İnsan ve Kültür Başkan Yardımcısı, en değerli çalışanların “kendilerini devre dışı bırakacak sistemler kuranlar” olduğunu söylüyor

Linnea Bywall, yapay zekâ destekli iş gücü yönetimi yazılımı Quinyx'te İnsan ve Kültürden Sorumlu Başkan Yardımcısıdır. Üstlendiği İnsan ve Kültür rollerine ek olarak, organizasyon psikoloğu geçmişi çalışmalarına yön vermektedir.

Linnea ile yapay zekâyı İK'yı ve İnsan Operasyonlarını dönüştürmek için nasıl kullandığı hakkında daha fazla bilgi edinmek üzere görüştük. Bize yaklaşımına, karşılaştığı zorluklara ve bunların üstesinden nasıl geldiğine dair ayrıntılı bir bakış sundu.

Organizasyon psikolojisinin şekillendirdiği bir liderlik yolculuğu

Atletizm pistlerinde büyüdüm; 100, 200 ve 400 metre yarışlarına katıldım. Koçum Peter psikologdu ve tanıdığım en havalı kişi olduğu için doğal olarak onun izinden gitmeye karar verdim. Psikolog olmak istememe rağmen klinik alanda çalışmak istemediğimi biliyordum. Bu nedenle daha en başlarda organizasyon psikolojisi alanında uzmanlaşmaya başladım.

Mezuniyetimin ardından, ağırlıklı olarak işe alım ve liderlik gelişimine odaklanan bir organizasyon psikoloğu olarak çalıştım. Birkaç yıl sonra, Stockholm merkezli Alva Labs adlı girişime katıldım; burada İnsan ve Kültür fonksiyonunu kurdum ve ilk yöneticilik görevimi üstlendim.

Başkalarına tüm teorileri öğrettikten sonra, kendi ilacımı tatmanın zamanı gelmişti. Alva'da geçirdiğim 6,5 yılın ardından yakın zamanda Quinyx'e İnsan ve Kültürden Sorumlu Başkan Yardımcısı olarak katıldım ve şu anda 8 harika kişiden oluşan bir ekibi yönetiyorum!

Yapay zekâ İK rollerini ve liderlik varsayımlarını nasıl yeniden şekillendiriyor?

Kalitede düşüş olmadan yapay zekâ sayesinde verimliliğin artırılmasına yönelik beklentiler açık. Bu da dokümantasyon konusunda kendimi geliştirmemi gerektiriyor. Uygun bir dokümantasyon olmadan yapay zekâ modellerinden yararlanmak veya aracıları serbest bırakmak zor.

Yapay zekânın uygulanması, kendim, ekibim ve organizasyon için yeni çalışma biçimleri denememi de teşvik etti. Net beklentiler belirlemeye kesinlikle inanıyorum; bu nedenle yapay zekâ kullanımı artık doğrudan bana bağlı tüm çalışanlar için beklenti belirlemenin doğal bir parçası.

Linnea'nın düşünceleri

Kalitede düşüş olmadan yapay zekâ sayesinde verimliliğin artırılmasına yönelik beklentiler açık.

Organizasyon yapısı açısından, eskiden yetenek olarak gördüğümüz kişiler bugün aradığımız yeteneklerden farklı. Geçmişte süperstar çalışanlara ihtiyaç duyuyorduk. Hatta bazı şirketlerin, önemli olduklarının kanıtı olarak bir çalışanın aldığı Slack mesajlarının sayısına göre maaş artışlarını ve performans değerlendirmelerini belirlemeye çalıştığını duydum.

Bugün, "kendilerini devre dışı bırakan" kişiler en çok ihtiyaç duyulan yetenekler. Tekrarlayan görevleri ortadan kaldırıp başka işlere zaman açan bir çalışan, organizasyon üzerinde en büyük etkiyi yaratacaktır. Bu da lider olmakla aynı şey değil. Olabilir, ama olmak zorunda değil.

Yapay zekâ işe alım süreçlerini ve ekip operasyonlarını nasıl dönüştürüyor?

İşe alım, her organizasyonun başarısı için kritik öneme sahiptir ve bu da onu yapay zekâ ile iyileştirme açısından kilit bir alan hâline getirir. Bir ön görüşmeden kişiye özel bir sürece nasıl geçtiğimizi yeniden şekillendirmek için Alva Labs'in İşe Alım Sistemini kullanıyoruz. Alva, verdiğiniz bilgilere (veya yalnızca pozisyon unvanına) dayanarak ayrıntılı bir rol tanımı oluşturmaya, ardından rol için gereken tüm becerileri belirlemeye ve yapay zekâ tarafından oluşturulan role özel mülakat sorularını da içeren, role özel ve kişiselleştirilmiş bir işe alım süreci yaratmaya yardımcı olur.

Alva daha iyi bir uyum sağlar, buna dayalı bir süreç tasarlar ve herkesin üzerinde anlaştığımız unsurları değerlendirmesini güvence altına alır. Kısa vadede daha iyi bir işe alım süreci ve deneyimi sağlar. Uzun vadede ise doğru adayları seçme olasılığımızı artırabilir.

Yapay zekâya hazır olmak için süreçler nasıl dokümante edilir?

Dokümantasyon eksikliği, yapay zekâya hazırlığın önündeki önemli bir engeldir. Pek çok organizasyon yapay zekâ kullanmak istiyor, ancak çok fazla süreç insanların zihninde yaşıyor. Şu anda tüm bilgileri ve süreçleri güncelliyor ve dokümante ediyoruz.

