AMA: Sådan opbygger du tillid som HR-professionel med Dr. Keri Ohlrich

[00:00:00] David: Det må få os i gang. Velkommen til alle. Dette er vores allerførste spørge-mig-om-alt-session. Vi håber at se disse sessioner vokse og blive en værdifuld måde for vores medlemmer at komme i kontakt med de eksperter, der bidrager til People Managing People. For dem af jer, der ikke kender mig, hedder jeg David Rice.

Jeg er chefredaktør hos People Managing People, og jeg bliver jeres vært i dag. I dagens session fokuserer vi på at opbygge tillid som HR-professionel, og vi taler med Dr. Keri Ohlrich, som I allerede har mødt i forsnakken. Vi går i gang om et øjeblik. Indtil da må I gerne dele i chatten, hvorfra I deltager i dag.

Jeg er bestemt nysgerrig, men lad os hurtigt tage et par praktiske ting. Denne session bliver optaget, og vi kan bruge klip fra den [00:01:00] på vores hjemmeside. I kan derfor beholde kameraet tændt eller slukke det – alt efter hvad I er mest komfortable med. Jeg har slået jeres mikrofoner fra indtil videre, men I kan tænde dem, hvis I vil stille et spørgsmål.

Reglerne er meget enkle. Hvis I vil stille et spørgsmål i spørgsmål-og-svar-sektionen, får jeg Keri til at besvare det, og vi tager så mange, som vi kan nå på en time. I er også meget velkomne til at have en sideløbende samtale i chatten.

Hvis I ikke er medlem af People Managing People, så velkommen alligevel. Dette er den første i en serie af månedlige sessioner med HR-eksperter, som vi gerne vil afholde for vores fællesskab. Hvis I vil vide mere om fællesskabet og medlemskabet, kan I gå til peoplemanagingpeople.com/membership. Keri, hvorfor starter vi ikke? Fortæl os lidt om dig selv.

[00:02:08] Keri: Jeg kan godt lide, at den første session starter med fentanyl og alkohol. Jeg ved ikke rigtig. Når I laver skabelonen til de næste sessioner, skal I sørge for at begynde med en upassende diskussion. Eller sørg i det mindste for, at Robin starter opkaldet med det samme, så Robin skal være med hver eneste gang.

Jeg ringer fra det sydlige Californien. Beklager den mærkelige baggrund. Mine forældre har været her i næsten fire uger og har overtaget mit kontor. De flytter hertil fra Midtvesten, så jeg har siddet i det lille rum i soveværelset hele tiden i stedet for på mit kontor. Jeg får mange gode datterpoint for det denne måned.

Jeg har haft en lang karriere inden for HR. Jeg begyndte i nystartede virksomheder og store koncerner i Midtvesten, Chicago og Milwaukee. Jeg startede på den strategiske side med resultatstyring, talentplanlægning og lignende. Senere arbejdede jeg også som generalist og ledede medarbejderrelationer. Vi havde omkring 50.000 medarbejdere, så vi havde et center for medarbejderrelationer med alle de vidunderlige historier, der opstod.

Jeg skrev en bog, der hedder The Way of the HR Warrior, fordi jeg oplevede, at HR havde en så negativ stereotyp. Det er en utrolig vigtig profession, så jeg ville gerne finde ud af, hvordan vi kunne hjælpe den. I stedet for bare at klage skrev Monica og jeg en bog for at forsøge at gøre en forskel.

Senere flyttede jeg til det sydlige Californien. Jeg havde aldrig troet, at jeg skulle bo her, men det er smukt, og jeg rejser aldrig igen. Min tidligere kollega flyttede også hertil, og vi talte altid om, at vi måske burde starte vores egen virksomhed. Jeg sagde, at jeg ikke kunne, fordi min mand er kunstner og har fleksibiliteten. Men det gjorde vi alligevel, og i april har virksomheden eksisteret i syv år.

Vi elsker at hjælpe HR og vores kunder, og jeg får lov til at sidde i bestyrelsen for People Managing People. Jeg arbejder stadig helt tæt på HR og har kunder, hvor vi fungerer som deres HR-funktion på deltid. Det er HR’s vidunderlige verden.

