Teklif kabul edildi ve yeni çalışanınız işe başlamaya hazır. Şimdi ilk maaş ödemesinden önce tamamlanması gereken evrak işleri, vergi formları, doğrudan para yatırma bilgileri ve diğer tüm işlemler geliyor.
Her adımı güvenle tamamlayabilmeniz ve çalışanınızı bordroya hazırlayabilmeniz için QuickBooks Workforce'ta yeni bir çalışanın işe alım sürecini nasıl yürüteceğinizi anlatan bu kılavuzu hazırladık.
Çalışanların İşe Alım Sürecinde QuickBooks Workforce Neden Kullanılmalı?
İşe alım süreci, teklif mektubu imzalandıktan sonra sona ermez.
Yeni bir çalışan ilk maaş ödemesine hazır olmadan önce tamamlanması gereken vergi formları, alınması gereken doğrudan para yatırma bilgileri, imzalanması gereken şirket belgeleri ve hazırlanması gereken bordro bilgileri vardır.
QuickBooks Workforce bu görevleri tek bir yerde bir araya getirerek çalışanların yapmaları gerekenleri tamamlamasını kolaylaştırır ve size hangi işlemlerin hâlâ beklemede olduğunu daha net görme olanağı sunar.
Çalışanlar işe alım görevlerini tamamladıkça bilgileri daha sonra manuel olarak girilmek yerine QuickBooks Workforce'a aktarılır. Bunun sonucunda işe alım süreci daha düzenli hâle gelir ve çalışanın ilk bordrosuna giden yol kolaylaşır.
QuickBooks Workforce'ta Yeni Bir Çalışanın İşe Alım Sürecine Başlamadan Önce Dikkat Edilmesi Gerekenler
Başlamadan önce her şeyin hazır olduğundan emin olmak için birkaç dakikanızı ayırın. Bu temel unsurların hazır olması, işe alım sürecinin daha sorunsuz ilerlemesine yardımcı olur.
Want to learn more about QuickBooks Workforce?
QuickBooks Workforce Kurulumunuzu Onaylayın
QuickBooks Workforce planınızın kullanmayı planladığınız işe alım özelliklerini içerdiğinden emin olun. Otomatik I-9 formları ve elektronik imzalar gibi bazı gelişmiş araçlar yalnızca belirli planlarda kullanılabilir.
Çalışanın Bilgilerini ve Belgelerini Toplayın
İşe alım sürecine başlamadan önce çalışanın kişisel e-posta adresini, işe başlama tarihini, ücret türünü, ücret oranını ve gerekli şirket belgelerini hazırlayın. Her şeyi önceden hazırlamak, eksik bilgileri aramak için durmak zorunda kalmadan iş akışını tamamlamanıza yardımcı olur.
Bordro ve Yan Haklar Kurulumunuzu Gözden Geçirin
Çalışan bordroya veya yan haklara dahil edilecekse işe alım davetini göndermeden önce bu ayarların yapılandırılmış olduğunu onaylayın. Bu, çalışanın ilk bordrosuna hazır olmasını sağlamaya yardımcı olur.
QuickBooks Workforce'ta Yeni Bir Çalışanın İşe Alım Süreci Nasıl Yürütülür?
QuickBooks Workforce'ta yeni bir çalışanın işe alım sürecini yürütmek, gerekli evrak işlerini tamamlamak ve çalışanı bordroya hazırlamak için aşağıdaki adımları izleyin.
İlk Günden Önce Başlayın
Teklif kabul edilir edilmez Bordro bölümüne, ardından Çalışanlar bölümüne gidin, Çalışan ekle seçeneğini belirleyin ve yeni çalışanın adını ve e-posta adresini girin.
Rehberli işe alım akışını başlatmak için ‘İşe alım sürecine devam et’ seçeneğini belirleyin.
İşveren Tarafındaki Bilgileri Tamamlayın
Çalışanın kişisel ve iş bilgilerini girin, ardından ücret türü, varsayılan çalışma saatleri ve ek ücret türleri dahil olmak üzere bordro bilgilerini ekleyin.
Belgeleri Ekleyin ve İş Akışları Atayın
Teklif mektubu, çalışan el kitabı ve şirket politikaları dahil olmak üzere yeni çalışanın incelemesi ve elektronik olarak imzalaması gereken belgeleri ekleyin. Planınızın desteklediği İK iş akışlarını ekleyin. Gerekirse çalışanın profilinden Checkr geçmiş kontrolünü başlatın.
Yan Haklar Sınıfını ve Workforce Erişimini Ayarlayın
Yan haklar sunuyorsanız uygun yan hakları önizleyin, çalışanın Workforce erişimini onaylayın ve ardından portal davetini göndermek için İşe alım sürecini tamamla seçeneğini belirleyin.
Çalışanın İşe Alım Sürecini Tamamlamasını Sağlayın
Davetiyeyi aldıktan sonra yeni çalışan Workforce hesabını oluşturur ve teklif mektubunu imzalar.
Ardından W-4 ve I-9 formlarını çevrim içi olarak tamamlar, doğrudan para yatırma bilgilerini girer, atanan belgeleri elektronik olarak imzalar ve ilk günden önce yan haklara kaydolur.
Tamamlanmayı İzleme
Çalışanlar listesinden davet ve işe alım görevlerinin durumunu takip edin, ardından bekleyen işlemler için takip yapın. Bu aşamada kalan manuel adım, veri girişi yapmak yerine süreci gözden geçirmektir.
