Wechsel des Lohnabrechnungsanbieters: Wie RUN Powered by ADP® Migration und Implementierung einfach macht
Für viele Kleinunternehmerinnen und -unternehmer gehört die Lohnabrechnung zu den kritischsten und stressigsten Aufgaben – und der Wechsel des Lohnabrechnungssystems wird von vielen als ebenso einschüchternd empfunden. Selbst wenn die aktuellen Prozesse manuell oder veraltet sind, kann die Angst, etwas durcheinander zu bringen, das „technisch funktioniert“, sie davon abhalten, Veränderungen anzugehen. Befürchtungen hinsichtlich der Datenkorrektheit, Steuererfassung, Veränderungen im Arbeitsablauf und Akzeptanz durch Mitarbeitende können den Umstieg überwältigend erscheinen lassen. Diese Sorgen sind berechtigt und haben oft ihren Ursprung in früheren Schwierigkeiten mit anderen Anbietern.
RUN Powered by ADP (RUN) beseitigt diese Hürden, indem leistungsstarke Lohnabrechnungstechnologie mit persönlicher Unterstützung durch Implementierungsspezialistinnen und -spezialisten kombiniert wird, die die Anforderungen kleiner Unternehmen verstehen. RUN ist eine der meistgenutzten Lohnabrechnungsplattformen für US-amerikanische Kleinbetriebe und unterstützt inzwischen mehr als 900.000 Unternehmen. Tatsächlich wechseln 60 % der neuen RUN-Kundinnen und -Kunden von einem anderen Lohnabrechnungsdienst¹, sodass das Team der ADP®-Implementierungsspezialistinnen und -spezialisten über umfangreiche Praxiserfahrung mit genau den Problemen verfügt, über die sich Geschäftsinhaber Gedanken machen. Mit Hunderttausenden Kleinstimplementierungen pro Jahr² und mehr als 70.000 Wettbewerbswechseln von Anbietern wie QuickBooks Payroll, Gusto und Paychex³ verfügt ADP über die nötige Expertise, um Lohnabrechnungswechsel einfacher und stressfreier zu gestalten.
So stellen Sie die Übernahme korrekter historischer Lohnabrechnungsdaten sicher
Eines der größten Bedenken von Unternehmen beim Wechsel des Lohnabrechnungssystems ist die fehlerfreie Migration historischer Informationen – dazu zählen Jahreswerte, bisherige Gehälter, Steuerabzüge und die persönlichen Angaben der Mitarbeitenden – aus dem alten System. Eine fehlerhafte Tabelle oder falsche Zuordnung könnte zu fehlerhaften W-2-Formularen, Problemen bei der Berichterstattung oder unnötig viel Zeit bei der aufwendigen Abstimmung führen.
Zuverlässige historische Daten sind für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben essenziell. Fehler bei den Jahreswerten führen möglicherweise zu falschen Arbeitgeberabgaben, was wiederum Strafen oder Behördenmitteilungen nach sich ziehen kann. Schon eine einzige fehlerhafte Abrechnung kann das Vertrauen der Mitarbeitenden erschüttern, was gerade in kleinen Unternehmen, wo die Beziehungen eng sind und Kommunikation direkt erfolgt, besonders ins Gewicht fällt.
RUN unterstützt die Datenmigration mit einer Implementierungsspezialistin bzw. einem Implementierungsspezialisten, die oder der den Prozess durchgehend begleitet. Die ADP-Spezialistinnen und -Spezialisten nutzen automatisierte Konvertierungswerkzeuge, Validierungsprüfungen und eine ausführliche Prüfung der ersten Lohnabrechnung, um eine reibungslose Übernahme zu unterstützen und die Werte anhand der bereitgestellten Informationen mit den bisherigen Aufzeichnungen abzugleichen. Dieser praxisnahe, detailorientierte Ansatz sorgt dafür, dass Sie vom ersten Tag an mit größerer Sicherheit starten können.
Für die Kundschaft bedeutet dieser Service Sicherheit und Zuversicht für die Zukunft. Marilyn McDermott, Geschäftsführerin von Marilyn McDermott Solutions, berichtet:
„Nicht nur wurden sämtliche meiner Daten für mich vom vorherigen Lohnunternehmen übernommen, auch die Steuerabteilung von ADP war großartig darin, sämtliche Steuern abzugleichen. Als Buchhalterin, die mehr als 10 Unternehmen auf einmal migriert hat, war der Wechsel zu RUN Powered by ADP die einfachste Umstellung, die ich je mit einem Lohnanbieter erlebt habe. Inzwischen ist ein Jahr vergangen, seitdem ich gewechselt habe – und alles läuft weiterhin wie am Schnürchen!“
RUN Powered by ADP nahtlos mit Ihren bestehenden Systemen verknüpfen
Viele kleine Unternehmen verlassen sich auf Systeme wie QuickBooks oder Zeiterfassungs-Apps. Häufig besteht die Sorge, dass eine neue Lohnabrechnungslösung nicht reibungslos integriert werden kann, was zu manuellen Uploads, doppelten Dateneinträgen oder Unstimmigkeiten bei der Berichterstattung führt.
Manuelle Datenerfassung ist eine der häufigsten Fehlerquellen in der Lohnabrechnung. Wenn Lohnabrechnungs- und Buchhaltungssysteme nicht miteinander synchronisieren, leidet die finanzielle Transparenz, was eine Liquiditätsplanung erschwert. Auf Dauer werden wiederholte Korrekturen zu einer teuren operativen Belastung.
