De 3 største problemer med arbejdsstyrken, som er nemme at fejldiagnosticere

Når teams har det svært, virker løsningen indlysende: Ansæt flere medarbejdere. Men den instinktive reaktion kan være dyr — og forkert.

En erfaren leder troede for nylig, at han vidste præcis, hvad hans team havde brug for: flere medarbejdere. “Vores team drukner,” fortalte han sin ledelsesgruppe. “Alle arbejder sent. Vi har netop godkendt fem nye ansættelser, og jeg er stadig bekymret for, at det ikke vil være nok.” 

På papiret gav beslutningen mening. Arbejdet hobede sig op, deadlines blev overskredet, og folk så udmattede ud. Det virkede ansvarligt at ansætte flere. 

Derefter så ledelsen på dataene. Nogle teams var ganske vist overbelastede. Men andre havde mere kapacitet, end nogen var klar over. Store dele af arbejdstiden gik tabt på møder, e-mails og omarbejde. Det viste sig, at problemet ikke var for få medarbejdere —  men en skæv fordeling af arbejdsbyrden. 

Virksomheden havde ikke brug for flere medarbejdere. Den havde brug for bedre data. 

Manglende overblik er mere almindeligt, end de fleste ledere er klar over. Og det er grunden til, at så mange tilsyneladende fornuftige beslutninger stadig rammer ved siden af. Når arbejdet nu foregår på tværs af værktøjer, lokationer, teams og tidszoner, er det svært at se, hvor tid og indsats bliver brugt.

Det er her, ActivTrak kommer ind i billedet.

3 almindelige problemer i arbejdsstyrken, som ledere fejldiagnosticerer (og hvordan ActivTrak løser dem)

For at forstå, hvor teamets tid og indsats rent faktisk bliver brugt, har du brug for analyse af arbejdsstyrken. Og til det formål findes ActivTrak. Denne software sporer medarbejdernes daglige aktivitet og afdækker mønstre, der besvarer kritiske spørgsmål. Ledere i mere end 9.500 organisationer bruger det i øjeblikket til at forstå:

• Hvor hårdt arbejder medarbejderne, når de arbejder eksternt?
• Fokuserer teams på de rigtige aktiviteter?
• Har vi brug for at øge bemandingen eller udnytte de eksisterende talenter bedre?
• Følger alle vores politikker?

For at vise, hvordan det ser ud i praksis, undersøger vi tre udfordringer i arbejdsstyrken, som er nemme at fejldiagnosticere, og hvad ActivTrak afslører om hver af dem.

Udfordring nr. 1: Konstant overbelastning og overbebyrdede teams

Fejldiagnosen: Vi har brug for flere medarbejdere. 

Den faktiske årsag: Ueffektivitet og ubalancerede arbejdsbyrder. 

Dataene: ActivTrak viser, hvor tid, indsats og omkostninger bliver brugt, så du får det fulde billede, før du øger bemandingen.

• Fordeling af arbejdsbyrden. Er nogle teams overbebyrdede, mens andre har ekstra tid? Er der personer, som konsekvent løfter mere end deres rimelige andel af arbejdsbyrden? ActivTrak viser, hvordan arbejdet er fordelt på tværs af teams, så du kan omfordele opgaver før produktivitet og resultater begynder at lide under det.

• Udvikling i kapacitetsudnyttelsen. ActivTrak beregner omkostningerne ved uudnyttet kapacitet i faktiske kroner og øre. Nåede 29 % af medarbejderne ikke deres produktivitetsmål? For en organisation med 1.400 medarbejdere svarer det til at betale $561,000 i månedsløn for arbejde, der ikke bliver udført.

Løsningen: ActivTrak giver dig den indsigt, du har brug for til at omfordele arbejdsbyrder, justere arbejdsgange og hjælpe ledere med at vejlede medarbejdere ud fra objektive data i stedet for anekdoter.

For eksempel: Da en ActivTrak-kunde opdagede betydelige ubalancer i arbejdsbyrden blandt 2.500 medarbejdere, skiftede ledelsen kurs. I stedet for at ansætte flere medarbejdere omfordelte de opgaverne. Det gjorde det muligt for dem ikke blot at forbedre servicen, men også at undgå næsten $5.25 million i årlige ansættelsesomkostninger.

Udfordring nr. 2: Mål, der ikke nås

Fejldiagnosen: Teams arbejder ikke hårdt nok.

Den faktiske årsag: Der er ikke nok fokustid til arbejde, der skaber høj værdi.

