deskbird Kundenerfolgsgeschichte: Wie die VU Amsterdam 120 Mitarbeitende ohne zusätzlichen Platzbedarf migrierte
Mehr Mitarbeitende bedeuten nicht immer mehr Platzbedarf. Mithilfe einer intuitiven Desk-Sharing-Lösung wie deskbird gelang es dem Athena Institute, 120 Mitarbeitende in denselben Büroräumen unterzubringen – mit gesteigerter Zusammenarbeit als Ergebnis.
Unser erfolgreicher Übergang mit deskbird zeigt, dass mit den richtigen Tools Abteilungen und Institute an Universitäten sich an neue Arbeitsumgebungen anpassen können. Das ebnet den Weg für eine effizientere und effektivere Raumnutzung und fördert eine stärker vernetzte, engagierte Belegschaft.
Lernen Sie das Athena Institute der Vrije Universiteit Amsterdam kennen
Die 1880 gegründete Vrije Universiteit Amsterdam zählt zu den führenden Forschungsuniversitäten Europas. Innerhalb der VU zeichnet sich das Athena Institute durch einen interdisziplinären Ansatz und sein starkes Engagement für gesellschaftlichen Wandel durch Bildung und Forschung aus.
Als sich nach der COVID-19-Pandemie die Arbeitsweisen veränderten, erkannte das Athena Institute die Notwendigkeit, seine Arbeitsumgebung zu modernisieren – ohne dabei Zusammenarbeit, akademische Kultur oder das Wohlbefinden der Mitarbeitenden aufs Spiel zu setzen.
Die Herausforderung: Anpassung an Veränderungen im Büroflächenmanagement
Wie viele Universitäten erlebte die VU Amsterdam einen rasanten Wechsel hin zum hybriden Arbeiten. Gleichzeitig erhöhten campusweite Umstrukturierungen und Renovierungen den Druck auf den bereits begrenzten Büroraum.
Nachdem die Abteilung für Gesundheitswissenschaften und das Institut für Umweltstudien 2023 umgezogen waren, zog das Athena Institute Anfang 2025 nach. Der Einzug in das historische Hauptgebäude brachte eine wesentliche Änderung mit sich: Mitarbeitende müssen sich Arbeitsplätze teilen und enger zusammenarbeiten.
Dies bot zwar neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit, warf jedoch auch Bedenken auf:
- Wie kann Desk-Sharing fair und effizient organisiert werden?
- Leidet der Teamzusammenhalt, wenn feste Arbeitsplätze entfallen?
- Wie kann der begrenzte Raum gemanagt werden, ohne zusätzliche Reibung zu erzeugen?
Um die eingeschränkten Büroräume effizient zu verwalten, haben wir schnell erkannt, dass wir eine leistungsstarke Buchungslösung für Arbeitsplätze benötigen.
Die Lösung: deskbird für flexibles Arbeitsplatzmanagement einführen
deskbird wurde erstmals im Oktober 2023 im MF-Gebäude der VU Amsterdam eingeführt, in dem Medizin und Gesundheitswissenschaften angesiedelt sind. Der Erfolg dort bahnte den Weg für eine breitere Nutzung.
Als das Athena Institute im Januar 2025 umzog, war deskbird die naheliegende Wahl. Heute:
- 640 Mitarbeitende aus drei Abteilungen nutzen deskbird regelmäßig
- Darunter nun 120 Mitarbeitende des Athena Institute
- 65 flexible Schreibtische werden effizient und konfliktfrei geteilt
deskbird unterstützt Mitarbeitende durch:
- Einen sozialen Feed, um zu sehen, wer im Büro ist und in Verbindung zu bleiben
- Interaktive Grundrisse für transparente Übersicht zu Schreibtischen und Kolleginnen/Kollegen
- Schnelle Reservierung von Schreibtischen und Parkplätzen mit wenigen Klicks
- Intelligente Filter für Ausstattungsbedarfe
- Besucherbuchungen und Reservierungen für Teamflächen
Das Ergebnis: weniger Unsicherheit, weniger Last-Minute-Probleme und mehr gezielte gemeinsame Bürozeit.
Mehr erfahren warum Organisationen wie die VU Amsterdam deskbird wählen, um flexible Arbeitsplätze zu verwalten.
warum Organisationen wie die VU Amsterdam deskbird wählen, um flexible Arbeitsplätze zu verwalten.
Die Auswirkungen: Stärkere Verbindungen und intelligentere Raumnutzung
Die anfänglichen Befürchtungen, dass das Teilen von Schreibtischen die Teamkohäsion schwächen könnte, erwiesen sich als unbegründet. Tatsächlich traf das Gegenteil ein.
Wir befürchteten, dass unsere Teamkohäsion durch die Veränderung leiden und dadurch mehr Remote-Arbeit entstehen könnte, aber zum Glück haben sich diese Sorgen als unbegründet erwiesen. Tatsächlich hat deskbird unsere Teamzusammengehörigkeit stärker gestärkt als erwartet und war besonders für das Verwaltungspersonal eine große Hilfe.
Zentrale Ergebnisse sind unter anderem:
- Erfolgreiche Migration von 120 Mitarbeitenden ohne zusätzlichen Platzbedarf
- Über 90% Nutzerakzeptanz, was eine starke Akzeptanz unter den Mitarbeitenden widerspiegelt
- Verbesserte Büropräsenz und Zusammenarbeit
- Bessere datenbasierte Entscheidungen durch Analysen zur Ausbalancierung von vollen und ruhigen Tagen
- Optimierte Flächennutzung während Spitzenzeiten – entscheidend bei begrenzten Schreibtischen
Die Plattform half den Mitarbeitenden, ihre Büroanwesenheit bewusster zu planen und geteilte Schreibtische zu einem Katalysator für Zusammenarbeit statt Frustration zu machen.
Ein Leitfaden für flexibles Arbeiten
Die Geschichte des Athena Institute zeigt, dass flexible Arbeitsplatzmodelle auch in traditionellen akademischen Umgebungen erfolgreich sein können. Mit den richtigen Tools können Hochschulen:
- Flächen effizienter nutzen
- Hybrides Arbeiten unterstützen, ohne die Verbindung zu verlieren
- Die Unternehmenskultur in Phasen des Wandels stärken
Vom festen zum flexiblen Modell: Das Athena Institute migrierte erfolgreich 120 Mitarbeitende, ohne einen einzigen zusätzlichen Schreibtisch bereitzustellen.
Ihre Geschichte beweist: Werden Menschen mit intuitiven Arbeitsplatzlösungen unterstützt, wird Veränderung zur Chance für Wachstum, Zusammenarbeit und Engagement.
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