Değişimin sürekli ve kaçınılmaz olduğu, inkâr edilemeyecek iki gerçektir.
Son yıllarda bunu her zamankinden daha fazla gördük; zira çeşitli sektörlerdeki işletmeler pandemi sonrası ekonomik ortama uyum sağlıyor.
İnsan kaynakları profesyonelleri olarak kuruluşlarımızı dönüşümsel değişim süreçlerinde desteklemekte ve çalışanları bu yolculuğa dâhil etmekte kritik bir rol oynuyoruz.
Burada, değişim girişimlerine öncülük ederek ve bunları destekleyerek İK'nın nasıl değer kattığını açıklayacak ve herhangi bir proje veya plan için kolayca kullanabileceğiniz sağlam bir değişim yönetimi stratejisi geliştirmenize yardımcı olacak basit ama etkili bir çerçeveyi paylaşacağım.
Değişim Yönetimi Nedir ve İK Profesyonelleri İçin Neden Önemli Bir Beceridir?
SHRM, değişim yönetimini “Değişimle başa çıkmak için bilgi, araç ve kaynakların sistematik yaklaşımı ve uygulanması.” olarak tanımlar.
Basitçe ifade etmek gerekirse değişim yönetimi, değişimin yarattığı zorlukları en aza indirmek ve mevcut durumdan gelecekteki duruma geçişe açıklığı en üst düzeye çıkarmak için tasarlanmış, özenli ve stratejik bir dizi adımdır.
Bir İK profesyoneli olarak, neredeyse kesinlikle bir kurumsal değişim girişimine katılmış veya liderlik etmişsinizdir. Hatta muhtemelen bunların sayısız tanesinde bir ölçüde yer almışsınızdır.
Belki yeni bir performans yönetimi sistemi türünün uygulamaya alınmasında önemli bir rol oynadınız ya da sizden bir hibrit çalışma politikası geliştirmeniz istendi. Belki de bir şirket işten çıkarmasının ardından daha küçük ve yalın ekiplerin yeniden yapılandırılmasına liderlik ettiniz.
Bunların tümü, gerçek insanları nasıl etkilediğini düşündüğümüzde son derece göz korkutucu olabilir. İnsanların doğaları gereği değişime dirençli olduğu bir sır değil; köklü alışkanlıklarımızın veya rutinlerimizin sekteye uğramasını istemeyiz ve kesinlikle belirsizlikle başa çıkmaktan hoşlanmayız.
Direncin arkasında korku da olabilir ve direncin ötesinde, çalışan bağlılığı ne olacak? İnsanların uyguladığımız değişim konusunda hevesli ve ilgili olacağından nasıl emin olabiliriz?
İyi bir değişim yönetimi planı, izlemeniz gereken stratejik ve bilinçli adımlardan oluşan bir yol haritası sunarak bu endişeleri hafifletebilir ve geçiş süreçlerine liderlik etme konusunda size güven verebilir.
Değişime Liderlik Etmek
Geçen yıl iş yerindeki bir çalışan girişimi için değişim yönetimi planını geliştirmem ve sahiplenmem istendi.
Yeni bir İK bilgi sistemi (HRIS) uyguluyorduk ve çalışanların bu yeni sistemin geleceğini, kendilerine nasıl fayda sağlayacağını ve sistem kullanıma açıldıktan sonra onu nasıl ve ne zaman kullanacaklarını anlamalarını sağlamaktan sorumluydum.
Ancak işe başlama zamanı geldiğinde planımı nasıl geliştireceğim ve hangi unsurların plana dâhil edilmesi gerektiği konusunda ne yapacağımı bilemiyordum. Fikirlerimi düzenlemek ve eyleme dönüştürmek için bir şablona ihtiyacım vardı; bu nedenle değişim yönetimi çerçevelerini araştırmaya başladım.
Değişim yönetimi planı oluşturmak için pek çok yararlı ve güvenilir metodoloji vardır; tek bir “doğru” veya kesin yaklaşım yoktur. Hangi yaklaşımı seçerseniz seçin kuruluşunuzda İK'nın etki yaratma becerisi önemli olacaktır.
Örneğin, Prosci'nin popüler ve yaygın olarak kullanılan ADKAR Modeli, kişinin değişim sürecindeki yolculuğunu ele almanın ve her aşamada ilerlemesine yardımcı olacak stratejileri uyarlamanın önemini vurgular.
