Performans yönetimini doğru şekilde uygulamak herkes için son derece zor olsa da imkânsız değildir. Bu seride, etkili bir performans yönetimi sistemi oluşturma konusundaki görüşlerini almak için uzmanlarla konuşuyoruz.
Elena Sarango-Muñiz, İK Direktörü ve Liderlik Koçu
Elena, deneyimli bir küresel Liderlik Koçu, İK Danışmanı ve Konuşmacıdır. Her seviyedeki liderin duygusal zekâlarını geliştirerek potansiyellerini ortaya çıkarmalarına yardımcı olma konusunda gerçek bir tutkuya sahiptir. Bu süreç, değerlerini ve amaçlarını uyumlu hâle getirerek başkalarına ilham verebilen ve onların içindeki mükemmelliği ortaya çıkarabilen gerçek liderlere dönüşmelerini içerir.
Merhaba Elena. Bize biraz geçmişinizden ve bu işe nasıl başladığınızdan bahsedebilir misiniz?
Elbette! Hayatımın yarısından fazlasını Houston, Teksas’ta geçiren bir Peruluyum. Otelcilik ve Restoran Yönetimi alanında yüksek lisans yapmak amacıyla 22 yaşında Amerika Birleşik Devletleri’ne geldim.
Pek çok göçmenin hikâyesinde olduğu gibi, benim yolculuğum da prestijli bir uluslararası otel zincirinde iş bulmamla devam etti ve bu durum sonunda hayatımı burada, ABD’de kurmamı sağladı. Bir Amerikalıyla evlenip bir oğul sahibi olmamla birlikte, bu topraklarla bağım Peru’yla olan bağlarımdan daha güçlü hâle geldi.
Yolculuğum, Houston Üniversitesi’nin bir bölümü olan Hilton College’da eğitimime devam ederken gece vardiyalarında Resepsiyon görevlisi olarak çalışmamla başladı.
Geriye dönüp baktığımda, arkadaşlarıma sık sık bu görevin benim kişisel doktoram olduğunu söylerim; çünkü bana dayanıklılık, anlık sorunları çözme becerisi ve çok çeşitli zorlukların üstesinden bağımsız bir şekilde gelme yeteneği kazandırdı. Bu, liderliğe attığım ilk adımdı.
Ne yazık ki vizeyle ilgili karmaşık durumlar nedeniyle bir yıllığına geçici olarak Meksika’nın Cancun kentine transfer edildim. ABD’ye döndüğümde, eski İK Direktörüm tarafından otelde Eğitmen olarak İnsan Kaynakları alanında bir fırsat sunuldu.
Bu dönüm noktası, 25 yıldan uzun süren, farklı sektörleri ve kültürleri kapsayan İK kariyerimin başlangıcı oldu. İşte beni kendi liderlik koçluğu şirketimi kurmaya yönlendiren de bu yolculuk oldu; bu alana bu yılın başında adım attım. Özellikle liderlere koçluk yapmak, İK’daki görev sürem boyunca en fazla tatmin sağlayan unsur oldu.
Yol boyunca biraz yardım almadan hiçbirimiz başarıya ulaşamayız. Bugün bulunduğunuz yere gelmenize yardımcı olan ve minnet duyduğunuz özel bir kişi var mı?
Bu konuda yüzde 100 hemfikirim. Yol boyunca bana rehberlik eden pek çok harika mentor ve koçum oldu.
Bunlardan biri, lüks otelde çalıştığım dönemdeki İK Direktörü Marilyn’di. Bende, benim bile varlığından haberdar olmadığım bir şey, İK alanında çalışma potansiyeli görmüştü.
Meksika’da Resepsiyon Müdürü olarak çalıştıktan sonra yeni dönmüştüm. Houston’a geri döndüğümü öğrendiğinde benimle iletişime geçti ve beni otele, bu kez İK Eğitmeni olarak geri istediğini söyledi. Hayatımın tamamen değişmesi ve bugün bulunduğum yere gelmem böyle oldu.
