Spørg et lokale fyldt med rekrutteringskonsulenter, hvad der forhindrer dem i at fakturere mere, og administration kommer før alt andet. Det er ikke mangel på stillinger. Det er ikke mangel på kandidater. Det er de timer, der forsvinder i CV-formatering, databaseopdateringer, jagten på et svar, der aldrig kommer, og genskabelsen af en kandidatliste, der allerede fandtes et sted i en samtale fra for tre uger siden.

Det er ikke et motivationsproblem eller et bemandingsproblem. Det er et værktøjsproblem. De fleste af de systemer, rekrutteringskonsulenter arbejder i hver dag, er bygget til at gemme information, ikke til at huske den, handle på den og give den videre til rekrutteringskonsulenten præcis på det tidspunkt, hvor den er vigtig. Det hul er der, hvor placeringer stille og roligt går tabt.

Det er netop dette hul, Atlas blev bygget til at lukke. Atlas er en CRMx, ikke et CRM: en platform, der er bygget til at forstå kontekst frem for blot at gemme kontakter, hvilket gør det muligt at løse det administrationsproblem, der beskrives i denne artikel, i stedet for blot at finde måder at arbejde uden om det på.

Denne artikel ser på, hvor rekrutteringskonsulenters tid faktisk går hen, hvorfor traditionel CRM-automatisering ikke har lukket hullet, og hvordan en reelt anderledes tilgang ser ud i praksis.

Hvor timerne faktisk bliver brugt

Rekruttering er af natur måldrevet og afhængig af relationer. Det er den del af jobbet, der betaler sig. Den del, der ikke betaler sig, men stadig skal gøres, falder typisk i et lille antal gentagne tidsrøvere:

• Omformatering af en kandidats CV til et bureauformat, før det kan sendes til en kunde
• Jagten på et svar fra en kandidat eller kunde, der allerede er tre opfølgninger inde
• Genskabelse af en kandidatliste fra bunden, fordi noterne fra en screeningssamtale aldrig blev indtastet i et søgbart felt
• Manuel opdatering af poster efter en samtale, hvis der er tid tilbage på dagen til at gøre det
• Planlægning og omlægning af jobsamtaler på tværs af flere kalendere
• Sporing af kandidatstatus på tværs af regneark, post-it-sedler og hukommelse

Intet af dette arbejde er vanskeligt. Det har intet at gøre med at placere mennesker, og det sker i præcis det omfang, der skal til for at fortrænge det arbejde, der faktisk gør.

Hvorfor det ikke løser problemet at koble automatisering på et CRM

De fleste CRM-systemer til rekruttering har tilføjet en eller anden form for automatisering i løbet af de seneste år: skabelonbaserede e-mails, grundlæggende påmindelser og arbejdsgangstriggere. Det hjælper i periferien, men det berører ikke kerneproblemet, som er, at disse systemer kun ved det, en rekrutteringskonsulent manuelt har indtastet i dem.

Et CRM, der er afhængigt af dataindtastning, er kun så godt som rekrutteringskonsulentens villighed til at stoppe med at rekruttere længe nok til at opdatere det. I en travl rekrutteringsfunktion slipper den villighed hurtigt op. Resultatet er en database, der ser komplet ud på overfladen, men stille og roligt er forældet nedenunder: kandidater, der siden har taget imod et modtilbud, kunder, hvis ansættelsesplaner blev ændret i en samtale, som ingen loggede, og noter, der eksisterede i nogens hoved i en uge og derefter ikke fandtes noget sted.

Automatisering, der udløses af ufuldstændige data, producerer kun selvsikre, ufuldstændige resultater hurtigere. Det løser ikke administrationsproblemet. Det pakker det om.

Skiftet: AI-agenter, der udfører administrationen i stedet for at minde dig om den

Den mere nyttige version af denne teknologi venter ikke på, at en rekrutteringskonsulent skriver noget ind. Den opfanger kontekst, mens den bliver skabt, og omdanner den til brugbar, søgbar og handlingsanvisende information, uden at nogen behøver at stoppe op og logge den.

