Sonuç Odaklı Örgütsel Davranışlar Oluşturma

Liderler bugün daha az kaynakla ve aynı sayıda, hatta daha fazla öncelikle çalışıyor. 

Şirketler genellikle destek olmak için çerçeveler veya araçlar uygular; ancak bunlar açık bir davranış değişikliğiyle desteklenmediğinde iş yükünü artırabilir.

Kuruluşlar, ortak örgütsel davranışlar oluşturarak iş yükünü azaltmak ve performansı artırmak için ihtiyaç duydukları uyumu, tutarlılığı ve verimliliği sağlayabilir.

Bu makalede, ortak örgütsel davranışların değerine ve bunların nasıl belirlenip geliştirileceğine odaklanıyorum.

Örgütsel Davranış (OB) Nedir?

Örgütsel davranış, eylemlerini öngörmek ve genel etkililiği artırmak amacıyla insanların kuruluşlar genelindeki gruplar içinde nasıl etkileşim kurduğunu inceleyen alandır.

Örgütsel davranış; iş yerindeki insan davranışının çeşitli yönlerini incelemek için psikoloji, sosyoloji, antropoloji, ekonomi ve yönetim gibi disiplinlerden yararlansa da bir kuruluş genelinde ortak bir davranışlar kümesinin belirlenmesi ve uygulanması akademik olmaktan çok uzaktır.

Ortak Örgütsel Davranışlara Odaklanmak Neden Önemlidir?

Ortak davranışları belirlemek ve bunlara odaklanmak, birlikte çalışmanın etkili yollarını tasarlamak açısından kritik öneme sahiptir.

Bu davranışlar, insanların bağımsız olarak ve birlikte nasıl çalışacağına ilişkin tutarlı beklentiler ve ortak bir zemin oluşturmaya yardımcı olur.

Ortak davranış beklentilerine sahip olmak:

• Beklentileri sürekli olarak belirleme ve açıklama ihtiyacını ortadan kaldırarak verimliliği ve üretkenliği artırır, tutarlı bir çalışma ortamı oluşturur.
• Herkesin birbirinden ne bekleyeceğini bilmesini sağlayarak iş birliğini geliştirir ve daha iyi ekip çalışmasını kolaylaştırır; böylece hem çatışmayı hem de stresi azaltır.
• İnsanlar ekip arkadaşlarının güvenilir ve tutarlı biçimde hareket edeceğini bildiği için güveni ve saygıyı artırır.
• Davranışları kuruluşun hedefleriyle uyumlu hâle getirerek çalışanların üretkenliğini ve performansını geliştirir; insanların bu hedeflere katkıda bulunan işlere ve öğrenmeye öncelik vermesini sağlar.
• Yöneticilerin ekiplerine güvenmesini ve sorumlulukları gönül rahatlığıyla devretmesini sağlayarak daha etkili liderliği kolaylaştırır.
• İnsanların misilleme korkusu olmadan denemeye ve hatalardan öğrenmeye teşvik edildiği, psikolojik açıdan güvenli bir ortamın oluşturulmasına yardımcı olarak yenilikçiliği ve uyum sağlama becerisini artırır.
• İK ekiplerinin kuruluşun daha geniş kesimlerine uygulanabilecek daha hedefli öğrenme ve gelişim girişimleri sunma becerisini destekler.

Örgütsel Davranış Düzeyleri

Kuruluşlar içindeki davranışları analiz edebileceğimiz üç farklı katman vardır.

Her düzey, davranışın belirli yönleri ve bunların birbirleriyle nasıl etkileşime girdiği hakkında içgörüler sunar.

1. Bireysel düzey

Bu düzey, kuruluş içindeki bireysel davranışları anlamaya odaklanır. Kişilik, tutumlar, algılar, motivasyon ve karar alma süreçleri gibi faktörleri inceler. 

Amaç, bireylerin kuruluşun etkililiğine nasıl katkıda bulunduğunu ve işle ilgili çeşitli durumlara nasıl tepki verdiğini anlamaktır.

2. Grup/ekip düzeyi

Bu düzeyde odak noktası bireysel davranıştan kuruluş içindeki grupların veya ekiplerin davranışına kayar. Grup dinamiklerini, ağ geliştirmeyi, iletişim biçimlerini, liderlik tarzlarını, güç ve politikayı ve çatışma çözümünü incelemeyi kapsar.

Bir grup birey topluluğunun grup mu yoksa ekip mi olduğunu belirleyen aslında davranışlardır. Grup davranışını anlamak iş birliğini geliştirmeye, ekip performansını artırmaya ve çatışmayı yönetmeye yardımcı olur.

3. Örgütsel düzey

Bu düzey, bireylerin ve grupların kolektif davranışlarını şekillendiren genel örgütsel yapıyı, kültürü, politikaları ve süreçleri incelemek üzere daha geniş bir bakış açısı sunar. 

Örgütün tasarımının, kültürünün ve dış çevresinin çalışan davranışlarını ve örgütsel etkililiği nasıl etkilediğine bakar.

Örgütsel düzeydeki davranışları anlamak; stratejik karar alma, değişimi yönetme ve yeniliği teşvik etme konularında yardımcı olur.

Örgütsel Davranışların Temel Unsurları

Örgütsel davranışlar birden fazla unsurdan oluşur. Bu unsurlar arasındaki etkileşim, bir örgüt içindeki dinamikleri şekillendirir ve bireylerin ve grupların nasıl davrandığını etkiler.

En kritik unsurlardan bazıları için değerlendirmeniz gereken birkaç soru şunlardır:

1. İletişim

• Şeffaflık: Açık diyaloğu teşvik ediyor muyuz? Geri bildirim modelimiz nedir (sıklık, format, resmiyet gayriresmiyet düzeyi vb.)? Bilgileri nasıl ve örgütün hangi düzeylerine paylaşıyoruz?
• Açıklık: Bilgilerin herkes tarafından kolayca anlaşılmasını nasıl sağlıyoruz? Kısa ve öz olmayı tercih ediyor muyuz? İnsanların hangi iletişim araçlarını kullanmasını ve bunları nasıl kullanmasını bekliyoruz (ör.: Slack, e-posta, sunumlar, toplantılar, intranetler)?
• Dinleme: Dinlemeye konuşmak kadar veya konuşmaktan daha fazla değer veriyor muyuz? Etkin dinlemeyi nasıl göstereceğimizi biliyor muyuz? 

2. Ekip çalışması

• İş birliği: Ekipler içinde ve işlevler arası nasıl çalışıyoruz? İnsanlar kendi silolarında çalıştıkları için mi, yoksa birlikte çalıştıkları için mi ödüllendiriliyor? 
• Güven: Örgütteki psikolojik güvenlik düzeyi nedir? Liderler ekiplerinde nasıl güven oluşturacaklarını biliyor mu? 
• Çatışma çözümü: Bu örgütte yapıcı biçimde fikir ayrılığı yaşamak güvenli mi? Çatışmaları yapıcı bir şekilde nasıl çözüyoruz?

3. Liderlik

• Önceliklendirme: En fazla değeri sağlayan çalışmayı belirleyip ona odaklanıyor muyuz? Çalışmaları nasıl sürekli değerlendiriyor ve yeniden önceliklendiriyoruz? Düşük değerli görevleri ve projeleri nasıl ortadan kaldırıyoruz?
• Karar alma: Karar alma modelimiz nedir? Karar vericilerin doğru girdileri ve önerileri almasını nasıl sağlıyoruz? Bir kararın arkasında durup başarılı bir sonuç elde etmeye çalışıyor muyuz?
• İnsanların gelişimi: Ekiplerimizin gelişimini proaktif bir şekilde nasıl destekliyoruz? İnsanlara düzenli olarak koçluk ve mentorluk yapıyor muyuz?

4. Uyarlanabilirlik

• Değişime çeviklik: İşletmedeki/örgütsel yapıdaki/süreçlerdeki/teknolojilerdeki değişimlere uyum sağlamaya istekli miyiz? Konfor alanımızın dışına çıkmaya ve denemeler yapmaya açık mıyız?
• Öğrenme: Sürekli büyüme ve gelişim fırsatları arıyor muyuz? Öğrenme fırsatları ve kaynakları sunuyor muyuz? İnsanlar sürekli öğrendikleri için ödüllendiriliyor mu?
• Sürekli iyileştirme: Çalışmayı yinelemeli bir süreç olarak görüyor muyuz? Süreçlerde, ürünlerde ve hizmetlerde sürekli iyileştirmeler yapmaya çalışıyor muyuz?

5. Hesap verebilirlik

• Sahiplenme: Eylemlerimizin ve teslimatlarımızın sorumluluğunu üstleniyor muyuz? Hatalarımızı proaktif bir şekilde kabul edip düzeltmeye çalışıyor muyuz?
• Takip: Taahhütlerimizi verdiğimiz söz doğrultusunda yerine getiriyor muyuz? Güvenilir miyiz? İlerleme ve aksaklıklar hakkında diğer kişileri proaktif bir şekilde nasıl bilgilendiriyoruz? 
• Eleştirel düşünme: Sorunları nesnel bir şekilde analiz ediyor muyuz? Birden fazla bakış açısını nasıl değerlendiriyoruz? Soruna ve/veya çözüme nasıl katkıda bulunduğumuzu anlayacak öz farkındalığa sahip miyiz?

6. Teknoloji

• Dahili dijital araçlar: Hangi dijital araçlara sahibiz (ör.: e-posta, mesajlaşma, proje yönetimi araçları, öğrenme yönetim sistemi vb.)? Daha iyi iş birliği yapmamıza yardımcı olacak hangi araçlardan yoksunuz?
• Otomasyon/Yapay zekâ: Rutin görevleri yerine getirmek için hangi otomasyon/yapay zekâ uygulamalarını hayata geçirdik? Çalışanlar otomasyondan yararlanıyor mu, yoksa ondan korkuyor mu?
• Analitik: Topladığımız verilerle ne yapıyoruz? Yeniliği ve içgörüleri desteklemek için analitiği nasıl kullanıyoruz?

7. Yapı

• Hiyerarşi: Hiyerarşimizdeki seviyeler üretkenliği destekliyor mu, yoksa engelliyor mu? İletişim kanallarımız ve karar alma yöntemlerimiz organizasyonun seviyeleri aracılığıyla nasıl tanımlanıyor?
• Rol netliği: Her rol için sorumluluk kapsamını açıkça tanımladık mı? İnsanlar, rollerinin ve sorumluluklarının ekiplerine, işlevler arası ekibe ve organizasyona nasıl uyduğunu nasıl biliyor?
• Kültürel uyum: organizasyon yapımız misyonumuzu ve değerlerimizi nasıl destekliyor (veya desteklemiyor)? Çalışanların sergilemesini istediğimiz davranışları teşvik etmek için yapımızı gerektiğinde değiştiriyor muyuz?

Organizasyonel Davranışlar Nasıl Belirlenir ve Geliştirilir 

Paylaşılan organizasyonel davranışları belirlemek ve geliştirmek aşırı karmaşık olmak zorunda değildir. 

Bu pratik adımlar, arzu ettiğiniz davranışları belirlemenize, bunları açıkça iletmenize ve organizasyonunuzun çalışma biçimlerine yerleştirmenize yardımcı olacaktır. 

1. Temel davranışları belirleme

Temel davranışları belirlemek, organizasyonun hem resmi hem de gayriresmî birçok yönünü bir araya getirip analiz etmeyi içerir.

Organizasyonun misyonunu, vizyonunu ve değerlerini gözden geçirin

Bu ifadelerde kullanılan dil, genellikle organizasyon için en önemli olan davranışları öne çıkarır (örneğin: ekip çalışması, yaratıcılık, etki, geleceğe odaklanma).

Bu yetkinlikleri hayata geçirmek için gerekli davranışları düşünün. Örneğin, en iyi kullanıcı deneyimini sunmayı içeren bir misyon; merak, yineleme ve empati gibi davranışları gerektirebilir.

Organizasyonun ve/veya ekibin hedeflerini gözden geçirin

Hedefleri, bunlara ulaşmak için gereken faaliyetlere ayırın ve ardından her faaliyeti destekleyen davranışları düşünün. Örneğin, ürünün pazarlamaya ulaşma süresini kısaltma hedefi; kararlılık, uyum sağlama ve önceliklendirme gibi davranışları gerektirebilir.

Mevcut iş yeri normlarını gözlemleyin

Bunlar, çalışanların hâlihazırda tutarlı bir şekilde sergilediği davranışlardır. Kararların nasıl alındığı, insanların birbirleriyle nasıl iletişim kurduğu veya değişimi nasıl yönettiği gibi unsurları kapsar.

Geri bildirim toplayın

Her seviyedeki çalışanlara, değer kattığını gördükleri davranışları ve işleri zorlaştıran davranışları sorun.

2. Davranışları etkili bir şekilde sergilemenin nasıl göründüğünü belirtin

Temel davranışları belirledikten sonra, bunları organizasyon bağlamında sergilemenin nasıl göründüğünü açıklayan özel tanımlar oluşturun.

Bu ‘davranış ifadeleri’, davranışın nasıl sergilenmesi gerektiğine ilişkin sade ve anlaşılır bir dille somut örnekler içermelidir.

Örneğin Amazon, beklenen davranışlarını Liderlik İlkeleri listesinde açıklamıştır; bunlardan biri “Güven Kazanın” ilkesidir.

Güven Kazanın ilkesi için davranış ifadeleri şöyledir: “Liderler dikkatle dinler, açık sözlü konuşur ve başkalarına saygılı davranır. Bunu yapmak garip veya utandırıcı olsa bile kendilerini yüksek sesle eleştirirler. Liderler, kendilerinin veya ekiplerinin vücut kokusunun parfüm gibi koktuğuna inanmaz. Kendilerini ve ekiplerini en iyilerle karşılaştırırlar.”

Role özgü örnekler de sunabilirsiniz. Düzenli olarak geri bildirim vermek ve istemek için bu durum şöyle görünebilir:

• Yöneticiler, destek ve rehberlik sağlamak, çalışma oturumları sırasında olumlu ve yapıcı anlık geri bildirim sunmak ve doğrudan bağlı çalışanlardan ve iş arkadaşlarından yılda iki kez resmî olarak geri bildirim istemek için her ekip üyesiyle haftalık bire bir toplantılar yapar.
• Bireysel katkı sağlayan çalışanlar, performanslarını geliştirmek için liderlerden ve iş arkadaşlarından proaktif bir şekilde geri bildirim ister, yıl sonu sürecinin bir parçası olarak yılda bir kez resmî geri bildirim talep eder ve liderlere, ekip arkadaşlarına ve işlevler arası iş ortaklarına düzenli olarak zamanında, olumlu ve yapıcı geri bildirim sağlar.

Ayrıca çalışanların temel davranışları güvenli bir ortamda öğrenmesine ve uygulamasına olanak tanıyan alıştırmalar ile insanların kendi davranışlarını standartla karşılaştırabileceği öz değerlendirme araçlarını içeren eğitim kaynakları da geliştirebilirsiniz.

3. Davranışları insan kaynakları araçlarına ve süreçlerine entegre edin

Davranışların gerçekten benimsenmesi için beklentileri ve hesap verebilirliği, çalışanları iş yeri teşvik programları aracılığıyla işe alma, değerlendirme ve ödüllendirme biçiminize entegre edin.

• Davranış beklentilerini iş tanımlarına ve mülakat sürecinde sorduğunuz sorulara dahil edin.
• Yeni işe başlayanların oryantasyonunun bir parçası olarak kişileri bu davranışlar konusunda bilgilendirin.
• Davranış hedeflerini hedef belirleme belgenizin bir parçası olarak dahil edin.
• Davranışları geliştirmek, pekiştirmek ve yaygınlaştırmak için eğitim kaynakları ve destek sağlayın.
• Kişilerin işlerinde davranışları ne ölçüde sergilediğine dair düzenli olarak geri bildirim sağlayın.
• Resmî ve gayriresmî çalışan takdiri ve ödüllendirmeleri davranışları temel alarak gerçekleştirin.

Örgütsel Davranışlar Vaka Çalışması: Bir Ürün Ekibine Odaklanmak

Yakın zamanda, köklü bazı davranışlarını değiştirmesi gereken bir ürün ekibiyle çalışıyordum.

Sonuçlara anlamlı bir katkı sağlayamayacak kadar küçük miktarlarda sattıkları geniş bir ürün yelpazesi oluşturmuşlardı. 

Toplam satışların %2'sine katkıda bulunan bir ürünü oluşturmak, %20'sine katkıda bulunan bir ürünü oluşturmakla aynı miktarda iş gücü saati alıyordu!

Aynı zamanda, geliştirme sürecinin her aşamasında işler rayından çıkıyor ve kişiler daha önce alınmış kararları yeniden değerlendiriyordu.

Ekip, ürün tekliflerini sadeleştirmenin ve daha verimli çalışmanın gerekli olduğunu zaten belirlemiş olsa da şirket, toplam çalışan sayısını azaltan önemli bir yeniden yapılanma sürecinden geçti. Bunun sonucunda ekibin farklı bir şekilde çalışması daha da gerekli hâle geldi.

Ekip liderleri şu çalışmaları birlikte yürüttü:

• Mevcut ve hedef durumu açıkça ortaya koydular. Örneğin, görüşe dayalı ürün geri bildiriminden veriye dayalı ürün geri bildirimine geçtiler.
• Şirket değerleriyle uyumlu davranışları belirlediler ve her biri için davranış ifadelerini netleştirdiler. Örneğin, genel anlamdaki “basit tut” davranışı, “Bu çalışmanın hedeflerimize ulaşmaya anlamlı bir katkı sağlayıp sağlamayacağını kendimize soralım” ve “En fazla değeri sağlayan işlere zaman ayıralım, diğer yerlerde kestirme yollar kullanalım” şeklinde ifade edilebilir.
• Davranışları tanıtmak, yaklaşan bir ürün oluşturma sürecindeki önemli bir aşama üzerinden bunları nasıl göstereceklerini tartışmak ve kendilerini, ekiplerini ve birbirlerini nasıl sorumlu tutacakları konusunda anlaşmak için genişletilmiş liderlik ekibiyle tam günlük bir oturum düzenlediler.
• Önemli aşamadan sonra yeniden bir araya gelerek nelerin iyi gittiğini, hangi konularda zorluk yaşadıklarını ve bir sonraki önemli aşama için neleri değiştireceklerini görüştüler.

Memnuniyet verici bir şekilde, hem ekip hem de işlevler arası iş ortakları, daha odaklı bir ürün yelpazesi ve düşük değerli ürünlerle ilgili daha az tartışma da dahil olmak üzere kayda değer iyileşmeler bildirdi.

Liderler, davranışlar ekip için ikinci doğa hâline gelene kadar süreci yaklaşan her önemli aşamadan önce tekrarlamayı planlıyor.

Uygulanabilir Çıkarımlar

Oldukça fazla konuyu ele aldık (okumaya devam ettiğiniz için teşekkürler!), bu nedenle kuruluşunuzda örgütsel davranışı düşünürken aklınızda tutmanız gereken üç uygulanabilir çıkarımı aşağıda bulabilirsiniz:

1. ​​Temel davranışları belirleyin ve tanımlayın: Örgütsel değerler, hedefler ve iş yeri normlarıyla uyumlu davranışları belirleyin. Ardından, bu davranışların günlük operasyonlarda nasıl ortaya çıkması gerektiğine dair somut örnekler sunan net davranış ifadeleri oluşturun.
2. Davranışları insan kaynakları süreçlerine entegre edin: İstenen davranışları iş tanımları, performans değerlendirmeleri, eğitim ve takdir programları gibi temel insan kaynakları araçlarına ve süreçlerine yerleştirin. Bu yaklaşım hesap verebilirliği teşvik eder ve çalışanların eylemlerini örgütsel hedeflerle uyumlu hâle getirir.
3. Gelişim zihniyetini teşvik edin: Çalışanların davranışlarını uyarlamalarına, psikolojik güvenliği teşvik etmelerine ve ekipler genelinde uyum sağlama becerisi ile yenilikçiliği geliştirmelerine yardımcı olmak için açık diyaloğu, düzenli geri bildirimi ve sürekli öğrenmeyi teşvik edin.

People Managing People Bültenine Abone Olun

Örgütsel davranışlar ve diğer insan ve kültür stratejileri oluşturma konusunda daha fazla rehberlik için, kariyerinizde gelişmenize ve kuruluşunuzda daha büyük bir etki yaratmanıza yardımcı olacak bilgi ve uzmanlık paylaşan haftalık People Managing People Bültenine abone olun.