İnsanlara bana davranılmasını istediğim gibi davranma ve çalışanların refahı aracılığıyla kuruluşların gelişmesine yardımcı olma becerisine sahip olduğumu gördü. Kendisine sonsuza dek minnettar kalacağım.
Have an account? Log In
Bize en sevdiğiniz “Hayat Dersi Sözünü” söyleyebilir misiniz? Bunun hayatınızda sizin için ne ifade ettiğini paylaşır mısınız?
Annem, çocukları olarak bize her zaman alınmayan karardan daha kötü bir karar olmadığını öğretirdi (Yapılmayan işten daha kötü iş yoktur).
Bir sonraki adımı atmaktan korkarak, ne kadar ürkütücü olursa olsun yerimizde saymak ya da başka seçeneğiniz olmadığını bildiğiniz hâlde zor bir karar verme konusunda kendinizden şüphe etmek, benim hayatımı yaşama biçimimin bir parçası değil.
Risk almayı severim, her zaman böyle oldum ve bu durum beni daha önce pek gidilmemiş yollara sürükledi; zor kararlar almaya ve acı verici anlara katlanmaya zorladı. Ancak bu yolu hiçbir şeye değişmezdim.
Ben, bu kararları aldığım ve bu zor seçimleri yaptığım için olduğum kişiyim ve bulunduğum yerdeyim. Bu hayat dersi, attığım her adımda beni ben yaptı; şimdi, şirketimi kurarken her zamankinden daha fazla etkisini gösteriyor.
Kariyerinizi düşündüğünüzde, genç hâlinize ne söylemek isterdiniz?
Bu soruyu çok seviyorum! Kendimiz üzerine böylesine derin bir düşünme sürecine davet ettiği için koçluk seanslarımda bu soruyu kullanıyorum. Genç hâlime, evrenin karşıma çıkardıklarına güvenmesini, umutsuzluğa kapılmamasını, sonunda her şeyin yoluna gireceğini ve bu süreçten daha güçlü ve bilge bir şekilde çıkacağını söylerdim. Sonunda her şey yoluna girer.
Performans yönetimini doğru şekilde uygulamak neden bu kadar zor?
Deneyimlerim bana, çalışanların, duyması hoş olmayabilecek durumlarda bile geri bildirim istediklerini ve buna ihtiyaç duyduklarını gösterdi. Bunu doğru yapmak, işveren ile çalışan arasında güven oluşturur; çalışanın kariyerinin geri kalanı ve dolayısıyla kuruluşun başarısı için bir ton belirler.
Bir çalışanın performansını yönetmek; onu en başından itibaren şeffaf ve samimi bir şekilde, yeni bir kültürün ve ortamın bilinmeyenleri, süreçlerin ve politikaların karmaşıklığı ve kuruluşlardaki insan davranışlarının öngörülemezliği boyunca yönlendirmek ve ona liderlik etmektir.
Bu, yöneticiler için bir dengeleme eylemidir; çünkü öz farkındalık, risk alma, kırılganlık ve şefkatin bir bileşimini gerektirir. Başkalarına koçluk yaparken olduğu gibi, kendinizi geliştirerek performansları da dâhil olmak üzere başkalarını yönetme becerinizi geliştirirsiniz.
Liderlerin performans sorunlarını ele almaktan korktuğunu gördüğümde, genellikle öz farkındalık eksikliği ve belirli bir anda söylenmesi ve yapılması gerekenleri söylemekten veya yapmaktan duyulan korkuyla karşılaşırım.
Başarılı kuruluşlar, performans yönetimini stratejilerinin ayrılmaz ve özünde günlük, temel bir unsuru olarak değerlendirir; her seferinde bir görüşme gerçekleştirirler.
Birçok kuruluşun performans yönetimi konusunda nerede hata yaptığını görüyorsunuz?
Deneyimlerime dayanarak, kuruluşların performans yönetimini devam eden bir performans yönetimi döngüsü olarak görmek yerine yılda bir kez gerçekleşen, münferit ve zorunlu bir etkinlik olarak konumlandırdığını görüyorum.
