Wie Buddy Punch Fehler bei der Zeiterfassung reduziert
Im Jahr 2012 erhielt ich eine Blitz-Einführung in all die Probleme, die mit der Zeiterfassung verbunden sind.
Zu diesem Zeitpunkt hatte ich mein Unternehmen so weit ausgebaut, dass ich drei verschiedene Franchise-Unternehmen leitete. Leider bedeutete das, Woche für Woche zu jedem Standort zu fahren, um manuell ausgefüllte Stundenzettel einzusammeln, die gelinde gesagt alles andere als genau waren. Ankunftszeiten wurden absichtlich oder versehentlich beschönigt, Arbeitszeiten übertrieben und Teammitglieder stempelten für ihre Kollegen ein.
Mir war klar, dass das so nicht weitergehen konnte. Nicht, wenn ich mein Unternehmen wirklich optimieren und weiter ausbauen wollte. Aber die Möglichkeiten zur Zeiterfassung waren damals begrenzt.
Eines Tages teilte ich meine Beschwerden mit meinem Mitbewohner, Freund und genialen Ingenieur Nick Murphy. Er hörte sich meine Sorgen an und stellte an einem einzigen Wochenende das Fundament für das zusammen, was später eine leistungsstarke Zeiterfassungssoftware werden sollte: Buddy Punch.
Buddy Punch ist ein einfaches webbasiertes und mobiles Zeiterfassungstool, das Arbeitszeiten automatisch berechnet und Zeitdiebstahl sowie menschliche Fehler verhindert. Für dieses Programm benötigen Sie keine spezielle Hardware oder einen IT-Abschluss – eine Internetverbindung genügt.
ist ein einfaches webbasiertes und mobiles Zeiterfassungstool, das Arbeitszeiten automatisch berechnet und Zeitdiebstahl sowie menschliche Fehler verhindert. Für dieses Programm benötigen Sie keine spezielle Hardware oder einen IT-Abschluss – eine Internetverbindung genügt.
Schon beim Namen haben wir uns zum Ziel gesetzt, mit Buddy Punch alle Probleme im Zusammenhang mit der Zeiterfassung am Arbeitsplatz zu lösen. Dazu gehört, dass Mitarbeitende nicht mehr füreinander einstempeln können (bekannt als „Buddy Punching“) und die typischen menschlichen Fehler manueller Zeiterfassung verringert werden. Keine Ungenauigkeiten oder Unstimmigkeiten mehr, die die Lohnabrechnung verzögern, Zeit und Geld kosten und zu Streitigkeiten führen.
Es zeigt sich, dass wir einen wahren Bedarf am Markt getroffen haben, denn heute nutzen über 10.000 Organisationen Buddy Punch, um Fehler bei der Zeiterfassung zu reduzieren, Zeitdiebstahl zu verhindern und die Lohnabrechnung zu vereinfachen. Obwohl unser Publikum stetig wächst, haben wir unsere ursprüngliche Philosophie nie vergessen: Es soll einfach, fair und jeder Ein- und Ausstempelvorgang legitim sein.
Fehlerminimierungsfunktionen von Buddy Punch
Hier ist ein Überblick über die automatischen Funktionen, die Sie in Buddy Punch finden und die Fehler bei der manuellen Zeiterfassung reduzieren. Bedenken Sie, dass wir unsere Software ständig weiterentwickeln, sodass in Zukunft vielleicht noch weitere Funktionen hinzukommen werden.
| Automatische Zeiterfassung | $4.49/Benutzer/Monat | Zeiterfassung der Mitarbeitenden erfolgt automatisch |
| Mitarbeiterplanung | $5.99/Benutzer/Monat | Vereinfacht die Personalplanung mit wiederkehrenden und automatisierten Funktionen |
| GPS-Tracking | Add-on verfügbar für $2/Benutzer/Monat | Überwacht die Standorte der Mitarbeitenden über eine interaktive Karte |
| Geofencing | $5.99/Benutzer/Monat | Begrenzt das Ein- und Ausstempeln auf Arbeitsorte mit individuell einstellbarem Radius |
| Berechnung von Überstunden | $4.49/Benutzer/Monat | Überwacht und berechnet Überstunden |
| Integrierte Lohnabrechnung | Add-on verfügbar für $6/Benutzer/Monat | Mitarbeitende mit wenigen Klicks prüfen, synchronisieren und bezahlen. |
Im Folgenden betrachten wir genauer, wie jede dieser Funktionen Unternehmen mit mehreren Standorten dabei hilft, Fehler bei der Zeitberechnung zu minimieren.