Bir de farklı bir yaklaşım benimseyen Kübler-Ross Değişim Eğrisi vardır. Bu model, insanların yas deneyimi yaşarken bir dizi duygusal aşamadan geçtiğini açıklar ve çeşitli kayıp ve değişim durumlarına, buna kurumsal değişim de dâhil olmak üzere, uygulanmak üzere uyarlanmıştır.
Ancak bir sonraki model benim favorim ve girişimimde kullandığım model, Kotter Modeli.
Bu 8 adımlı model, değişimi tek seferlik bir olaydan ziyade devam eden bir süreç olarak ele alır ve değişim girişiminin başarısını güvence altına almak için sürekli izleme ve uyarlamanın gerekli olduğunu kabul eder.
Şirketimin kültürel ilkelerini her adıma dâhil etmeyi kolay buldum; bu, modeli çalışan kitlemiz için güncel tutmama yardımcı oldu. Ayrıca çerçevenin basitliğini ve mantığını gerçekten seviyorum.
Girişimim için değişim yönetimi planını geliştirirken her adımı nasıl uygulamaya koyduğuma ve her adımın genel görünümüne bakalım:
Have an account? Log In
Birinci Adım: Aciliyet duygusu oluşturun
Şirketimin bir İK bilgi sistemine acilen ihtiyacı vardı; çünkü yöneticilerin ekipleri için bilinçli kararlar almasını sağlayacak, çalışan verileri için tek bir doğruluk kaynağına ihtiyacımız vardı.
Yıllık başarı değerlendirme döngümüz yaklaşıyordu ve süreç her zaman manuel ve zahmetli olmuştu.
Yeni sistemimiz yöneticilerimizin başarı değerlendirmesi planlamasını önemli ölçüde kolaylaştıracaktı; bu nedenle aciliyet ve heyecan yaratmak için bu etkinliği, yeni aracın kullanıma sunulmasından nasıl büyük ölçüde fayda sağlayacaklarının bir örneği olarak öne çıkardık.
İkinci Adım: Yol gösterici bir koalisyon oluşturun
Bir sonraki adım, şirket genelindeki “etkileyicilerden” oluşan bir koalisyon belirlemekti.
Bunlar sisteme dahil olmaya hevesli, sistemin yetenekleri konusunda heyecanlı ve değişimi erkenden benimseyen kişilerdi.
En önemlisi, başkalarının saygı duyduğu, dinlediği ve güvendiği kişilerdi.
Etkileyicilerin görevi, değişimin öncüleri olmak; yeni sistemi uygulamaya koymanın şirketimiz için neden doğru bir adım olduğunu ve bunun nihayetinde çalışanlara nasıl yardımcı olacağını desteklemekti.
Üçüncü Adım: Stratejik bir vizyon oluşturun
Bir grup olarak vizyonumuzu yansıtacak kısa ama etkili bir “asansör konuşması” hazırladık. Bu konuşmada yeni sistemin süreçlerimizi verimlilik, veri doğruluğu ve raporlama kapasitesi açısından nasıl geliştireceği yer alıyordu.
Bu asansör konuşmasının amacı, paydaşların desteğini kazanarak HRIS ihtiyacını daha iyi anlamalarına yardımcı olmaktı; ayrıca platform hakkında konuşurken İK ekibinin kullanacağı tutarlı ve ortak bir mesaj işlevi görüyordu.
Dördüncü Adım: Bir gönüllüler ordusu oluşturun
Ben istemek zorunda kalmadan bana yardım etmeyi teklif eden bir ekibim olduğu için şanslıydım.
Gönüllüler ordumda, yeni sistemimiz hakkında şirket bülteninde yayımlanacak bir dizi kısa metni hazırlamama yardımcı olan kurum içi iletişim ekibimizden olağanüstü yetenekli bir yazar; bilgilerini cömertçe paylaşarak eğitim planları ve iş yardımcıları oluşturmama yardımcı olan yeni işe alınmış bir HRIS analisti ve yukarıda bahsedilen eğitim ve iletişim planlarının kendi müşteri grupları tarafından nasıl karşılanacağına ilişkin geri bildirimlerini ve deneyimlerini paylaşan harika bir İK İş Ortakları grubu vardı.
Gerçekten de küçük bir köyün yardımına ihtiyaç duyduk!
Beşinci Adım: Engelleri kaldırarak eyleme geçmeyi sağlayın
Yeni HRIS'imizin kullanıma sunulmasından önce, çalışanlarımızın kullanmaları zorunlu hale gelmeden önce platforma aşina olmaya başlayabilmeleri için sistemin özelliklerini ve kullanım kolaylığını öne çıkaran, basit tanıtımlar içeren kısa ve neşeli tanıtım videoları hazırladım.
