlanma konularına oldukça hâkimdir.
Hız, kriz yönetiminin kritik bir unsurudur. İK uzmanları, pratik göçmenlik ve hareketlilikle ilgili hususları standart uygulama planlarının bir parçası hâline getirmeli ve bu planların güncel olduğundan ve stres testlerinden geçirildiğinden emin olmalıdır.
İş sürekliliği yönetimi için genel rehber üç bölüme ayrılır:
- Temel paydaşların kimler olduğunu ve görev ve sorumluluklarını önceden bilin
- Bazı kişilerin doğrudan etkilenmesi ve görevlerini yerine getirememesi ihtimaline karşı, müdahale edecek ve sorumluluk üstlenecek kişileri farklı coğrafi bölgelere dağıtın
- Mükemmeliyet, iyinin düşmanı olabilir. Kuruluşlar çevik olduğu ve iş operasyonlarını sürdürmek için yön değiştirebildiği sürece planın yeterince iyi olması gerekir.
İş Sürekliliğinin Beş Temel Alanı
Kriz sırasında veriler hayati önem taşır
Çalışanların bir ülkeden başka bir ülkeye tahliye edilmesi gereken senaryolarda netleşen nokta, çalışanlara ve bakmakla yükümlü oldukları kişilere ilişkin temel verilerin elde edilmesinin ve korunmasının ne kadar önemli olduğudur.
Birkaç şeyi yapabilmek için bu verilere ihtiyacınız vardır:
- Etkilenen tüm çalışanları belirleyin, riskleri değerlendirin ve güvenlik amacıyla derhâl tahliye seçeneklerini göz önünde bulundurun.
- Çalışma yerleri için kısa ve uzun vadeli seçenekleri değerlendirin.
- Çalışanların yerini değiştirmek için hızla kararlı adımlar atın.
Veri toplama bazen mahremiyetin ihlali olarak görülebildiğinden, bu bilgiler rutin olarak kaydedilmediği için pek çok kuruluş çalışanlarının uyruklarından haberdar olmayabilir. Ancak kriz sırasında doğru verilere sahip olmak, tüm sürecin temelini oluşturur.
Şirketler bu verileri toplamaya çalışırken çalışanların aile üyelerinin uyruklarını da mutlaka toplamalıdır; çünkü bu bilgilerin kaydedilmiş olma ihtimali daha da düşüktür.
Gerçekte bazı uyruklara sahip kişilerin hızlı bir şekilde yerlerinin değiştirilmesi diğerlerine kıyasla daha kolaydır. Örneğin güvenlik ekipleri personeli tahliye etmek için charter uçuşları, hatta tekneler organize edebilir; ancak acil durumlarda çoğu zaman söz konusu kişilerin uyruklarını ve gerçekten uçağa binmelerine ya da varış ülkesine girmelerine izin verilip verilmeyeceğini dikkate almaz.
Çalışanlarının acil durumlarda yer değiştirmesinden sorumlu uzmanların, İK sistemlerinin bir veri deposunu koruma kapasitesi konusunda kuruluşları dâhilinde nelerin mümkün olduğu hakkında gerçekçi olması büyük önem taşır.
Küresel ölçekte herkesle ilgili tüm verilere sahip olmak gerekli olmayabilir ve bazı yargı bölgelerinde yerel yasalar bunu gerçekten engelleyebilir. Ancak güvenlik endişelerinin en belirgin şekilde nerelerde ortaya çıkabileceğine dair net bir plan oluşturmak ve bu çalışanlar ile bakmakla yükümlü oldukları kişilere ilişkin verilerin mevcut olmasını sağlamak, çıkışların organize edilmesinde büyük katkı sağlayacaktır.
Örneğin Brexit öncesindeki dönemde birçok kuruluşun Avrupa'daki Birleşik Krallık vatandaşları ve Birleşik Krallık'taki Avrupalılar hakkında verileri yoktu; bu bilgilere daha önce hiç ihtiyaç duymamışlardı.
Ancak zaman çizelgesi sayesinde bu bilgileri toplamak, göçmenlik statülerini korumak ve iş sürekliliğini sağlamak için gerekli adımları atmak adına yeterli süre vardı. Ukrayna ve Afganistan'da son birkaç yılda görüldüğü üzere, gerçekten acil durumlarda durum böyle değildir.
Belirli bir bölgede kayıtlı işveren hizmeti kullanıyorsanız, bunun bir parçası olarak azaltılması gereken riskler ve organize edilmesi gereken iş birliğine dayalı çalışmalar olacaktır.