[00:05:32] David: Hvis I vil stille et spørgsmål direkte, kan I bruge håndsopræknings-emojien. Ellers kan I skrive det i chatten. Du nævnte nogle vilde historier. Har du set nogle skrækhistorier om tvivlsom HR-praksis gennem din karriere – altså hvad man ikke skal gøre, når man vil opbygge tillid?

[00:05:55] Keri: De værste HR-praksisser opstår, når der ikke er en HR-person til stede. Folk bliver ikke betalt korrekt, og i en virksomhed i Mexico låste man medarbejdere inde i skabe. De virkelige tvivlsomme situationer opstår, når en HR-person ikke interesserer sig. Når virksomheden har dårlige intentioner, og HR-personen bare accepterer det eller ikke kæmper imod, bliver vedkommende medskyldig.

Nogle gange forsøger man virkelig at bekæmpe det, men virksomheden er dårlig, og man må finde ud af, hvordan man kommer væk. I Californien er der mange regler, fordi virksomheder har gjort meget slemme ting. Man skal for eksempel give folk vand, når de arbejder i 32 graders varme. I andre stater mener man ikke nødvendigvis, at det er nødvendigt. Det interessante ved HR er, at reglerne findes, fordi mennesker behandler andre mennesker dårligt.

[00:08:16] David: Jeg vil stille et spørgsmål for en ven, der ikke kunne være med. Der har været flere fyringsrunder i min organisation, og jeg tror, mit team er bange for HR. Hvordan får jeg folk til at stole på mig igen, når de tror, at ethvert møde med mig kan ende med, at jeg fyrer dem?

[00:08:35] Keri: Det er trist, og frygten er reel. Hvis der bliver gennemført fyringer igen og igen, og HR-personen altid er til stede, er det forståeligt. Som HR-person har jeg altid sikret, at det ikke er HR, der gennemfører fyringen. Vi kan være til stede, men lederen skal tage ansvar.

Virksomheder lader ofte lederne fralægge sig alt ansvar og overlade det hele til HR. Det skader HR, fordi vi ikke har magten til at beslutte, hvem der skal fyres. Det er virksomheden, der træffer beslutningen; HR håndterer logistikken. Hvis HR er den eneste person i mødet eller leder mødet, tror medarbejderne, at det altid er HR, der gør det.

Lederen skal være til stede og lede mødet. HR skal støtte. Hvis medarbejderne aldrig kender dig og kun ser dig, når du fyrer dem, vil de naturligvis være bange. HR skal ud blandt medarbejderne, tale med dem og være synlig – også når budskabet ikke er dårligt.

[00:11:12] David: Vi har for nylig set videoer, hvor folk filmer sig selv blive fyret. Det har skabt mange samtaler om den rigtige og den forkerte måde at håndtere fyringer på. Hvad tænker du om, at det er ved at blive en tendens?

[00:11:34] Keri: Først tænker jeg, at man skal have ordentlig tilladelse til at optage nogen. Men bortset fra det kan jeg godt lide, at det skaber en form for ansvarlighed. Hvis man opfører sig tåbeligt, kan nogen optage det. Det kan få folk til at tænke sig om.

Jeg vil dog gerne have, at medarbejderne er til stede i situationen i stedet for at filme fyringen og offentliggøre den bagefter. Det kan blive ved med at rive såret op. Men videoerne kan måske få folk til at gøre det bedre. Fyringer er hårde. Jeg er selv blevet fyret, så jeg har stået på begge sider. Man kan gennemføre det med værdighed og respekt, men det kræver tid, forberedelse, træning af lederne og en meget detaljeret kommunikationsplan.

[00:15:42] David: Hvad er en HR-kriger efter din opfattelse?

[00:15:52] Keri: Det er en person, der får dig til at tænke: »Jeg vil virkelig have denne person på mit team.« En person, der gør mit liv bedre og får mig til at sove bedre om natten, fordi jeg ved, at jeg har en ægte forretningspartner. En HR-kriger er en person, virksomheden ikke kan undvære, fordi vedkommende har skabt en betydelig forskel.

[00:16:51] David: Vi hører meget virksomhedsjargon. Tror du, det er endnu vigtigere for HR at skære jargonen væk og tale klart, hvis man vil opbygge tillid?

Keri: Ja. Man skal tale et sprog, som andre forstår. HR bliver ofte opfattet som lidt fjern, næsten som politiet. Derfor skal man tale som et almindeligt menneske og ikke bare kopiere en politik ind i en besked uden humor eller menneskelighed. Hvordan forventer man, at folk er sårbare og deler ting med en, hvis man ikke kan tale ægte med dem?

Det nemme HR-arbejde kan blive erstattet af kunstig intelligens og outsourcing: at læse en politik, lave løn og administrere personalegoder. Det, der ikke så let kan erstattes, er forbindelsen mellem mennesker, evnen til at påvirke og evnen til at få nogen til at blive i organisationen.

[00:22:20] David: Er HR ved at forandre sig? Vil HR’s dårlige ry blive fortid?

Keri: Det forandrer sig ikke så hurtigt, som jeg gerne ville, men hvis man ser langt tilbage, er der sket store fremskridt. Før blev folk placeret i HR, fordi organisationen ikke vidste, hvad den ellers skulle gøre med dem. I dag er det en profession, mennesker skriver bøger om, og virksomheder investerer i. Men vi har stadig langt igen.

[00:24:41] David: Hvordan kan en medarbejder opbygge et positivt forhold til HR, når man føler, at HR er der for virksomheden og ikke for medarbejderen?

Keri: Ring til HR-personen og sig, at du gerne vil vide, hvad vedkommende laver i løbet af dagen, eller hvordan I kan samarbejde bedre. HR bliver næsten aldrig kontaktet, bare fordi nogen gerne vil tale. Du kan også tilbyde at deltage i en pilotgruppe, give feedback på kultur eller gennemgå en kommunikation. Det kan være en god måde at blive en del af arbejdet på.

[00:26:20] David: Hvordan opbygger man tillid med fjernarbejdende medarbejdere uden at virke påtaget?

Keri: Kameraet hjælper. Hvis alle har kameraet tændt, kan man opbygge relationer og glemme, at man ikke har mødt hinanden fysisk. Brug begyndelsen af mødet på at spørge, hvordan folk har det, og afslut eventuelt med at tale om weekenden. I kontoret støder man naturligt ind i hinanden, men på afstand skal man planlægge lidt tid til uformel samtale.

[00:28:49] David: Hvordan kan indadvendte HR-ledere være HR-krigere og bruge deres bløde færdigheder?

Keri: Jeg er faktisk ikke udadvendt; jeg spiller bare en på tv. Hvis det er svært at sige noget i en gruppe, skal man forberede sig og øve sig. Find en kollega eller rådgiver, som kan hjælpe dig med rollespil. Nogle gange skal man planlægge, hvem man skal tale med først, og hvordan man får indflydelse. Det kræver mod, men også omtanke.

HR skal finde balancen mellem at sige fra og få andre til at tage ansvar. Hvis man gentager det samme budskab for mange gange, kan lederen begynde at tro, at man bare ikke kan lide en bestemt medarbejder. Det er hårdt arbejde og kan være udmattende, men det er netop derfor, HR har brug for stærke krigere.

[00:32:27] David: Hvilke ressourcer og læringsmuligheder anbefaler du til en lederrolle inden for mennesker og kultur?

Keri: Du skal kende dit fag. Hvis du vil være generalist, skal du vide, hvor du finder information om løn, personalegoder og bedste praksis. Hvis du er specialist, skal du gå i dybden med dine specialistfærdigheder.

Derudover er evnen til at påvirke afgørende. HR har sjældent direkte magt; vores indflydelse kommer fra relationer og evnen til at påvirke. Derfor kan det være nyttigt at lære af sælgere. De ved, hvordan man fortæller en historie, identificerer et behov og får mennesker med sig. Lær også projektplanlægning, så du ikke kun taler om idéer, men faktisk får ting gennemført.

