ChatGPT: En eksperts guide til HR-professionelle

I min tidligere artikel om ChatGPT-prompter til HR undersøgte vi, hvordan man kan bruge AI til at udarbejde jobbeskrivelser, opbygge onboardingplaner og omarbejde intern kommunikation. 

For mange HR-folk er det her, rejsen begynder—ved at bruge AI til at hjælpe med de daglige opgaver, der tager for meget tid eller mental energi. Det er her, AI bliver mere end en skriveassistent. Det bliver en tænkemakker. En mønstergenkender. En strategisk sparringspartner. En stille samarbejdspartner, der arbejder hurtigt, ikke kræver noget og hjælper dig med at være skarpere, bedre forberedt og endnu mere menneskelig.

I denne guide gennemgår vi fem stærke resultater, du kan opnå ved hjælp af AI-værktøjer—hver med praktiske eksempler på prompter og tips, der hjælper dig med at komme endnu dybere.

1. Omdan data til indsigt

Resultat: Find mønstre hurtigere, og omsæt data til beslutninger.

HR-teams svømmer i data: fratrædelsessamtaler, pulsmålinger, rapporter om medarbejderudskiftning og meget mere. 

Det, jeg har set igen og igen, er, at selvom vi elsker at indsamle data, har vi ofte svært ved at finde tid til at få mening ud af det hele.

AI kan hjælpe dig med at uddrage betydning, identificere temaer og forberede det, der er vigtigt for ledelsen eller handlingsplanlægningen.

Det hjælper med:

• Tematisering af kommentarer fra fratrædelsessamtaler eller pulsmålinger
• Opsummering af lange regneark til ledelsen
• Omdannelse af rå nøgletal til budskaber til forskellige målgrupper
• Identifikation af mønstre i eksisterende data eller organisering af data, så de bliver lettere at forstå
• Excel-filer. Du kan enten bruge de indbyggede Microsoft Copilot AI-værktøjer eller indsætte data direkte i en anden AI (eller uploade dem, afhængigt af din platform) og bede AI'en om opsummeringer, sammenligninger eller forslag til visualiseringer. Selvom dette er en ENORM hjælp for Excel-brugere, erstatter det ikke din forståelse af pivottabeller (en meget vigtig færdighed!), men det kan være en hjælp til hurtigt at identificere mønstre, skrive formler og skabe hurtig indsigt, som du kan dele. Husk at dobbelttjekke kildedataene for at sikre, at AI'en ikke hallucinerer! 

Hvorfor det er vigtigt: Du bevæger dig hurtigere fra “Vi har data” til “Vi ved, hvad vi skal gøre ved det.,” og potentielt med færre trin eller uden behov for Excel-eksperter eller specialiserede dataanalytikere.

Prøv disse prompter:

• “Her er 100 kommentarer i fritekst fra vores trivselsmåling. Opsummer de vigtigste temaer i et enkelt sprog, og identificer alt, der forekommer mere end tre gange.”
• “Gennemgå denne rapport om medarbejderudskiftning fordelt på afdeling, og identificer de tre områder med den største ændring siden sidste kvartal. Opsummer det for vores øverste ledelsesteam.”
• “Tag denne transskription af en fratrædelsessamtale, og skriv et resumé til ledelsen i tre punkter. Fokuser på, hvad vi kan lære, og hvad vi bør være opmærksomme på.”

Ekstra tip: Bed efter at have fået en opsummering om: “Skriv nu tre mulige næste skridt, HR kan tage for at håndtere denne tendens.” Du analyserer ikke bare—du bevæger dig mod handling.

2. Strukturér skabeloner, og tilpas indhold til forskellige grupper

Resultat: Skab pålidelige, gentagelige regneark, projektmapper eller andre skabeloner uden at begynde fra bunden. 

Gennem min erfaring inden for HR har jeg erfaret, at der bruges overraskende meget tid på at udføre lignende arbejde igen for forskellige personer eller grupper.

