Garip ve Rahatsız Edici Konuşmalar Nasıl Yönetilir: Her Yeni Yöneticinin Bilmesi Gerekenler

Çalışanlarla zor konuşmaları nasıl yapacağınızı bilmediğinizi mi düşünüyorsunuz? Yalnız değilsiniz. 

Bir iletişim danışmanlığı şirketi olan Interact, yöneticileri en çok rahatsız eden konuşmaların hangileri olduğunu öğrenmek için 2.000'den fazla yöneticiyle anket yaptı. 

Yöneticilere olumsuz geri bildirim vermeyi, kırılganlık göstermeyi, “şirketin resmi söylemini” aktarmayı veya hatta ekiplerine yalnızca net talimatlar vermeyi daha garip bulup bulmadıklarını sordular. 

Sonuç? 

Yöneticiler, açık ara en çok… genel olarak iletişim kurmaktan rahatsızdı. 

Evet, doğru duydunuz. Yöneticilerin üçte ikisinden fazlası ekipleriyle hiç iletişim kurmamayı tercih ederdi. 

Açıkçası bu oldukça endişe verici. Performans yönetiminin tüm temeli, yöneticiler ile doğrudan kendilerine bağlı çalışanlar arasındaki yapıcı konuşmalara dayanır. 

Sık ve anlamlı geri bildirim alan çalışanların işlerine bağlı olma olasılığı dört kat, en iyi çalışmalarını yapma konusunda motive hissetme olasılığı ise 3,6 kat daha fazladır. 

Yöneticilerin çoğu geri bildirim vermekten—hatta görünüşe göre ekipleriyle yalnızca konuşmaktan bile—hoşlanmıyorsa, çalışanların çoğunun daha fazla geri bildirim istemesi ve üç çalışandan birinden fazlasının takdir edilmediğini hissetmesi şaşırtıcı değildir. 

Dolayısıyla, ister yeni ister deneyimli olun, zor konuşmaları yönetebilmek ve ekibinizden en iyi verimi almak isteyen bir yöneticiyseniz bu makale tam size göre. Size şunları anlatacağız:

• Geri bildirim vermek için çaba göstermenin neden bu kadar önemli olduğu
• Bir çalışanla zorlu bir konuşmaya nasıl hazırlanılacağı
• Garip veya rahatsız edici bir tartışma sırasında neler söylenip yapılacağına ve nelerin söylenmemesi gerektiğine dair örnekler

Yöneticilerin zor konuşmaları nasıl yapacaklarını bilmeleri neden gerekir?

Şüphe yok ki zor geri bildirimler vermek çoğumuzu rahatsız eder. Ne yazık ki iş yeri, zorlu konuşmalar için sayısız fırsat sunar ve bunlardan kaçınmak büyük olasılıkla durumu daha da kötüleştirir.

Yöneticilerin garip konuşmaları nasıl yapacaklarını öğrenmeleri gerekir çünkü: 

Çalışanlar olumsuz geri bildirimden faydalanır ve çoğu bunu övgüye tercih eder

Liderlik danışmanları Jack Zenger ve Joseph Folkman tarafından yapılan araştırmaya göre, insanların yaklaşık dörtte üçü performanslarının düzeltici geri bildirim sayesinde geliştiğine inanıyor. Hatta aynı araştırma, çalışanların aslında olumsuz geri bildirim istediğini ortaya koydu. 

Katılımcıların tam %92'si “Olumsuz (yönlendirici) geri bildirim, uygun şekilde verildiğinde performansı iyileştirmede etkilidir.” ifadesine katıldı.

Ekibinizle düzenli kontroller yapmak ruh sağlıklarına yardımcı olabilir

Çalışanlarınızla sık sık gerçekleştireceğiniz bire bir görüşmeler, tükenmişlik riskini azaltabilir, işe bağlılıklarını ve iş memnuniyetlerini önemli ölçüde artırabilir ve daha iyi anlaşıldıklarını ve desteklendiklerini hissetmelerini sağlayabilir.

