Hvis din virksomhed allerede betaler for ServiceNow, har nogen sikkert spurgt, hvorfor I ikke også kan bruge det til alt på kontoret. Fair nok. I har allerede platformen, og I kan sætte den op til at dække skrivebordsreservationer og anmodninger til faciliteter.
Mange virksomheder prøver det. Og i starten fungerer det fint.
Så begynder folk at finde løsninger udenom, og det er ofte dér, vi hører fra dem. De fleste af dem ønsker ikke at erstatte ServiceNow. De er tilfredse med det til IT. De vil bare have en bedre måde at håndtere alt det, der sker rundt omkring på kontoret, uden at få IT til at opgive det system, de allerede bruger.
Sådan fungerer det med elia.
Hvis elia er nyt for dig, er det en platform til drift af arbejdspladsen til reservation af skriveborde og rum, kontoranmodninger, postrumsstyring, besøgende og belægningsdata – alt samlet ét sted.
TL;DR
- Behold ServiceNow til IT. elia dækker skrivebordsreservationer og kontoranmodninger, direkte fra plantegningen.
- Send IT-anmodninger direkte til ServiceNow. elia omdanner anmodninger, der er mærket som IT, til ServiceNow-sager. Anmodninger til faciliteter bliver hos jeres arbejdspladsteam.
- Hold skrivebordstildelinger opdaterede. Nye medarbejdere får et skrivebord tæt på deres team, og når nogen stopper, bliver skrivebordet ledigt igen.
- Se, hvilke skriveborde folk faktisk bruger. Tilføj belægningssensorer for at sammenligne reservationer med det, der sker på kontoret.
Hvorfor bliver kontoranmodninger rodede i ServiceNow?
ServiceNow er fantastisk til IT-sager. Kontoranmodninger er en anden historie, fordi de som regel involverer et bestemt sted.
Tag for eksempel en projektor, der holder op med at virke 5 minutter før en kundepræsentation. Den person, der indberetter problemet, skal vælge en kategori fra en rullemenu, som nogen sandsynligvis har designet med bærbare computere og softwareproblemer i tankerne. Det er ikke altid nemt at finde den rigtige mulighed.
Så begynder folk at lede andre steder. Måske opretter nogen en Microsoft-formular til catering. Arrangementer flyttes til Power Apps, møderum bliver i Outlook, og snart har medarbejderne 4 (!) forskellige steder, hvor de kan bede om ting. ServiceNow er stadig der, men det er ikke længere det sted, alle går hen.
Og så er der alt det, ingen indberetter. Det hører vi ret ofte. Uden for IT har folk ikke altid lyst til at bruge ServiceNow-portalen. En utæt vandhane i køkkenet virker måske ikke som en god nok grund til at logge ind. Ingen indberetter det, og facilitetsafdelingen aner ikke, at der er et problem.
Want to learn more about elia?
Hvordan kommer en anmodning fra elias plantegning til ServiceNow?
I elia ser medarbejderne en interaktiv plantegning over deres kontor. De kan klikke på et skrivebord eller et rum for at reservere det eller indberette et problem.
Sig, at projektoren i et møderum holder op med at virke. Medarbejderen klikker på rummet, vælger problemet fra jeres servicekatalog og sender anmodningen. Facilitetsafdelingen eller IT kan se præcis, hvor problemet er, uden at skulle spørge, hvilket rum eller hvilken etage der er tale om.
Når anmodningen kommer ind, sender elias automatiseringsmotor den til det rigtige team. I opsætter reglerne på forhånd. Medarbejderne behøver aldrig tænke over, hvilket team der har ansvaret for hvad.
Anmodninger om catering og møbler bliver i elia som arbejdsordrer til jeres facilitetsafdeling. Noget som en udskiftning af en skærm eller en dockingstation til et nyt skrivebord sendes til ServiceNow via API og webhooks. For IT ser det ud som enhver anden sag.
Sådan ser det ud med nogle få almindelige anmodninger:
| Anmodning | Hvor den starter | Hvem der håndterer den |
| Projektoren holder op med at virke | Møderum på plantegningen | IT som en ServiceNow-sag |
| Udskiftning af skærm i forbindelse med flytning af skrivebord | Skrivebord på plantegningen | IT som en ServiceNow-sag |
| Catering til et kundemøde | Reservation af rum | Facilitetsafdelingen som en arbejdsordre i elia |
| Utæt køkkenvask | Køkken på plantegningen | Facilitetsafdelingen som en arbejdsordre i elia |
Medarbejderne behøver ikke vide, hvilket team der er ansvarligt for hvad. De indberetter bare problemet i elia.
IT får stadig sine sager i ServiceNow med de arbejdsgange og SLA'er, som de allerede bruger. Og når nogen opdaterer en sag, kommer status tilbage i elia. Medarbejderen kan følge sin anmodning uden at skulle skrive til IT for at spørge, hvad der sker.
Det fungerer også den anden vej. Hvis IT bliver ved med at modtage forespørgsler om indretning af lokaler eller møbler, som egentlig hører under facilitetsstyring, kan elia få dem ind i sit eget arbejdsordresystem. Én ting mindre for IT at håndtere.
Kan dit HR-system holde skrivebordsplaceringerne opdateret?
Det kan det, og teams, der ansætter mange, plejer at være glade for denne del. elia opretter forbindelse til HR-systemer som Workday gennem den samme automatiseringsmotor. Når HR tilføjer en ny medarbejder, kan elia oprette personens profil og give vedkommende et skrivebord tæt på teamet inden den første arbejdsdag. Når nogen stopper, bliver skrivebordet ledigt igen, uden at nogen behøver huske at opdatere det.
I en virksomhed med et par tusinde medarbejdere kan det spare meget manuelt arbejde. Især når snesevis af personer begynder eller stopper hver uge. Alle IT-forespørgsler om opsætning til en ny medarbejder, f.eks. en bærbar computer eller dockingstation, går også direkte til ServiceNow.
Alle opsætninger er dog lidt forskellige, og det gælder også forbindelsen til ServiceNow. elia-teamet kan fortælle dig, hvad der er muligt med din opsætning.
Hvad tilføjer elia, som et supportsystem ikke har?
ServiceNow kan ikke fortælle dig, hvor mange personer der faktisk sad på 4. sal sidste onsdag.
Det har oplysninger om sager og aktiver. Det er en anden opgave at følge, hvordan folk bruger kontorlokalerne.
elia fremstiller selv sensorer til måling af belægningen på skriveborde og i lokaler, og dataene kommer ind på den samme platform, som medarbejderne bruger til at booke deres pladser.
Du kan sammenligne bookede skriveborde med de skriveborde, folk faktisk brugte, og se, hvordan det ændrer sig i løbet af ugen. Forskellen kan være ret overraskende. Bookingtal får ofte et kontor til at se meget mere travlt ud, end det egentlig er.
Det er nyttige oplysninger at have, når du beslutter, om du stadig har brug for den ekstra etage.
Hvordan sætter du det op?
Du behøver ikke flytte det hele over på én gang. Jeg ville starte i det små og bygge videre derfra.
- Få overblik over, hvor kontorforespørgsler havner i dag. Se på bookinger af skriveborde og lokaler, catering, problemer med faciliteter og besøgsstyring. Hvilke af dem findes allerede i ServiceNow? Hvilke er endt i formularer eller regneark?
- Start med de forespørgsler, der giver flest problemer. For mange teams er det facilitetsstyring. Folk holder op med at rapportere små problemer, fordi processen er for besværlig. Opret dit forespørgselskatalog i elia med de rigtige formularer og ansvarlige personer for hver type.
- Beslut, hvad IT skal modtage. Gennemgå forespørgselstyperne sammen med dine ServiceNow-administratorer. Aftal, hvilke der skal blive til sager, og hvilke oplysninger IT skal bruge for at komme i gang. elia konfigurerer derefter forbindelsen ud fra din eksisterende opsætning.
- Forbind dit HR-system, når du er klar. Når forespørgslerne flyder korrekt, kan du tilføje HR-synkroniseringen, så skrivebordsplaceringerne følger med ved nye medarbejdere og fratrædelser.
Så har du brug for begge dele?
Du behøver ikke vælge mellem ServiceNow og en arbejdspladsplatform. IT beholder det system, de allerede kender, mens medarbejderne får ét sted, hvor de kan booke skriveborde og rapportere problemer på kontoret.
Hvis du vil se, hvordan opsætningen fungerer i praksis, udforsk elia.io.
Ofte stillede spørgsmål
Erstatter elia ServiceNow?
Nej. ServiceNow forbliver din IT-servicedesk, og elia tager sig af kontordelen, fra bookinger til forespørgsler til facilitetsstyring. Alt, der kræver IT, går til ServiceNow som en sag.
Skal medarbejderne åbne ServiceNow for at rapportere et IT-problem?
Nej. De rapporterer problemet i elia, hvor de allerede booker skriveborde og lokaler. elia opretter ServiceNow-sagen i baggrunden. Medarbejderne behøver ikke selv at logge ind på ServiceNow-portalen.
Hvad med ServiceNows eget modul til levering af arbejdspladsservice (WSD)?
Det er en solid mulighed, især hvis jeres arbejdspladsteam er tilfreds med at arbejde i ServiceNow. Teams, der i stedet vælger elia, lægger ofte vægt på to ting. Den ene er at have et værktøj, der er bygget specifikt til arbejdspladsen, hvor arbejdspladsteamet selv kan ændre bookingregler og områder. Den anden er sensorer. elia fremstiller sine egne, mens WSD forbinder til tredjepartssensorer via sine forbindelser til arbejdspladsen.
Er det en stor arbejdsbyrde for IT?
Som regel ikke. Det meste af arbejdet på IT's side består i at blive enige om, hvilke forespørgsler der skal blive til sager, og hvilke oplysninger de skal indeholde. Derefter opsætter elia forbindelsen. elia er ISO 27001-certificeret og hoster sine data i Canada, hvilket kan gøre sikkerhedsgennemgange lettere. Det fungerer også sammen med Microsoft 365 og Google Workspace og opretter forbindelse til de værktøjer, IT allerede bruger.
