So verwenden Sie HR Acuity für Untersuchungen am Arbeitsplatz

Untersuchungen am Arbeitsplatz gehören zu den folgenreichsten Aufgaben, mit denen Teams für Mitarbeiterbeziehungen konfrontiert werden. Wenn sie gut durchgeführt werden, stärken sie das Vertrauen der Mitarbeitenden, zeigen die Verantwortlichkeit der Organisation und verringern Risiken. Wenn sie schlecht durchgeführt werden, beeinträchtigen sie das Vertrauen und schaffen vermeidbare rechtliche Risiken.

Diese Herausforderung wird immer dringlicher. Fallzahlen im Bereich Mitarbeiterbeziehungen erreichten 2025 einen Höchststand, der seit fast einem Jahrzehnt nicht mehr verzeichnet worden war, während Diskriminierungs-, Belästigungs- und Vergeltungsansprüche auf Rekordniveau anstiegen. Dennoch verfügen laut der zehnten jährlichen Benchmark-Studie zu Mitarbeiterbeziehungen von HR Acuity noch immer 38 % der Organisationen über keinen formellen Untersuchungsprozess.

Ein einheitlicher Untersuchungsprozess trägt dazu bei, dass Anliegen von Mitarbeitenden fair, gründlich und rechtssicher bearbeitet werden. HR Acuity wurde entwickelt, um den Prozess von der Erfassung bis zur Nachbetreuung zu unterstützen.

So nutzen Teams wie Ihres HR Acuity für Untersuchungen am Arbeitsplatz.

Was den Untersuchungsprozess von HR Acuity einzigartig macht

Das Untersuchungsrahmenwerk von HR Acuity basiert auf jahrzehntelanger praktischer Erfahrung im Bereich Mitarbeiterbeziehungen. Dieses Fachwissen ist in geführte Arbeitsabläufe und Vorlagen integriert, die Teams dabei unterstützen, einheitliche und rechtssichere Untersuchungen durchzuführen und sie zugleich an die Richtlinien und Bedürfnisse ihrer Organisation anzupassen.

Die integrierte KI von HR Acuity unterstützt das menschliche Urteilsvermögen, ersetzt es jedoch niemals. Untersuchende können KI-Vorschläge umsetzen, und Organisationsdaten werden niemals zum Trainieren von KI-Modellen verwendet. Dieser rechtssichere Ansatz brachte HR Acuity eine Gold-Auszeichnung der Brandon Hall Group für die beste ethische KI und verantwortungsvolle Technologie ein.

Schritt 1: Planen

Ihre Untersuchung ist nur so stark wie ihr Plan.

Wenn ein Fall in HR Acuity erstellt wird, wird er kategorisiert, zugewiesen und in einer sicheren Fallakte verwaltet. Untersuchende können relevante Richtlinien identifizieren, festlegen, wer befragt werden sollte, den Bedarf an der Beweiserhebung skizzieren und den Umfang an einem sicheren Ort festlegen. Die Plattform umfasst geführte Untersuchungsvorlagen und KI-generierte Interviewfragen, die auf bewährten Verfahren im Bereich Mitarbeiterbeziehungen basieren. Diese Tools helfen Untersuchenden, durchdachte und konforme Fragen zu stellen, die sich unabhängig von Erfahrungsstufe oder Standort auf die Fakten des Falls stützen.

Untersuchende können außerdem die KI-gestützte Untersuchungsplanung nutzen. Sie bietet erfahrenen Untersuchenden eine zusätzliche Überprüfungsebene und hilft zugleich neueren Teammitgliedern, Vertrauen und Einheitlichkeit aufzubauen.

Der Beginn mit einem dokumentierten Plan trägt dazu bei, dass Untersuchungen einheitlich angegangen werden, und verringert die Wahrscheinlichkeit, dass wichtige Informationen übersehen werden.

Schritt 2: Untersuchen

Die Untersuchungsphase umfasst typischerweise Gespräche, die Prüfung von Beweismitteln, die Erstellung einer Zeitleiste und die Dokumentation. Eine der größten Herausforderungen, denen sich Teams in dieser Phase gegenübersehen, besteht darin, Informationen zentral und rechtssicher zu verwalten.

Gesprächsnotizen, E-Mails, Beweismittel und unterstützende Dokumente sind häufig auf mehrere Systeme verteilt. Mit der Zeit wird es dadurch schwierig, zu rekonstruieren, was geschehen ist, und nachzuvollziehen, wie Entscheidungen getroffen wurden.

HR Acuity zentralisiert diese Materialien in einer einzigen Fallakte. Notizen, Beweismittel, Kommunikation und Fallaktualisierungen werden gemeinsam gespeichert und schaffen so eine vollständige Aufzeichnung von der Erfassung bis zur Lösung.

HR Acuity bietet eine KI-gestützte Schreibhilfe innerhalb der Plattform, die Untersuchende dabei unterstützt, eine neutrale und klare Dokumentation zu erstellen. Dadurch wird die Qualität der Aufzeichnungen verbessert und das Verzerrungsrisiko verringert.

olivER™, der KI-Begleiter von HR Acuity, hilft Untersuchenden dabei, Zeitleisten zu erstellen, Informationslücken zu erkennen und relevante Falldetails aufzudecken. So wird der Verwaltungsaufwand reduziert und Teams können sich auf Analyse und Entscheidungsfindung konzentrieren.

