CGP Group erklärt, wie ein 200-köpfiges Personalvermittlungsunternehmen KI mit Spott ins Zentrum stellt
TL;DR
CGP Group ist ein 200-köpfiges Personalberatungsunternehmen mit 12 Büros, das die Suche nach Führungskräften, Vertragsvermittlung und Dienstleistungen als formeller Arbeitgeber in APAC, dem Nahen Osten und den USA anbietet.
Das Unternehmen hatte parallel drei Bewerbermanagementsysteme angesammelt (Mercury, Bullhorn und Vincere) sowie ein Flickwerk aus spezialisierten Tools für Sequenzierung, Sourcing und Telefonie.
CEO Chris Watkins leitete eine unternehmensweite digitale Transformation, bei der KI im Zentrum und nicht die Konsolidierung das eigentliche Ziel war. Der Austausch der ATS-Ebene war der Ausgangspunkt, nicht das Ziel.
Drei Anforderungen verkleinerten das Anbieterfeld schnell: KI-native Architektur, echte API-Flexibilität und ein Anbieter, der sich im gleichen Tempo bewegt. Spott, das KI-native ATS und CRM, für das sich das Unternehmen entschied, beantwortete alle drei Anforderungen.
Im Zuge der Einführung werden 200 Nutzer in 12 Ländern auf Spott umgestellt, mit wöchentlichen Schulungen über die APAC-Zeitzonen hinweg und einem festen wöchentlichen Abstimmungstermin zwischen den Entwicklern von CGP und dem Produktteam von Spott.
Die übertragbare Erkenntnis: Wenn Sie eine KI-Transformation auf einer Plattform aufbauen, kaufen Sie in Wirklichkeit, wie schnell sich das dahinterstehende Team bewegt. Nicht die Funktionsliste am Tag der Vertragsunterzeichnung.
Die Situation: drei ATS, ein Unternehmen
Die meisten Agenturen ersetzen ein Bewerbermanagementsystem. CGP Group ersetzt drei auf einmal.
Das Unternehmen war über Büros in Asien, dem Nahen Osten und den USA gewachsen, und verschiedene Geschäftsbereiche waren auf unterschiedlichen Plattformen gelandet: Mercury an einem Standort, Bullhorn an einem anderen, Vincere an einem dritten. Drumherum hatte sich die übliche Ansammlung spezialisierter Tools für Sequenzierung, Sourcing und Telefonie gebildet, von denen jedes ein echtes Problem löste, aber keines mit den anderen kommunizierte.
Dieses Muster ist bei Personalberatungsunternehmen mit mehreren Büros äußerst verbreitet und selten das Ergebnis schlechter Entscheidungen. Es handelt sich um gute lokale Entscheidungen, die zu unterschiedlichen Zeitpunkten und in verschiedenen Märkten von Teams getroffen wurden, die in diesem Quartal etwas zum Funktionieren bringen mussten. Die Kosten zeigen sich erst später: keine einheitliche Sicht auf das Netzwerk, kein konsistenter Prozess und eine zu stark fragmentierte Datenebene, auf die sich nichts Intelligentes aufsetzen lässt.
"Durch die Automatisierung und Zentralisierung von allem wird das Leben einfacher und wir erzielen in großem Maßstab echte Wirkung." Chris Watkins, CEO, CGP Group
Das Ziel war KI, nicht Ordnung
CGP hatte nicht vor, seine ATS-Landschaft zu konsolidieren. Das Unternehmen wollte KI ins Zentrum der Personalgewinnung stellen, und die Konsolidierung der Landschaft erwies sich als Voraussetzung dafür.
Diese Reihenfolge verändert die Anforderungen. Wenn das Ziel Ordnung ist, wählt man den etablierten Anbieter mit den meisten Nutzern und migriert die anderen dorthin. Wenn das Ziel darin besteht, dass KI echte Arbeit übernimmt – Kandidaten abgleicht, Kontaktaufnahmen erstellt und Profile aktuell hält, ohne dass
Personalvermittler Informationen erneut eingeben müssen –, lautet die Frage, welche Plattform dazu tatsächlich in der Lage ist. Diese Frage führte CGP zu Spott.
So sieht "KI im Zentrum" an einem gewöhnlichen Dienstag in Spott aus, hier mit Demodaten gezeigt: Der Personalvermittler beschreibt die Stelle in einem Satz, und die Plattform durchsucht die eigene Datenbank des Unternehmens danach.
