Eine dauerhafte Vermittlung wird einmal abgeschlossen. Eine Gebühr wird in Rechnung gestellt, die Stelle wird besetzt und der Desk wendet sich der nächsten Vermittlung zu. Eine Vertragsvermittlung wird nicht abgeschlossen, sondern läuft weiter. Stundenzettel müssen jede Woche nachverfolgt werden, die Marge muss für jede einzelne Vermittlung überwacht werden, und die Compliance-Frist läuft am Tag des Arbeitsbeginns nicht einfach ab.

Die meisten Recruiting-CRMs wurden für den ersten Ablauf entwickelt, während der zweite später ergänzt wurde – meist als Stundenzettelmodul, das an ein System angehängt wurde, welches nie dafür konzipiert war, in wöchentlichen Zyklen zu denken. Für einen Desk, der ein bedeutendes Volumen an Vertragsgeschäft abwickelt, zeigt sich diese Lücke ständig und auf eine Weise, die eine Funktionsliste nur selten erfasst, bevor eine Agentur bereits damit leben muss.

Atlas geht dies anders an, weil es als CRMx entwickelt wurde – eine Plattform, die den Kontext einer Vermittlung versteht, unabhängig davon, ob es sich um eine dauerhafte oder eine vertragliche Vermittlung handelt, anstatt beide in denselben allgemeinen Ablauf zu zwingen.

Warum Vertrags- und Dauervermittlungen nicht demselben Ablauf folgen

Auf dem Papier handelt es sich bei beiden um Vermittlungen. In der Praxis unterscheiden sich die operativen Anforderungen jedoch so stark, dass eine Gleichbehandlung zu echten Reibungsverlusten führt:

• Eine dauerhafte Vermittlung umfasst eine Gebühr, eine Rechnung und einen Zeitpunkt, an dem die Arbeit des Recruiters erledigt ist. Eine Vertragsvermittlung erzeugt jede einzelne Woche oder jeden einzelnen Monat, in dem sie läuft, einen neuen Stundenzettel, eine neue Genehmigung und eine neue Margenberechnung.
• Die Compliance bei einer dauerhaften Vermittlung ist zum großen Teil bis zum Startdatum erledigt. Bei einer Vertragsvermittlung ist sie fortlaufend und an Einsatzbedingungen, Bestellnummern und Arbeitserlaubnisprüfungen gebunden, die erneut überprüft werden müssen.
• Die Marge einer dauerhaften Vermittlung steht an dem Tag fest, an dem die Gebühr vereinbart wird. Die Marge einer Vertragsvermittlung verändert sich, und eine Agentur benötigt einen aktuellen Überblick über sie für jeden derzeit eingesetzten Auftragnehmer – nicht erst eine monatliche Abstimmung im Nachhinein.

Ein CRM, das hauptsächlich auf den Ablauf für dauerhafte Vermittlungen ausgerichtet ist, behandelt Vertragsvermittlungen meist als Sonderfall: ein Statusfeld, eine Vorlage für wiederkehrende Rechnungen, vielleicht ein einfaches Hochladen von Stundenzetteln. Das reicht aus, um Vertragsvermittlungen technisch zu unterstützen. Es reicht nicht aus, um einen Vertrags-Desk gut zu führen.

Wo diese Lücke Agenturen tatsächlich Geld kostet

Die praktischen Folgen zeigen sich in einer ziemlich vorhersehbaren Liste, und die meisten Agenturinhaber, die ein Vertragsgeschäft betreiben, werden sie alle wiedererkennen:

• Recruiter verbringen jede Woche Stunden damit, Stundenzetteln nachzugehen, anstatt neue Geschäftsmöglichkeiten zu verfolgen
• Die Sichtbarkeit der Marge hinkt der Realität einen Monat hinterher, sodass Probleme erst erkannt werden, nachdem sie bereits Geld gekostet haben
• Verwirrung über Versionen von Verträgen und Vereinbarungen, die Suche nach der neuesten Datei, das erneute Versenden von Bedingungen und das Warten auf eine Unterschrift, die in einem Posteingang feststeckt
• Finanzteams gleichen die Abrechnung von Auftragnehmern manuell ab, weil CRM und Buchhaltungssystem nicht richtig miteinander kommunizieren