Bu videoları kasıtlı olarak genel ve hafif tuttum; çünkü bu aşamadaki amaç eğitim vermek değil, sisteme ilişkin gizemi ve bilinmeyene dair korkuyu ortadan kaldırarak sistemi kullanma becerilerine duydukları güveni geliştirmeye yardımcı olmaktı.
Altıncı Adım: Kısa vadeli kazanımlar elde edin
Süreç boyunca HRIS uygulama ve proje yönetimi ekiplerimiz, sistemin geliştirilmesinin her adımı için kritik çıktılar belirledi.
Bu çıktılara ulaşıldığında, görevim bu kazanımların ne kadar küçük olursa olsun, yolculuğumuz ilerlerken kutlanacak kilometre taşları olarak şirkete duyurulmasını sağlamaktı.
Yedinci Adım: Hızlanmayı sürdürün
Sistem kullanıma sunulmaya yaklaştıkça yöneticilerimiz için eğitim oturumları koordine edip yönettim.
Bu noktada yöneticilerimiz yeni sistemin faydaları hakkında kendilerini bilgilendiren düzenli şirket bülteni güncellemeleri almış ve hazırladığım tanıtım videolarını izlemişti; bu nedenle platformun düzeni artık bir endişe kaynağı değildi.
Artık uygulamalı olarak çalışmanın, sistemi öğrenmenin ve belirli iş süreçlerini kendilerinin yürütmesinin zamanı gelmişti (bu arada, daha önce bu tür bir self servis yeteneğine sahip bir sistemimiz olmadığı için bu durum kendi başına çok heyecan vericiydi).
Yöneticiler, artık yalnızca yönetme yetkisine sahip olacakları değil, aynı zamanda sorumluluğunu da üstlenecekleri görevler konusunda eğitim alıyordu. Becerilerinin ve hesap verebilirliklerinin bu şekilde geliştirilmesi, ilerlediğimiz yöndeki ivmenin sürmesine yardımcı oldu.
Sekizinci Adım: Değişimi kurumsallaştırın
Sonunda o an gelmişti. Yepyeni HRIS'imiz kullanıma sunulmuş ve tüm şirketin kullanımına hazırdı.
Etkili bir değişim yönetimi planımız olduğu için çalışanlarımız ilk girişlerinden çok önce kaynaklar, araçlar ve bilgilerle donatılmıştı.
Ancak stratejide hâlâ atılması gereken büyük bir adım vardı. Değişimi sürdürmek. Yeni HRIS'e geçiş tek seferlik bir etkinlik değildi.
İnsanların bundan sonra tüm insan verileri konularında başvuracakları kaynağın bu sistem olduğunu bilmelerini sağlamamız gerekiyordu. İşleri eğlenceli tutmak ve kullanımı teşvik etmek için sisteme ilk giriş sürecini oyunlaştırdık ve kişisel verilerinin doğruluğunu kontrol etmek üzere sisteme giren ilk gruba ödüller sunduk.
Ayrıca kullanıma sunulduktan kısa süre sonra insanların bilgilerini sınamak ve pekiştirmek için bilgi yarışmaları ve başka etkinlikler düzenledik.
Son olarak, yeni sistemimizin artık yerine getirdiği işlevleri daha önce gerçekleştiren diğer platformları yavaş yavaş kullanımdan kaldırdık ve insanların bundan sonra İKYS'ye ve bu görevleri yönetmenin yeni yöntemine yönelmelerine yardımcı olacak bir kaynak kütüphanesi sunduk.
İnsanların yaşadığı sorunlarla ilgilenmek için bir İK destek talebi sistemi de oluşturduk; bu sistem, kullanım ölçümlerini takip etmemize ve ilerledikçe iyileştirilmesi gereken alanları belirlememize yardımcı oluyor.
More Articles
Değişim Lideri Olmak İçin Temel Beceriler
Başarılı bir değişim yönetimi planı oluşturma deneyimimi okuduğunuza göre, muhtemelen kendi kuruluşunuzun girişimlerini ve ihtiyaç duydukları değişime liderlik eden süper kahramanın nasıl siz olabileceğinizi düşünüyorsunuz.
Maksimum başarı elde etmeye hazır olduğunuzdan emin olmak için değişime liderlik etme yolculuğunuza başlarken bu temel becerileri geliştirmeye odaklanmayı düşünün.
