Bir Uzmanın Daha İyi Performans Değerlendirmeleri Yapma Rehberi + Şablon

Performans değerlendirmeleri herkesin en sevdiği süreç olmayabilir; ancak doğru şekilde yaklaşıldığında elde edilebilecek değeri göz ardı edemeyiz.

Performans değerlendirmeleri, yöneticiler ve doğrudan yöneticisine bağlı çalışanlar için bir çalışanın performansı, kuruma katkıları ve gelişim fırsatları hakkında amaçlı ve odaklanmış bir konuşma yapma fırsatıdır. Doğru şekilde gerçekleştirilen bir performans değerlendirmesi, çalışan bağlılığını artırabilir ve çalışanın performansında yükselişe yol açabilir. Ancak bunun tam tersi bir etkinin de ortaya çıkabileceğini unutmayın!

Kişisel deneyimlerimden, yüzlerce, hatta binlerce performans değerlendirmesi gerçekleştirmekten ve kuruluşların kendi süreçlerini optimize etmelerine yardımcı olmaktan yola çıkarak, etkili bir performans değerlendirmesine nasıl hazırlanılacağını ve bunun nasıl gerçekleştirileceğini paylaşacağım.

Performans Değerlendirmesine Nasıl Hazırlanılır?

Bir performans değerlendirmesini yürütmeye hazırlanmak hafife alınacak bir görev değildir ve kesinlikle performans değerlendirmesinin yapılacağı geceden önce yapılacak bir şey değildir!

Performans değerlendirmelerini hazırlamak zaman alır. Acele ederseniz çalışanlarınız bunu fark eder. 

Kısa Bir Rica: Performans değerlendirmelerinde, terfilerde ve koçlukta yapay zekâ ajanlarını kullanma konusundaki gerçek düşüncelerinizi paylaşmak için 60 saniyelik anketimize katılın. Görüşleriniz, İK ekiplerinin performans yönetiminde yapay zekâyla karşılaştığı gerçek zorlukları daha iyi anlamamıza yardımcı oluyor.

1. Adım: Ekibinizin ve çalışanın performansı üzerine düşünün

Performans değerlendirmesine hazırlanmanın ilk adımı, çalışanın performansının yanı sıra ekibin performansı üzerine de düşünmektir.

Olumlu, tarafsız veya olumsuz neler yaşandığını değerlendirin. Ekibin ya da çalışanın kontrolü dışında gerçekleşen neler oldu? Çalışan ekibe nasıl katkıda bulunuyor? Bu noktalar üzerine düşünmek başlamak için harika bir yoldur.

Dikkate alınması gereken bir diğer konu da kendi algınızdır. Çalışanla günlük işlerinde birlikte çalışmıyorsanız, kim çalışıyor ve ekip üyesinin son dönemdeki performansı hakkında size kim bilgi verebilir?

Özellikle son derece bağımsız çalışanları yönettiğim durumlarda, çalışma arkadaşlarından geri bildirim toplamak adil, doğru ve değerli performans değerlendirmeleri gerçekleştirmemde son derece yardımcı oluyor.

Çoğu zaman bir 360 derece geri bildirim süreci kullanılır; ancak bu zaman alıcı olabilir. Google veya Microsoft Forms kullanarak ekip üyenizin performansı hakkında çalışma arkadaşlarından hızlıca geri bildirim toplayabilirsiniz.

Bir değerlendirmeye hazırlanırken çalışanın performansı üzerine düşündüğümde, genellikle şirketim tarafından belirlenen performans değerlendirmesi yönlendirmelerini veya sorularını yazarım. Ardından her çalışan için yönlendirme kapsamında birkaç noktayı belirlemek üzere madde işaretlerini kullanırım.

Esasen, performans değerlendirmesinin kısa bir versiyonunu hazırlıyorum; daha sonra bunu anlatımımda geleceğe yönelik örnekleri ve önerileri içerecek şekilde genişletiyorum.

Author's Tip

 

Değerlendirmesini yaptığınız çalışan da kendi rolündeki performansı ve katkıları üzerine düşünmekten fayda sağlayacaktır. Birçok resmi performans değerlendirmesi süreci, çalışanın öz değerlendirmesiyle başlar. Bu adım, canlı performans değerlendirmesi görüşmesinin daha odaklı ve verimli olmasına yardımcı olur.

2. Adım: Geri bildiriminizi taslak hâline getirin ve bunu rolün beklentileriyle ilişkilendirin 

Düşüncelerinizi ve gerekli akran geri bildirimlerini topladıktan ve değerlendirme taslağınızı oluşturduktan sonra anlatımı hazırlamaya hazırsınız.

Anlatımı yazmak, değerlendirmenin en önemli bölümlerinden biridir.

