Die 3 häufigsten Probleme bei Arbeitskräften, die leicht falsch diagnostiziert werden

Wenn Teams Schwierigkeiten haben, scheint die Lösung offensichtlich: mehr Personal einstellen. Doch dieser Impuls kann teuer sein – und falsch.

Ein leitender Angestellter war kürzlich überzeugt, genau zu wissen, was sein Team brauchte: mehr Personal. „Unser Team ertrinkt in Arbeit“, sagte er seinem Führungsteam. „Alle arbeiten bis spät. Wir haben gerade fünf neue Stellen genehmigt, und ich mache mir immer noch Sorgen, dass das nicht reichen wird.“ 

Auf dem Papier schien die Entscheidung sinnvoll. Die Arbeit staute sich, Fristen wurden verpasst und die Menschen wirkten erschöpft. Neueinstellungen schienen der verantwortungsvolle Schritt zu sein. 

Dann betrachtete die Führungsebene die Daten. Einige Teams waren tatsächlich überlastet. Andere hatten jedoch mehr Kapazitäten, als irgendjemand erkannt hatte. Große Zeitblöcke gingen durch Meetings, E-Mails und Nacharbeit verloren. Es stellte sich heraus, dass Unterbesetzung nicht das Problem war –  sondern eine unausgewogene Arbeitsverteilung. 

Das Unternehmen brauchte keine zusätzlichen Mitarbeiter. Es brauchte bessere Daten. 

Mangelnde Transparenz ist häufiger, als die meisten Führungskräfte erkennen. Und genau deshalb verfehlen so viele scheinbar kluge Entscheidungen ihr Ziel. Da die Arbeit inzwischen über verschiedene Tools, Standorte, Teams und Zeitzonen hinweg stattfindet, ist es schwierig zu erkennen, wohin Zeit und Aufwand fließen.

Hier kommt ActivTrak ins Spiel.

3 häufige Personalprobleme, die Führungskräfte falsch einschätzen (und wie ActivTrak sie korrigiert)

Um zu verstehen, wohin die Zeit und der Aufwand eines Teams tatsächlich fließen, benötigen Sie Personal-Analysen. Dafür gibt es ActivTrak. Diese Software erfasst die tägliche Aktivität der Beschäftigten und macht Muster sichtbar, die wichtige Fragen beantworten. Führungskräfte in mehr als 9.500 Unternehmen nutzen sie derzeit, um Folgendes zu verstehen:

• Wie intensiv arbeiten Menschen im Homeoffice?
• Konzentrieren sich die Teams auf die richtigen Aktivitäten?
• Müssen wir weitere Stellen schaffen oder vorhandene Talente besser einsetzen?
• Halten sich alle an unsere Richtlinien?

Um zu zeigen, wie das in der Praxis aussieht, betrachten wir drei Personalprobleme, die leicht falsch eingeschätzt werden können, und was ActivTrak über jedes dieser Probleme offenlegt.

Herausforderung Nr. 1: Dauerhafte Überlastung und überforderte Teams

Die falsche Diagnose: Wir brauchen mehr Personal. 

Die tatsächliche Ursache: Ineffizienz und unausgewogene Arbeitslasten. 

Die Daten: ActivTrak zeigt, wo Zeit, Aufwand und Kosten anfallen, und vermittelt Ihnen ein vollständiges Bild, bevor Sie zusätzliche Stellen schaffen.

• Verteilung der Arbeitslast. Sind einige Teams überlastet, während andere zusätzliche Zeit haben? Tragen manche Personen dauerhaft mehr als ihren fairen Anteil an der Arbeitslast? ActivTrak zeigt, wie die Arbeit auf die Teams verteilt ist, sodass Sie Aufgaben neu ausbalancieren können, bevor Produktivität und Leistung nachlassen.

• Auslastungstrends. ActivTrak berechnet die Kosten ungenutzter Kapazitäten in tatsächlichen Geldbeträgen. Haben 29 % der Beschäftigten ihre Produktivitätsziele verfehlt? Für ein Unternehmen mit 1.400 Beschäftigten entspricht das monatlichen Gehaltszahlungen von $561,000 für Arbeit, die nicht erledigt wird.

Die Lösung: ActivTrak liefert die Erkenntnisse, die Sie benötigen, um Arbeitslasten neu auszubalancieren, Arbeitsabläufe anzupassen und Führungskräfte dabei zu unterstützen, Beschäftigte anhand objektiver Daten statt anhand von Anekdoten zu coachen.

Beispiel: Als ein ActivTrak-Kunde erhebliche Ungleichgewichte bei der Arbeitslast unter 2.500 Beschäftigten aufdeckte, änderte die Führungsebene ihre Vorgehensweise. Statt mehr Menschen einzustellen, verteilte sie Aufgaben neu. Dadurch konnten sie nicht nur den Service verbessern, sondern auch fast $5.25 Millionen an jährlichen Einstellungskosten vermeiden.

Herausforderung Nr. 2: Verfehlte Ziele

Die falsche Diagnose: Die Teams arbeiten nicht hart genug.

Die tatsächliche Ursache: Nicht genügend konzentrierte Zeit für wertschöpfende Arbeit.

Die Daten: ActivTrak zeigt, wie Teams ihre Zeit jeden Tag verbringen, und macht sichtbar, ob der Aufwand in Aktivitäten fließt, die tatsächlich Ergebnisse fördern.