Dataene: ActivTrak viser, hvordan teams bruger deres tid hver dag, og afslører, om indsatsen går til aktiviteter, der rent faktisk skaber resultater.

• Aktivitetsspecifik indsigt. Dine medarbejdere arbejder hårdt, men fokuserer de på det rigtige arbejde? ActivTrak beregner den tid, der bruges på kerneaktiviteter kontra ikke-kerneaktiviteter, så det bliver tydeligt, når opgaver med lav værdi optager den tid, der skulle bruges på det arbejde, som skaber resultater og lønsomhed. 

• Fokus kontra samarbejdstid. ActivTrak måler den tid, der bruges på fordybet arbejde, møder, samarbejde og distraktioner. Ved at sammenligne disse forskellige aktiviteter side om side kan du gribe ind og tilbyde vejledning efter behov.

Løsningen: ActivTrak-data giver dig mulighed for at lede teams hen imod de aktiviteter, der skaber resultater, uanset om det betyder, at du tager skridt til at beskytte tid til fordybet arbejde eller afholder mere produktive vejledningssamtaler.

For eksempel: Da medarbejderne i en produktionsvirksomhed begyndte at komme til kort i forhold til målene, benyttede ledelsen ActivTrak til at forstå, hvordan medarbejderne brugte deres tid. De opdagede, at nogle tilsyneladende produktive medarbejdere havde et ekstra job i arbejdstiden, mens andre havde udviklet dårlige vaner. Efter at have håndteret disse problemer direkte faldt den uproduktive tid med 28 %.

Udfordring nr. 3: Ineffektive arbejdspladspolitikker

Fejldiagnosen: Manglende ansvarlighed.

Den faktiske årsag: Politikker anvendes ensartet uden data til at understøtte dem.

Dataene: ActivTrak giver indsigt i, hvor, hvornår og hvordan arbejdet udføres, så beslutninger om fjernarbejde, hybridarbejde eller politikker for tilbagevenden til kontoret baseres på reelle produktivitetsmønstre.

• Produktivitet efter placering. Ved du, hvor dine medarbejdere er mest produktive? Understøtter jeres arbejdspladsstrategier dem? ActivTrak viser, hvordan medarbejderne arbejder på tværs af fjernarbejde, hybridarbejde og arbejde på kontoret. Denne information giver lederne mulighed for at udforme bedre politikker, reducere ejendomsomkostninger og hjælpe medarbejderne med at yde deres bedste.

• Overholdelse af arbejdstider. Arbejder teamene som forventet, eller skader huller i bemandingen kundetilfredsheden? ActivTrak viser, hvor godt teammedlemmerne følger de tildelte arbejdstider. Lederne kan vælge at få advarsler i realtid, når medarbejdere møder sent, går tidligt eller holder længere pauser. 

Løsningen: Med daglig indsigt i, hvordan arbejdet faktisk udføres, kan du fastsætte politikker, der stemmer overens med virkeligheden — og justere arbejdstiderne, før små problemer udvikler sig til større problemer.

For eksempel: Et realkreditselskab ønskede at forstå, hvordan den nye fjernarbejdspolitik påvirkede resultaterne. ActivTrak bekræftede, at medarbejderne opretholdt en høj produktivitet og ansvarlighed, mens de arbejdede hjemmefra. Det hjalp ledelsen med at reducere kontoromkostningerne og udvide rekrutteringen til områder uden for de lokale markeder. Som følge heraf tilføjede virksomheden produktive lånerådgivere i et tempo, der var 32 % højere end konkurrenternes, samtidig med at det samlede medarbejderantal forblev stabilt.

Arbejdsstyrkeanalyse som konkurrencefordel

Alle ovenstående scenarier begynder på samme måde — en rimelig konklusion truffet under pres. Ansæt flere medarbejdere. Pres hårdere på. Stram politikkerne. Absorbér omkostningen. 

Uden data vil disse beslutninger fortsat ramme ved siden af.

Arbejdsstyrkeanalyse erstatter gætterier med dokumentation og indsigt. Hvis du ønsker at træffe mere datadrevne beslutninger om medarbejdere, men ikke ved, hvor du skal begynde, er data om medarbejderaktivitet vejen frem. Det giver et klart indblik i, hvordan arbejdet udfolder sig fra dag til dag, og synliggør mønstre, som de fleste ledere aldrig får mulighed for at se. Resultatet? Lederne holder op med at jagte problemer efter de er opstået — og forebygger dem helt.

Klar til at diagnosticere, hvad der virkelig foregår i din organisation? Se, hvordan ActivTrak giver ledere det nødvendige overblik så du kan handle med sikkerhed.