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Worauf ein Unternehmen mit 200 Mitarbeitern bestand und wie Spott darauf antwortete
Chris und sein Team führten die Bewertung selbst durch, statt sie auszulagern: Dutzende Plattformen wurden verglichen, darunter die bereits eingesetzten Altsysteme und die neuere Generation von KI-zentrierten Lösungen. Drei Anforderungen grenzten das Feld ein, und jede davon sollte als Test verstanden werden, den Spott bestehen musste.
1. KI-nativ statt nachträglich aufgesetzter KI
CGP hatte beobachtet, wie etablierte Plattformen mit einer über Datenstrukturen ausgerollten "KI-Strategie" neu auf den Markt gebracht wurden, obwohl diese Datenstrukturen vor fünfzehn Jahren entwickelt worden waren. Die Einschätzung des Unternehmens war, dass dies zu KI-Funktionen führt, die in Vorführungen gut wirken, im täglichen Einsatz aber enttäuschen, weil das zugrunde liegende Datenmodell nie für ihre Unterstützung entwickelt wurde.
Spott bestand diesen Test, weil KI die Architektur und kein Modul ist: Kandidatenabgleich, automatisierte Kampagnen und sich selbst aktualisierende Profile bilden den Kern der Plattform, die die von ihr selbst erfassten Notizen, Gesprächszusammenfassungen und Korrespondenz auswertet.
Die nützliche Frage für jede Führungskraft im Personal- oder Talentbereich, die eine ähnliche Bewertung durchführt, lautet nicht "Verfügen Sie über KI-Funktionen?", worauf inzwischen alle mit Ja antworten, sondern "Wurde das Datenmodell dafür entwickelt oder nachträglich angepasst?" Bitten Sie den Anbieter, Ihnen zu zeigen, was die KI ausliest und wie diese Daten dorthin gelangt sind.
2. Echte API-Flexibilität
Ein Unternehmen in der Größenordnung von CGP lebt von Integrationen. Gefordert waren echte APIs, Webhooks und individueller Datenzugriff – kein geschlossenes System mit einem angeschlossenen Marktplatz für Konnektoren. Die offene API und die Webhooks von Spott sind es, gegen die CGPs eigene Entwickler inzwischen direkt entwickeln und Daten in die Finanzsysteme, Berichtsebenen und internen Tools übertragen, auf denen ein Unternehmen mit 12 Niederlassungen aufbaut.
Bei der Bewertung von Recruiting-Technologien wird dieser Punkt häufig übersprungen – und genau diese Lücke schmerzt bei einer entsprechenden Größenordnung am meisten. Wenn die Antwort der Plattform auf jede Integrationsfrage lautet: „Das steht auf dem Entwicklungsplan“, endet das Unternehmen damit, die Umgehungslösungen erneut aufzubauen, deren es sich gerade durch Investitionen entledigen wollte.
3. Ein Anbieter, der sich in ihrem Tempo bewegt
CGP wollte eine direkte Verbindung zu den Personen, die das Produkt entwickeln: eine Arbeitsbeziehung zu dem Team, das den Entwicklungsplan festlegt, und keine Anfrage in einer Warteschlange des Kundensupports. Genau das bekamen sie mit Spott – im wahrsten Sinne des Wortes. Chris, selbst Gründer, beschrieb die Beziehung zu den Gründern von Spott als eine Partnerschaft auf Augenhöhe, in der jede Seite der anderen hilft, „die Unternehmen der jeweils anderen aufzubauen“.
Die herkömmliche Beschaffungslogik besagt, dass ein Unternehmen mit 200 Mitarbeitenden sein Risiko reduziert, indem es beim größten verfügbaren Anbieter kauft. CGP kehrte diese Logik um: Wenn man ein Transformationsprogramm auf eine Plattform stützt, ist eine direkte Verbindung zu den Personen, die entscheiden, was als Nächstes veröffentlicht wird, mehr wert als die beruhigende Wirkung eines großen Logos.
Wie die Einführung tatsächlich aussieht
CGP führt 200 Nutzer in 12 Ländern auf Spott ein. Zunächst wird die Datenbank in ihrem aktuellen Zustand migriert und anschließend gemeinsam mit dem Unternehmen in einer Validierungsumgebung feinabgestimmt, bevor jemand damit arbeitet. Zwei Rhythmen bestimmen den Ablauf der Einführung.