• Aktivitätsspezifische Erkenntnisse. Ihre Beschäftigten arbeiten hart – konzentrieren sie sich aber auf die richtige Arbeit? ActivTrak berechnet die für Kern- und Nicht-Kernaktivitäten aufgewendete Zeit. So wird deutlich, wann Aufgaben mit geringem Wert Zeit beanspruchen, die eigentlich für die Arbeit vorgesehen ist, die Leistung und Rentabilität fördert. 

• Zeit für konzentriertes Arbeiten im Vergleich zu Zeit für Zusammenarbeit. ActivTrak misst die für konzentriertes Arbeiten, Meetings, Zusammenarbeit und Ablenkungen aufgewendete Zeit. Durch den direkten Vergleich dieser verschiedenen Aktivitäten können Sie bei Bedarf eingreifen und Coaching anbieten.

Die Lösung: ActivTrak-Daten ermöglichen es Ihnen, Teams zu den Aktivitäten zu führen, die Ergebnisse fördern – unabhängig davon, ob dies Maßnahmen zum Schutz konzentrierter Arbeitsphasen oder produktivere Coaching-Gespräche bedeutet.

Zum Beispiel: Als Mitarbeitende eines Fertigungsunternehmens ihre Ziele zunehmend verfehlten, wandten sich die Führungskräfte an ActivTrak, um zu verstehen, wie die Beschäftigten ihre Zeit verbrachten. Sie stellten fest, dass einige scheinbar produktive Mitarbeitende während der Arbeitszeit für das Unternehmen einer zweiten Beschäftigung nachgingen, während andere schlechte Gewohnheiten entwickelt hatten. Nachdem diese Probleme direkt angegangen worden waren, ging die unproduktive Zeit um 28 % zurück.

Herausforderung Nr. 3: Unwirksame Richtlinien am Arbeitsplatz

Die Fehldiagnose: Mangelnde Verantwortlichkeit.

Die tatsächliche Ursache: Richtlinien werden einheitlich angewendet, ohne dass Daten sie stützen.

Die Datenlage: ActivTrak bietet Einblick darin, wo, wann und wie Arbeit erledigt wird, und schafft damit eine Grundlage für Entscheidungen über Richtlinien für Remote-Arbeit, hybride Arbeit oder die Rückkehr ins Büro, die auf tatsächlichen Produktivitätsmustern beruhen.

• Produktivität nach Standort. Wissen Sie, wo Ihre Mitarbeitenden am produktivsten sind? Unterstützen Ihre Arbeitsplatzstrategien sie dabei? ActivTrak zeigt, wie Mitarbeitende in Remote-, hybriden und Büroumgebungen arbeiten. Diese Informationen ermöglichen es Führungskräften, intelligentere Richtlinien zu entwickeln, Immobilienkosten zu senken und Mitarbeitende dabei zu unterstützen, ihre beste Arbeit zu leisten.

• Einhaltung von Arbeitsplänen. Arbeiten Teams wie erwartet, oder beeinträchtigen Lücken bei der Abdeckung die Kundenzufriedenheit? ActivTrak zeigt, wie gut Teammitglieder die ihnen zugewiesenen Arbeitspläne einhalten. Führungskräfte können Echtzeitbenachrichtigungen aktivieren, wenn Mitarbeitende verspätet beginnen, früher gehen oder längere Pausen machen.

Die Lösung: Mit täglichem Einblick darin, wie die Arbeit tatsächlich erledigt wird, können Sie Richtlinien festlegen, die der Realität entsprechen — und Arbeitspläne anpassen, bevor aus kleinen Problemen größere werden.

Zum Beispiel: Ein Hypothekenunternehmen wollte verstehen, wie sich seine neue Remote-Richtlinie auf die Leistung auswirkte. ActivTrak bestätigte, dass die Mitarbeitenden auch bei der Arbeit von zu Hause eine hohe Produktivität und Verantwortlichkeit aufrechterhielten. Dies half den Führungskräften, Bürokosten zu senken und die Personalgewinnung über die lokalen Märkte hinaus auszuweiten. Infolgedessen stellte das Unternehmen aktive Kreditsachbearbeiter in einem Tempo ein, das 32 % über dem der Wettbewerber lag, während die Gesamtzahl der Mitarbeitenden stabil blieb.

Analysen der Belegschaft als Wettbewerbsvorteil

Jedes der oben beschriebenen Szenarien beginnt auf dieselbe Weise — mit einer vernünftig erscheinenden Schlussfolgerung, die unter Druck getroffen wird. Mehr Mitarbeitende einstellen. Mehr Druck ausüben. Richtlinien verschärfen. Die Kosten tragen. 

Ohne Daten werden diese Entscheidungen weiterhin ihr Ziel verfehlen.

Analysen der Belegschaft ersetzen Vermutungen durch Belege und Erkenntnisse. Wenn Sie personalbezogene Entscheidungen stärker datenbasiert treffen möchten, aber nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, sind Mitarbeiteraktivitätsdaten der richtige Weg. Sie bieten einen klaren Einblick darin, wie sich die Arbeit von Tag zu Tag entwickelt, und machen Muster sichtbar, die den meisten Führungskräften verborgen bleiben. Das Ergebnis? Führungskräfte hören auf, Problemen nachzulaufen, sobald sie auftreten — und verhindern sie von vornherein.

Bereit, zu ermitteln, was in Ihrem Unternehmen wirklich vor sich geht? Erfahren Sie, wie ActivTrak Führungskräften den nötigen Einblick verschafft, um mit Zuversicht zu handeln.