I praksis ser det ud som nogle få forbundne dele, der arbejder sammen:

Kontekst opfanges automatisk

Samtaler, e-mails, WhatsApp-beskeder og noter bliver opfanget og struktureret, mens de finder sted, og knyttet til den rigtige person- og virksomhedsprofil. En rekrutteringskonsulent behøver ikke huske at skrive ned, at en kandidat nævnte, at vedkommende gerne ville have en firedages arbejdsuge, eller at en kunde antydede, at en anden stilling ville blive slået op i første kvartal. Det er allerede der.

Søgning erstatter gravearbejdet

I stedet for booleske søgestrenge og forældede manuelle mærkater kan en rekrutteringskonsulent stille et almindeligt spørgsmål, f.eks. hvem der nævnte, at vedkommende gerne ville flytte til Manchester, eller hvilke kandidater i kandidatpuljen der har angivet en opsigelsesperiode på under fire uger, og få et svar, der er baseret på alt, hvad der er blevet opfanget, ikke kun det, der blev mærket manuelt.

Den næste handling bliver fremhævet i stedet for begravet

I stedet for at en rekrutteringskonsulent skal finde ud af, hvilke kandidater det er værd at følge op på i dag, kan systemet rangere og forklare en kortliste, markere hvem der er blevet stille i en igangværende proces og overdrage kladder til opsøgende henvendelser, der er baseret på den faktiske samtalehistorik, klar til at en rekrutteringskonsulent kan gennemgå og sende dem i stedet for at skrive fra en blank side.

Administration er ikke en del af jobbet. Det er det, der forhindrer dig i at udføre jobbet.

Sådan ser det ud i Atlas

Atlas er bygget direkte op omkring denne idé. Det er det, vi mener, når vi beskriver Atlas som en CRMx, en CRM med kontekst, snarere end en CRM med mere automatisering monteret ovenpå.

• Total hukommelse registrerer automatisk alle opkald, e-mails, beskeder og noter, så konteksten overlever den rekrutteringskonsulent, der registrerede den
• Personalesøgning giver en rekrutteringskonsulent mulighed for at stille et spørgsmål i almindeligt sprog på tværs af hele kandidat- og klientgrafen og få en rangeret, forklaret kortliste i stedet for et søgeordsmatch
• Assistenten arbejder side om side med rekrutteringskonsulentens daglige arbejde, udarbejder opsøgende henvendelser, opsummerer opkald og finder kortlister med konteksten fra hele databasen bag sig, med et godkendelsestrin for alt følsomt, før det sendes ud
• Oversigter kan opbygges ved blot at beskrive, hvad du ønsker at følge, i stedet for at konfigurere et rapporteringsværktøj

Intet af dette erstatter en rekrutteringskonsulents dømmekraft. Assistenten udarbejder kladder, men sender ikke noget uden opsyn. Personalesøgning rangerer og forklarer sin begrundelse, men træffer ikke beslutningen om placeringen. Pointen er ikke at automatisere rekruttering. Det handler om at fjerne den administration, der aldrig rigtig var en del af rekrutteringen til at begynde med.

Hvad bureauer ser, når administrationen er væk

Det vigtigste bevis for en bureauejer er ikke sparede timer i abstrakt forstand. Det er, hvad rekrutteringskonsulenter gør med den frigivne tid. På tværs af Atlas-kunder er det gennemgående mønster, at der bruges mere tid på de opkald og samtaler, der faktisk bringer en placering fremad, og mindre tid på at rekonstruere oplysninger, der allerede fandtes et eller andet sted:

• 50 % højere svarprocenter fra kandidater takket være henvendelser, der er baseret på reel kontekst i stedet for en generisk skabelon
• Over 15 timers administration sparet hver uge pr. rekrutteringskonsulent
• 35 % flere nye vundne kunder, når BD ikke længere afhænger af, at nogen husker at følge op
• Bureauer, der opbygger deres forretning omkring denne arbejdsgang, rapporterer månedlige faktureringsstigninger på 85 % og når 150 % af deres årlige omsætningsmål

Dette er ikke prognoser. Det er, hvad bureauer rapporterer, når det arbejde med lav værdi holder op med at opsluge de timer, der tidligere gik til fakturering.

