Top 3 häufig falsch diagnostizierte Personalprobleme
Wenn Teams Schwierigkeiten haben, scheint die Lösung offensichtlich: Mehr Leute einstellen. Doch dieser Impuls kann teuer – und falsch – sein.
Ein leitender Manager war kürzlich überzeugt, dass er genau wusste, was sein Team brauchte: mehr Personal. „Unser Team geht unter“, sagte er seinem Vorstandsteam. „Alle machen Überstunden. Wir haben gerade fünf Neueinstellungen genehmigt, und ich bin immer noch besorgt, dass das nicht ausreichen wird.“
Auf dem Papier erschien die Entscheidung logisch. Die Arbeit häufte sich, Fristen wurden überschritten, und die Leute wirkten erschöpft. Das Einstellen von zusätzlichem Personal schien die verantwortungsvolle Maßnahme zu sein.
Dann schaute das Management auf die Daten. Ja, einige Teams waren überlastet. Aber andere verfügten über mehr Kapazitäten, als irgendjemand geahnt hatte. Große Zeitblöcke gingen für Meetings, E-Mails und Nachbesserungen verloren. Es stellte sich heraus, dass Personalmangel nicht das Problem war – sondern eine ungleichmäßige Arbeitsverteilung.
Das Unternehmen brauchte nicht mehr Leute. Es brauchte bessere Daten.
Ein Mangel an Transparenz ist weiter verbreitet, als es den meisten Führungskräften bewusst ist. Und genau deshalb greifen so viele scheinbar kluge Entscheidungen ins Leere. Da Arbeit heute über verschiedene Tools, Standorte, Teams und Zeitzonen verstreut ist, ist es schwer nachzuverfolgen, wohin Zeit und Aufwand fließen.
Genau hier kommt ActivTrak ins Spiel.
3 häufige Probleme in der Belegschaft, die Führungskräfte falsch diagnostizieren (und wie ActivTrak sie korrigiert)
Um zu verstehen, wo Teamzeit und Aufwand tatsächlich hingehen, benötigen Sie Workforce-Analyse. Und dafür gibt es ActivTrak. Diese Software verfolgt die täglichen Aktivitäten der Mitarbeitenden und zeigt Muster auf, die kritische Fragen beantworten. Führungskräfte in mehr als 9.500 Organisationen nutzen sie derzeit, um zu verstehen:
. Und dafür gibt es ActivTrak. Diese Software verfolgt die täglichen Aktivitäten der Mitarbeitenden und zeigt Muster auf, die kritische Fragen beantworten. Führungskräfte in mehr als 9.500 Organisationen nutzen sie derzeit, um zu verstehen:
- Wie engagiert arbeiten Mitarbeitende im Homeoffice?
- Konzentrieren sich die Teams auf die richtigen Aufgaben?
- Müssen wir mehr Personal einstellen oder bestehende Talente besser nutzen?
- Folgen alle unseren Richtlinien?
Um zu zeigen, wie das in der Praxis aussieht, betrachten wir drei leicht fehlzudiagnostizierende Belegschaftsprobleme und was ActivTrak jeweils aufdeckt.
Herausforderung #1: Ständige Überlastung und überforderte Teams
Die Fehldiagnose: Wir brauchen mehr Leute.
Die tatsächliche Ursache: Ineffizienz und ungleichmäßige Verteilung der Arbeitslast.
Die Daten: ActivTrak zeigt, wo Zeit, Aufwand und Kosten entstehen und gibt Ihnen den vollständigen Überblick, bevor Sie zusätzliches Personal einstellen.
- Verteilung der Arbeitsbelastung. Sind einige Teams überlastet, während andere Leerlauf haben? Tragen manche Mitarbeitende ständig mehr als ihren gerechten Anteil? ActivTrak zeigt, wie die Arbeitslast über die Teams verteilt ist, sodass Sie Aufgaben umverteilen können, bevor die Produktivität und Leistung leiden.
- Auslastungstrends. ActivTrak berechnet die Kosten ungenutzter Kapazitäten in echtem Geld. Haben 29 % der Beschäftigten ihre Produktivitätsziele verfehlt? Für eine Organisation mit 1.400 Mitarbeitenden entspricht das monatlichen Gehaltskosten von $561.000 für Arbeit, die nicht erledigt wird.
Die Lösung: ActivTrak liefert die Erkenntnisse, die Sie benötigen, um Arbeitslasten auszubalancieren, Arbeitsabläufe anzupassen und Manager dabei zu unterstützen, Mitarbeitende auf Basis objektiver Daten statt einzelner Erfahrungsberichte zu coachen.
Zum Beispiel: Als ein ActivTrak-Kunde erhebliche Ungleichgewichte bei der Arbeitslast über 2.500 Mitarbeitende feststellte, steuerte die Unternehmensleitung um. Anstatt mehr Leute einzustellen, wurden Aufgaben umverteilt. Das ermöglichte nicht nur eine bessere Servicequalität, sondern auch die Vermeidung von fast $5,25 Millionen an jährlichen Einstellungskosten.
Herausforderung #2: Verfehlte Ziele
Die Fehldiagnose: Teams arbeiten nicht hart genug.
Die tatsächliche Ursache: Nicht genug konzentrierte Arbeitszeit für wertschöpfende Aufgaben.
Die Daten: ActivTrak zeigt, wie Teams ihre Zeit täglich verbringen und ob die Anstrengung auf Aktivitäten entfällt, die tatsächlich Ergebnisse erzielen.
- Aufgabenspezifische Einblicke. Ihre Mitarbeitenden arbeiten hart, aber fokussieren sie sich auf die richtigen Aufgaben? ActivTrak erfasst die Zeit, die für Kernaufgaben versus Aufgaben außerhalb des Kerngeschäfts aufgewendet wird. So wird deutlich, wenn Tätigkeiten mit geringem Wert Zeit für Leistung und Profitabilität blockieren.
- Fokus- versus Kollaborationszeit. ActivTrak misst, wie viel Zeit auf konzentrierte Arbeit, Meetings, Zusammenarbeit und Ablenkungen entfällt. Durch den direkten Vergleich dieser Aktivitäten können Sie gezielt coachen und unterstützen.
Die Lösung: Mit den Daten von ActivTrak können Sie Teams gezielt auf die Aktivitäten lenken, die Ergebnisse bringen – sei es, konzentrierte Arbeitszeit zu schützen oder effektivere Coaching-Gespräche zu führen.
Zum Beispiel: Als die Mitarbeiter eines Fertigungsunternehmens ihre Ziele zunehmend verfehlten, wandte sich die Geschäftsleitung an ActivTrak, um zu verstehen, wie die Angestellten ihre Zeit verbrachten. Dabei stellte sich heraus, dass einige scheinbar produktive Mitarbeiter während der Arbeitszeit Nebenjobs nachgingen, während andere sich schlechte Gewohnheiten angeeignet hatten. Nach einer gezielten Ansprache dieser Probleme sank die unproduktive Zeit um 28%.
Herausforderung #3: Unwirksame Unternehmensrichtlinien
Die Fehldiagnose: Mangelnde Verantwortlichkeit.
Die tatsächliche Ursache: Richtlinien werden einheitlich angewandt, ohne sie mit Daten zu untermauern.
Die Daten: ActivTrak bietet Einblick, wo, wann und wie Arbeit erledigt wird und ermöglicht es, Entscheidungen zu Homeoffice-, Hybrid- oder Büro-Richtlinien auf Grundlage realer Produktivitätsmuster zu treffen.
- Produktivität nach Standort. Wissen Sie, wo Ihre Mitarbeiter am produktivsten sind? Unterstützen Ihre Arbeitsplatzstrategien sie dabei? ActivTrak zeigt, wie Angestellte im Homeoffice, im Hybridmodell und im Büro arbeiten. Diese Informationen befähigen Führungskräfte, intelligentere Richtlinien zu entwickeln, Immobilienkosten zu senken und Mitarbeiter in ihrer besten Leistung zu fördern.
- Einhaltung von Arbeitszeiten. Arbeiten Teams wie erwartet oder führen Fehlzeiten zur Unzufriedenheit der Kunden? ActivTrak zeigt, wie zuverlässig Teammitglieder den zugewiesenen Zeitplänen folgen. Führungskräfte können sich in Echtzeit benachrichtigen lassen, wenn jemand zu spät beginnt, zu früh geht oder längere Pausen macht.
Die Lösung: Mit täglicher Transparenz darüber, wie Arbeit tatsächlich erledigt wird, können Sie Richtlinien entwickeln, die der Realität entsprechen – und Arbeitszeiten anpassen, bevor kleine Probleme zu großen werden.
Zum Beispiel: Ein Hypothekenunternehmen wollte verstehen, wie sich die neue Homeoffice-Regelung auf die Leistung auswirkt. ActivTrak bestätigte, dass die Mitarbeiter auch im Homeoffice ihre Produktivität und Verantwortlichkeit auf hohem Niveau hielten. Das half der Geschäftsleitung, Bürokosten zu senken und das Recruiting über den lokalen Arbeitsmarkt hinaus auszuweiten. So konnte das Unternehmen produzierende Kreditberater mit einer Rate einstellen, die 32% über der der Wettbewerber lag, während die Gesamtmitarbeiterzahl stabil blieb.
Workforce-Analysen als Wettbewerbsvorteil
Alle oben genannten Szenarien beginnen gleich: mit einer plausiblen, aber unter Druck getroffenen Entscheidung. Mehr Personal einstellen. Mehr Druck ausüben. Richtlinien verschärfen. Kosten akzeptieren.
Ohne Daten werden diese Entscheidungen weiterhin das eigentliche Ziel verfehlen.
Workforce-Analysen ersetzen das Rätselraten durch Beweise und Erkenntnisse. Wenn Sie datengestütztere Personalentscheidungen treffen wollen, aber nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, sind Mitarbeiteraktivitätsdaten der beste Ausgangspunkt. Sie liefern einen klaren Blick darauf, wie Arbeit Tag für Tag abläuft, und machen Muster sichtbar, die den meisten Führungskräften verborgen bleiben. Das Ergebnis? Führungskräfte verfolgen Probleme nicht mehr erst nachdem sie auftreten – sondern verhindern sie von vornherein.
Bereit, herauszufinden, was in Ihrer Organisation wirklich passiert? Erfahren Sie, wie ActivTrak Führungskräften Sichtbarkeit verschafft, damit Sie mit Zuversicht handeln können.