Author's Tip
Veri, yalnızca geçerliliğini koruduğu sürece faydalıdır. Uygun teknoloji platformu tarafından desteklenen çalışanlara düzenli hatırlatmalar gönderilmesi gibi, verilerin korunması ve güncellenmesi için bir mekanizma oluşturmak önemlidir.
Kriz sırasında iş gücü yönetimi
Bir iş gücü yönetimi stratejisi, iş sürekliliğini sağlamak ve mevcut seçenekleri değerlendirirken bilinçli kararlar almak amacıyla iş gücünü etkili bir şekilde başka bir yere taşıma planının geliştirilmesini sağlar.
Bazı durumlarda bu, tüm personelin ülkeden fiilen taşınmasını gerektirmeyebilir; ancak etkilenen bölgedeki faaliyetleri sürdürmek için gerekli olabilecek belirli çalışanlara yönelik bireyselleştirilmiş bir plan oluşturulmalıdır.
Bir analiz yürütürken şirket, göçmenlik uzmanları ve küresel hareketlilik hizmeti sağlayıcısı ile birlikte aşağıdaki ilgili faktörleri dikkate almalıdır:
- Personel güvenlik amacıyla kısa sürede nereye seyahat edebilir? Vizesiz gidilebilen veya varışta vize alınabilen yerler nerelerdir?
- Bir kişi orada kısa veya uzun vadeli çalışabilir mi? Çalışma izni alınması ne kadar sürer?
- Göçmenlik düzenlemeleri ve seyahat seçeneklerindeki hızlı ve sık değişikliklerden nasıl haberdar olacaklar?
- Uzaktan çalışmaya ilişkin çeşitli hususlar nelerdir? Örneğin, bazı istisnalar dışında Dijital Göçebe vizeleri, zamanın kritik olduğu durumlarda her zaman kullanılabilir seçenekler olma eğiliminde değildir. Şirketler ve çalışanlar, Daimi İşyeri, vergi ve sosyal güvenlik yükümlülüklerini vb. dikkate almalıdır.
- Bir şirketin çeşitli konumlarındaki özel yetenek gereksinimleri nelerdir? Küresel bir ayak iziniz olsa da etkilenen çalışanların beceri seti yalnızca belirli konumlarla örtüşebilir.
- Kriz yanıtını desteklemek üzere insanların kriz bölgesine taşınmasının risk yönetimi nasıl yapılmalıdır? Örneğin, geçmiş yıllarda Irak, Suriye ve Afganistan'da görülen siyasi istikrarsızlık nedeniyle tahliyeleri desteklemek üzere güvenlik ekiplerinin taşınması.
- Seyahatin mümkün olmadığı durumlar gibi hangi çeşitli senaryoların dikkate alınması gerekir?
- Olay şirketin tedarik zincirini etkilerse hangi tür düzenleyici engellerin aşılması gerekecek ve iş süreçlerinin tamamen rayından çıkmamasını sağlamak için ne tür acil durum planları mevcut?
Seyahate hazır bir iş gücüne sahip olmanın önemi
Etkilenen kişilerin mümkün olan en yüksek ölçüde seyahate hazır olmasını sağlamak, bir iş sürekliliği planının sorunsuz şekilde uygulanması açısından önemlidir.
Etkilenen kişilerin uyrukları hakkında bilgi sahibi olmanın yanı sıra, hâlihazırda sahip oldukları geçerli vizeleri bilmek de önemlidir; çünkü bu, derhâl seyahat etmelerini kolaylaştırabilir.
Örneğin İsrail'deki bir Hindistan vatandaşı çok sayıda seyahat seçeneğine sahip olmayabilir; ancak geçerli bir Schengen vizesi, ABD ESTA'sı, Birleşik Krallık ziyaretçi vizesi vb. varsa, en azından kısa vadede seyahat ve güvenlik açısından bir anda çok sayıda seçenek ortaya çıkar.
Etkilenen kişilerin seyahat edebileceği yerlere ilişkin olarak, ilk etapta yalnızca seyahat edebilecekleri değil, aynı zamanda çalışmalarına derhâl devam edebilecekleri konumların belirlenmiş olması tercih edilir.
Bu bir seçenek değilse, bir sonraki en iyi yaklaşım insanların vizesiz girebileceği ve göçmenlik statülerini ülke içinde değiştirebileceği konumları değerlendirmektir.
Bazen bu, örneğin başvuru sonuçlanana kadar çalışamıyorlarsa, iş sürekliliğinde bir kesinti anlamına gelebilir. Diğer zamanlarda ise ofise gitmek yerine bir otel veya daireden çalışma dönemi anlamına gelebilir.