Wöchentliche Schulungen in den richtigen Zeitzonen. Die Sitzungen finden jede Woche über die Zeitzonen der APAC-Region hinweg statt, anstatt sie in ein einziges Ereignis zum Produktivstart zu packen. Die meisten Einführungen von ATS-Systemen scheitern an der Akzeptanz, und das Muster ist immer dasselbe: eine Schulung, die einmalig zu einer ungünstigen Uhrzeit für Menschen durchgeführt wird, die anschließend zu ihren alten Gewohnheiten zurückkehren.
Ein fester wöchentlicher Austausch mit dem Entwicklungsteam. Die Führungskräfte und das Entwicklungsteam von CGP treffen sich jede Woche mit der Produkt- und Entwicklungsseite von Spott – und hier zeigt sich der ehrliche Teil der Geschichte. Die API von Spott bot am ersten Tag noch nicht alles, was CGPs Entwickler benötigten. Bestimmte Webhooks, Endpunkte und Filter fehlten, und CGP forderte sie ausdrücklich an. Diese Anforderungen wurden umgesetzt und zurückgemeldet, oft innerhalb derselben Woche und manchmal noch am selben Tag: In einem kürzlich abgehaltenen Gespräch wurde die Liste der Vorwoche als Checkliste vorgelesen – erledigt, erledigt, in der heutigen Version veröffentlicht.
Das ist auch der ehrliche Gesamtstand des Projekts: Die Einführung ist noch im Gange, die Schulungen finden weiterhin Woche für Woche statt, und niemand auf beiden Seiten bezeichnet sie als abgeschlossen. Chris ging mit klaren Bedenken an das Projekt heran. Gemessen daran lautet sein bisheriges Urteil: „Ich glaube, wir haben die beiden größten Punkte, die mir am meisten Sorgen bereitet haben, erfolgreich gelöst.“
Vier Lehren aus CGPs Wechsel zu Spott
1. Legen Sie fest, wofür die KI eingesetzt werden soll, bevor Sie Anbieter in die engere Auswahl nehmen. CGPs Anforderungen waren präzise, weil das Ziel eindeutig war. „Wir wollen KI“ führt zu einer Produktvorführung. „Wir wollen, dass Abgleich, Ansprache und Datenpflege von der Plattform übernommen werden“ – die Spezifikation, anhand derer Spott bewertet wurde – lässt sich tatsächlich testen.
2. Fragen Sie, woher die Daten der KI stammen. Eine Abgleich-Engine, die nur strukturierte Felder sieht, ist ein Suchfeld. Die Engine von Spott liest die Notizen, Gesprächszusammenfassungen und Korrespondenz, die sie selbst erfasst. Dadurch ließ sich die erste Anforderung testen, statt sie als Marketingaussage hinzunehmen.
3. Betrachten Sie den Integrationszugriff als zwingende Anforderung. APIs und Webhooks entscheiden darüber, ob Sie die Plattform jemals mit dem restlichen Unternehmen verbinden können. CGPs Entwickler entwickelten während des Zeitraums zwischen Bewertung und Einführung gegen die API von Spott – und nicht erst nach der Veröffentlichung eines künftigen Marktplatzes.
Kaufen Sie die Umsetzungsgeschwindigkeit des Teams. Jede Plattform, die Sie bewerten, wird in einem Jahr anders aussehen. Was CGP im Grunde gekauft hat, ist der wöchentliche Rhythmus, in dem Spott die angeforderten Funktionen veröffentlicht. Der Zugang zu den Personen, die Prioritäten festlegen, ist das Beständige, für das sich ein Käufer entscheidet.
Sehen Sie, was CGP gesehen hat
Die von CGP durchgeführte Bewertung kann jedes Unternehmen in einem einzigen Gespräch wiederholen: Bringen Sie eine echte Stelle, eine echte Integrationsfrage und Ihr schwierigstes Datenqualitätsproblem mit und sehen Sie, wie sich die Plattform bewährt. Eine 30-minütige Spott-Demo buchen und führen Sie diesen Test selbst durch.
und führen Sie diesen Test selbst durch.Über Spott
Spott ist ein KI-natives ATS und CRM für Personalvermittlungs- und Personaldienstleistungsunternehmen, das auf Matching, Kontaktaufnahme und die automatische Pflege von Daten statt auf manuelle Datensatzverwaltung ausgerichtet ist. Spott wird von Y Combinator unterstützt, ist nach ISO 27001 zertifiziert und DSGVO-konform. Es wird von Agenturen auf allen Kontinenten genutzt – von spezialisierten Teams für die Suche nach Führungskräften bis hin zu länderübergreifenden Unternehmensgruppen wie CGP.