Özellikle gelişim odaklı geri bildirim verdiğiniz ve görüşmenin sonucunda çalışanın davranışını değiştirmesini beklediğiniz durumlarda, bu aşamanın canlı görüşmenin kendisinden daha önemli olduğu söylenebilir.

Yazılı biçimdeki anlatım, çalışanların geri bildirimlerini gözden geçirmek üzere yeniden başvuracakları bir belgedir; aynı zamanda çalışanın performansını ve performans geri bildirimlerini ana hatlarıyla açıklayan resmi bir belgedir.

Performans değerlendirmelerinin anlatımları (yazılı bölüm), her zaman performans ifadelerini, beklenti veya beklenen davranışlarla karşılaştırmaları, iyi ya da düşük performansa ilişkin ayrıntılı örnekleri ve performanslarının başkalarını nasıl etkilediğini içermelidir.

KPI'lar ve ölçütler, performansı değerlendirmek, fırsatları belirlemek ve gelecekteki performans hedeflerini belirlemek için kullanılabilecek harika ölçüm araçlarıdır.

Örneğin, bir çalışan satış alanındaysa, belirlenen hedefleri ve ölçütleri ne ölçüde karşılayabildiğini belirterek işinin kalitesini ve hesap verebilirliğini ana hatlarıyla açıklayabilirsiniz. Hedeflerin ölçülebilir olması gerektiği gibi performans da ölçülebilir olmalıdır.*

Anlatım örneği

“Brent, özellikle öğrenim yönetim sistemimizi yapılandırırken ayrıntılara dikkat etme konusunda zorlanmaya devam ediyor. Brent’in kurs kaydı gibi ayrıntıları gözden kaçırmasının etkisi, çalışanların tamamlamaları gereken kurslara atanamamasıdır. Çalışanlar uyum eğitimi gibi doğru kurslara atanmadığında, gerekli uyum eğitimini etkili bir şekilde gerçekleştirmediğimiz için şirket olarak uyumsuz duruma düşüyoruz.”

Somut ve ölçülebilir örnekler içeren anlatıma ek olarak, değerlendirmeyi yapan kişi ve lider olarak, bireyin becerilerini geliştirmesine veya istenen davranışı benimsemesine nasıl yardımcı olacağınızı açıklamaya da hazır olmalısınız.

Evet, performans değerlendirmesi anlatımları uzun olabilir; ancak deneyimlerime göre, çalışanların performanslarını anlamalarına yardımcı olmaya ve performansı uzun vadede belgelemeye çalışırken daha uzun ve kapsamlı bir anlatım en faydalı olandır.

*Hedef belirleme için faydalı makale: Basamaklı Hedefler Yöntemiyle Kuruluşları Başarı Yoluna Taşımak

3. Adım: Performans değerlendirmesini sunmaya hazırlanın

Düşüncelerinizi ve ek geri bildirimleri topladıktan, bir bireyin performansı üzerine düşündükten ve anlatımı yazdıktan sonra, artık performans değerlendirmesini sunmaya hazırlanabilirsiniz.

Zor bir görüşme yapmaya hazırlanıyorsanız, konuşmayı nasıl başlatacağınızı planlayın ve ekip üyesinin başlangıçta sorabileceğini düşündüğünüz birkaç soruyu değerlendirin. Her noktayı somut örneklerle açıklamaya hazırlıklı olun.

Ben şahsen olumlu bir notla başlamayı, bireyin değerlendirme dönemi boyunca ekibe yaptığı iyi katkıları vurgulamayı ve ardından yapıcı eleştirilere ve gelişim fırsatlarına, çalışanı yolculuğu boyunca desteklemek için yapmayı planladıklarımı da ekleyerek geçmeyi tercih ederim. 

Uzman İpucu: Anlatımımı canlı görüşmeye katılmadan hemen önce ekip üyesine göndermeyi sıklıkla tercih ederim. Ben de onlardan aynısını beklerim; ancak anlatımımı yazmadan önce değil.

Bu performans değerlendirmesi yazma yöntemi çift kör değerlendirme olarak adlandırılır. Bu yöntemin her kişinin kendi çalışmasını yapmasına (çalışanın öz değerlendirmesini yöneticinin değerlendirmesine anlamsızca aktarma saçmalığının hiçbirine yer vermeden) ve görüşmeye üzerinde düşünülmüş içgörülerle gelmesine yardımcı olduğunu düşünüyorum.

Performans Değerlendirmesi Nasıl Yapılır?

Hazırlığı, düşünmeyi, geri bildirim toplamayı ve anlatımı yazmayı tamamladınız. Şimdi en önemli kısma sıra geldi: görüşme.

Performans değerlendirmesinin yalnızca bir formalite olmaktan çıkıp faydalı bir şeye dönüştüğü yer burasıdır. Canlı görüşme, sizin ve ekip üyenizin iş ve bundan sonra yapılacaklar konusunda aynı noktada buluşması, uyum sağlaması ve yeniden motive olması için bir fırsat sunar. 

Ancak senaryonuza yüzde 100 bağlı kalmayı beklemeyin. 

En iyi görüşmeler çoğu zaman beklenmedik gelişmelerden doğar. Bir çalışan şaşırtıcı, hatta temelsiz gibi görünen bir konuyu gündeme getirdiğinde bu bir dikkat dağıtıcı değildir. Bu bir içgörüdür.

Böyle bir durumda göreviniz dinlemek, merakınızı korumak ve konuşmayı verimli ve insani tutmaktır. Değerlendirmeyi önem taşıyacak şekilde nasıl yapacağınız aşağıda açıklanmıştır.

1. Doğru tonu belirleyin

Konuşmayı çerçevelendirerek başlayın. Bunun bir performans hükmü değil, birlikte düşünüp plan yapacağınız ortak bir an olduğunu açıkça belirtmek istersiniz. Başlangıçta böyle bir güven ortamı oluşturmak gerilimi azaltabilir ve dürüst bir diyaloğun önünü açabilir.

Örnek: “Bugün bunun için zaman ayırdığın için teşekkür ederim. Amacım hazırladığım geri bildirimleri gözden geçirmek; ancak aynı derecede önemli olarak, iş deneyimin hakkında neler düşündüğünü ve gelişim fırsatlarını nerede gördüğünü de duymak istiyorum.”

Bu tonu erkenden belirlemek psikolojik güvenlik yaratır ve ekip üyenize konuşmanın yalnızca onun hakkında değil, onun için ve onunla birlikte yapıldığını gösterir.

2. Hedefleri ve beklentileri yeniden gözden geçirin

Geri bildirime geçmeden önce, değerlendirme dönemi için belirlenen ilk hedefleri ve beklentileri gözden geçirerek ortak bir anlayış oluşturun. 

Hedeflerin, amaçların veya çalışanın yapacağını söylediği işlerin belgelerini çıkarın ve kendisine ayrılan süre içinde bu maddelerin ne ölçüde tamamlandığına dair hızlı bir kontrol yapın. 

Bu, konuşmayı üzerinde mutabık kalınan konulara yeniden dayandırmaya yardımcı olur ve performansı değerlendirmek için ikinize de ortak bir referans noktası sağlar.

Devre ortasında öncelikler değiştiyse bunu kabul edin. Beklentiler net değilse bunun sorumluluğunu da üstlenin. Konuşmayı bağlama oturtmak adil ve odaklı kalmasını sağlar.

3. Geri bildiriminizi açıkça paylaşın

Şimdi geri bildiriminizi doğrudan, düşünceli ve somut ayrıntılara dayalı bir şekilde sunma zamanı. 

İyi giden şeylerle başlayın; gördüğünüz başarıları, güçlü yönleri ve olumlu eğilimleri belirtin, ardından gelişim fırsatlarına geçin. 

Noktalarınızı somut örneklerle açıklayın ve etkisi konusunda net olun. Durum–Davranış–Etki (SBI) gibi modeller mesajınızı yapılandırmanıza yardımcı olabilir.

Gözlemlerinizi aktarırken varsayımlara veya izlenimlere değil, davranışlara ve sonuçlara odaklanın. Bu, ekip üyesinin yalnızca neyi fark ettiğinizi değil, bunun neden önemli olduğunu da anlamasına yardımcı olur.

Geri bildirimin herkes tarafından farklı karşılandığını unutmayın. Bazı insanlar başlarıyla onaylar; bazılarının ise bunu değerlendirmek için zamana ihtiyacı olabilir. Duraklayıp onların bakış açısını sorarak alan açın:

• “Bu, sizin yaşadığınız deneyimle örtüşüyor mu?”
• “Eklemek istediğiniz veya farklı gördüğünüz bir şey var mı?”

Geri bildiriminizi paylaşırken beklenmedik bir şey söylerlerse veya olayları kendi anlatımları sizin varsaydıklarınıza meydan okursa açık fikirli olun ve sözlerini kesmeden durumu açıklamalarına izin verin. 

Her ayrıntıyı o anda çözüme kavuşturmanız gerekmez. Söylenenleri kabul edin ve bunları dikkate alacağınızı belirtin:

“Bunu paylaştığınız için teşekkür ederim. Bu bağlamı bilmiyordum ve bunun genel tabloya nasıl uyduğunu düşünmek istiyorum.”

Buradaki amaç konuşmayı “kazanmak” değildir. Amaç, ortak bir anlayış oluşturmaktır. 

4. Onların bakış açısını davet edin

Geri bildiriminizi paylaştıktan ve çalışanınızın yaşadıkları hakkında biraz daha bilgi aldıktan sonra, tamamen dinleme moduna geçin ve ekip üyesini bu roldeki deneyimi üzerine düşünmeye davet edin. 

Bu yalnızca çalışana gösterilen bir nezaket değildir; çalışanın bakış açısını dinlemek, nelerin işe yaradığını, nelerin yaramadığını ve gelişmeye devam etmek için hangi desteğe ihtiyaç duyabileceğini anlamanın bir parçasıdır.

Şu gibi açık uçlu sorular sorun:

• “Bu çeyrekte en çok neyle gurur duyuyorsunuz?”
• “En büyük zorluğunuz ne oldu?”
• “Sizce başarılı olmanıza ne yardımcı oldu (veya sizi ne engelledi)?”

Onların sözünü kesmeden konuşmalarına izin verin. Görüşleri sizinkiyle tamamen örtüşmese bile, bakış açılarını dinlemek güven oluşturmaya ve gözden kaçırmış olabileceğiniz içgörüleri ortaya çıkarmaya yardımcı olur. 

Açıldıklarında, samimi ve açık olabilmek için gösterdikleri çabayı ve savunmasızlığı takdir edin; haklı olmaya veya onların bakış açısını “düzeltmeye” çalışmak yerine gelişime odaklanın. 

5. Gelişim ve kariyer hedeflerini ele alın

Ardından biraz daha geniş bir perspektife geçin. Hangi yönde gelişmek istiyorlar? Şu anda onları ne heyecanlandırıyor? Gelecekteki hedefleri veya gelişim fırsatlarını şekillendirmek için konuşmanın bu bölümünden yararlanın.

Bu, eksikleri gidermek veya insanları değiştirmekle ilgili olmamalıdır. Güçlü yönler üzerine inşa etmek, yetkinlikleri geliştirmek ve gelişimi işletmenin gittiği yönle uyumlu hâle getirmekle ilgilidir. 

Nelerin mümkün olduğu konusunda dürüst olun; ancak destek, koçluk, görünürlük veya bağlantı sunabileceğiniz alanlarda cömert davranın.

Ardından bunu somutlaştırın. Mümkün olduğunda hedeflerini, gelişim projeleri veya ortaya çıkan ekip ihtiyaçları gibi gerçek iş fırsatlarıyla ilişkilendirin; böylece konuşma anlamlı ve somut bir zemine otursun. 

6. Net sonraki adımlar belirleyin

Değerlendirmenin sonunda, ikinizin de ortak bir netlik ve bundan sonra ne olacağına dair anlayışla ayrıldığından emin olmak için temel noktaları ve üzerinde anlaşılanları özetleyin. 

Genel geri bildirimi, zaman çizelgeleri ve net başarı ölçütleri içeren somut hedeflere veya gelişim adımlarına dönüştürün; mümkün olduğunda bunların ekip ya da şirket öncelikleriyle bağlantılı olmasını sağlayın.

Bu, çalışanınızı mentorluk için başka biriyle buluşturmak veya onu heyecan verici yeni bir projeye dahil etmek anlamına geliyorsa, süreci hemen başlatın. 

Ayrıca değerlendirmenin tek seferlik bir etkinlik değil, devam eden bir konuşmanın başlangıcı olması için düzenli kontroller veya gayriresmî takip görüşmeleri düzenlemeyi de unutmayın.

7. Olumlu bir notla bitirin

Değerlendirmeyi içten bir takdirle sonlandırmak, çalışanın değerini pekiştirir ve konuşmadan motive olmuş ve saygı görmüş hissederek ayrılmasına yardımcı olur.

Gerçek ve spesifik bir ifadeyle bitirin. Çalışmalarında neye değer verdiğinizi, bunu bir formalite olarak değil, katkılarının bir yansıması olarak bilmelerini sağlayın. Bu, geliştirdikleri bir beceri, sorumluluğunu üstlendikleri bir proje veya ekip içindeki duruşları olabilir.

Örnek: “Bu yıl gösterdiğiniz istikrarı gerçekten takdir ediyorum. Zorlu değişimler sırasında ekibin odağını korumasına yardımcı oldu ve çalışmalarınızın etkisini her hafta görüyorum; yaklaşan projelerimizde sizinle birlikte çalışmayı sabırsızlıkla bekliyorum.”

Gelecekteki gelişimleri konusunda iyimser bir ifadeyle ve onları destekleme konusundaki kararlılığınızı belirterek bitirmek, güveni güçlendirir, morali yükseltir ve gelişimlerinin bir sonraki aşaması için ileriye dönük bir hava oluşturur.

Bu, ekip üyenizin değerlendirmeden geçmişe değil, geleceğe bakarak ayrılmasına yardımcı olur.

Son olarak, takip için kapıyı her zaman açık bırakın. Harika bir değerlendirme görüşmesi geri bildirim döngüsünü sona erdirmez. Aksine, önümüzdeki aylarda birlikte nasıl çalışacağınızın tonunu belirler.

Performans Değerlendirmelerinde En İyi Uygulamalar

Bu değerli zamandan en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olacak bazı performans değerlendirmesi en iyi uygulamalarını burada bulabilirsiniz. 

Tek taraflı görüşmelerden kaçının

Bir performans değerlendirmesini gerçekten yapmaya gelince, yönetici olarak ekip üyenize nasıl performans gösterdiğini anlattığınız tek taraflı bir görüşme olacağını düşünmek kolaydır.

Kaçınmanız gereken davranış tam olarak budur! Bir performans değerlendirmesi görüşmesi iki taraflı olmalıdır.

Bir çalışan performansı hakkında konuştuğunda, yansıtıcı geri bildirimi, bunu ona yalnızca söylemenizden (ya da okumanızdan) çok daha iyi öğrenir ve anlar.

Etkili bir performans yönetimi sistemi, her ikinizin de kendi değerlendirmelerinize dayalı içgörülerini paylaştığı ve çalışandan ya da değerlendirmeye tabi çalışandan geri bildirim aldığı görüşmeleri gerektirir.

Yapıcı geri bildirim vererek ve açık bir görüşme gerçekleştirerek değerlendirme süreci her iki taraf hakkında daha derin içgörüler elde edilmesini sağlayacak ve bu da zaman içinde daha yüksek performansa yol açacaktır.

Dürüstlük en iyi politikadır

Bir çalışanın performans değerlendirmesi toplantısında yapabileceğiniz en kötü şeylerden biri, sorunların etrafından dolaşmaktır. Bu yalnızca performans değerlendirmesi günü için değil, geri bildirim sürekli, zamanında, spesifik ve uygulanabilir olması gerektiğinden her gün için geçerlidir. 

Yöneticiler ile çalışan arasında iletişim ve şeffaflık konusunda engellerin oluşması kolaydır. Bu insan doğasının bir parçasıdır ve çoğu zaman bunu ele almak için bilinçli bir çaba gerekir.

Bir performans değerlendirmesi sırasında dürüstlüğünüzü ifade etmenin en iyi yollarından biri, çalışan hakkında bildiklerinizi ve geri bildirimi nasıl almak isteyeceğini düşünmektir. Bu, altın kuralın farklı bir yorumudur: başkalarına, kendilerine nasıl davranılmasını istiyorlarsa öyle davranın. 

Bazı insanlar daha doğrudan olmanızı tercih edebilirken, diğerlerinin konuya alışması için biraz zamana ihtiyacı olabilir. Bu konuda hepimiz farklıyız.

Dürüstlük konusunda hâlâ zorlanıyorsanız, bir öneri geri çekilip iletişiminize ve diğer sosyal becerilerinize bakmanızdır.

Ne yaparsanız yapın, işleri her zaman olumlu ve fırsatlara odaklanan bir notla bitirdiğinizden emin olun. Görüşmeden ilham almış ve değerli hissederek, ayrıca kendilerini geliştirebilecekleri alanlara ilişkin net bir yol haritasıyla ayrılmalarını istersiniz.

Ayrıntılı geri bildirim sağlayın

Geri bildirim verirken belirsiz konuşmak istemezsiniz. Genel ifadeler kullanarak ve yalnızca benzetmeler üzerinden konuşarak geçiştirmemelisiniz. Özellikle gelişim fırsatlarını vurgularken somut ayrıntılara ve örneklere ihtiyacınız vardır.

Belki geçen ay bir proje üzerinde yaptıkları ve gündeme getirmek istediğiniz bir şey vardır; belki bir projeyi yeniden takvime uygun hâle getirmişlerdir ya da işlerin geride kalmasına katkıda bulunmuşlardır.

Bir performans örneğini açıklarken spesifik olun ve iyi ya da pek iyi olmayan performansın etkisini mutlaka vurgulayın. Davranışların etkilerini belirterek ve spesifik olarak, bilgiyi alan kişinin yaptıklarının diğer insanları nasıl etkilediğini anlamasına yardımcı olursunuz.

Geri bildiriminizi desteklemek için ne kadar çok somut örnek verebilirseniz o kadar iyi olur. Değerlendirmeler çok sık yapılmıyorsa örnek bulmanın zor olabileceğini biliyorum.

Bu nedenle performans değerlendirmelerini aylık veya üç aylık gibi daha sık yapmak ve değerlendirme dönemini değerlendirmenin sunulduğu zamana yakın tutmak daha iyidir. Böylece örnekleri hâlâ tazeyken kullanabilir ve ayrıntılar da netliğini koruyabilir.

Zaman ayırın ve aktif olarak dinleyin

Değerlendirmeyi gerçekleştirirken geri bildiriminizi sunun ve tepkileri takip edin: beden dili, ses tonu ve kelimeler.

Geri bildirim verdiğinizde, özellikle olumsuz geri bildirim verirken, kaçış moduna geçtiklerini ve dinlemeyi bıraktıklarını fark edebilirsiniz! 

Ayrıca onların bakış açısına karşı empati göstermeli ve değerlendirme sırasında dile getirebilecekleri ilginç noktalara dikkat etmelisiniz.

Gelişim fırsatlarını geçiştirmeyin; tüm geri bildirimleri ele almak ve geri bildirimi nasıl değerlendireceğinizi, yöneticileri olarak onların gelişimine katkıda bulunmak için neler yapabileceğinizi de tartışmak üzere zaman ayırın.

Empatiyle liderlik edin

Geri bildirim verdiğiniz kişinin içinde bulunduğu ortamı ve dünyayı göz önünde bulundurun. Birinin hayatında neler olup bittiğini asla bilemezsiniz ve insanlar çoğu zaman yaşadıkları en etkili ve önemli şeyleri bize anlatmazlar. 

Empati kurma pratiği yapın, olup biten her şeyi bildiğinizi varsaymayın ve çalışanlarınıza anlayış gösterin. 

Mevcut araçlardan yararlanın

Performans değerlendirmeleri yürütürken size yardımcı olabilecek pek çok araç mevcut. Neden bunlardan yararlanmayasınız? Herkesin hayatını kolaylaştırmaya yardımcı olurlar.

Hangi aracı seçeceğiniz kuruluşunuza, çalışma tarzınıza ve performans değerlendirmelerini nasıl yürüttüğünüze bağlı olacaktır.

Performans değerlendirme yazılımının en sevdiğim özelliklerinden biri, değerlendirmeyle birlikte takip sürecini de belgeleme fırsatı sunmasıdır; böylece siz veya gelecekteki bir yönetici, geri bildirimleri, görüşmeye ilişkin notları ve kararlaştırılan takip adımlarını geriye dönük olarak inceleyebilir. 

İnsanları daha uzun bir zaman diliminde yöneten bir yönetici olarak bunlar, çalışanlarınızın gelişimlerinde ne kadar ilerleme kaydettiğini görmek için harika değerlendirme araçlarıdır.

Hem olumlu hem de olumsuz geri bildirimleri sürekli vermeye alışın

İnsanları yönetiyorsanız, başlıca görevlerinizden biri hem olumlu hem de olumsuz olmak üzere sürekli olarak ilgili ve ayrıntılı geri bildirim vermektir. Düzenli geri bildirim vermek, yönetimin temel becerilerinden biridir. 

Geri bildirimleri çalışanların davranışlarına, etkilerine ve sonuçlarına odaklayın; çalışanlarınızı geliştirmedeki rolünüzü ve sorumluluğunuzu göz önünde bulundurun.

Olumsuz geri bildirimleri zaman içinde biriktirmeyin ve geri bildirim vermek için bir sonraki performans döngüsünü beklemeyin; özellikle de olumsuz geri bildirimler için. Geri bildirim, eleştiri veya gelişim notları, performans değerlendirmesinde asla bir sürpriz olmamalıdır.

Zamanında verilen, spesifik ve sonuç odaklı etkili geri bildirim verme konusundaki bilgilerinizi tazeleyin.

Geri bildirimlerinizi rolün beklentileriyle uyumlu hâle getirin

Tüm rollerin ve performans ölçümlerinin etkili olabilmesi için net beklentiler gerekir. 

Unutmayın, performans değerlendirmesinin amacı, kişinin roldeki performansını geçmiş performansıyla veya diğer ekip arkadaşlarının performansıyla değil, rolün gereklilikleriyle karşılaştırmaktır.

Performans, rolün net beklentileri dışında herhangi bir şeyle karşılaştırıldığında bu durum genellikle yanlış anlaşılır ve sorunlar ortaya çıkar.

Değerlendirdiğiniz rolün net sorumlulukları, hedefleri ve KPI'ları içeren bir iş tanımı yoksa, gelecekteki performans değerlendirmelerinin işin açıkça yazılmış beklentilerine göre yapılabilmesi için böyle bir tanım hazırlamaya başlamanın zamanı gelmiştir.

Performans değerlendirmesinin bağlamını ve yapısını göz önünde bulundurun

Ölçekler veya derecelendirmeler kullanıyorsanız bunların kurumsal beklentiler ve normlarla uyumlu olduğundan emin olun. 

Diğer yöneticilerin en yüksek dereceyi verdiği bir kuruluşta “asla beş vermeyen” yönetici olmayın. 

İK ekibiniz genellikle her dereceyi alan çalışanların oranlarına ilişkin istatistiklere sahip olacaktır; kuruluşunuzda iyi performansın nasıl değerlendirildiğini anlamak için bu bilgileri kendi yararınıza kullanın.

Uzman İpucu: Kendilerini en iyi performans gösteren çalışanlar olarak gören kişilerin performansını değerlendiriyorsanız, “aşağı yuvarlanmış” veya kapsamlı olmadığı düşünülebilecek bir performans derecesi vererek onların motivasyonunu kırmamaya dikkat edin. 

Çoğu zaman en yüksek düzeyde performans gösteren kişiler, performans derecelendirmelerinin oldukça farkındadır ve mevcut performans derecelendirmeleri önceki derecelendirmelerinden düşükse, özellikle de son dönemde normalden daha çok çalıştıklarını düşünüyorlarsa, motivasyonları kırılabilir. 

Yüksek performans gösteren kişiler için performans değerlendirmelerinin etkisini ve bu kişilerin nasıl motive edildiğini göz önünde bulundurun. Güçlü bir çalışanın performansını üstünkörü değerlendirmeniz nedeniyle çalışanı elde tutma sorunu yaşanmasına izin vermeyin (evet, bu çok yaygın bir sorundur).

Önyargılarınızı kontrol edin

Özellikle bireysel çalışanlarınızla günlük iş akışında çok yakın çalışmıyorsanız, değerlendirmelerinizdeki önyargıyı azaltmak için birden fazla kaynaktan geri bildirim almayı düşünün. 

Örneğin, proje yöneticilerini değerlendirirken, onların yöneticisi olarak benim hakkımdaki görüşümün aslında önemli olan şey olmadığını biliyorum; önemli olan, proje yöneticilerinin hizmet verdiği kişilerin görüşleridir.

Bu bilgiyi edinmek için her proje yöneticisinin temel paydaşlarına geri bildirim talepleri gönderiyor ve hem bireysel proje yöneticisinin performansı hem de proje yönetimi ekibine ilişkin algı hakkında geri bildirim topluyorum.

Çalışanlarınıza geri bildirimleriniz üzerine düşünme fırsatı verin

Daha fazla netlik sağlayın ve sorular sorun. İnsanların bilgileri işlemek için zamana ihtiyacı olabilir ve değerlendirmenizi okumak, üzerinde düşünmek ve ardından sorularıyla size gelmek için zamana sahip olmaktan fayda sağlayabilirler. 

Performans değerlendirmesi yaparken, daha fazla tartışma ve soru sorma fırsatı yaratmak ve ekip üyenize onun yanında olduğunuzu, kişisel ve profesyonel olarak gelişmesine yardımcı olmaya kararlı olduğunuzu göstermek için konuşmayı bir ölçüde açık bırakın.

Yaygın Performans Değerlendirmesi Örnekleri

Şimdi kullanabileceğiniz bazı değerlendirme ifadelerine geçelim.

Başlangıç olarak, performans değerlendirmesi sırasında ele alacağınız kategoriler ve sorularla başlamak istersiniz.

Bu kesinlikle kapsamlı bir liste değildir. İstediğiniz maddeleri seçip eklemekten çekinmeyin; ancak başlamak için bir kuruluştaki neredeyse her role uygulanabilecek aşağıdaki unsurları değerlendirin:

1. Güçlü yönler
2. Gelişim fırsatları
3. Sorun çözme
4. İletişim
5. Ekip çalışması
6. Hesap verebilirlik
7. İşin kalitesi

Bu unsurların her biri için, değerlendirme dönemi boyunca sergilenen olumlu veya arzu edilmeyen davranış örneklerini vurgulayan özel performans notları oluşturabilirsiniz. 

İletişimle ilgili olumlu performans değerlendirmesi örneği

“Moriah’ın iletişimi net, zamanında ve kapsamlıdır. Bilmesi gereken kişilerin...bilmesini sağlama konusunda başarılıdır. Örneğin Moriah, yeni ürün güncellememizin kullanıma sunulmasına liderlik ettiğinde tüm paydaşlar, müşteriler, destek temsilcileri ve satış çalışanları bilgilendirildi ve hatta kullanıma sunulmadan önce soru sorma fırsatına sahip oldu. Moriah, hızlı tempolu çalışma ortamımızı yönetirken iş sonuçlarıyla çalışanlarımız için doğru olanı yapmamızı dengeliyor.”

İletişimle ilgili daha az olumlu değerlendirme örneği

“Sandra güçlü bir iletişimcidir; ancak projelerin önemli ayrıntılarını paydaşlarla tutarlı biçimde paylaşmıyor. Bu da bazı kişilerin önemli konulardan habersiz kalmasına neden oluyor. Örneğin web sitesi yeniden tasarım projesinde Sandra ve ekip yeni sayfaların ne zaman yayınlanacağına karar verdi; ancak Sandra, yaklaşan web sitesi değişikliği hakkında yöneticileri ve diğer çalışanları bilgilendirme konusunda ekibe liderlik etmedi. Değişiklik yayınlandığında CEO’muz ve önemli satış yöneticilerimiz de dahil olmak üzere birçok kişi şaşırdı.”

İşin kalitesiyle ilgili olumlu değerlendirme örneği

“Moriah’ın iş kalitesi olağanüstüdür. Planlama, üretkenlik ve organizasyon konusunda altın standart oluşturuyor; öyle ki kuruluş genelindeki diğer kişiler, işinin kalitesine ve teslimatlarındaki tutarlılığa güvendikleri için özellikle Moriah ile çalışmayı talep ediyor. Moriah etkili bir ekip üyesidir ve ekibi ile dahil olduğu projelerde yüksek kalite standartlarının korunmasına yardımcı olur. Moriah, uygulamalarını öğreterek ve başkalarının benzer kalite becerilerini öğrenmesine yardımcı olacak şablonlar hazırlayarak başkalarının gelişimine katkıda bulunuyor.”

İşin kalitesiyle ilgili daha az olumlu değerlendirme örneği

“Sandra kaliteli işler üretebiliyor; ancak en iyi işini yalnızca doğrudan benimle birlikte çalıştığında, her aşamayı kontrol ettiğinde ve Sandra’nın görevi tamamlamak için aktif biçimde ilerlediğinden emin olduğunda ortaya koyuyor. Örneğin Sandra bu çeyrekte öğrenme sistemimizde yapılacak değişikliklerle ilgili bir öneri sunmayı taahhüt etti. Bu hedefteki ilerlemeyi sormak için Sandra’ya başvurduğumda, yalnızca birkaç hafta içinde teslim edilmesi gereken görev üzerinde henüz çalışmaya başlamadığını söyledi. Sandra işe başladı; ancak uyumluluk gereklilikleri ve raporlama gibi bazı düzeltmeler de dahil olmak üzere görevi tamamlayabilmek için benimle önemli ölçüde doğrudan etkileşime ihtiyaç duydu. Zaman yönetimi, görevin gerekliliklerini anlama ve süreç boyunca paydaşları bilgilendirme konularına daha fazla odaklanması ve bu becerilerini geliştirmesi, Sandra’nın iş kalitesini artırmasına yardımcı olacaktır.”

Unutmayın, açık ve özel olun. Her alandaki yorumlarınızı desteklemek için somut örnekler kullanmak, “ekip oyuncusudur” gibi belirsiz ifadeler kullanmaktan çok daha iyi geri bildirimler sağlayacaktır. Önceki örnekler, KPI’lar ve ölçümlerle ne kadar fazla gerekçelendirebilirseniz o kadar iyi olur.

Performans Değerlendirmesi Şablonu

Performans Değerlendirmesi şablonumuzu edinin!

Performans Değerlendirmeleriniz İçin Sonraki Adımlar

Bir yönetici olarak performans değerlendirmeleri, göreviniz kapsamında gerçekleştirdiğiniz en etkili faaliyetlerden biridir.

İnsan kaynakları lideriyseniz, görevinizin temel unsurlarından biri yöneticilerin etkili performans geri bildirimi vermeyi öğrenmesine yardımcı olmak ve çalışanları ellerinden gelenin en iyisini yapmaya motive eden performans değerlendirmelerini kolaylaştırmaktır. 

Önemli çıkarımlar

• Bir yönetici olarak sürekli hem olumlu hem de olumsuz geri bildirim vermelisiniz ve tüm geri bildirimler davranışa ilişkin belirli örnekleri ve davranışın etkisini içermelidir
• Resmî performans değerlendirmeleri sık sık, mümkünse üç ayda bir veya altı ayda bir yapılmalıdır.
• Her rolün performansa ilişkin net beklentileri olmalıdır. Performans değerlendirmeleri, bir kişinin geçmiş performansına veya diğer ekip üyelerinin performansına göre değil, rolün beklentilerine göre yapılmalıdır.
• Her çalışanın kendi performansı üzerine düşünme fırsatına sahip olduğundan emin olun. 
• performans değerlendirmesi görüşmesine hazırlanmak için kişinin performansındaki öne çıkan noktaları ve gelişim fırsatlarını bir anlatı hâlinde belgeleyin.
• Kişiyle bire bir görüşme yaparak hem değerlendirmesini hem de performansına ilişkin geri bildiriminizi ele alın. Görüşme boyunca hem olumlu hem de olumsuz davranışlara ve bunların kuruluş üzerindeki etkisine ilişkin belirli örnekleri ve somut ayrıntıları paylaşın.
• Performans değerlendirmesi görüşmesinden sonra sonraki adımlar konusunda mutabık kalın ve e-posta veya kuruluşunuzun performans yönetimi aracı üzerinden takip gerçekleştirin.
• Bir yönetici veya performans değerlendiricisi olarak bir çalışanın gelişiminde ve ilerlemesinde kilit bir unsur olduğunuzu unutmayın. Destek olun, dürüst davranın ve çalışanlarınızın yeni zirvelere yükselişini izlemeye hazır olun!