İlk Ücret Ödeme Döneminden Önce Bordro Hazırlığını Doğrulama
Çalışanın ücret ödeme planının, vergi bilgilerinin ve ödeme yönteminin profilinde eksiksiz olduğunu doğrulayın. Çalışanın bilgileri doğrudan bordroya aktarıldığından bu, bilgileri yeniden girme işlemi değil, son bir incelemedir.
Çalışanı Sonraki Ücret Ödeme Dönemine Dahil Etme
İşe alım görevleri tamamlandığında yeni çalışan, bordroya dahil edilmeye hazır şekilde çalışan listenizde görünür.
Başarının Görünümü
İşe alım süreci sorunsuz ilerlediyse bunu fark edersiniz.
Formların peşinden koşmak, eksik bilgileri tamamlamak için takip yapmak veya aynı bilgileri bordroya yeniden girmek yerine, ilk ücret ödeme döneminden önce her şeyin tamamlandığından emin olmak için çalışanın profilini gözden geçirmeniz yeterli olur.
Çalışan bordroya dahil edilmeye hazırdır ve ilk maaşı son dakika sürprizleri olmadan ödenir. Bundan sonra çalışanlar, maaş bordrolarına ve W-2 formlarına erişmek için istedikleri zaman QuickBooks Workforce'a giriş yapabilir ve bunları almak için size sormaları gerekmez.
Yaygın Hatalar ve Uzman İpuçları
Birkaç basit en iyi uygulama, yaygın işe alım sorunlarından kaçınmanıza ve QuickBooks Workforce. platformundan en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olabilir.
Bordro Haftasını Beklemeyin
İşe alım sürecini gözden geçirmek için bordro haftasını beklemek, eksik vergi formlarının, otomatik ödeme bilgilerinin veya imzalı belgelerin peşinden koşmanıza neden olabilir.
Hâlâ tamamlanmamış olan işlemleri çözmek için yeterli zaman kalması amacıyla bordroyu işleme almadan önce her çalışanın işe alım durumunu gözden geçirin.
Standart Bir İşe Alım Paketi Oluşturun
Teklif mektubunuzu, şirket politikalarınızı, çalışan el kitabınızı ve gerekli diğer belgeleri içeren standart bir işe alım paketi oluşturun.
Her yeni çalışan için aynı iş akışını kullanmak, işe alım sürecinin tutarlı olmasına yardımcı olur ve evrakların eksik kalma olasılığını azaltır.
Sürecinizi Oluşturmadan Önce Workforce Planınızı Doğrulayın
Otomatik I-9 formları, elektronik imzalar ve diğer gelişmiş İK özellikleri gibi bazı işe alım özellikleri yalnızca belirli QuickBooks Workforce planlarında kullanılabilir.
İşe alım iş akışınızı oluşturmadan önce aboneliğinize nelerin dahil olduğunu doğrulayın.
Workforce'u Çalışanların Kendi İşlemlerini Gerçekleştirebildiği Bir Portal Olarak Kullanın
QuickBooks Workforce yalnızca işe alım için değildir.
Çalışanlar maaş bordrolarına, W-2 formlarına ve diğer bordro belgelerine erişmek için bu platformu kullanmaya devam edebilir. Böylece rutin bordro talepleri azalır ve her şey tek bir yerde tutulur.
Bordro İncelemesini Son Kontrolünüz Olarak Yapın
İlk bordroyu işleme almadan önce çalışanın profilini gözden geçirerek vergi formlarının, ödeme bilgilerinin ve gerekli belgelerin eksiksiz olduğunu doğrulayın.
Son incelemenizin amacı bilgi toplamak değil, bilgileri doğrulamak olmalıdır.
Sonuç
Bu kılavuzun, bir sonraki çalışanınızı daha az evrak işiyle ve daha fazla güvenle işe almanıza yardımcı olmasını umuyorum.
Bordro, muhasebe ve işletmenizi yönetmeye yönelik araçlar hakkında daha fazla bilgi edinmek için daha kapsamlı QuickBooks Workforce platformunu da inceleyebilirsiniz.
SSS
Yeni işe alınan çalışan neyi kendisi yapar?
Davetiyeyi kabul ettikten sonra çalışan QuickBooks Workforce hesabını oluşturur, vergi formlarını ve doğrudan para yatırma bilgilerini tamamlar, kendisine atanan belgeleri imzalar ve mevcutsa yan haklara kaydolur.
Geçmiş kontrolleri nasıl yapılır?
Geçmiş kontrolleri nasıl yapılır?
Yeni işe alınan çalışan işe alım süreci sırasında yan haklara kaydolabilir mi?
Evet, yan haklar QuickBooks Workforce kurulumunuzun bir parçasıysa. Uygun çalışanlar işe alım süreci sırasında kayıtlarını inceleyip tamamlayabilir.
Bir çalışanı hızlıca eklemem gerekirse ne yapmalıyım?
Çalışan profilini oluşturmak ve önce bordro bilgilerini tamamlamak için Hızlı ekleme özelliğini kullanabilirsiniz. Kalan işe alım görevleri daha sonra tamamlanabilir.
İşe alım süreci ilk maaş ödemesine nasıl bağlanır?
Çalışanın vergi formları, doğrudan para yatırma bilgileri ve diğer işe alım bilgileri bordro profiline aktarılır. Her şey tamamlandığında çalışan, bir sonraki bordro çalışmasına dahil edilmeye hazır olur.