Çalışanlarınızın davranışları ve performansı çevrelerindeki diğer kişileri etkiler

Bir yönetici olarak ekibinizin başarılı olmasına ve gelişmesine yardımcı olma sorumluluğunuz vardır. Performansı düşük, zorlayıcı veya işe bağlılığı olmayan bir çalışan çoğu zaman diğer ekip üyelerinin hayatını zorlaştırır ve işlevsiz bir ekip ortamı yaratabilir. 

Dolayısıyla, ne kadar acı verici olsalar da zor konuşmalar iyi bir yönetici olmanın ayrılmaz bir parçasıdır. Şimdi bunlara nasıl etkili bir şekilde yaklaşabileceğinizi inceleyelim.

Uzman İpucu: Liderler, zor konuşmalarla ilgili çatışma çözümünü belgelemek ve yönetmek için İK vaka yönetimi araçlarını kullanabilir.

Çalışanlarla zor konuşmalar nasıl yapılır 

Bazı konuşmalar hiçbir zaman rahat olmayacaktır ve birine olumsuz geri bildirim vermek de bunlardan biridir. Ancak her iki taraf için de işleri kolaylaştırmanın yolları vardır.

1. Geri bildirim kültürü oluşturun 

Olumsuz geri bildirim birdenbire ortaya çıkarsa ekip üyeniz büyük ihtimalle şaşıracak ve üzülecektir. Ancak çalışma ortamı, hem olumlu hem de olumsuz olmak üzere sürekli geri bildirimi teşvik ediyorsa, bir şeyler ters gittiğinde her seferinde resmi bir görüşme yapmanız gerekme ihtimali azalır.

Genel bir kural olarak, doğrudan bağlı çalışanlarınıza her bir yapıcı eleştiri için 5 olumlu geri bildirim vermeyi hedefleyin. Araştırmalar, bunun yüksek performanslı ekipler için ideal oran olduğunu gösteriyor. 

2. Hangi sonucu istediğinizi değerlendirin 

Ancak bir çalışanla daha ciddi bir performans görüşmesi yapmanız gerektiğini varsayalım. Görüşmeden elde etmek istediğiniz sonuç konusunda kendinize karşı son derece net ve dürüst olarak başlayın. Çalışanın davranışını değiştirmesini mi istiyorsunuz? Öyleyse tam olarak nasıl? 

Örneğin, çalışan sürekli geç kalıyorsa bu neden bir sorun? Bu, yalnızca duygusal açıdan sizi rahatsız eden bir şey mi, yoksa size ya da ekibin geri kalanına zorluk mu çıkarıyor?  Her gün zamanında gelmesine mi ihtiyacınız var, yoksa yalnızca sabah toplantısı olduğunda mı? 

Bunun önemli olmasının nedeni, görüşmeyi yanlış nedenlerle yaptığınızı keşfedebilmenizdir. Örneğin, çalışanın her gün 5 dakika geç geldiğini hiç fark etmediğinizi, ancak bu durumun iş arkadaşlarından birini rahatsız ettiğini düşünün. Gerçekten istediğiniz tek sonuç çatışmanın ortadan kalkmasıysa, görüşmeyi iyi yönetme ihtimaliniz çok daha düşüktür! 

3. Kendi tetikleyicilerinizi tanıyın

Bir çalışanla zor bir görüşmeye hazırlanırken onun nasıl tepki vereceğine odaklanabilirsiniz. Üzülecek mi? Sizinle tartışacak mı? 

Ancak benzer durumlarda kendi tepkilerinizi düşünmeniz sizin için daha iyi olacaktır. Sizi en çok tetikleyen noktalar neler? Stres altındayken nasıl davranıyorsunuz? Çatışma hakkında ne hissediyorsunuz? Bu görüşmeyi ele alış biçiminizi etkileyebilecek, geçmişte yaşadığınız diğer stresli görüşmelere dair kötü anılarınız var mı? 

Çalışanınızın nasıl tepki vereceğini kontrol edemezsiniz. Ancak kendi tepkilerinizi önceden değerlendirerek görüşme sırasında ortaya çıkabilecek her türlü duyguyu ele almaya daha hazırlıklı olursunuz. 

4. Kendi öznel tepkilerinizi kabul edin 

Standartlaştırılmış performans değerlendirmelerindeki en büyük sorunlardan biri, değerlendiricinin kendine özgü etkisidir—başka biri hakkındaki değerlendirmelerimizin yarısından fazlasının, değerlendirdiğimiz kişinin özelliklerini değil, kendi özelliklerimizi yansıtmasıdır. 

Araştırmalar, bir çalışana yüz yüze geri bildirim vermeye çalıştığımızda da aynı çarpıtma etkisinin ortaya çıkabileceğini gösteriyor. Çalışana düşük performansının gerçeğine dair nesnel bir içgörü sunduğumuzu düşünerek kendimizi kandıramayız. Yalnızca kendi önyargılı bakış açımızdan, performansı hakkında ne hissettiğimizi, ne algıladığımızı ve ne düşündüğümüzü söylüyoruz. 

Sonuç olarak, 1) bakış açımıza katılmama ihtimalleri oldukça yüksektir ve 2) haklı olanın onların, haksız olanın ise bizim olma ihtimali çok yüksektir!

Bu nedenle, çalışana sorunun ne olduğunu bildirerek zor bir görüşmeye dalmak yerine, gerçeklere dayalı gözlemlerinizi paylaşmak ve ardından ayrıntılı sorular sormak hem daha yararlı hem de daha doğrudur. 

Örneğin bir çalışana satış sunumunu geliştirmesi gerektiğini söylemek yerine şöyle diyebilirsiniz: “Satış rakamlarının beklenenden düşük olduğunu fark ettim. Sizce neler oluyor?” .

5. İyi sorular sorun

Çalışanın bir performans sorununu iyileştirmesini istiyorsanız, ona yalnızca sorundan bahsetmek yeterli değildir. Sorunu çözmenin yollarını bulmalarını ve gerçekten çözmek istemeleri için onları motive etmeniz gerekir.

Bunu yapmanın tek yolu, soruna en başta neyin neden olduğunu anlamaktır. Ancak “Nedenler” ile söze girmek (“Bunu neden yaptın?” “Bana neden daha önce söylemedin?”) çalışanı savunmaya geçirebilir. 

Bunun yerine dinleyerek başlamanız gerekir. 

Ekip üyenizin az önce kritik bir projenin iki ay geciktiğini söylediğini varsayalım. “Bu neden oldu?” diye sormak yerine, sorunun kesin nedenini belirlemenize yardımcı olabilmesi için ondan durumu anlatmasını isteyin. 

Örneğin: “Tamam, neler olduğunu adım adım anlat. Proje hangi aşamada gecikmeye başladı? Sonra ne oldu? Sence sorun neydi?” 

Böylece çalışanı eleştirmek yerine, bir dahaki sefere daha iyi performans göstermesine yardımcı olacak konumda olursunuz. 

6. Kendi sorumluluğunuzu kabul edin

Sizin de kendinizle zor bir konuşma yapmanızın zamanı gelmiş olabilir. Ekip performansı, şaşırtıcı derecede yüksek bir ölçüde yöneticinin özelliklerini yansıtır. 

BetterUp tarafından yürütülen araştırma, stratejik düşünme becerisi düşük yöneticilerin çok daha az yenilikçi ekiplere sahip olduğunu, dayanıklılığı olmayan yöneticilerin ekip performansını aşağı çektiğini ve bilişsel çevikliği düşük olan yöneticilerin (bakış açılarını değiştirme becerisi) de çevikliği daha düşük ekiplere sahip olduğunu ortaya koydu. 

Ne yazık ki sorunun nedeni siz olabilirsiniz! 

Ancak paniğe kapılmanıza gerek yok. Bir tartışmaya girmeden önce sorunun kendi payınıza düşen kısmının sorumluluğunu üstlenin. Örneğin: “Bu projenin ciddi ölçüde geciktiğini fark ediyorum. Size gerçekçi bir son tarih vermediğim ve projenin ne kadar karmaşık olduğunu hafife almış olabileceğim konusunda endişeliyim. Bana ne olduğunu anlatabilir misiniz?” 

Bu, çalışanın kendini çok daha az savunmada hissetmesini ve sizinle dürüst bir konuşma yapma olasılığının artmasını sağlar. Güç dinamiğini değiştirir; bir yöneticinin çalışanı azarlaması yerine, aynı sorunun tekrarlanmaması için ortak bir sorunu çözen iki kişi olursunuz. 

