Møder uden for kontoret er det nye kontor: Sådan skaber du forbindelse og fælles retning i en distribueret verden

Jared Kleinert, grundlægger og administrerende direktør for Offsite, deler indsigter om den voksende betydning af teambesøg i dagens distribuerede arbejdsmiljø. Efterhånden som fjernarbejde og hybride arbejdsmodeller bliver normen, har teambesøg udviklet sig fra personalegoder til afgørende strategier til at holde teams forbundne, koordinerede og engagerede.

Jared understreger, at det er afgørende at planlægge målrettede teambesøg for at fastholde talenter og fremme en stærk virksomhedskultur. Samtalen undersøger, hvordan man designer effektive teambesøg ved at opstille klare forretningsmål og måle effekten gennem feedback og engagementsmålinger.

Højdepunkter fra interviewet

  • Udviklingen af teambesøg i pandemitiden [00:41]
    • Jared grundlagde Offsite under pandemien, fordi han forudså væksten i fjernarbejde og hybride arbejdsmodeller.
    • Han observerede en voksende tendens til fjernarbejde allerede før pandemien, og den blev accelereret under pandemien.
    • Virksomheder med fjernarbejde eller hybride arbejdsmodeller så i stigende grad teambesøg som afgørende for at bevare kulturen.
    • Offsite havde til formål at forenkle planlægningsprocessen for teambesøg, som mange fandt frustrerende.
    • Den indledende efterspørgsel steg, da virksomheder genoptog teambesøg efter Omikron, men derefter blev teknologibranchen ramt af en nedgang.
    • Trods tilbageslag gik teambesøg fra at være “rart at have” til at være “et must” for fjernteams.
    • Traditionelle virksomheder og virksomheder uden for teknologibranchen er også begyndt at indføre teambesøg.
    • Tendenser til at vende tilbage til kontoret ses primært i Fortune 500-virksomheder og er ikke repræsentative for den bredere udvikling.
    • Jared mener, at fjernarbejde og hybride arbejdsmodeller vil fortsætte med at vokse over de næste 2–10 år trods kortsigtede udsving.
    • Langsigtede ændringer i erhvervslejemål kan yderligere understøtte distribuerede arbejdsmodeller.

Hvis jeres medarbejdere arbejder på afstand, hybridt eller distribueret, og I vil fastholde dygtige medarbejdere, skal I planlægge teambesøg. Det er uundgåeligt for 99 % af virksomhederne.

Jared Kleinert
  • Almindelige fejl ved planlægning af samlinger uden for arbejdspladsen [05:11]
    • Den største fejl ved planlægning af samlinger uden for arbejdspladsen er manglen på en klar intention.
    • Mange virksomheder formår ikke at afstemme dagsordenerne for samlinger uden for arbejdspladsen med forretningsmålene.
    • Samlinger uden for arbejdspladsen bør tjene specifikke formål som strategisk planlægning, salgsopstarter eller kundeengagement.
    • Virksomheder investerer betydelig tid, penge og omdømme i disse arrangementer.
    • En dårligt gennemført samling uden for arbejdspladsen kan skade medarbejdernes moral og fastholdelse.
    • Succesfulde samlinger uden for arbejdspladsen er gennemtænkt udformet omkring deres kerneformål og bruger tiden ansigt til ansigt effektivt.
  • Sådan skaber du opbakning og måler investeringsafkastet [06:50]
    • Brug undersøgelser før og efter samlingen uden for arbejdspladsen til at måle påvirkningen af medarbejdernes holdning (f.eks. eNPS, engagement og samhørighed).
    • Sammenlign engagementsmålinger før og efter for at demonstrere en positiv forandring.
    • Indsaml kvalitativ feedback om forventninger og resultater for at vurdere værdien.
    • Følg forbedringer i fastholdelsen som en vigtig indikator for investeringsafkastet—det sparer omkostninger at beholde medarbejdere i længere tid.
    • Se efter konkrete resultater som nye idéer, initiativer eller forbedringer af arbejdsgange, der udspringer af samlingen uden for arbejdspladsen.
    • Brug Slack eller HR-værktøjer (f.eks. Culture Amp, Lattice) til at overvåge ændringer i teamets holdning.
    • Tag billeder og optag videoer til employer branding og rekrutteringsformål.
    • Fremhæv resultaterne fra samlingen uden for arbejdspladsen i interne rapporter for at skabe opbakning til fremtidige arrangementer.

Det er dyrt at erstatte medarbejdere. Nedetid på grund af færre medarbejdere er også omkostningsfuld. Der er mange immaterielle faktorer, som er sværere at måle, men nemme at mærke—som øget tillid gennem teamsamlinger og opbygning af venskaber på arbejdspladsen.

