Cómo conseguir la aceptación para implementar OKR – Y por qué es importante obtener aprobación
El verano está dando paso al otoño y a la vuelta de la esquina llega otra temporada de evaluaciones anuales. Para asegurarte de alcanzar todo lo que te has propuesto, es útil implementar un marco de establecimiento de objetivos robusto que mantenga a tu equipo enfocado en los objetivos más importantes.
OKR (objetivos y resultados clave) es un sistema escalable y flexible para el seguimiento de objetivos que desglosa los objetivos de alto nivel en resultados clave manejables y medibles.
Lo mejor de los OKR es que son transparentes: permiten a los equipos conocer su ‘por qué’ y entender cómo su trabajo contribuye a un objetivo mayor.
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¿Pero todo el mundo estaría de acuerdo con ellos?
Presentar un nuevo marco de establecimiento de objetivos por primera vez, o renovar tu estrategia actual, puede encontrar resistencia, por lo que una de las mejores cosas que puedes hacer es conseguir el apoyo de la alta dirección.
Aquí tienes algunos consejos para conseguir el respaldo de la gerencia en la implementación de OKR.
¿Por qué es fundamental conseguir el respaldo del liderazgo?
Uno de los mayores activos en cualquier implementación es tener un defensor que pueda ayudar a liderar y apoyar el programa, además de promover la causa ante otros.
El equipo de dirección, con su influencia y acceso a los recursos, puede ser tu mejor aliado.
Aunque la cultura de empresa es creada por todos, el equipo directivo desempeña un papel fundamental al dar ejemplo para que el resto de la empresa lo siga.
Desde algo tan simple como reconocer los OKR en una reunión, hasta permitir la asignación de recursos de la empresa para contratar consultores de OKR, su aprobación puede aumentar la moral y el compromiso en el programa y ayudar a superar muchas barreras potenciales.
Su cooperación también te ayudará a establecer los objetivos correctos. Los mejores OKR son bidireccionales: se basan en la estrategia de alto nivel definida por los líderes y son refinados por los equipos en un proceso tanto de arriba hacia abajo como de abajo hacia arriba. La retroalimentación de la alta dirección será clave para establecer objetivos ambiciosos que desafíen a tu equipo a dar lo mejor.
Objeciones comunes sobre los OKR y cómo responderlas
Como líder del cambio, prepárate para contestar muchas preguntas. Cuantas más puedas responder, más fácil será obtener la aprobación y transformar escépticos en defensores.
Aquí tienes cuatro de las objeciones más comunes sobre los OKR y algunos consejos para responderlas.
1. “Los OKR son complicados y difíciles de mantener.”
No es así. En esencia, el marco OKR es un sistema relativamente sencillo que se basa en el ciclo de establecer, seguir y revisar objetivos.
Establece tus OKR al inicio de cada ciclo, haz seguimiento al progreso durante el ciclo y revisa qué funcionó y qué no al final. Utiliza lo aprendido para fijar mejores objetivos en el próximo ciclo.
Sin embargo, debes tener cuidado con los OKR que estableces y cuántos asumes en cada ciclo. Los mejores OKR son claros, sencillos y desafiantes, pero no imposibles. También deberías fijar un número limitado de OKR, especialmente al principio.
Mantente en torno a tres a cinco objetivos, con hasta cinco resultados clave por cada uno. Aunque pueda parecer un número pequeño, esto te ayudará a centrar los esfuerzos en los objetivos más importantes.
2. “¿Podemos hacer un seguimiento de nuestro progreso y eficacia?”
Sí. Puedes hacerlo de manera tradicional con una pizarra o con hojas de Excel —son gratuitas pero pueden resultar algo engorrosas de actualizar— o puedes optar por una herramienta de gestión de OKR que registre la finalización de cada tarea y actualice automáticamente a todo el equipo mediante un panel compartido.
Una herramienta también te ayudará a ahorrar tiempo en la configuración y facilitará el seguimiento y la actualización. Si ya tienes una plataforma de gestión de proyectos, considera un complemento o aplicación de OKR que se integre con tu software existente.
Por ejemplo, si utilizas Jira, una aplicación como OKR for Jira puede vincular los OKR con las incidencias de Jira, permitiendo que tu equipo vea cómo sus tareas contribuyen a los OKR y a los objetivos generales.
Estas herramientas también fomentan buenas prácticas y la rendición de cuentas. Aunque la mayoría de las herramientas calcularán automáticamente el progreso general de los OKR, corresponde a tu equipo actualizar sus tareas individuales.
Asignar a una persona responsable de cada objetivo y resultado clave hará que se encargue de asegurar que el panel se actualice de manera regular y correcta.
Además de un rastreador de OKR, también puedes programar revisiones regulares, como sesiones semanales de 15 a 30 minutos con el equipo para mantener el impulso. Aprovecha este tiempo para celebrar logros y hablar de cualquier desafío que pueda estar dificultando el progreso, lo cual ayudará a mantener a tu equipo motivado y comprometido.
3. “¿Cómo podemos estar seguros de que esto funcionará mejor que lo que tenemos ahora?”
Recuérdales a tus líderes que la razón por la que deseas probar un nuevo sistema es que el sistema actual no puede satisfacer las necesidades del equipo.
Habla sobre los beneficios de los OKR y cómo cubren las necesidades, demandas y retos actuales y futuros del equipo. Implementar un sistema de establecimiento de objetivos como OKR no solo sirve para obtener beneficios a corto plazo, sino que puede preparar a tu equipo para el futuro.
También puedes mostrar cómo otras empresas como Google y Amazon han utilizado los OKR para situarse a la vanguardia de sus respectivas industrias al establecer metas ambiciosas y garantizar un progreso constante.
Si señalan las diferencias entre tu empresa y una como Google, destaca la flexibilidad del sistema OKR que permite a los equipos adaptar los elementos para satisfacer sus necesidades.
Si el equipo se siente demasiado abrumado, considera reducir el número de OKR. Si algún resultado clave en particular parece irrelevante para la dirección actual, elimínalo.
4. “Implementar algo así tomará demasiado tiempo.”
No necesariamente. Aunque el tiempo exacto depende del tamaño del equipo y de cuán dispuestos estén sus miembros a abordar algo nuevo, existen formas de mantener la implementación oportuna y eficiente.
Por ejemplo, ten un marco sólido definido y comparte la información con tu equipo con anticipación. Otro consejo es invertir en una aplicación de gestión de OKR que se encargue de gran parte de la configuración inicial por ti.
También recomendamos hacer una prueba piloto para experimentar los OKR antes de implementarlos por completo. No solo es una opción de bajo riesgo y gran beneficio que resultaría más atractiva para la alta dirección, sino que una prueba piloto también te permitirá probar diferentes opciones y obtener comentarios valiosos.
Deja claro que la implementación no será inmediata, pero dividirla en pasos ayudará a organizar el proceso de adopción y hará que sea más manejable.
Planificación de OKRs
Ser claro sobre tu plan y lo que se necesita para lograrlo aliviará cualquier duda y ayudará a los miembros del equipo a entender los beneficios de los OKR.
A continuación, cuatro cosas que podrías preparar de antemano:
- Un marco para los OKR: esto incluye elementos como la duración de un ciclo de OKR, cómo se medirá el progreso de los OKR y qué herramienta se usará para hacer el seguimiento de los OKR.
- El equipo involucrado: elige a tu equipo con cuidado. Deben ser entusiastas, flexibles y estar dispuestos a aprender.
- Una lista de OKR propuestos: si bien refinarás los OKR una vez que cuentes con el respaldo de la alta dirección, es bueno presentar una idea aproximada de qué objetivos abordarás primero y cómo los OKR pueden desglosarlos en tareas medibles.
Consejo: Aunque puedas sentirte tentado a ceñirte a tu lista propuesta, asegúrate de hablar los detalles con tu equipo. Trabajar junto al equipo para establecer los resultados clave y objetivos tácticos fomentará la apropiación y la responsabilidad de estos objetivos.
- Cualquier otro recurso que puedas necesitar para la implementación: una herramienta de gestión OKR debe ser lo primero en esta lista, ya que es clave para asegurar una implementación fluida. Además de la herramienta, considera contactar consultores OKR si necesitas asistencia profesional.
Los OKR son una inversión, pero si se implementan bien impulsarán un crecimiento adicional. Hazle saber a la gerencia que adoptar un sistema ágil y orientado al crecimiento como OKR permitirá preparar a tu equipo para el futuro.
También puedes considerar una herramienta de software OKR para ayudarte a iniciar el viaje de OKR. Y si buscas una inmersión total en todo lo relacionado con OKR, consulta nuestra lista de los mejores pódcast sobre OKR.
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