[00:35:59] David: Hvordan holder HR sig tæt på forretningsstrategien og det daglige arbejde?

Keri: HR-folk tager ofte til konferencer, hører om en god praksis og forsøger straks at indføre den uden at undersøge, om den passer til virksomheden. Man skal tale med forretningen, deltage i teammøder og lytte. Ellers lever man i en boble.

Det kan føles, som om man burde springe mødet over for at skrive en politik eller håndtere en undersøgelse, men man skal forstå virksomheden for at kunne knytte HR-målene til forretningen. Det er sådan, man bliver en reel samarbejdspartner.

[00:38:14] David: Hvad hvis lederne aktivt holder dig ude af møder, fordi de ikke tror, du bidrager med værdi?

Keri: Spørg dem direkte. Jeg har spurgt ledere, om de ville anbefale HR-teamet til andre. Hvis de ikke ville, spurgte jeg hvorfor. Man skal ikke arbejde rundt om problemet, men sige: »Jeg kan se, at du ikke inviterer mig. Hvad foregår der? Jeg vil gerne arbejde sammen med dig.«

[00:40:01] David: Er en hotdog en sandwich?

Keri: Hvis definitionen er kød i et brød, er en hotdog vel en sandwich. Men det føles ikke som en sandwich. Måske er det en dumpling.

[00:43:30] David: Hvem er din foretrukne HR-person, du har arbejdet sammen med, og hvad har du lært af vedkommende?

Keri: Den person, jeg arbejder sammen med nu, er en af mine favoritter. Hun er forretningsorienteret, dygtig til HR og samtidig et rigtigt menneske at tale med. Hun er en ægte kriger og har en bred baggrund, hvilket gør det inspirerende at se hendes arbejde.

[00:45:00] David: Kan det skabe tillid, når man forsøger at bruge yngre generationers sprog, eller kan det virke nedladende?

Keri: Man skal møde folk, hvor de er, men samtidig være tro mod sig selv. Hvis du aldrig bruger et bestemt udtryk, skal du ikke pludselig gøre det for at virke smart. Folk gennemskuer det hurtigt. Tilpas budskabet, så det bliver hørt, men prøv ikke at være cool. Det virker aldrig.

[00:47:36] David: Hvis der var en film om en HR-person, som var hovedpersonen, hvad skulle handlingen så være?

Keri: HR minder nogle gange om detektivarbejde. Hovedpersonen kunne afsløre en skjult og skadelig plan i virksomheden, finde ud af, hvad der foregår, hjælpe alle og redde virksomheden fra at gå konkurs.

[00:48:23] David: Hvad er nogle af de mest effektive måder, du har set HR gå fra at blive betragtet med mistro til at blive set som medarbejdernes fortaler?

Keri: Stil spørgsmålene. Du skal vide, hvor du står. Hvis en gruppe ikke er tilfreds med HR, skal du tale med dem, gøre noget ved det, følge op og spørge igen. Du kan ikke ignorere problemet.

Hvis mennesker ikke ved, hvad der foregår, udfylder de selv hullerne, og det bliver ofte noget negativt. Derfor skal man tale med dem og være synlig. Hold dig ikke skjult, for så opfinder de selv forklaringer på, hvad du laver. Vær i lyset.

[00:50:59] David: Jeg har selv oplevet, hvordan folk begynder at spekulere, når en leder ikke møder op til et møde. De konkluderede straks, at hele marketingafdelingen skulle skæres væk.

Keri: Det sker, men derfor skal man være meget opmærksom på, hvad der foregår. Hvis medarbejderne allerede er spændte, kan selv en direktør, der ikke kommer til et møde, skabe panik. Ledere skal også være opmærksomme på deres ansigtsudtryk, fordi folk læser meget ind i det.

[00:52:29] David: Det var alt, hvad vi har tid til i dag. Tak til alle, der deltog. Keri, mange tak. Husk at holde øje med vores næste session den 17. april med Darcy Marie Mayfield, som er ekspert i fjernarbejdskultur. Vi ses næste gang. Indtil da: vær i lyset.

[00:53:00] Keri: Farvel.