Çalışan kayıtları, yalnızca bir belge bulmak veya birinin bilgilerini güncellemek için e-posta yazışmalarını, paylaşılan klasörleri ya da dosya dolaplarını didiklemeyi gerektirmemelidir.
QuickBooks Workforce, her çalışanın kayıtlarını tek bir yerde tutarken çalışanlara güvenli self servis erişimi sunarak her şeyi bir araya getirmenize yardımcı olur.
Bu kılavuzda, çalışan kayıtlarını QuickBooks Workforce'ta nasıl düzenleyeceğinizi göstereceğiz; böylece kayıtları bugün yönetmek ve ihtiyaç duyduğunuzda bulmak daha kolay olacak.
Çalışan Kayıtlarını Düzenli Tutmak İçin QuickBooks Workforce'u Neden Kullanmalısınız?
QuickBooks Workforce, bilgileri e-postalara, basılı dosyalara ve birden çok sisteme dağıtmak yerine her şeyi tek bir yerde bir araya getirerek çalışan kayıtlarının düzenli tutulmasına yardımcı olur.
Her çalışanın kişisel bilgilerinin, bordro ayrıntılarının ve istihdam belgelerinin birlikte yönetilebildiği tek bir profili vardır. Çalışan self servisi de maaş bordroları, W-2 formları ve diğer bordro bilgileriyle ilgili rutin talepleri azaltır.
Kayıtların bordroya bağlı olması ve erişimin yöneticiler tarafından kontrol edilmesi sayesinde, çalışan yaşam döngüsü boyunca bilgileri doğru, güvenli ve kolayca erişilebilir tutmak daha kolaydır.
QuickBooks Workforce'ta Çalışan Kayıtları Nasıl Düzenlenir?
Çalışan kayıtlarını eksiksiz ve kolay yönetilebilir QuickBooks Workforce profillerinde düzenlemek için aşağıdaki adımları izleyin.
Want to learn more about QuickBooks Workforce?
1. Adım: Elinizdeki Bilgileri Denetleyin
Çalışan bilgilerinin şu anda nerede bulunduğunu (çekmeceler, gelen kutuları ve elektronik tablolar dahil) listeleyin, ardından her çalışanın profilinde hangi bilgilerin eksik olduğunu belirleyin.
Bu harita, kayıtları QuickBooks Workforce'a taşırken kullanacağınız geçiş kontrol listeniz olur.
2. Adım: Her Çalışan Profilini Tamamlayın
Bordro bölümüne, ardından Çalışanlar bölümüne giderek her çalışanın kişisel, iş ve bordro bilgilerini doldurun. Profil, yalnızca eksiksiz olduğunda güvenilir tek doğru bilgi kaynağı işlevi görür.
3. Adım: Belgeleri Ekleyin
İmzalanmış iş tekliflerini, politika onaylarını ve diğer istihdam belgelerini her çalışanın profiline ekleyin.
Premium ve Elite planlarında, imza taleplerini elektronik olarak göndermek ve tamamlanan belgeleri çalışanın kaydıyla birlikte düzenli tutmak için dijital belge iş akışını kullanın.
4. Adım: Herkesi QuickBooks Workforce'a Davet Edin
Henüz bağlantı kurmamış çalışanlara QuickBooks Workforce davetleri gönderin ve kurulum sırasında kağıtsız W-2 tercihlerini belirlemelerini sağlayın. Self servis kullanan her çalışan, rutin bordro belgeleri için size başvurmak zorunda kalan bir kişi daha az demektir.
5. Adım: Erişimi Bilinçli Bir Şekilde Ayarlayın
Her çalışanın QuickBooks Workforce erişimini gözden geçirerek yalnızca görmeleri gereken bilgileri görebilmelerini sağlayın.
Bir çalışan şirketten ayrıldığında, saklama gereklilikleriniz için istihdam kaydını korurken QuickBooks Workforce erişimini kapatın.
6. Adım: Güncellemeleri Kaynak Üzerinden Yönlendirin
Çalışanları, adres değişiklikleri ve diğer kişisel ayrıntılar da dahil olmak üzere uygun kişisel bilgilerini mümkün olduğunda QuickBooks Workforce üzerinden güncellemeye teşvik edin.
Kaynağında tutulan bilgilerin, e-postalar veya manuel talepler aracılığıyla aktarılan bilgilere kıyasla güncel ve doğru kalma olasılığı daha yüksektir.
7. Adım: Üç Aylık Kısa Bir İnceleme Yapın
Eksik profilleri, bekleyen belge taleplerini ve QuickBooks Workforce davetini henüz kabul etmemiş çalışanları kontrol edin.
Her üç ayda bir kayıtları incelemek için birkaç dakika ayırmak, yıl sonu işlemlerini çok daha kolaylaştırır.