Örneğin Birleşik Arap Emirlikleri, 70'in üzerinde uyruğa varışta vize sunar ve varıştan sonra bu vizenin uzaktan çalışma vizesine dönüştürülmesine olanak tanır.
Rusya-Ukrayna krizi sırasında AB, Ukrayna vatandaşları için Geçici Koruma Statüsü'nü hızla devreye alarak insanların güvenli bir konuma ulaştıktan sonra çalışmaya devam etmesini çok daha kolaylaştırdı. Ancak bazı şirketler Rusya'daki faaliyetlerini durdurup personelini taşımak istediğinde süreç daha sorunlu oldu ve seçenekler daha sınırlıydı.
Çalışanlar pasaportlarının geçerli olduğundan ve en az altı aylık geçerlilik süresinin kaldığından emin olmalıdır. Ayrıca evlilik cüzdanları, çocukların doğum belgeleri, diploma belgeleri ve benzeri belgelere erişimleri olmalıdır.
İK profesyonelleri, kısa sürede seyahat edilmesi gerekebilecek durumlarda yabancı uyruklu çalışanların gerekli belgeleri ellerinde bulundurduğundan emin olmak için bu bilgilendirmeyi işe alım ve takip görüşmelerinin bir parçası hâline getirmelidir.
More Articles
Coğrafi konumun işlevi?
Daha önce belirtildiği gibi, doğru ve güncel veriler bir kriz sırasında kritik öneme sahiptir; ancak bu veriler manuel olarak yönetildiğinde kalitesi ve miktarı açısından sınırlamalar ortaya çıkar.
Şirketler, çalışanlarının güvenliği ve emniyeti için konumlarını takip etmeye yönelik sistemler kurabilir ve kurmaktadır; bu sistemler genellikle çalışanların belirli bir ülke içindeki konumunu değil, yalnızca o sırada bulundukları ülkeyi içerir.
Kuruluşlar muhtemelen çalışanlarının iş yerini bilse de acil durum sırasında o anda orada olup olmadıklarını veya seyahat edip etmediklerini bilmeyebilir. Çalışanlara, özellikle yüksek riskli bir ülkeye seyahat ediyorlarsa, en azından kendi ülkelerinin büyükelçiliğine bulundukları yeri bildirmeleri tavsiye edilmelidir.
Bir felaket veya başka türde aksamalara yol açan bir olay meydana geldiğinde, çalışanların güncel iletişim bilgilerine sahip olmak ve bilgi teknolojilerini kullanarak konumlarını takip edebilmek, personel kaynaklı zorlukların üstesinden gelmede son derece yararlı olabilir.
Proaktif bir kriz yönetimi planı geliştirin
Kuruluş düzeyinde yapılandırılmış bir yaklaşım, bir şirketin kriz sırasında karşılaşabileceği birçok zorluğu sınırlayabilir. Özellikle küresel ölçekte faaliyet gösteren kuruluşlar, sürekli olarak bir krizin ardından başka bir krizle karşı karşıya kalmaktadır. Bir kriz yönetimi planı şunları sağlar:
- Risk farkındalığını artırır ve risk analizine yardımcı olarak riskli noktaları ve gerekli eylemleri belirler
- Kuruluşun acil durumlarda hızla uyum sağlamasına yardımcı olur
- Temel paydaşların zamanında harekete geçmesine yardımcı olur
- Etkili karar alma açısından hayati önem taşıyan gerçek zamanlı izleme ve durumsal farkındalık sağlar ve kritik işlevlerin sürdürülmesini güvence altına alır
- İş yerlerini etkileyen bir krizin ardından çalışanlar arasındaki istikrarsızlığı ve belirsizliği azaltır.
Genel olarak, iş sürekliliği planı krizin etkilenen çalışanlar üzerindeki etkisini en aza indirecek ve iş sürekliliğini kolaylaştıracaktır.
Risk değerlendirmelerinizin bir parçası olarak, çeşitli senaryolar için bir iş etkisi analizi yapmak ve acil durum yönetimi ekibinizin iş sürekliliği programınızın hazırlıklı ve düzgün bir şekilde uygulanmasını sağlamak üzere rol ve sorumluluklarını anlamasına yardımcı olacak masa başı tatbikatları düzenlemek isteyeceksiniz.
Bültenimize kaydolarak acil durum planlaması ve iş sürekliliğiyle ilgili en son gelişmelerden haberdar olun!