Så ofte har jeg opbygget de samme oversigter, skrevet den samme kommunikation eller formateret den samme type rapporter på tværs af virksomheden. 

Med AI kan du omdanne disse rutiner til gentagelige skabeloner og udnytte dine data bedre.

Det hjælper med:

• Oprettelse af genanvendelige skabeloner til medarbejderoptællinger, medarbejderudviklingssamtaler, opgørelser over medarbejderantal, løn—du nævner det bare
• Udtræk af opsummeringer, sammenligninger eller handlingspunkter fra regneark
• Strukturering af data til tydelige visualiseringer eller talepunkter til præsentationer

Hvorfor det er vigtigt:

Du bruger mindre tid på formatering eller tilpasning og mere tid på at fokusere på indsigt, beslutninger og strategi (dine helt unikke menneskelige superkræfter).

Prøv disse prompter:

• “Opret en tilpasningsbar skabelon til en kvartalsvis rapport om medarbejderantal og afgang med plads til opsummerende indsigt og nøgletal på afdelingsniveau.”
• “Jeg har en CSV-fil med medarbejdertilfredshedsscorer fordelt på team. Opsummer områderne med de højeste og laveste scorer, og anbefal to handlinger for hvert område.”
• “Opbyg en skabelon til medarbejderudviklingssamtaler for personaleledere, inklusive vurderingsskalaer, plads til feedback og et opsummeringsafsnit om parathed til forfremmelse.”

Ekstra tip: Når du har fået noget i AI til et punkt, du er tilfreds med, kan du bede om at udvide eller tilpasse det pågældende materiale. Prøv: “Lav dette om til en genanvendelig tjekliste eller formular, som andre ledere eller HR-teammedlemmer kan bruge.” Kør dette på et par forskellige måder, og se, hvordan ét stykke indhold eller én oplysning kan omdannes til flere ting, der passer til deres unikke formål og målgruppe.

3. Spar tid på gentagen planlægning

Resultat: Opbyg hurtigere uden at gå på kompromis med kvaliteten.

Hvis du nogensinde har genopbygget en onboardingplan, en træningsoversigt eller en kalender fra bunden, ved du, hvor meget tid disse “standarddokumenter” faktisk kræver. AI kan hjælpe dig med at springe startfasen over og hurtigere komme frem til finpudsningen.

Det kan det hjælpe med:

• Udarbejdelse af onboardingtidsplaner
• Oprettelse af oversigter over lederudvikling
• Opbygning af indholdsblokke til DEI-programmer

Hvorfor det er vigtigt:

Du kommer 70 % af vejen på få minutter – og kan fokusere din energi på tilpasning og gennemførelse.

Prøv disse instruktioner:

• “Lav en 30-60-90-dages onboardingplan for en erfaren fjernarbejdende ingeniør, herunder onboardingpartnere, teknisk opsætning og milepæle for det første projekt.”
• “Lav en oversigt over et 12-måneders lederudviklingsforløb for nye personaleledere på en hybrid arbejdsplads. Inkludér mindst én erfaringsbaseret aktivitet pr. kvartal.”
• “Opret en skabelon til dagsordenen for et kvartalsvist HR-allmøde. Inkludér tidsblokke, forslag til indhold og påmindelser om understøttende materialer.”

Ekstra tip: Når du har fået en plan, du er tilfreds med, kan du følge op med: “Lav dette om til en oversigt over et præsentationssæt” eller “Skriv en kommunikationsmail, der kan ledsage denne plan.” Du kan opbygge materialer i flere formater på én gang.

4. Gør strategien lettere at kommunikere

Resultat: Fortæl klarere og mere overbevisende historier – især med data.

HR-ledere har aldrig haft adgang til flere indsigter – eller oplevet større pres for at gøre disse indsigter meningsfulde for andre. Uanset om det handler om en ændring i medarbejderstrategien, en DEI-opdatering eller en oversigt over talenterisici, kan AI hjælpe dig med at fortælle historien bag tallene.

Det kan det hjælpe med:

• At omsætte medarbejdermålinger til talepunkter for ledelsen
• Udarbejdelse af dias eller ensidede dokumenter til tværfunktionelle teams
• Kommunikation af vision, afvejninger eller konsekvenser af forandringer

Hvorfor det er vigtigt:
Du påvirker mere effektivt – og møder op med klarhed og selvtillid.

Prøv disse instruktioner:

• “Tag dette HR-strategidokument, og omskriv det til en målgruppe bestående af almindelige medarbejdere. Gør det samtaleorienteret, afstemt med vores værdier og på under 400 ord.”
• “Opsummér vores rapport om medarbejderanalyser i 5 punktformuleringer, som en CFO ville interessere sig for. Fokuser på omkostninger, fastholdelsesrisiko og produktivitet.”
• “Opret en fortælling til ét dias, der forklarer ændringen i vores talentstrategi, med én overskrift og 3 centrale budskaber nedenunder.”

Ekstra tip: Når dit budskab er klart, kan du spørge: “Skriv nu en version af dette, som personaleledere kan dele på teammøder.” Det hjælper med at styrke ensartetheden på tværs af organisationens niveauer.

5. Modellér scenarier og “hvad nu hvis”-situationer

Resultat: Tænk risici og muligheder igennem, før der træffes beslutninger.

Du behøver ikke en krystalkugle for at kunne se rundt om hjørnerne – du skal blot stressteste idéer, før de lanceres. Du kan bruge AI til at tænke potentielle reaktioner, risici og løsninger igennem i forbindelse med kommende beslutninger eller politikker.

Det kan det hjælpe med:

• Vurdering af afvejninger i udformningen af politikker eller forandringer
• Stresstest af budskaber eller implementeringsplaner
• Forberedelse af ledere på sandsynlige spørgsmål eller modstand

Hvorfor det er vigtigt: Du fremstår som en strategisk tænker, ikke blot som en, der gennemfører politikker.

Prøv disse instruktioner:

• “Hvis vi reducerer vores politik for fjernarbejde fra 3 dage til 1, hvilke medarbejderreaktioner bør vi forberede os på? Hvilken kommunikation og støtte kan mindske friktion?”
• “Sammenlign tre tilgange til implementeringen af en ny ramme for intern mobilitet. Fremhæv fordele og ulemper, sandsynlige medarbejderreaktioner og implementeringskompleksitet.”
• “Forestil dig, at vi fjerner vores bonusser ved årets udgang og erstatter dem med kvartalsvise spotbonusser. Hvad kan gå galt? Hvad kan blive bedre?”

Ekstra tip: Efter at have kortlagt scenarierne kan du spørge: “Udarbejd nu en Q&A til ledelsen, som kan hjælpe ledere med at håndtere de 5 største bekymringer, medarbejderne kan rejse.” Så er du på forkant med budskaberne klar til brug.

6. Udvid din støtte uden at brænde ud

Resultat: Hjælp flere mennesker – hurtigere – uden at sænke dine standarder.

HR's opgave er at støtte mennesker – og mængden af forespørgsler, samtaler og gentagne spørgsmål stopper aldrig. AI kan hjælpe dig med at skalere ved at omdanne din viden til selvbetjeningsværktøjer, skabeloner og ressourcer med ét klik.

Det hjælper med:

• At skabe værktøjskasser, tjeklister eller samtalevejledninger
• At udarbejde ofte stillede spørgsmål eller vejledninger til nye systemer
• At opbygge gentagelige selvbetjeningsressourcer

Hvorfor det er vigtigt:
Du bliver mere tilgængelig for strategisk arbejde ved at gøre din ekspertise mere tilgængelig.

Prøv disse prompts:

• “Skriv en side til nye ledere om, hvordan man giver feedback. Medtag 3 ting, man bør gøre, 3 ting, man ikke bør gøre, og et eksempel på et manuskript til konstruktiv feedback.”
• “Lav en vejledning til medarbejdere om opdatering af deres personalegoder under den åbne tilmeldingsperiode. Brug et enkelt sprog, og strukturer den med ofte stillede spørgsmål.”
• “Udarbejd en række talepunkter, som HRBP'er kan bruge i samtaler på højere ledelsesniveau, med fokus på at afdække drivkræfter for engagement og risiko for udbrændthed.”

Ekstra tip: Bed AI om at skabe både en “fuld version” og en “TL;DR-version” af hver ressource eller en version formateret til Slack/Teams. Jo mere tilgængeligt dit indhold er, desto mere nyttigt bliver det.

Fejlfinding af almindelige problemer

Når du begynder at bruge AI-værktøjer, kan du opleve mange af de alt for almindelige faldgruber ved AI, såsom hallucinationer, at du ikke får præcis det, du bad om, og min absolutte mindst yndede: intens gentagelse. 

Dette er de mest almindelige problemer med prompts til AI, og hvad du kan gøre ved dem.

1. Resultatet er for generisk eller vagt

Hvad går galt: Prompten indeholdt ikke tilstrækkelig kontekst, information om målgruppen eller formål.

Hvad du kan gøre: Vær specifik i din prompt. Fortæl AI, hvem indholdet er til, hvorfor det er vigtigt, og hvor det skal bruges.

Eksempel på forbedring af prompt:

• I stedet for: “Skriv et resumé af en træning”
• Prøv: “Opsummér denne 60-minutters virtuelle træningssession for mellemledere, der ikke kunne deltage. Medtag 3 hovedpointer og 2 handlingspunkter. Tone: kortfattet og praktisk.”

2. Teksten lyder for meget som AI

Hvad går galt: ChatGPT har en tendens til som standard at bruge et overpoleret, formelt eller præget af modeord-sprog.

Hvad du kan gøre: Giv klare instruktioner om tone i din prompt. Bed om en menneskelig og praktisk stemme. Fortæl AI, at den skal skrive mindre som AI (mere om det senere).

3. For meget gentagelse eller selvfølgeligheder

Hvad går galt: AI forsøger ofte at lyde komplet i stedet for kortfattet. Man får ikke point for flotte ord, men for nytte og klarhed (husk det – altid!)

Hvad du kan gøre: Afgræns prompten. Bed kun om væsentlige eller nye oplysninger, og tilføj en ordgrænse.

Eksempel på forbedring af prompt:  “Skriv dette på højst 150 ord. Medtag kun det, der er nyt eller vigtigt for denne målgruppe.”

4. Overdreven selvsikkerhed eller unøjagtige oplysninger

Hvad går galt: ChatGPT er trænet til at lyde vidende og velformuleret, selv når den bygger på antagelser (hallucinerer).

Hvad du kan gøre: Bed om kilder, faktatjek alt, der lyder for selvsikkert, og undgå at bruge AI til at skrive juridisk indhold eller indhold om overholdelse af regler uden menneskelig gennemgang (det er ekstremt vigtigt og har mange konsekvenser, især inden for HR).

Eksempel på forbedring af prompt:  “Hvad er dine kilder til disse data? Link om muligt til primære referencer.”

5. Matcher ikke præferencer for stil eller formatering

Hvad går galt: AI bruger som standard almindelige stilarter, medmindre den specifikt får besked på, hvad den skal gøre. Den tror, at den ved, hvad den skal gøre for at være hjælpsom, men det er ofte ikke det, du egentlig ønsker.

Hvad skal du gøre: Vær tydelig om formateringen fra begyndelsen. Understreg, hvad der er vigtigt for dig med hensyn til format, tone og struktur under redigeringen – vær specifik!

Eksempel på rettelse af instruktion: “Skriv i punktform, begræns hvert punkt til 2 linjer, brug stort begyndelsesbogstav i overskrifter, og undgå lange tankestreger eller overdrevet sprog.”

Et forsøg på at løse faldgruber ved AI-skrivning

Gennem hele denne artikel har jeg fremhævet vigtigheden af at være specifik om, hvad du ønsker fra dit AI-værktøj! 

Det gælder også for, hvordan du beder disse værktøjer om at skrive for dig. I begyndelsen af en chat (eller endnu bedre i indstillingerne) skal du fortælle dine AI-værktøjer, hvordan du ønsker, at de skal skrive. 

Her er et eksempel: “Skriv i en professionel, men naturlig tone. Undgå fyldord, jargon og overbrugte vendinger. Brug ikke lange tankestreger eller udråbstegn. Undgå ord som ‘transformerende’, ‘banebrydende’ eller salgsagtige metaforer. Hold det klart, nyttigt og som noget, jeg faktisk ville sige højt.”

Du kan gå endnu længere her og give dine egne skriveeksempler for at hjælpe AI'en med at forstå den unikt menneskelige tone og rytme i din skrivestil. 

Hvis det ikke er nok, kan du også understrege dine præferencer med opfølgende instruktioner som: 

• “Få dette til at lyde mere menneskeligt.”
• “Skriv dette om, så det bliver tydeligere, og fjern alle modeord.”
• “Stram dette op, og få det til at lyde som intern virksomhedskommunikation.”

Mit bedste råd om dette er at være tydelig og konsekvent med hensyn til, hvordan du ønsker, at AI skal skrive for dig. 

Det tager noget tid at finjustere, hvad AI tror, du ønsker, men hvis du får det hele indstillet rigtigt, kan det være en uvurderlig hjælp til at pudse kommunikationen af til forskellige interessenter. 

Det er din tur!

Du behøver ikke være ekspert i AI for at bruge det som en. Du skal bare have et klart mål og nogle få gode instruktioner.

Så hvor begynder du?

1. Vælg et af resultaterne ovenfor.
2. Prøv en af instruktionerne.
3. Se, hvordan det hjælper.

Du sparer måske 30 minutter. Du opnår måske den klarhed, du har manglet. Eller du mærker måske bare det lille skub fremad, der minder dig om, at du har styr på det!

Fandt du dette nyttigt? Bogmærk det, del det med en kollega, eller prøv en af instruktionerne i din næste 1:1-samtale (vis din chef dine nye færdigheder!).

Vi er kun lige begyndt at se AI's anvendelse inden for HR. Jo mere du eksperimenterer, desto mere værdi får du.

En kort bemærkning om platforme

ChatGPT er et af flere værktøjer, der fungerer på samme måde. Claude, Gemini, Microsoft Copilot – de bruger alle store sprogmodeller til at generere og forme indhold baseret på dine indtastninger. 

Valget afhænger ofte af, hvad der bedst integreres med dine systemer, og hvor dine data skal opbevares. Mekanikken er sammenlignelig; hvordan du skriver instruktioner og redigerer, vil have større betydning end, hvilket værktøj du bruger.

Bemærkning om privatliv

AI er utrolig nyttigt, men det er stadig et tredjepartssystem. Selvom det føles, som om du bare chatter med et dokument, kan alt, hvad du indtaster, blive gemt eller behandlet uden for din organisations kontrol, især i gratis versioner af AI-værktøjer.

Hvis du ikke ville skrive det i en ekstern e-mail eller på en delt Slack-kanal, skal du ikke skrive det i gratis AI-værktøjer. 

Det betyder, at du ikke skal inkludere rigtige navne, medarbejder-ID-numre, specifikke leverandøroplysninger, fortrolige oplysninger eller ikke-offentliggjorte regnskabs- eller strategidokumenter i dine samtaler med gratis eller ubetalte AI-værktøjer. 

Den bedste måde at håndtere de udfordringer med privatliv og sikkerhed, som AI medfører, er at tale med din virksomheds IT-team om korrekt brug af AI på arbejdet og undersøge, om de har foretrukne værktøjer eller private værktøjer, som du frit kan bruge virksomhedsoplysninger i.

Hvis ikke, skal du sørge for, at du har tilladelse til at bruge AI-værktøjer, og derefter overveje en betalingskonto og fravælge, at AI-værktøjet bruger dine data til at træne sine AI-modeller.