7. Duygusal bulaşmadan kaçının 

Bir çalışana kötü bir haber veriyorsanız, çalışan büyük olasılıkla duygusal bir tepki verecektir. Bu tür bir konuşmada bu tamamen doğaldır; ancak bir yönetici olarak bunu stresli bulabilirsiniz.

Örneğin, liderlik iletişimi koçu Deborah Grayson Riegel, zor bir konuşma sırasında bir çalışan ağladığında bunu üzücü bulma eğiliminde olduğumuzu, çünkü sebebin biz olabileceğinden endişelendiğimizi veya içgüdüsel olarak durumu düzeltmek istediğimizi belirtiyor.

Ayrıca duygusal bulaşma meselesi de var. Duygular bulaşıcıdır; bu nedenle çalışan öfkelenir veya üzülürse, kendimizi onun tepkilerini taklit ederken bulabiliriz. En hafif tabirle bu hiç yardımcı olmaz! 

Düşük performans gösteren bir çalışanı yönetirken, performansı hakkında onunla yüzleştiğinizde üzülmesi normaldir; işini kaybetmekten endişe duyabilir, başarısızlığı nedeniyle utanabilir veya umduğu sonuçları ortaya koyamadığı için hayal kırıklığı yaşayabilir. 

Ancak yönetici olarak sizin rolünüz, sakin ve destekleyici kalarak ve kendi duygularınızın onun duygularını taklit etmesine izin vermeyerek, bu zor duyguları düzenlemesine yardımcı olmaktır.

Kendinizi duygusal hale gelirken bulursanız, konuşmadan elde etmeniz gereken sonuçlara odaklanarak asıl görevinize geri dönün. 

Konuşmanız sırasında bir ekip üyesi öfkelenir, ağlar veya depresif bir ruh hâline girerse Grayson Riegel şunları öneriyor: 

1. Tarafsız bir dil kullanın ve gördüğünüz şeyi ifade edin, ancak ona nasıl hissettiğini söylemeyin. Örneğin, “Çok üzgün olduğunu görebiliyorum” demek yerine “Ağladığını görebiliyorum. Ara vermek ister misin, yoksa devam mı edelim?” demeyi deneyin. 

2. Şefkat ve merak gösterin. Örneğin, “Bu noktada ne düşündüğünü bana anlatabilir misin?” veya “Şu anda senin için en faydalı olacak şey nedir?” 

Olumsuz geri bildirim nasıl verilir (örneklerle) 

Zor bir konuşma sırasında işinize yarayabilecek birkaç ifade ve kaçınmak isteyebileceğiniz birkaç ifade aşağıda yer alıyor! 

Rahatsız edici konuşmalar konusunda rahat olmanın zamanı geldi

Harika bir yönetici olmak istiyorsanız, zor konuşmalar yapmak zorunda kalacağınız zamanlar olacaktır.

İster olumsuz bir performans değerlendirmesi yapıyor, ister ekip içindeki bir çatışmayı çözüyor, isterse birinin işine son veriyor olun, bu hiçbir zaman kolay olmayacaktır; ancak hazırlık, pratik ve bakış açısı yardımcı olabilir. 

Her zaman olduğu gibi, bol şans.

The New Manager Handbook

Hard-learned words of wisdom from seasoned people managers to those just starting out.

Daha iyi bir yönetici olmanıza yardımcı olacak bazı ek kaynaklar:

• Arkadaştan Patronluğa: Yeni Bir Yönetici Olarak Otorite Nasıl Kurulur ve Sınırlar Nasıl Belirlenir
• Çok Derinlerde: Yeni Bir Yönetici Olarak Bunaldığınızda Sakinliğinizi Nasıl Korur ve Devam Edersiniz
• Çalışan Geri Bildirimi Almanın 8 Etkili Yolu (+ Artıları ve Eksileri)
• Zor Ekip Üyeleriyle Başa Çıkmanıza Yardımcı Olacak 5 Yöntem
• Daha Etkili Geri Bildirim Vermenin 5 Yolu
• Yöneticilikten Koçluğa Nasıl Geçilir
• Daha İyi Bir Lider Olmak İçin Öz Liderlikte Nasıl Ustalaşılır (Dave Ulrich ile)