Keine dieser Situationen stellt einen dramatischen Ausfall dar. Es handelt sich um einen stetigen Verlust an Arbeitsstunden und verzögerten Zahlungseingängen. Bei einem Desk, der gleichzeitig Dutzende Auftragnehmer betreut, summiert sich dieser Verlust zu einer tatsächlich erheblichen Menge nicht oder verspätet abgerechneter Zeit.

Wie ein auf Vertragsvermittlungen ausgerichtetes Design tatsächlich aussieht

Die Alternative ist kein größeres Stundenzettelmodul. Stattdessen müssen Vertragsvermittlungen von Anfang an als eigenständiger, zentraler Ablauf behandelt werden – mit einer eigenen Logik und nicht als Ablauf für dauerhafte Vermittlungen, an den zusätzliche Felder angehängt wurden.

Flexible Zeitpläne und Einsatzbedingungen

Vertragsarbeit folgt nicht einem einzigen Zeitplan. Wöchentlich, monatlich, befristet, fortlaufend. Ein für Vertragsarbeit entwickeltes System muss Bestellnummern und Einsatzbedingungen als Kerndaten verwalten und nicht als nachträglich an einen allgemeinen Vermittlungsdatensatz angehängte Ergänzung.

Angebote und Vereinbarungen, die ohne endloses Hin und Her vorankommen

Die Unterzeichnung eines Vertragsangebots oder einer Einsatzvereinbarung sollte nicht zu Versionsverwirrung, der Suche nach der neuesten Datei oder dem Verlust des Überblicks darüber führen, wer was genehmigt hat. Ein sauberer Ablauf ist gerade deshalb wichtig, weil die Beziehung und die Compliance-Anforderungen fortlaufend sind und nicht nur einmalig bestehen.

Finanzen und Abrechnung von Auftragnehmern, mit der Buchhaltung verbunden

Die Abrechnung von Vertragsmitarbeitern muss in die Systeme einfließen, die Finanzteams bereits nutzen, anstatt als paralleler manueller Prozess zu bestehen. Eine unidirektionale Integration in Buchhaltungssoftware wie Xero bedeutet beispielsweise, dass Abrechnungsdaten von Vertragsmitarbeitern nicht von Hand erneut eingegeben werden müssen, sobald sie das CRM verlassen.

Echtzeit-Transparenz über die Marge bei jeder Besetzung

Eine Agentur, die Vertragsbesetzungen in großem Umfang abwickelt, muss die aktuelle Marge für jeden derzeit eingesetzten Vertragsmitarbeiter sehen können, anstatt sie aus den Rechnungen des vergangenen Monats zu rekonstruieren. Das ist der Unterschied zwischen dem Erkennen eines Margenproblems in der zweiten Woche und dem Erkennen in Monat zwei.

Vertragsabteilungen benötigen kein CRM für Festvermittlungen, an das nachträglich eine Zeiterfassung angebaut wurde. Sie benötigen Vertragsfunktionen, die von Anfang an integriert sind.

Wie Atlas diesen Ansatz verfolgt

Atlas deckt Festanstellungen und Vertragsbesetzungen in einem einzigen System ab, wobei Contract Suite speziell auf die operative Realität der Verwaltung eines Vertragsgeschäfts ausgerichtet ist:

• Vertragsbesetzungen werden als eigener Prozess getrennt von Festanstellungen verwaltet, einschließlich flexibler Zeitpläne sowie Bestell- und Einsatzreferenzen
• Angebote und Vereinbarungen, die ohne das übliche Hin und Her über Versionen und fehlende Dateien vorankommen und den Prozess übersichtlich halten, damit die Beziehung im Mittelpunkt bleibt
• Finanz- und Abrechnungsprozesse für Vertragsmitarbeiter, die mit Buchhaltungssystemen einschließlich Xero verbunden sind
• Echtzeit-Transparenz über die Marge bei jeder Besetzung, unabhängig davon, ob es sich um ein einmaliges Honorar oder einen laufenden Vertrag handelt

Das Ziel besteht nicht darin, Vertragsverwaltung wie ein zusätzliches System neben dem CRM wirken zu lassen. Sie soll sich genau wie das anfühlen, was sie ist: für viele Agenturen die Hälfte des Geschäfts, als gleichberechtigter Bestandteil in die Plattform integriert und nicht nachträglich als Modul hinzugefügt.

Was Agenturen sehen, sobald Vertragsgeschäft kein nachträglicher Gedanke mehr ist

Bei Agenturen, die tatsächlich eine Mischung aus Festanstellungs- und Vertragsgeschäft betreiben, zeigt sich die Wirkung einer korrekten Umsetzung meist direkt in den Abrechnungen, da sich Vertragserlöse in jedem Abrechnungszyklus kumulieren – anders als Festanstellungshonorare:

• Von Kunden von Atlas mit hohem Vertragsanteil gemeldete monatliche Abrechnungssteigerungen von 85 %
• Agenturen, die ihr Betriebsmodell auf diesem Ansatz aufbauen, erreichen 150 % ihres jährlichen Umsatzziels
• Zeit, die zuvor für das Nachverfolgen von Stundenzetteln und den manuellen Abgleich der Marge aufgewendet wurde, fließt wieder in Geschäftsentwicklung und Leistungserbringung

Das Muster entspricht dem übergreifenden Trend in der Personalvermittlungstechnologie: Wenn der administrative Aufwand im Tagesgeschäft wegfällt, fließt die Zeit zurück in die Arbeit, die tatsächlich Umsatz generiert.

Eine Vertragsabteilung mit hohem Volumen führen, nicht nur eine Handvoll Vertragsmitarbeiter

Die oben beschriebenen Herausforderungen bei Marge und Compliance werden mit wachsendem Vertragsgeschäft größer, nicht kleiner. Ein Personaldienstleister im Unternehmensbereich, der Hunderte von Vertragsmitarbeitern für mehrere Kunden einsetzt, benötigt eine Echtzeit-Transparenz über die Marge, die diesem Volumen standhält, sowie ein Finanzteam, das die Abrechnung der Vertragsmitarbeiter nicht jeden Monat manuell Position für Position abgleichen muss.

Atlas unterstützt Vertragsabteilungen mit hohem Anteil an Vertragsgeschäft in der gesamten Bandbreite – von Einzelplatz-Betrieben bis hin zu Unternehmen mit mehr als 100 Arbeitsplätzen. Die Finanz- und Abrechnungsfunktionen für Vertragsmitarbeiter sind so konzipiert, dass sie direkt mit den Buchhaltungssystemen verbunden werden können, die Finanzteams bereits nutzen, anstatt bei steigenden Volumen einen parallelen manuellen Prozess zu erfordern.

• Keine Mindestanzahl an Arbeitsplätzen, sodass ein wachsendes Vertragsgeschäft keine Neuverhandlung der Plattform erfordert
• Echtzeit-Transparenz über die Marge jedes derzeit eingesetzten Vertragsmitarbeiters statt einer monatlichen Abstimmung – ein zunehmend wichtiger Faktor bei wachsendem Volumen
• Ein einziges System, das Festanstellungen und Vertragsbesetzungen gemeinsam abdeckt – hilfreich für Unternehmensagenturen, die beide Geschäftsbereiche über mehrere Niederlassungen hinweg betreiben
• Mehrere laufende Implementierungen mit mehr als 50 Arbeitsplätzen bei Kunden mit hohem Vertrags- und Personaldienstleistungsanteil sowie Vertragsabteilungen mit nur einem Arbeitsplatz

Für ein großes Personaldienstleistungsunternehmen ist es keine Komfortfunktion, Verträge korrekt zu verwalten. Es ist der Unterschied zwischen einem Finanzteam, das den Zahlen in Echtzeit vertraut, und einem, das stets einen Monat hinterherarbeitet – und das multipliziert mit jedem im System erfassten Auftragnehmer.