Dehşet verici yıl sonu performans yönetimi oturumu bazen zamları, terfileri veya belki de kötü şöhretli PIP'i (performans iyileştirme planı) belirleyen korkutucu bir görüşmeyi içerir.
Başarılı kuruluşlar, performans yönetimini stratejilerinin ayrılmaz ve özünde günlük, temel bir unsuru olarak değerlendirir; her seferinde bir görüşme gerçekleştirirler.
Bu, her iki tarafı da zenginleştiren ve ilişkiyi güçlendiren samimi görüşmeler ve koçluk fırsatları için dinamik ve ilgi çekici bir fırsattır.
Deneyiminize ve başarınıza dayanarak, başarılı bir performans yönetimi süreci için en önemli 5 öneriniz nelerdir?
1 . Psikolojik açıdan güvenli bir ortam oluşturmak: Bu, yeni çalışan ilk gününde işe başlamadan bile önce başlar. Bir işe alım yöneticisi, işe alım uzmanı veya hatta bir İK çalışanı, başarılı adayla ilk gününden önce iletişim kurduğunda güvene dayalı ilişki ve güvenli ortam oluşturulur; çalışan da yeni işine bilgisiz ve korkmuş bir şekilde değil, hevesli ve hoş karşılanmış hissederek başlar.
Bir örnek, işin size İK çalışanı yerine gelecekteki doğrudan yöneticiniz tarafından sözlü olarak teklif edilmesidir. Bu, yönetici ile çalışan arasındaki ilişkiyi en başından itibaren güçlendirir.
Son işimdeki yeni yöneticim, ilk günümden önceki hafta sonu bana bir mesaj göndererek yakında beni karşılayacak olmaktan ne kadar heyecan duyduğunu söyledi. Güveni ve güvenlik duygusunu destekleyen bir ilişki kurmak erkenden başlar.
2 . Yeni çalışan işe başladıktan sonra, yöneticiyle yapılacak ilk oturumlardan biri rol için net beklentiler belirlemeye ayrılmalıdır. Bu beklentiler yalnızca rolün teknik görevlerini değil, şirketin ve yöneticinin tüm çalışanlardan beklediği davranışları da kapsamalıdır.
Çalışanın ilk haftasında onunla oturun ve rolün görevlerini ve beklentilerini gözden geçirin. Başarılı bir ilk haftanın nasıl göründüğünü, 90 günlük dönemin nasıl geçmesi gerektiğini ve bundan bir yıl sonra o rolde başarının nasıl görüneceğini açıklayın. Beklentilerin hâlâ net olduğundan ve çalışanın bu beklentiler konusunda desteklendiğini hissettiğinden emin olmak için haftalık veya iki haftada bir görüşmeler yapın.
Yeni çalışanlar için, bağlantı kurmalarını istediğim belirli kişileri de dâhil ettiğim bu ilk hafta eğitim gündemini uygulamaya koydum. Ayrıca bir “eşleşme” sistemi ve ilk haftanın her gününün sonunda günlük kontrol oturumları da ekledim. Ekip ile öğle yemeği ve tüm ekibe kısa bir özgeçmiş tanıtımı ilk günlerinde paylaşıldı.
3 . Zamanında ve nesnel geri bildirim sağlayın. Kariyerlerinin hangi aşamasında olurlarsa olsunlar çalışanlar, performansları hakkında geri bildirim almak ister. Duruma bağlı olarak geri bildirim anında veya planlanmış bir toplantı aracılığıyla verilebilir.
Saygılı ve gerçeklere dayalı bir şekilde yapılırsa çalışan, bir şeyi yanlış yapıp yapmadığını hızlıca öğrenmek ister. Aynı durum bir şeyi doğru yaptığında da geçerlidir; bu da sergilenen performansı pekiştirmek için gerekli olan bir geri bildirimdir.
Bir keresinde bir çalışana güncelliğini yitirmiş ve doğrulanmamış bir geri bildirim verdim; çalışan çok üzüldü ve kanıt istedi, ancak o anda bunu sunamadım. Bu tür bir görüşmeye hazırlanmak çok önemlidir.