Çalışan Kayıtlarını QuickBooks Workforce'ta Düzenledikten Sonra Fark Edecekleriniz
Klasörlerde arama yapmak veya çalışanların rutin taleplerini yanıtlamak yerine her şeyi yönetebileceğiniz tek bir yeriniz olduğunda farkı göreceksiniz.
Çalışanlar kendi maaş bordrolarına ve W-2 formlarına Workforce üzerinden erişebilirken eksiksiz profiller, bordro bilgilerini ve istihdam belgelerini düzenli ve kolayca bulunabilir durumda tutar.
Bir kişi işletmeye katıldığında veya işletmeden ayrıldığında, son dakika telaşı yerine izlenecek tutarlı bir süreç olur.
Yıl sonu geldiğinde, çalışanların erişimi zaten olduğundan ve kağıtsız tercihler önceden ayarlandığından W-2 talepleri minimum düzeyde olur.
Yaygın Hatalar ve Uzman İpuçları
Bu basit hatırlatmalar, işletmeniz büyürken çalışan kayıtlarını düzenli tutmanıza yardımcı olabilir.
Aynı Kaydın Birden Fazla Sürümünü Saklamayın
Çalışan kayıtları QuickBooks Workforce'a taşındıktan sonra aynı bilgileri elektronik tablolarda, e-postalarda veya kağıt dosyalarda güncellemeyi bırakın. Eksiksiz tek bir çalışan profili tutmak, herkesin aynı bilgilerle çalışmasını sağlamaya yardımcı olur.
QuickBooks Workforce Davetlerini Zamanında Tamamlayın
Çalışanların kendi kendine hizmet özelliklerini kullanabilmeleri için QuickBooks Workforce hesaplarını etkinleştirmeleri gerekir. Davetlerini ne kadar erken kabul ederlerse, bordro departmanıyla iletişime geçmeden maaş bordrolarına ve W-2 formlarına o kadar erken erişebilirler.
İşten Ayrılış Sürecinde QuickBooks Workforce Erişimini Kapatın
Bir çalışan ayrıldığında, istihdam kaydını QuickBooks'ta tutarken QuickBooks Workforce erişimini devre dışı bırakın. Bu işlem, kayıt saklama sürecinizi etkilemeden çalışan bilgilerini korur.
Yeni Çalışan Kayıtlarını Tutarlı Tutun
Her yeni işe alımda aynı işe alım sürecini kullanın; böylece her çalışan profili başlangıçtan itibaren eksiksiz ve tutarlı bilgiler içerir.
Çalışan Kayıtlarını Düzenli Olarak Gözden Geçirin
Bordro veya yıl sonu raporlaması sırasında sorunlara dönüşmeden önce eksik bilgileri, tamamlanmamış belgeleri veya bekleyen Workforce kurulumunu belirlemek için çalışan profillerini düzenli olarak gözden geçirin.
Sonuç
QuickBooks Workforce'u daha ayrıntılı incelemeye hazırsanız, platformu kendiniz iş başında görmek için QuickBooks Workforce'a göz atın.
Bu kılavuzun, QuickBooks Workforce ile çalışan kayıtlarını yönetmek için daha düzenli ve güvenilir bir yöntem oluşturmanıza yardımcı olmasını umuyorum. Ekibiniz büyüdükçe her şeyi tek bir yerde tutmak, bordro, işe alım ve yıl sonu görevlerini yönetmeyi çok daha kolaylaştırabilir.
SSS
Çalışanlar kendileri neleri görebilir ve yapabilir?
Çalışanlar maaş bordrolarına, W-2 formlarına, kazançlarına, izin bakiyelerine ve kullanılabilir diğer kendi kendine hizmet özelliklerine erişebilir; ayrıca uygun kişisel bilgileri güncelleyebilir ve kendilerine atanan görevleri tamamlayabilir.
Nelerin görünür olduğunu kim kontrol eder?
Yöneticiler her çalışanın QuickBooks Workforce erişimini kontrol eder; kullanılabilir özellikler ise planınıza ve yapılandırmanıza bağlıdır.
Bir çalışan profilinde neler bulunur?
Her profil, kişisel ve iş bilgilerini, bordro ayrıntılarını, istihdam belgelerini ve QuickBooks Workforce erişim ayarlarını tek bir yerde saklar.
Bu, yıl sonunda ve denetim sırasında nasıl yardımcı olur?
Çalışan kayıtlarını ve bordro bilgilerini birlikte tutmak, yıl sonu raporlaması ve kayıt talepleri sırasında bunlara ulaşmayı kolaylaştırır.
Bir kişi ayrıldığında kayıtlara ne olur?
Çalışan ayrıldığında QuickBooks Workforce erişimini kapatın; kayıt saklama gereklilikleriniz doğrultusunda istihdam kaydını QuickBooks’ta tutmaya devam edin.
