En fastansættelse afsluttes én gang. Et honorar faktureres, stillingen besættes, og desket går videre til den næste. En kontraktansættelse afsluttes ikke – den fortsætter. Timesedler skal rykkes for hver uge, marginen skal følges på hver eneste af dem, og compliance-uret holder ikke op med at tikke den dag, en person starter.

De fleste rekrutterings-CRM-systemer blev designet omkring den første arbejdsgang, mens den anden typisk blev tilføjet senere – ofte som et timeseddelmodul, der er boltet fast på et system, som aldrig blev bygget til at tænke i ugentlige cyklusser. For et desk, der håndterer en betydelig mængde kontraktforretning, viser det hul sig konstant på måder, som en funktionsliste sjældent indfanger, før et bureau allerede lever med konsekvenserne.

Atlas griber dette anderledes an, fordi det er bygget som et CRMx – en platform, der er designet til at forstå konteksten for en ansættelse, uanset om den er fast eller på kontrakt, i stedet for at tvinge begge ind i den samme generiske arbejdsgang.

Hvorfor kontraktansættelser og fastansættelser ikke følger den samme arbejdsgang

På papiret er begge ansættelser. I praksis er de operationelle krav så forskellige, at det skaber reel friktion at behandle dem ens:

• En fastansættelse har ét honorar, én faktura og ét tidspunkt, hvor rekrutteringskonsulentens arbejde er afsluttet. En kontraktansættelse genererer en ny timeseddel, en ny godkendelse og en ny marginberegning hver eneste uge eller måned, den løber.
• Compliance ved en fastansættelse er i vid udstrækning afsluttet på startdatoen. Compliance ved en kontraktansættelse er løbende og knyttet til opgavevilkår, PO-referencer og kontrol af arbejdstilladelse, som skal gennemgås igen.
• Marginen på en fastansættelse er fast den dag, honoraret aftales. Marginen på en kontraktansættelse ændrer sig, og et bureau har brug for løbende indsigt i den for hver enkelt kontraktansat, der aktuelt er i arbejde – ikke en månedlig afstemning bagefter.

Et CRM-system, der primært er bygget op omkring arbejdsgangen for fastansættelser, har en tendens til at behandle kontraktansættelser som et særtilfælde: et statusfelt, en skabelon til tilbagevendende fakturaer og måske en basal uploadfunktion til timesedler. Det er nok til teknisk set at understøtte kontraktansættelser. Det er ikke nok til at drive et kontraktdesk effektivt.

Hvor hullet faktisk koster bureauerne penge

De praktiske konsekvenser viser sig på en forholdsvis forudsigelig liste, og de fleste bureauejere, der driver en kontraktforretning, vil kunne genkende dem alle:

• Rekrutteringskonsulenter bruger timer hver uge på at rykke for timesedler i stedet for at skaffe nye kunder
• Indsigt i marginen er en måned bagud i forhold til virkeligheden, så problemer først opdages, efter at de allerede har kostet penge
• Forvirring om versioner af kontrakter og aftaler, jagt på den nyeste fil, genfremsendelse af vilkår og ventetid på en underskrift, der sidder fast i en indbakke
• Økonomiteams afstemmer faktureringen af kontraktansatte manuelt, fordi CRM-systemet og regnskabssystemet ikke kommunikerer ordentligt med hinanden

Ingen af disse problemer er dramatiske fejl. De er en konstant strøm af tabte timer og forsinkede betalinger, og på et desk, der håndterer dusinvis af kontraktansatte på én gang, løber det op i en reelt betydelig mængde tid, der ikke er faktureret eller er blevet faktureret for sent.

Sådan ser et kontraktbaseret design faktisk ud

Alternativet er ikke et større timeseddelmodul. Det er at behandle kontraktansættelser som en særskilt arbejdsgang på lige fod med andre fra begyndelsen, med sin egen logik i stedet for en arbejdsgang for fastansættelser med ekstra felter sat på.

Fleksible tidsplaner og opgavevilkår

Kontraktarbejde følger ikke én tidsplan. Ugentligt, månedligt, tidsbegrænset, løbende. Et system, der er bygget til kontraktarbejde, skal håndtere PO-referencer og opgavevilkår som centrale data – ikke som en eftertanke, der er boltet fast på en generisk ansættelsespost.

Tilbud og aftaler, der bevæger sig fremad uden pingpong

Det bør ikke indebære forvirring om versioner, jagt på den nyeste fil eller usikkerhed om, hvem der har godkendt hvad, at få et kontrakttilbud eller en opgaveaftale underskrevet. Det er vigtigt at holde processen overskuelig, netop fordi relationen og kravene til compliance er løbende – ikke noget, der kun sker én gang.

Økonomi og fakturering for kontraktansatte, forbundet med regnskabet

Fakturering af kontraktansatte skal flyde ind i de systemer, økonomiteams allerede bruger, i stedet for at eksistere som en parallel manuel proces. En envejsintegration til regnskabssoftware som f.eks. Xero betyder, at data om fakturering af kontraktansatte ikke skal indtastes manuelt igen, når de forlader CRM-systemet.

Synlighed af den aktuelle margin på tværs af alle placeringer

Et bureau, der håndterer kontrakter i stor skala, har brug for at se marginen, som den ser ud i dag, på tværs af alle kontraktansatte, der aktuelt er i opgave, ikke rekonstrueret ud fra sidste måneds fakturaer. Det er forskellen på at opdage et marginproblem i uge to og først opdage det i måned to.