RUN bietet nahtlose Integrationen mit beliebten Buchhaltungs- und Zeiterfassungssystemen. Schon bei der Einrichtung arbeitet eine Implementierungsspezialistin bzw. ein Implementierungsspezialist mit der Geschäftsleitung zusammen, um den Kontenplan abzustimmen, sodass die Lohndaten automatisch in die Hauptbuchhaltung fließen. Diese Synchronisation in Echtzeit erspart manuelle Arbeitsschritte und sorgt für korrekte Finanzberichte.
Fehler bei Abzügen, Sozialleistungen & Pfändungen vermeiden
Ein weiterer stressauslösender Bestandteil der Umstellung auf eine neue Lohnabrechnungslösung ist die korrekte Einrichtung von Abzügen und Sozialleistungen. Krankenversicherungsbeiträge, Beiträge zur Altersvorsorge, Lohnpfändungen und andere Vor- und Nachsteuerabzüge müssen exakt eingerichtet werden. Schon eine fehlerhafte Zuordnung oder ein fehlender Grenzwert können Fehler in der Abrechnung, Probleme bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben oder verärgerte Mitarbeitende hervorrufen, die die Korrektheit ihrer Leistungen infrage stellen.
Diese Fehler wiegen schwer, denn Unstimmigkeiten bei Abzügen und Sozialleistungen können zu Differenzen bei der Steuerberichterstattung, fehlenden Arbeitgeberbeiträgen, verzögerter Versicherungsanmeldung oder rechtlichen Folgen führen, wenn Pfändungen nicht korrekt bearbeitet werden. Für kleine Unternehmen, bei denen jeder Euro zählt und Beziehungen persönlich sind, können selbst kleine Fehler großen Aufwand nach sich ziehen.
RUN reduziert diese Risiken durch geführte, flexible Einrichtungsassistenten, die Kleinunternehmen Schritt für Schritt bei der Konfiguration von Leistungen, Abzügen und Pfändungen begleiten. Während der Implementierung prüfen ADP-Expertinnen und -Experten jede gewählte Einstellung, validieren steuerrelevante Informationen und stellen sicher, dass jede Leistung und jeder Abzug vom ersten Tag richtig übernommen werden. Dieser fachlich begleitete Prozess gibt Kleinunternehmerinnen und -unternehmern Sicherheit und eine stabile Basis für weiteres Wachstum.
Die mehrstufige Lohnsteuer-Konfiguration vereinfachen
Die Einrichtung von Bundes-, Landes- und lokalen Steuerbehörden während der Implementierung kann für Kleinunternehmer überwältigend sein. Unterschiedliche Registrierungsvorgaben, Steuersätze und Compliance-Regeln bedeuten, dass schon ein einziges übersehenes Detail Monate später zu Mitteilungen von der Bundessteuerbehörde (IRS) oder Bundesstaat führen kann.
Weil die Steuer-Compliance einer der risikoreichsten Bereiche in der Lohnabrechnung ist, können selbst kleinste Konfigurationsfehler rasch zu Strafzahlungen und Zinsen führen, die das Geschäftsergebnis belasten.
RUN hilft, dieses Risiko von Anfang an zu minimieren. Die branchenführende Steuer-Engine erkennt automatisch auf Basis der Adressdaten die korrekten Steuerbehörden und übernimmt für Sie die Berechnung und Abführung der Steuern. Steuerexperten von ADP prüfen die Angaben zu Bundesstaats- und lokalen Steuerkonten und unterstützen Sie, falls Registrierungen fehlen. Da RUN stets über die neuesten bundes- und landesweiten Steuergesetze sowie HR-Regelungen auf dem Laufenden bleibt und mit automatischen Updates für alle 50 Bundesstaaten alle Einzahlungen und Meldungen abwickelt, können Kleinunternehmer sicher sein, dass ihre Compliance-Anforderungen durch Automatisierung, Fachwissen und vertrauenswürdige Steuerprofis unterstützt werden.
Mit Zuversicht auf RUN Powered by ADP wechseln
Der Wechsel zu einem neuen Lohnabrechnungsanbieter muss nicht stressig sein. Mit RUN erhalten kleine Unternehmen mehr als nur eine Gehaltsabrechnungsplattform – sie gewinnen einen Partner. Von Anfang an begleiten spezialisierte Implementierungs-Experten die Geschäftsinhaber Schritt für Schritt durch den gesamten Einrichtungsprozess und bieten praktische Unterstützung bei der Datenmigration, Steuerkonfiguration, Integration und Systemanpassung. Diese persönliche Betreuung kann einen reibungsloseren und präziseren Wechsel ermöglichen und gleichzeitig den Zeit- und Arbeitsaufwand reduzieren, der beim Wechsel des Anbieters normalerweise anfällt. Und der Support endet nicht dort: RUN erleichtert den Umstieg mit fachkundig gemanagter Implementierung sowie Support während des gesamten Prozesses. Mit mehr Funktionen als leichtergewichtige Alternativen bietet RUN Kleinunternehmern vom ersten Tag an Sicherheit in der Lohnabrechnung und zugleich die Flexibilität, sich mit den sich ändernden Anforderungen weiterzuentwickeln – ohne zusätzliche Komplexität.