- İletişim becerileri. Açık ve ikna edici iletişim çok önemlidir. Değişimin nedenlerini, değişimin etkisini ve işletmeye sağlayacağı faydaları ve sürece dahil olan adımları ekibinizde ve paydaşlarınızda karşılık bulacak şekilde ifade edebilmeniz gerekir. Ayrıca aşırı iletişim kurmaktan korkmayın! Şimdiye kadar hiç kimse bana fazla bilgilendirilmekten şikâyet etmedi.
- Duygusal zekâ. Empati kurmak ve duyguları anlamak önemlidir. Çalışanlarınızın yerinde olduğunuzu düşünmeye ve geçiş süreci konusunda sizin heyecanlanmanızı sağlamak için şirketinizin hangi adımları atabileceğini değerlendirmeye çalışın. Bırakın bu düşünce size yol göstersin. Değişimin insanlarda çeşitli duyguları tetikleyebileceğini ve etkili bir değişim liderinin bu duyguları zarafetle nasıl yönetebileceğini bildiğini unutmayın.
- Sorun çözme. Değişim, beraberinde zorlukları getirir. Bir değişim öncüsünün engelleri ele almak ve bariyerleri ortadan kaldırmak için güçlü sorun çözme becerilerine ihtiyacı vardır. Karşılaştığınız sorunlara yaratıcı çözümler bulmanıza yardımcı olmaları için çevrenize ve KOBİ'lere (kendi ekibinizi unutmayın!) ulaşmaktan korkmayın. Tüm yanıtları bilmeniz beklenmiyor; ancak bunları bulmak için nereye başvuracağınızı bilmelisiniz.
- Stratejik düşünme. Bir değişim liderinin büyük resmi görebilmesi ve anlayabilmesi ve kuruluşun hedefleriyle ve kültürel ilkeleriyle uyumlu bir değişim planı oluşturabilmesi gerekir. Özünde, değişimin şirket için neden anlamlı olduğunu ve çalışan deneyimine nasıl fayda sağladığını ve onu nasıl geliştirdiğini gösterebilmeniz gerekir.
- Dinleme becerileri. Etkin dinleme, endişeleri anlamanıza, içgörü toplamanıza ve çalışanları değişim sürecine dahil etmenize yardımcı olur. Ekiplerinizin ve paydaşlarınızın endişelerini gerçekten dinlemek ve kabul etmek, bu endişeleri ele alan bir plan oluşturmanıza yardımcı olur ve kuruluşun onları desteklediğine ve sürecin her adımında yanlarında olacağına dair güven verir. Geri bildirim toplarken etkin dinleme için bazı ipuçları:
- İnsanların hangi konuda geri bildirim vermesini istediğinizi belirtmek için net hedefler belirleyin. Bu, odaklanmış ve ilgili katkılar sunmalarına yardımcı olur.
- Öğrenme niyetiyle dinleyin. Karşınızdaki kişinin söylediklerine, sözünü kesmeden dikkat edin. Gerekirse açıklayıcı sorular sorun.
- Sadece evet ya da hayır yanıtları yerine ayrıntılı yanıtları teşvik etmek için ucu açık sorular sorun. Örneğin, “Yeni çalışanları işe alıştırmak için bu sistemi kullanma deneyiminiz hakkında biraz daha bilgi verebilir misiniz?”.
- Mümkünse, geri bildirimlerinin yararlı olduğunu ve ciddiye alındığını bilmeleri için değişiklikleri uyguladıktan sonra takip görüşmesi yapın.
Stratejinizi Geliştirmek
Değişim yönetimi herkese uyan tek bir yaklaşım değildir. Kuruluşunuzun hedefleri ve şirket kültürü için hangi stratejinin en iyi sonuç vereceğini belirlemeniz ve gerektiğinde esnek davranarak yön değiştirmeye istekli olmanız gerekir.
Tüm bunlarda yeniyseniz endişelenmeyin.
Deneyim kazandıkça, biraz deneme yanılma yaptıkça ve sürekli öğrenme ve gelişim fırsatlarını aktif olarak aradıkça, değişim çabalarına liderlik etme konusunda çok daha yetkin hâle geleceksiniz. Bu değişim yönetimi podcast'lerinden birini dinlemek veya bir değişim yönetimi konferansına katılmak, derinlemesine içgörüler edinmenin iyi yollarıdır.
Unutmayın, İK liderleri olarak kuruluşların büyümesinde anlamlı bir rol oynuyoruz. Çalışanlarınızın ihtiyaçlarını ve refahını dikkate alan, iyi tasarlanmış değişim planlarıyla, insanların şirketinizin gelişimini ilerletmeye yardımcı olan geçişleri istekle benimseyeceğini göreceksiniz.
Diğer bazı kaynaklar: