Kişisel ve profesyonel sorumluluklarınızı dengelemeye, farklı saat dilimlerindeki iş arkadaşlarınızla iletişim kurmaya ya da görünüşe göre yapmanız gereken tüm ekip toplantılarına zaman ayırmak için günün saatlerinin yetmediğini fark etmeye çalıştıysanız, eşzamansız çalışma mevcut karmaşanıza aradığınız dengeyi sağlayabilir.
Peki, çalışma günü boyunca ortaya çıkan her küçük aksaklığı görüşmek için “hızlı durum kontrolleri” yapma eğiliminden ve her şeyi şimdi yapma kültüründen nasıl uzaklaşabilirsiniz?
Burada eşzamansız çalışmanın faydalarını ve zorluklarını ele alacağım; ayrıca kuruluşunuzdaki eşzamansız iletişimi optimize etmek için bu zorlukların üstesinden gelmeye yönelik en iyi uygulamaları paylaşacağım.
Eşzamansız çalışma nedir?
Eşzamansız çalışma, iki kişinin canlı olarak veya aynı anda iletişim kurmadığı durumlarda gerçekleşen bir iletişim biçimini ifade eder. Yüz yüze, görüntülü aramalarla veya canlı sesli iletişim yoluyla gerçekleşen eşzamanlı iletişimin aksine, eşzamansız iletişim gerçek zamanlı değildir.
Eşzamansız iletişime örnekler:
- Önceden kaydedilmiş görüntülü mesajlar (Loom gibi)
- Önceden kaydedilmiş sesli mesajlar
- Anında yanıt verilmesi beklenmeyen yazılı yazışmalar (bu, şirketinizin bu araçları nasıl kullandığına bağlı olarak e-postalar, anlık mesajlar veya kısa mesajlar için geçerli olabilir)
- Daha resmî belgeler (ör. politikalar, notlar, sunumlar veya makaleler.)
- Google Dokümanlar veya Adobe Xd gibi ortak çalışma alanlarındaki geri bildirimler.
%100 yüz yüze bir ortamda çalışıyor olsak bile, yaptığımız işlerin bir kısmının eşzamansız olması muhtemeldir.
Eşzamansız çalışmanın faydaları
Başlangıç olarak, önce eşzamansız çalışmanın faydalarıyla başlayalım; böylece önce eşzamansız çalışmaya geçmenin kuruluşunuza nasıl yardımcı olabileceğini anlayabilirsiniz.
Artan üretkenlik
İnsan yönetimi topluluğundaki bizler—hatta genel olarak bilgi çalışanları—sabah 9 veya 10'dan akşam 5 veya 6'ya kadar toplantılarla dolu günlük takvimlere alışkınız.
Zoom toplantıları arasında, neredeyse sürekli bildirim ve uyarı akışıyla ilgilenirken gerçek işlerimizi sığdırmaya çalıştığımız küçük zaman aralıkları olabilir. Ancak gerçekçi olmak gerekirse, bu yaklaşım işe yaramaz. Yalnızca bağlam değiştirmek bile yıpratıcıdır.
Gün içinde odaklanmayı gerektiren herhangi bir işi tamamlamak için yeterli anlamlı zamana sahip olmadığımızdan, işleri halletmek için fazladan mesai yaparken veya diğer toplantılar sırasında çoklu görev yürütürken buluruz kendimizi.
Şimdi eşzamansız bir çalışma kültürünün parçası olduğunuzu düşünün:
- Takviminizdeki rutin durum toplantılarının çoğu, boş zamanınızda okuyabileceğiniz ilerleme raporlarına dönüşür.
- Bir sorunuz olduğunda artık varsayılan olarak toplantı talep etmez veya birine mesaj göndermezsiniz. Bunun yerine mevcut belgeleri inceler ve bunlar yanıt sağlamazsa fikirlerinizi ifade etmenize yardımcı olan, alıcının da benzer şekilde düşünerek yanıt vermesine olanak tanıyan özenli bir mesaj oluşturursunuz.
- Takviminiz çok daha boş görünür. Toplantı saatlerinin yerine analitik veya yaratıcı işlerin tamamlanmasını destekleyen odaklanılmış çalışma blokları koyarsınız.
Daha fazla esneklik
Artık belirli bir zamanda hazır bulunma zorunluluğunuz yoksa iş-yaşam dengesi için yepyeni olanaklar ortaya çıkar.
Saat dilimleri arasında çalışırken, eşzamanlı iş birliği için hangi saatlerin ortaklaşa uygun olacağına karar verebilir ve toplantıları yalnızca bu zaman bloklarında planlamayı taahhüt edebilirsiniz.
Birdenbire programınızda, derinlemesine çalışmak veya kişisel sorumluluklarınızı yerine getirmek için ayırabileceğiniz, hatta geleneksel çalışma saatleri içinde yer alsa bile kullanabileceğiniz uygun zaman blokları bulunabilir.
Eşzamansız bir çalışma ortamı, işinizi tamamladığınız ve ekip üyelerinin sorularına yanıt vermek için makul ölçüde ulaşılabilir olduğunuz sürece ne zaman ve hangi konumdan çalışacağınızı seçme özgürlüğü sağlar.
İşveren açısından esnek çalışma, yetenekleri işe almak ve elde tutmak için önemli bir etkendir.
Have an account? Log In
Kapsayıcılık
Esnek çalışmayla birlikte kapsayıcılık da gelir. Artık belirli yüz yüze veya “ofiste” çalışma saatlerini zorunlu tutmadığınıza göre, daha çeşitli bir yetenek havuzunun ilgisini çekebilirsiniz. Bu havuzda şunlara sahip kişiler bulunabilir:
- Bakmakla yükümlü oldukları kişilerin bakımına ilişkin sorumluluklar
- Engellilikler
- İşe gidip gelme, yemek ve/veya kıyafet masraflarından tasarruf etmekten fayda sağlayacak sosyoekonomik durum
- Çeşitli geçmişlere sahip olan ve yüz yüze bir ortamda mikro saldırılara daha fazla maruz kalan kişiler.
- Eşzamanlı iletişimi zorlayıcı bulan daha içe dönük kişilik tipleri.
Eşzamansız çalışmanın 5 zorluğu ve bunların üstesinden gelme yolları
Eşzamansız çalışmanın 7/24 güneş ve gökkuşağından ibaret olmadığı açık; aksi takdirde toplumumuz uzaktan çalışmayı, hibrit çalışmayı ve diğer esnek çalışma düzenlemelerini pandemiden çok daha önce ve daha geniş kapsamlı bir şekilde benimsemiş olurdu.
Bu bölümde, eşzamansız çalışmayla ilişkili bazı temel zorlukların yanı sıra bunların üstesinden gelmek için bazı olası çözümleri ele alacağız.
İletişim zorlukları
Birçok kişi, bazı durumlarda eşzamanlı çalışmanın eşzamansız çalışmaya göre daha tercih edilebilir olduğu konusunda hemfikir olacaktır; önemli konuşmaları yüz yüze yapmayı tercih etmemizin veya çevrim içi öfkenin kolayca alevleniyor gibi görünmesinin bir nedeni var.
Yüz yüze veya hatta video üzerinden canlı iletişim kurduğunuzda, mesajları daha etkili bir şekilde iletmenize ve almanıza yardımcı olacak pek çok bağlamsal ipucu yakalayabilirsiniz. Beden dili, vurgu ve ses tonu, bu iletişimlerin içeriğini nasıl yorumladığınızda rol oynayabilir.
Eşzamansız iletişim kurduğunuzda bu bilgileri kaybedersiniz; bu da bazen iletişim kopukluklarına yol açabilir. Ayrıca bir iletişimi eşzamansız olarak iletmek daha fazla zaman alabilir.
Bir Zoom görüşmesine kolayca katılabilecekken neden bir şeyi yazıya dökmekle uğraşmanız gerektiğini merak edebilirsiniz. Ayrıca ihtiyacınız olan süre içinde yanıt alamayacağınızdan endişe duyabilirsiniz.
Eşzamansız iletişim zorluklarıyla nasıl başa çıkılır?
Eşzamansız iletişim zorluklarıyla başa çıkarken değerlendirebileceğiniz bazı stratejiler şunlardır:
- Uygun iletişim araçlarına yatırım yapın. İletişim teknolojileri yığınınızı kurumsal hedeflerinize göre dikkatlice seçtiğinizden emin olun. Daha da önemlisi, herkesin çeşitli iletişim kanallarını ve bunların nasıl kullanılacağını anlaması için bu İK teknoloji yığınının nasıl kullanılacağına ilişkin protokolleri tanımladığınızdan emin olun.
Açık ve tutarlı yönlendirme = bilgi aramak için harcanan daha az zaman. Bu şekilde, eşzamansız çalışmaya geçişin faydasını şimdiden görmeye başlarsınız. Bilgi insanların zihninden çıkar ve herkesin erişimine açık hâle gelir.
- Miktara değil, kaliteye odaklanın. Hangi tür konuşmaların gerçek zamanlı iletişimden en fazla fayda sağlayacağını değerlendirin ve toplantıları bu etkileşim türleriyle sınırlandırın. Örneğin, uzaktan çalışan ekiplerin proje durum güncellemesi için bir toplantıya ihtiyacı olmayabilir; ancak doğrudan bağlı çalışanınızla güçlü bir ilişki geliştirmenize ve güven oluşturmanıza yardımcı olmak için bire bir toplantıyı sürdürmek mantıklı olacaktır.
- Uygun yanıt süreleri konusunda şirket veya ekip genelinde makul beklentiler belirleyin. İnsanlar mesajlara hemen yanıt vermek zorunda olduklarını hissetmezlerse stres azalır ve öncelikli görevlerine odaklanmayı sürdürmeleri kolaylaşır. Ayrıca başka toplantılar sırasında düşünmeden yanıt vermek yerine, daha özenli yanıt verme olasılıklarını da artırır.
- Birden fazla kanal kullanarak sık sık iletişim kurun. Bu, eşzamanlı veya eşzamansız kuruluşlar için gereklidir; ancak birlikte geçirilen zaman azaldığında, şirket güncellemelerinin düzenli olarak iletilmesi ve inceleme için ilgili arşivlerle birlikte birden fazla kanal üzerinden paylaşılması gerektiğini yinelemekte fayda var.
Ayrıca eşzamansız bir çalışma modelinin, sosyal ipuçlarını yorumlama ihtiyacını azalttığı için nöroçeşitli kişiler gibi bazı insanlar için daha kolay olabileceğini unutmayın.
Hesap verebilirlik zorlukları
Doğrudan iletişim zorluklarına ek olarak, uzaktan çalışmanın veya eşzamansız çalışmanın hesap verebilirliği ortadan kaldırdığı yönünde bir algı vardır.
Yöneticiler ve çalışanlar artık performansı ofise ilk gelen ve son çıkan kişinin kim olduğuna göre değerlendiremiyor; bu nedenle uzaktan çalışanların anlık mesajlaşma uygulamalarında ne sıklıkta çevrim içi olduklarını bir ölçüt olarak kullanmak cazip hâle geliyor.
Hayır, hayır, hayır, hayır, hayır.
Uzaktan çalışma izleme araçlarını benimsemek, güveni aşındırmanın ve yetenek kazanma stratejinizi mahvetmenin en hızlı yoludur. Üstelik bu, üretkenliğin gerçek bir ölçütü değildir.
Hesap verebilirlik zorluklarıyla nasıl başa çıkılır?
Çalışanların hesap verebilirliğini ve bağlılığını değerlendirmek için bazı alternatif yollar şunlardır:
- Belgeleyin, belgeleyin, belgeleyin. Şirketinizin eşzamansız çalışmada başarılı olması için kuruluş genelinde şeffaflık kültürünü benimsemek kritik önem taşır.
Eşzamansız çalışanların gözlem yoluyla öğrenmesi beklenemez; çünkü aynı yerde daha az zaman geçirirler. Bunun yerine, başarılı olmanın ne anlama geldiğini onlara açıkça anlatmanız gerekir. Buna, çalışanların masalarının başında ne kadar zaman geçirdiği değil, üretmekten sorumlu oldukları çıktıları tanımlamak da dahildir.
- Çalışanların performans beklentilerini kuruluşun hedefleriyle uyumlu hâle getirin. Roller ve sorumlulukların netleştirilmesi yalnızca aynı işin birden fazla kez yapılma olasılığını azaltmakla kalmaz, aynı zamanda çalışan motivasyonunu da artırır.
Bağlı çalışanlar, günlük işlerinin şirketin ulaşmaya çalıştığı hedeflerle nasıl ilişkili olduğunu görür ve bu nedenle tükenmişliğe daha az maruz kalır. Şşşt: Bu aynı zamanda onları daha üretken hâle getirir.
- Hedeflere yönelik ilerlemeyi takip etmek için proje yönetimi araçlarını ve iş akışlarını kullanın. Uygun eşzamansız iş birliği araçlarına yatırım yaparak çalışanları performanslarını ölçme konusunda sorumlu tutun. Ek avantaj: Şirketteki herkes projelerinizde neler olup bittiğini bilir; böylece daha az tekrarlanan durum toplantısına ihtiyaç duyarsınız 😎.
Ekip bağlantısı kurma zorlukları
Eşzamansız ekiplerle ilgili bir diğer yaygın şikâyet, henüz tanışmadığınız veya yüz yüze nadiren zaman geçirdiğiniz iş arkadaşlarınızla güçlü ilişkiler kurmanın daha zor hâle gelmesidir.
Eşzamanlı çalışma, kişiler arası ilişkiler geliştirmemizi zorunlu kılar; bu da güveni daha hızlı oluşturur ve ekip çalışmasını iyileştirir.
Ayrıca bazı liderler, sıradan su sebili sohbetlerinin tetiklediği yaratıcı ilhamı kaybettiğimizi savunuyor.
Ekip bağlantısı kurma zorluklarıyla nasıl başa çıkılır?
Önceliğin eşzamansız çalışma olduğu bir ortamda ekip bağlantısı kurma zorlukları aşılamaz değildir; bunları çözmek için yalnızca başlangıçta biraz çaba göstermek gerekir. Ekibim için iyi sonuç veren bazı stratejiler şunlardı:
- Birinci sınıf bir işe alıştırma deneyimi oluşturun. İyi yürütülen işe alıştırma süreci harika bir şeydir. Çalışanın işe başladığı kritik ilk aylarda bağlılığını ve elde tutulmasını güçlendirir, üretkenliğe daha hızlı ulaşmak için gereken alışma süresini kısaltır ve insan yöneticilerinin kendilerini nasıl geliştirebileceği konusunda dürüst geri bildirim almanın iyi bir yolunu sunar.
Eşzamansız bir ortamda işe alıştırma, sürekli katkı sağlayan bir yatırımdır. Her departmandan bir kişiyi (bu katkıyı paylaşmak için ideal olarak dönüşümlü biçimde) işe alıştırma materyallerini güncel ve ilgili tutmaktan ve bunların insan ve kültür ekibiyle koordinasyon içinde sürekli bir geri bildirim döngüsünün parçası olmasını sağlamaktan sorumlu olarak belirleyin.
İlgili okuma: Kuruluşunuzun İşe Alıştırma Süreci İçin 30 60 90 Günlük Plan Nasıl Yazılır + Şablon
- Yetkin yöneticiler yetiştirmeye yatırım yapın. Eşzamansız bir ortamda bağlantı kurmayı teşvik etmek, iletişimi kolaylaştırmak ve çalışan bağlılığını korumak için düzenli 1:1 toplantı kültürünün gücünü küçümsemeyin. Araştırmalar göstermiştir ki orta kademe yöneticiler bir kuruluşun ruh sağlığı açısından kilit öneme sahiptir; onları ihmal etmenin sonuçlarına katlanırsınız!
İlgili okuma: İnsan Ortağı Programıyla Yeni Yöneticiler Nasıl Desteklenir?
- Bağlantı kurmak için (isteğe bağlı) fırsatlar yaratın. Çalışanların bağlantıda kalmak için ne istediğini öğrenin ve ardından bunu hayata geçirin. Bu, üç ayda bir düzenlenen yüz yüze bir buluşma, bir dizi eğlenceli Slack kanalı veya işle ilgili olmayan konularda sohbet etmek için isteğe bağlı “ofis saatleri” olabilir.
Önemli bir uyarı: Bu etkinlikler gerçekten isteğe bağlıysa, katılmamayı seçen çalışanların gizli yaptırımlara maruz kalmadığından emin olun.