Automatische Zeiterfassung
Mit Buddy Punch können Mitarbeitende sich von überall ein- und ausstempeln und ihre Arbeitszeiten werden automatisch erfasst. Das bedeutet, Sie haben immer einen genauen Überblick, wann wer gestempelt hat.
Das funktioniert sogar auf mobilen Endgeräten, sodass Branchen wie Bauwesen und Außendienst auf die Genauigkeit ihrer Zeiterfassung zählen können.
Mitarbeiterplanung
Buddy Punch bietet viele bequeme Planungsoptionen, darunter einen Drag-and-Drop-Planersteller, Self-Service für Mitarbeitende und wiederkehrende Schichtpläne, die sich wöchentlich wiederholen.
Für Unternehmen, die an verschiedenen Standorten oder als Franchise arbeiten, können Sie alle Ihre Standorte in Buddy Punch anlegen. So können Sie für alle Standorte gleichzeitig individuelle Dienstpläne erstellen.
Echtzeit-GPS-Tracking
Buddy Punch bietet außerdem für nur 2 $ mehr pro Nutzer und Monat die automatische Erfassung aller Echtzeitstandorte Ihrer Mitarbeitenden an.
Gerade für Unternehmen im Bauwesen kann diese Funktion dazu beitragen, die Routen, Standorte und Wegezeiten der Mitarbeitenden zwischen verschiedenen Baustellen zu überwachen. Diese Informationen können zur Optimierung der Routenplanung oder zur Klärung von Lohnabrechnungsstreitigkeiten genutzt werden.
Geofencing
Das Geofencing von Buddy Punch ermöglicht es Unternehmern, einen virtuellen Zaun um Arbeitsorte, Firmenbüros und Kundenhaushalte zu legen. Mitarbeitende können sich nur dann ein- oder ausstempeln, wenn sie sich innerhalb dieser festgelegten Bereiche befinden.
Wenn Sie ein Außendienstunternehmen führen, können Sie Geofences an entfernten Standorten einrichten, um sicherzustellen, dass Teammitglieder ihre Zeit nur an den vorgesehenen Arbeitsorten erfassen. Es ist nicht mehr nötig, manuell zu überprüfen, ob sie sich wirklich dort aufhalten, wo sie arbeiten sollen.
Überstundenberechnungen
Mit Buddy Punch können Sie Überstundenregelungen festlegen und diese entweder auf einzelne Mitarbeitende oder das gesamte Team anwenden. Von da an erkennt und berechnet unser Tool selbstständig die Überstunden für Sie.
Gerade in Branchen wie dem Baugewerbe, in denen Überstunden häufig vorkommen, hilft das Geschäftsinhabern, den Überblick über Zuschläge wie Zeit und halbe Lohnzahlungen zu behalten. Buddy Punch kann auch Benachrichtigungen senden, wenn Teammitglieder kurz vor Überstunden stehen, damit Manager rechtzeitig die Einsatzpläne anpassen können, um Überstunden zu vermeiden.
Integrierte Lohnbuchhaltung
Buddy Punch verfügt über ein separates integriertes Lohnbuchhaltungs-Add-on, das automatisch Arbeitszeiten erfassen und Lohnsteuern für Sie abwickeln kann. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, einen Selbstbedienungsmodus einzurichten, damit Mitarbeitende selbst ihre Gehaltsabrechnungen, W2- und 1099-Formulare eintragen können.
Von unseren Kunden gemeldete Ergebnisse
Die Tatsache, dass über 10.000 Unternehmen auf Buddy Punch setzen, zeigt, wie effektiv unser Tool Fehler reduziert, die Mitarbeiterverantwortung erhöht und die Lohnabrechnung vereinfacht. Unsere Nutzer sind so überzeugt, dass sie von ihren Resultaten berichten.