Schritt 3: Entscheiden

Nachdem Informationen gesammelt und geprüft wurden, bewerten Untersuchende die Fakten und gelangen zu einer Schlussfolgerung.

Eine gut begründete Entscheidung sollte das Ergebnis eindeutig mit den gesammelten Beweisen verknüpfen und die Gründe für die Entscheidung dokumentieren, damit andere nachvollziehen können, wie die Schlussfolgerung zustande gekommen ist.

Die KI-gestützten zusammenfassenden Fallberichte für Führungskräfte von HR Acuity helfen dabei, zentrale Fakten und Erkenntnisse in einem klaren, strukturierten Format hervorzuheben, sodass Entscheidungsträger sich auf die Beweise konzentrieren können. Abschlussberichte erstellen mit nur wenigen Klicks eine an den EEOC-Richtlinien ausgerichtete Dokumentation und helfen Organisationen dabei, Einheitlichkeit und Rechtssicherheit zu wahren.

Untersuchungsakten können außerdem schnell exportiert werden, wenn Dokumentation für interne Prüfungen, Audits, rechtliche Prüfungen oder behördliche Anfragen benötigt wird.

Das Ergebnis ist eine vollständige Aufzeichnung, die Transparenz und Verantwortlichkeit unterstützt.

Nach dem Ergebnis: Konsequente Umsetzung

Die Arbeit endet nicht, sobald Ihr Team ein Ergebnis erreicht hat.

Mitarbeitende können weiterhin Bedenken haben, Korrekturmaßnahmen müssen möglicherweise überwacht werden, und Vergeltungsmaßnahmen können Wochen oder Monate nach Abschluss eines Falls auftreten. Eine Nachverfolgung ist besonders wichtig, da 46 % der Mitarbeitenden sagen, dass die Angst vor Vergeltungsmaßnahmen ein Grund dafür ist, dass sie Fehlverhalten nicht melden.

Die ThroughCare™-Methodik von HR Acuity hilft Organisationen dabei, strukturierte Nachverfolgungen durch dokumentierte Check-ins, kontinuierliche Überwachung und fortlaufende Unterstützung der Mitarbeitenden nach Abschluss der Untersuchung in den Prozess zu integrieren. Check-ins mit Throughcare stärken das Vertrauen der Mitarbeitenden, wenn es am wichtigsten ist.

Falldaten in Erkenntnisse umwandeln

Daten zu Mitarbeiterbeziehungen sind nur dann wertvoll, wenn sie Organisationen dabei helfen, zu erkennen, was im gesamten Unternehmen wirklich geschieht ... und zu handeln, bevor Probleme eskalieren.

Wenn Fälle einheitlich dokumentiert werden, können Teams über die Lösung einzelner Probleme hinausgehen und beginnen, die dahinterliegenden Muster zu erkennen. Die Analysefunktionen von HR Acuity helfen dabei, Ursachen aufzudecken, sich abzeichnende Trends zu erkennen und Risiken proaktiv zu adressieren, bevor sie eskalieren.

olivER geht bei der Datenanalyse noch einen Schritt weiter, indem es Ermittlerinnen und Ermittlern sowie Führungskräften ermöglicht, direkt mit ihren Daten zu interagieren: Fragen zu stellen, Trends zu visualisieren und Erkenntnisse sichtbar zu machen, ohne auf manuelle Berichte angewiesen zu sein.

KI-gestütztes Benchmarking liefert zusätzlichen wichtigen Kontext, indem es zeigt, wie Kennzahlen zu Mitarbeiterbeziehungen im Vergleich zu Organisationen ähnlicher Größe oder Branche abschneiden. Präsentationsfertige Dashboards erleichtern es anschließend, diese Erkenntnisse klar und glaubwürdig an die Unternehmensleitung zu kommunizieren.

Das Ergebnis: Teams für Mitarbeiterbeziehungen können von der reaktiven Fallverwaltung zu strategischen Geschäftserkenntnissen übergehen und Führungskräften helfen zu verstehen, wo Risiken bestehen und wo Maßnahmen erforderlich sind.

Von der Bewältigung von Problemen zu ihrer Prävention

Das Ziel jeder Untersuchung am Arbeitsplatz besteht darin, durch einen Prozess zu einer Schlussfolgerung zu gelangen, dem Mitarbeitende, Führungskräfte und Aufsichtsbehörden vertrauen können.

HR Acuity ermöglicht den Übergang von reaktivem zu proaktivem Handeln durch einen Rahmen, der auf jahrzehntelanger Expertise im Bereich Mitarbeiterbeziehungen aufbaut und durch Technologie unterstützt wird, die Teams dabei hilft, Untersuchungen einheitlich und regelkonform durchzuführen. Von der Fallaufnahme bis zur Nachsorge ist jeder Schritt darauf ausgerichtet, Organisationen dabei zu helfen, Vertrauen aufzubauen, Risiken zu reduzieren und bessere Ergebnisse für Mitarbeitende zu erzielen.

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