Was Sie prüfen sollten, bevor Sie ein CRM für einen Bereich mit vielen Vertragsbesetzungen auswählen

Wenn Vertragsbesetzungen einen wesentlichen Anteil Ihres Geschäfts ausmachen, lohnt es sich, jedem Anbieter von Recruiting-Software eine konkrete Frage zu stellen: nicht, ob er Vertragsbesetzungen unterstützt – die meisten werden das bejahen –, sondern ob Verträge von Anfang an eingeplant waren oder nachträglich auf ein System für Festanstellungen aufgesetzt wurden. Die Antwort wird in dem Moment sichtbar, in dem Sie nach der Margentransparenz, dem Umgang mit Bestellungen und der Weiterleitung von Abrechnungsdaten an Ihr Buchhaltungssystem fragen.

Atlas wurde entwickelt, um diese Frage auf die richtige Weise zu beantworten: Vertragsbesetzungen und die Finanzverwaltung von Auftragnehmern werden als zentrale Funktionen behandelt und nicht als nachträglich hinzugefügte Erweiterung – für Agenturen, die sowohl Festanstellungen als auch Vertragsbesetzungen vermitteln, oder ausschließlich Vertragsbesetzungen durchführen. Genau das bedeutet CRMx in diesem Zusammenhang in der Praxis: den Kontext jeder Besetzungsart zu verstehen, anstatt auf beide einen einheitlichen Standardworkflow anzuwenden.

Häufig gestellte Fragen

Kann Atlas einen Bereich mit hohem Volumen an Vertragsbesetzungen oder Personaleinsätzen verwalten?

Ja. Contract Suite wurde speziell für Bereiche mit vielen Vertragsbesetzungen und Auftragnehmern entwickelt, einschließlich Agenturen, die den Workflow im Unternehmensmaßstab betreiben – von Bereichen mit einem einzigen Nutzer bis hin zu Unternehmen mit mehr als 100 Nutzern.

Lässt sich die Abrechnung von Auftragnehmern in Buchhaltungssoftware integrieren?

Ja. Die Finanzverwaltung und Abrechnung von Auftragnehmern lässt sich mit Buchhaltungssystemen wie Xero verbinden, sodass Abrechnungsdaten nach ihrer Übertragung aus Atlas nicht manuell erneut eingegeben werden müssen.

Wie unterscheidet sich die Margentransparenz vom Vertragsmodul eines herkömmlichen CRM?

Die meisten Recruiting-CRMs behandeln Vertragsbesetzungen als Erweiterung eines Workflows für Festanstellungen und ermitteln die Marge häufig nachträglich anhand monatlicher Rechnungen. Atlas erfasst die Marge live für jeden Auftragnehmer, der derzeit im Einsatz ist, sodass Probleme innerhalb von Wochen und nicht erst einen Monat oder länger nach ihrem Auftreten sichtbar werden.

Eignet sich Contract Suite für Agenturen, die sowohl Festanstellungen als auch Vertragspositionen vermitteln?

Ja. Atlas deckt beide Besetzungsarten in einem einzigen System ab. Das ist bei Agenturen mit gemischten Geschäftsbereichen üblich, sodass neben dem zentralen CRM kein separates Tool zur Verwaltung von Auftragnehmern erforderlich ist.

Möchten Sie sehen, wie Atlas, das CRMx, das dafür entwickelt wurde, den Kontext zu verstehen, einen Bereich mit vielen Vertragsbesetzungen verwaltet?Eine Demo auf recruitwithatlas.com buchen