4 . Performans beklentilerin altındaysa gözlemleri belgelemek, belirli örnekleri kaydetmek ve başkalarından gelen yorumları veya geri bildirimleri yazılı hâle getirmek çok önemlidir.
Bu, nesnel ve gerçeklere dayalı performans yönetimine doğru atılmış çok önemli bir adımdır. Süreci adil tutar ve öznelliği ve yanlılığı ortadan kaldırır.
Kariyerimde gördüğüm en iyi performans iyileştirme planları, bunları destekleyecek belgeler de dâhil olmak üzere gerçekleri açıkça ortaya koyanlardır.
Önerdiğim uygulamalardan biri, belgelerin gizli tutulmasını, başka hiçbir çalışanın erişemeyeceği güvenli bir yerde kaydedilmesini ve geri bildirim görüşmesinin özel olarak yapılmasını sağlamaktır. Ekipte hiç kimse bir çalışanın PIP kapsamında olduğunu bilmemelidir.
5 . Sürekli iletişim çok önemlidir. Çalışanlarla nasıl ilerledikleri hakkında iletişim kurmak, başarılı bir performans yönetimi sürecinin olmazsa olmazıdır.
Yıllık dönemin sonunda çalışan için hiçbir şey sürpriz olmamalıdır. Saygı ve şeffaflığın her zaman mevcut olduğu düzenli kontroller, sorunsuz bir süreci garanti eder. Buna, hak edildiğinde düzenli takdir gösterilmesi de dahildir; çalışanlar, bu tutarlı ve adil bir şekilde yapıldığı sürece iyi çalışmaları nedeniyle takdir edilmeyi sever.
Yaşadığım en iyi deneyimlerden biri, başarılı bir projede üstlendiğim belirli bir rol ya da diğer çalışanlara yaptığım bir sunum için bana teşekkür ettiği notlar yazan bir yöneticiyleydi. Bu notları hâlâ saklıyorum; beni yaptığım işe devam etmem ve her zaman daha iyisini yapmaya çalışmam için motive etti.
Kuruluşunuzda performans yönetimine nasıl yaklaşıyorsunuz? Örneğin bunu ücretlendirmeyle ilişkilendiriyor musunuz?
Çalıştığım tüm şirketler ücretlendirmeyi her zaman performansa bağladı. Bu, iyi performans gösterenleri ödüllendirmenin ve beklentilere uygun performans göstermeyenleri ödüllendirmemenin adil bir yoludur.
Bunu yapmanın, en yaygın yöntem olan performans düzeylerine göre derecelendirme yapmak da dâhil olmak üzere, çeşitli yolları vardır. Sayılar veya açıklamalar kullanılarak çalışan, genel performans derecelendirmesine göre belirli bir oranda zam alır.
Performans yönetiminiz için hangi araçları kullanıyorsunuz?
Piyasada çok sayıda çalışan değerlendirme aracı bulunmaktadır ve bunlar genellikle daha kapsamlı bir İK çözümünün parçasıdır. Daha küçük kuruluşlar için basit bir Word şablonu ve puanlama sistemi öneriyorum; ancak günümüzde her şey elektronik ve sistematik bir sürece dönüştürülebilir.
Yeter ki nesnel olsun ve tüm yöneticiler tarafından gerektiği gibi kullanılsın.
Performans yönetimi sürecinizi nasıl ölçüyor ve geliştiriyorsunuz?
Sonuçlar! Yönetim adil ve tutarlı davranıyor, ayrıca çalışanın refahını gözetiyorsa, şirketin diğer unsurların yanı sıra güçlü bir performans yönetimi sürecine ve felsefesine sahip olduğuna emin olabilirsiniz.
Bu; çalışan bağlılığı puanlarına, çalışan devir oranlarına, kültürel bütünlüğe, üretkenliğe ve nihayetinde kârlılığa yansıyabilir.
More Articles
Dünyada özel bir öğle yemeği yemek isteyeceğiniz biri var mı ve neden?
Tony Robbins, Dr Joe Dispenza veya Vishen Lakhiani ile tanışabilseydim, bu bir hayalin gerçekleşmesi olurdu. Belirli bir sıralama olmaksızın!