Karar alma zorlukları
Eşzamansız bir ortamda karar alma da karmaşık olabilir. Özellikle sorunu beyaz tahtada ele almak için bir toplantı odasını aniden kullanma seçeneğiniz olmadığında, kaliteli kararların zamanında alınabilmesi için doğru kişilerin görüş bildirmesini nasıl sağlarsınız?
Karar alma zorluklarıyla nasıl başa çıkılır?
Yaygın inanışın aksine, eşzamansız karar alma geleneksel bir beyin fırtınası oturumundan daha iyi sonuçlara yol açabilir.
Sorunu doğru şekilde çerçevelediğiniz ve uygun kişileri sürece dâhil ettiğiniz sürece eşzamansız karar alma, aslında yaratıcılığı besleyebilir ve grup düşüncesiyle mücadele edebilir.
Şöyle düşünün: Eşzamanlı bir toplantıda, odadaki en yüksek sesli (veya en kıdemli) kişinin görüşü çoğu zaman belirleyici olur.
Toplantıyı mümkün olduğunca kapsayıcı hâle getirmek için elinizden geleni yapmanıza rağmen, diğer katılımcılar konuşamayacak kadar çekingen olabilir veya kişilik tipleri, fikirlerini sunma konusunda kendilerini rahat hissetmeden önce düşüncelerini işlemek için daha fazla zaman geçirmelerini gerektirebilir.
Kuruluşunuzda bir yazılı kültür oluşturmak, karar alma sürecini kolaylaştırır. İnsanları şunları yapmaya teşvik eder:
- Sorunu özlü bir şekilde özetlemek
- Olası çözümleri araştırmak
- Deneysel kanıtlara ve kendi deneyimlerine dayanarak bir çözüm önermek
- Öneriyi doğrulamak veya çürütmek için farklı bakış açıları istemek.
İlgili okumalar:
More Articles
Belgelerin Onaylanması ve Tamamlanmasındaki Gecikmeler
Belgelerin onaylanıp imzalanmasını beklemek, özellikle ekip üyeleri farklı saat dilimlerine dağılmışsa veya programları birbirinden farklıysa, eşzamansız çalışma düzenlerinde yaygın bir sorundur.
İmzaları beklemek işleri yavaşlatabilir, darboğazlar oluşturabilir ve genel üretkenliğe zarar verebilir. Gerçek zamanlı iş birliği olmadan bu gecikmeler birikerek önemli projeleri veya anlaşmaları sekteye uğratabilir.
Belgelerin onaylanması ve tamamlanmasındaki gecikmelerle nasıl başa çıkılır?
- Elektronik imza yazılımı, insanların belgeleri kendileri için uygun olduğunda imzalamasını sağlayarak süreci hızlandırabilir ve saat dilimi farklılıklarına rağmen işlerin ilerlemesini sağlayabilir.
- Onayları gerektiğinde imzalayan kişilere bildirmek için otomatik hatırlatıcılar kullanın; böylece unutkanlık veya gözden kaçan e-postalar nedeniyle yaşanan gecikme olasılığını azaltın.
- Belgeleri kimin onaylaması veya imzalaması gerektiğini tanımlayan net iş akışları uygulayın; böylece herkes süreçteki rolünü bilir, bu da kafa karışıklığını ve zaman kaybını en aza indirir.
- Belgeleri, ekip üyelerinin istedikleri zaman kolayca erişip inceleyebileceği merkezi, bulut tabanlı bir sistemde saklayın; böylece dosya aramaktan kaynaklanan gecikmeleri önleyin.
- Acil durum hissi oluşturmak ve belge onay sürecini planlandığı şekilde ilerletmek için onaylar ve imzalar için son tarihler belirleyin.
- Belgeleri imzalamak için mobil cihazlarla uyumlu seçenekler sunun; böylece ekip üyeleri masalarında olmasalar bile belgeleri herhangi bir yerden onaylayabilir.
Sohbete katılın
Umarız artık daha eşzamansız bir çalışma kültürünü benimsemenin sağlayacağı pek çok fayda olduğunu fark etmişsinizdir.
Eşzamansız çalışma ve insanlarla kültür konularındaki diğer önemli gelişmelerden haberdar olmak için People Managing People bültenine abone olun.