Ein Beispiel aus dem Baugewerbe: Dort ist die tägliche Arbeit geprägt von einer ständigen Logistik- und Planungschallenge mit vielen variablen Faktoren an verschiedenen Standorten. Doch wie ein Nutzer berichtet:
Insgesamt ist die Erfahrung großartig. Ich musste nur herausfinden, wie ich alle notwendigen Details einstellen konnte, und sobald alles erledigt war, erledigt die Software alle Arbeit für mich.
Manche Unternehmer sorgen sich, wie ihre Mitarbeitenden auf eine neue Software reagieren werden. Wenn die Einarbeitung zu schwierig ist, lassen die Ergebnisse oft auf sich warten – egal, was das Tool verspricht. Doch das intuitive Design von Buddy Punch macht es sowohl Managern als auch dem Team einfach, automatische Funktionen schnell zu nutzen:
Aus Mitarbeitersicht ist Buddy Punch ein hervorragendes Produkt! Es ist WEIT überlegen gegenüber den Stundenzetteln aus Papier, die wir vorher genutzt haben. (Und mein Vorgesetzter hat mir gesagt, wie viel einfacher es für ihn ist, die Stunden seiner Mitarbeitenden seit der Umstellung auf Buddy Punch nachzuverfolgen.)
Je mehr Mitarbeitende Sie führen, desto schwieriger ist es, zu gewährleisten, dass alle erfassten Zeiten korrekt sind. Genau hier spielen die automatischen Funktionen von Buddy Punch ihre Stärken aus – ganz gleich, ob Sie ein Dutzend oder mehrere Hundert Teammitglieder betreuen.
Buddy Punch ist flexibel genug, um je nach Branche unterschiedlich eingesetzt zu werden.
HR-Fachkräfte können zum Beispiel Jobcodes nutzen, um minutengenau zu erfassen, wie lange Mitarbeiter an verschiedenen Aufgaben arbeiten.
Geschäftsinhaber in der Gastronomie können ein zentrales iPad als Zeiterfassungskiosk mit Buddy Punch einrichten. Dann stempeln sich alle Mitarbeitenden am selben Gerät ein und Sie können mithilfe von Rundungsregeln die Daten genau auf das gewünschte Zeitintervall festlegen.
Buddy Punch wurde entwickelt, um für sämtliche Nutzer – unabhängig von der Branche – eine verbesserte Datentransparenz und Zuverlässigkeit zu bieten. Ob durch optimierte manuelle Methoden zur Zeiterfassung von Außeneinsätzen auf dem Bau, gesteigerte Verantwortlichkeit im Außendienst oder effizientere Lohnabrechnung im Einzelhandel: Buddy Punch liefert messbare Ergebnisse für Unternehmensleiter.
Weitere Funktionen für Teams an mehreren Standorten
Sobald Sie mit Buddy Punch arbeiten, werden Sie feststellen, dass das Tool weit mehr kann, als Fehler zu reduzieren.
Dank Features wie Anwesenheitsverfolgung unterstützt Buddy Punch auch das Mitarbeitermanagement und ermöglicht das Überwachen von Arbeitsbeginn und -ende. Sie wissen sofort, wenn Verspätungen oder Fehlzeiten zunehmen und können entsprechend gegensteuern.
Auch das Erfassen von Urlaubsansprüchen (PTO) lässt sich automatisch steuern – legen Sie Ihre gewünschten Regeln zur PTO-Anhäufung fest und erhalten Sie Benachrichtigungen, wenn Teammitglieder Urlaubsanträge stellen.
Da Buddy Punch sowohl im Web als auch als native App funktioniert, können Sie und Ihre Teammitglieder es auf Desktop, iOS, Android oder ChromeOS verwenden. Mitarbeitende können von unseren Systemen fast immer überwacht werden.
Buddy Punch ist einfach zu bedienen und vielseitig, was bedeutet, dass letztlich der Nutzen davon abhängt, was Sie benötigen, um Ihre Teams optimal zu verwalten.
Buddy Punch FAQs
Hier finden Sie Antworten auf einige häufig gestellte Fragen zu den automatischen Funktionen von Buddy Punch.