Jared Kleinert
  • Sådan sikrer du inklusion på offsites [10:41]
    • Brug undersøgelser før offsitetturen til at forstå individuelle præferencer, behov og bekymringer (f.eks. mad, aktivitetsniveauer og fobier).
    • Tag hensyn til personlige behov som værelsespræferencer, børnepasning og pasning af kæledyr.
    • Giv mulighed for, at partnere eller familier kan deltage i nogle offsites for at skabe dybere forbindelser.
    • Tilbyd valgfrie og varierede aktiviteter, der passer til forskellige energiniveauer og interesser.
    • Skab inkluderende og personlige sessioner, der giver plads til sårbarhed, samtidig med at forskellige komfortniveauer respekteres.
    • Tilskynd ledelsen til at gå foran med åbenhed og sætte tonen for dybere forbindelser.
    • Tilpas aktiviteterne, så de afspejler virksomhedskulturen og reducerer omkostningerne (f.eks. talentshows).
    • Stræb efter at være så personlig og opmærksom som muligt, selv når gruppens størrelse vokser.
  • Offsites langsigtede effekt [13:38]
    • Den langsigtede effekt opstår gennem relationer, idéer og fælles oplevelser, der bygger oven på hinanden over tid.
    • Gentagne offsites uddyber de personlige forbindelser og styrker sammenholdet i teamet.
    • Hvert offsite kan bygge videre på det foregående og dermed styrke mission, vision, værdier og mål.
    • At fejre medarbejdere, der efterlever virksomhedens værdier, styrker den kulturelle sammenhæng.
    • Løbende feedback hjælper med at finjustere budgetter, aktiviteter og den overordnede effektivitet.
    • Regelmæssig videreudvikling gør offsites stadig mere værdifulde og bedre tilpasset virksomhedens behov.
  • Unikke offsite-designs og resultater [15:21]
    • De bedste offsites kombinerer virksomhedens unikke kultur med gennemprøvede bedste praksisser.
    • Et fremtrædende eksempel var et offsite for Stan, en hurtigt voksende startupvirksomhed, som blev afholdt i Park City, Utah.
    • Arrangementet fokuserede på at fejre fremskridt, opbygge relationer og fastholde momentum efter en hurtig vækst i teamet.
    • Aktiviteterne omfattede skiløb, gummiringkørsel, teambuilding, værdibaserede sessioner og strategisk planlægning.
    • Afdelingschefer stod for sessioner efter en tale om virksomhedens status fra den administrerende direktør.
    • Den administrerende direktør fremhævede, hvordan én enkelt idé fra et offsite kunne få betydelig indflydelse på virksomhedens vækst.
    • Offsites hjælper med at fremme en kultur præget af selvstændighed og fælles retning, hvilket kan være mere værdifuldt end ledelsens individuelle bidrag.
  • Optimal hyppighed og varighed af offsites [19:20]
    • Hyppigheden af offsites afhænger af virksomhedens størrelse, udviklingstrin og budget.
    • Jareds team på 20–25 personer afholder kvartalsvise lederseminarer og to årlige offsites for hele teamet.
    • Større virksomheder afholder ofte et årligt fællesmøde for alle medarbejdere samt kvartalsvise offsites for ledelsen eller specifikke teams.
    • Højt ROI: Kvartalsvise offsites for ledelsen anbefales til alle virksomheder.
    • Medarbejdere i fjernarbejds- eller hybridvirksomheder deltager muligvis i 2–4 offsites om året.
    • Eksempler:
      • Airbnb: Kvartalsvise offsites for medarbejdere, der arbejder på afstand.
      • Dropbox: 10 % af tiden fysisk (~25 dage/år), ofte via offsites.
    • Offsites varierer i formål – teambuilding, strategisk planlægning, fordybet arbejde eller socialt samvær.

Mød vores gæst

Jared Kleinert er grundlægger og administrerende direktør for Offsite, en platform, der effektiviserer planlægningen af teamseminarer for fjernarbejdende og hybride organisationer. Han er blevet anerkendt af USA Today som den “Mest forbundne millennial”, er TED-taler og prisvindende forfatter tre gange med værker som 2 milliarder under 20 og Netværk: Sådan møder du indflydelsesrige mennesker, uddyber relationer og bliver en superforbinder. Før han grundlagde Offsite, var Jared blandt de første ti medarbejdere hos 15Five, en SaaS-virksomhed til erhvervsmarkedet. Hans indsigter om iværksætteri, netværk og fremtidens arbejde er blevet omtalt i store medier som Forbes, TIME, Harvard Business Review og NPR. I 2013 var han delegeret ved præsident Obamas Globale topmøde om iværksætteri i Malaysia.

foto af Jared Kleinert

Offsites er en af de bedste måder at få alle på samme kulturelle og strategiske side. Den fælles retning kan være millioner, ja milliarder, af dollars værd.

Jared Kleinert

You may also like