Bu, kendi kendine hizmet sunan bir İnsan ve Kültür fonksiyonu oluşturmanın ilk adımıdır. Ne ve nasıl dokümante edileceğine dair net bir yapı sunuyor, bu çalışmanın sağlayabileceği kazanımları açıklıyor ve ardından sonuç için bir hedef belirliyorum.

Ses tonuna, doğruluğa, biçime ve amaca uyacak şekilde mevcut bazı unsurları AI ile güncelliyoruz. Belgelerin tamamen eksik olduğu bölümler için taslakları sıfırdan oluşturduk. Ayrıca gerekli tüm unsurları kapsadığımızdan emin olmak için AI'ı bir fikir alışverişi aracı olarak kullandık. Bu, tüm süreci oldukça sorunsuz hâle getirdi.

Quinyx'te Çalışan El Kitabımızı ve Yönetici El Kitabımızı yeniden yazdık. Bilgileri belgelediğimizden ve bunlardan yararlandığımızdan emin olmak için görüntülenme sayısını İnsan ve Kültür ekibimizin üç aylık OKR'larında bir Anahtar Sonuç olarak ekledik. Bu, hepimizin bu çalışmanın değerini görmesini sağladı.

AI'ı benimserken "geride kalmak" korkutucu gelebilir. Pek çok kişi çalışma biçimlerinde nasıl devrim yaptıklarını anlatıyor, ancak bunu nasıl yaptıklarını çok az kişi açıklıyor. Bunun insanlar için bunaltıcı olabileceğini ve sürece gerçekten dahil olmalarını engelleyebileceğini düşünüyorum. "Süreçleri belgeleme"yi ilk adım hâline getirmek, durumu daha anlaşılır kılmanın bir yoludur.

Ekibim ve ben ayrıca Anthropic üzerinden birlikte uygulamalı bir AI kursuna katılıyoruz (Anthropic bu kursları ücretsiz sunuyor). Belirli görevler için hangi araçların kullanılacağını açıklayarak, örnekler göstererek ve birlikte çalışarak çıtayı düşürmenin faydalı olduğunu düşünüyorum.

AI araçları İK ve liderlik etkinliğini nasıl artırır?

AI'ı hem araştırma hem de kıyaslama için bir fikir alışverişi aracı olarak çok kullanıyorum. Yetkinlik çerçevelerimizi de AI ile geliştiriyoruz. İlk adım olarak Claude'a en iyi uygulamaları araştırttım. Ardından Çalışan ve Yönetici El Kitaplarımızı rehberlerle güncellemek için AI'ı kullandık. Yöneticilerin sıfırdan bir çerçeve oluştururken kullanabileceği bir şablon ve istem hazırladık.

Gemini'yi özellikle faydalı buluyorum. Birçok alanda üretkenliğimi ve kalitemi artırdı. Sürekli öğreniyorum ve taslaklarım hakkında kolayca girdi alabiliyorum. Çalışmalarımı farklı bakış açılarından değerlendirmeyi faydalı buluyorum; örneğin ona "Bir CEO buna nasıl tepki verirdi?" diye sormak gibi.

Ayrıca kuruluş genelinde AI sınıfı oturumları ve "göster ve anlat" etkinlikleri düzenliyoruz. Ekip içinde örnekler sunmak için ekip toplantılarımızda AI başarılarını öne çıkarıyoruz.

Yapmamız gereken çok daha fazla şey var ve bu konuda bir ekip olarak önde olduğumuzu düşünmüyorum. Ancak İnsan ve Kültür İş Ortağı ekibimdeki bireysel benimseme, hem kaliteyi hem de verimliliği büyük ölçüde artırdı.

İK araç yığınımda kullandığım araçların listesi şöyle:

• Gemini ve ChatGPT: alternatifleri ve en iyi uygulamaları araştırmak, politikalar, kariyer çerçeveleri, iş tanımları, iş ilanları ve aklınıza gelebilecek her şeyi oluşturmak için fikir alışverişi aracı.
• Alva Labs & LinkedIn Recruiter: aday bulma, işe alım süreçleri oluşturma ve adayların uygunluğunu değerlendirme.
• Confluence: çalışanların politika sorularına yanıt bulmasına yardımcı olma.

AI'ın benimsenmesi neden farklılık gösterir ve bu durum nasıl ele alınır?

Karşılaştığımız zorluklardan biri benimseme düzeylerinin eşit olmaması. Bazı çalışanlar tamamen sürece dahil olmuş durumda ve büyük kazanımlar elde ediyor, diğerleri ise daha yeni başlıyor. Pek çok durumda, AI modelleri anlamlı bir etki yaratmak için gerekli bağlamdan yoksun.

Yetkinlik çerçevelerimize AI kullanımını dahil ettik; bu da herkesin AI'dan bir beceri olarak yararlanmasının beklendiği anlamına geliyor. Kıdeme bağlı olarak bunun her kişi için anlamı farklı olacaktır.

Deney yapma ve iş birliği liderler için neden önemlidir?

Liderler, denemeye devam edin.

Süreçlerinizi belgeleyin. Bugün karşılaştığınız gerçek sorunları çözün. AI yolculuğunu paylaşabileceğiniz ve birlikte keşfedebileceğiniz bir meslektaş bulun. Ayrıca sizden ileride olan birini seçin ve yardım isteyin.

Önümüzdeki beş yıl içinde İnsan ve Kültür fonksiyonlarının yarısının gereksiz hâle geleceğini öngörüyorum. Geriye kalan profesyoneller, hem insanları hem de ajanları yönetebilen kişiler olacak.

Linnea'nın Düşünceleri

Liderler – denemeye devam edin.