Kontraktteams har ikke brug for et CRM-system til faste placeringer med en timeseddelfunktion sat på bagefter. De har brug for, at kontrakter er indbygget fra starten.

Sådan håndterer Atlas dette

Atlas dækker både faste placeringer og kontraktplaceringer i ét enkelt system, hvor Contract Suite er udviklet specifikt med udgangspunkt i den operationelle virkelighed ved at drive en kontraktforretning:

• Kontraktplaceringer håndteres som en særskilt arbejdsgang fra faste placeringer, herunder fleksible tidsplaner samt indkøbsordre- og opgavereferencer
• Tilbud og aftaler, der bevæger sig fremad uden den sædvanlige frem og tilbage om versioner og manglende filer, så processen forbliver overskuelig, og relationen kan være i fokus
• Arbejdsgange for økonomi og fakturering af kontraktansatte, der er forbundet med regnskabssystemer, herunder Xero
• Synlighed af den aktuelle margin på tværs af alle placeringer, uanset om det er et enkelt honorar eller en løbende kontrakt

Målet er ikke at få kontraktstyring til at føles som et ekstra system, der kører ved siden af CRM-systemet. Det handler om at få det til at føles som præcis det, det er: halvdelen af forretningen for mange bureauer, indbygget i platformen som en førsteklasses del frem for et modul, der tilføjes bagefter.

Hvad bureauer oplever, når kontrakter ikke længere er en eftertanke

For bureauer, der driver en reel blanding af fastansættelser og kontraktforretning, viser effekten af at få dette rigtigt sig typisk direkte i faktureringen, fordi kontraktindtægter akkumuleres i hver faktureringscyklus på en måde, som faste honorarer ikke gør:

• 85 % stigning i den månedlige fakturering rapporteret blandt Atlas-kunder med stor vægt på kontrakter
• Bureauer, der bygger deres driftsmodel op omkring denne tilgang, når 150 % af deres årlige omsætningsmål
• Timer, der tidligere blev brugt på at følge op på timesedler og manuelt afstemme marginer, bliver i stedet ført tilbage til forretningsudvikling og levering

Mønstret stemmer overens med det bredere tema inden for rekrutteringsteknologi: Når den operationelle administration forsvinder, går timerne tilbage til det arbejde, der rent faktisk skaber indtægter.

At drive et kontraktteam med stor volumen, ikke blot en håndfuld kontraktansatte

De margin- og complianceudfordringer, der er beskrevet ovenfor, bliver større, ikke mindre, i takt med at kontraktforretningen vokser. Et bemandingsbureau på virksomhedsniveau, der håndterer hundredvis af kontraktansatte på tværs af flere kunder, har brug for aktuel synlighed i marginen, der kan håndtere den volumen, samt et økonomiteam, der ikke manuelt afstemmer faktureringen af kontraktansatte linje for linje hver måned.

Atlas betjener kontrakttunge teams i hele spektret, fra driftsenheder med én brugerplads til virksomheder på virksomhedsniveau med mere end 100 brugerpladser, med økonomi og fakturering af kontraktansatte, der er udviklet til at kunne forbindes direkte med de regnskabssystemer, økonomiteams allerede bruger, i stedet for at kræve en parallel manuel proces, når volumen stiger.

• Ingen minimumsgrænse for antallet af brugerpladser, så en voksende kontraktforretning ikke kræver genforhandling af platformen
• Synlighed af den aktuelle margin på tværs af alle kontraktansatte, der aktuelt er i opgave, ikke en månedlig afstemning, hvilket bliver vigtigere, efterhånden som volumen stiger
• Ét enkelt system, der dækker faste placeringer og kontraktplaceringer samlet, hvilket er nyttigt for bureauer på virksomhedsniveau, der driver begge forretningsområder på tværs af flere kontorer
• Flere aktive implementeringer med mere end 50 brugerpladser blandt kunder med fokus på kontrakter og bemanding, side om side med teams med én brugerplads

For et stort bemandingsfirma er det ikke bare en bekvemmelighed at få kontraktarbejdet rigtigt. Det er forskellen på et økonomiteam, der har tillid til tallene i realtid, og et team, der altid arbejder en måned bagefter – ganget med hver eneste kontraktansatte i systemet.

Hvad du skal undersøge, før du vælger et CRM-system til et kontrakttungt arbejdsområde

Hvis kontraktansættelser udgør en betydelig del af dit arbejdsområde, er det værd at stille enhver leverandør af rekrutteringssoftware et specifikt spørgsmål – ikke om de understøtter kontraktansættelser, for det vil de fleste svare ja til, men om kontraktarbejde var tænkt ind fra starten eller blev lagt oven på et system til permanente ansættelser. Svaret bliver som regel tydeligt, så snart du spørger ind til avancetransparens, håndtering af PO'er, og hvordan faktureringsdata når frem til dit regnskabssystem.

Atlas blev bygget til at besvare det spørgsmål på den rigtige måde ved at behandle kontraktarbejde og kontraktansattes økonomi som kernefunktioner i stedet for en eftermonteret løsning – for bureauer, der formidler både permanente ansættelser og kontraktansættelser, eller udelukkende kontraktansættelser. Det er det, det i praksis vil sige at være et CRMx her: at forstå konteksten for hver type ansættelse i stedet for at anvende én generisk arbejdsgang på begge.

Klar til at se, hvordan Atlas, det CRMx, der er bygget til at forstå kontekst, håndterer et kontrakttungt arbejdsområde?{{deeplink:375266:[Book en demo på recruitwithatlas.com}}