Bygget til en enkelt arbejdsplads eller et virksomhedsbureau med 200 pladser

Administrationen bliver ikke mindre, når et bureau vokser. Den mangedobles. En arbejdsplads med én bruger har én persons vaner at håndtere. Et virksomhedsbureau med flere kontorer har dusinvis af rekrutteringskonsulenter, hver med deres egne genveje til at registrere eller ikke registrere et opkald, fordelt på tidszoner og nogle gange sprog. Jo større teamet er, desto flere placeringer går tabt i kløften mellem det, der skete under et opkald, og det, der kom ind i systemet.

Atlas bruges af bureauer på tværs af hele dette område, fra arbejdspladser med én bruger til virksomheder med over 100 pladser, og behandler SMV'er og virksomheder som forskellige markeder med forskellige behov i stedet for ét samlet produkt. For et større bureau, der vurderer rekrutteringssoftware, viser denne forskel sig typisk på nogle få specifikke områder:

• Intet minimumsantal pladser, så vækst ikke tvinger til en genforhandling af selve platformen
• Ét enkelt system til kontekstindsamling på tværs af alle kontorer og arbejdspladser, så en placering i én region kan trække på en kandidatsamtale, der er registreret i en anden
• Migrering håndteret som en administreret tjeneste med et dedikeret migreringsteam og automatiserede datakvalitetskontroller for bureauer, der flytter fra et ældre ATS eller CRM i stor skala
• Flere aktive implementeringer med over 50 pladser ved siden af arbejdspladser med én bruger, i stedet for et produkt, der er designet til ét segment og strakt for at passe til det andet

Administrationsproblemet forsvinder ikke, når virksomheden vokser til størrelsen af en stor virksomhed. Det bliver til et større antal rekrutteringskonsulenter, der skaber det samme hul, ganget op på tværs af flere skriveborde og flere kontorer. Det er netop den skala, Atlas er bygget til at håndtere – ikke en eftertanke, der er boltet fast på et produkt til små bureauer.

Hvorfor dette er bedre end et generisk AI-værktøj, der er boltet fast på et ældre CRM-system

Et stigende antal CRM-systemer til rekruttering har tilføjet en AI-funktion eller to i løbet af det seneste år: en knap til at opsummere, en chatbot lagt oven på den eksisterende database. Det er noget andet end det, der beskrives i denne artikel, og forskellen er vigtig, når platforme sammenlignes.

Et generisk AI-lag er stadig afhængigt af den samme underliggende database, der er bygget op omkring strukturerede felter og manuel indtastning. Det kan opsummere det, der allerede findes der, men det kan ikke hente kontekst, som aldrig blev registreret til at begynde med. Atlas er bygget den anden vej rundt: Automatisk registrering er fundamentet, ikke en funktion, der er føjet oven på et system, der blev designet, før generativ AI fandtes. Det er den praktiske forskel mellem et CRM-system, der har tilføjet AI, og en platform, der er bygget til det fra bunden.

Hvor skal du begynde?

Hvis administration er det ærlige svar på, hvad der forhindrer dit skrivebord i at fakturere mere, er løsningen ikke et nyt påmindelsessystem eller endnu et kontrolpanel, du skal tjekke. Det er en database, der registrerer kontekst i det øjeblik, den bliver skabt, og giver en rekrutteringskonsulent den næste rigtige handling i stedet for endnu en opgave, der skal huskes.

Det er det problem, Atlas blev bygget til at løse – specialbygget til rekrutteringskonsulenter i bureauer og specialister i ledelsesrekruttering, ikke tilpasset fra et generisk AI-værktøj eller et ældre ATS-system med en chatbot lagt oven på.

Klar til at se Atlas, CRMx-systemet, der er bygget til at forstå kontekst, arbejde med dit eget skrivebord? Book en demo på recruitwithatlas.com