¿Qué es un Software de Gestión de Gastos?
¿Conoces todos esos cartuchos de impresora, engrapadoras, aplicaciones de seguridad para navegadores y almuerzos de networking en los que tus empleados han gastado dinero? Pues bien, todos esos comprobantes de gastos deben ser registrados, gestionados y controlados de alguna manera como gastos de la empresa.
La mayoría de las empresas utilizan software de gestión de gastos para llevar el control del gasto de sus empleados, sin embargo, el 43% de las empresas todavía gestionan los gastos manualmente usando hojas de cálculo e incluso papel. La introducción manual consume tiempo del empleado, del gerente y también retrasa la elaboración de informes y el reembolso de los gastos a través de la contabilidad.
¿Qué es un software de gestión de gastos?
El software de gestión de gastos es un tipo de aplicación automatizada que ayuda a administrar los gastos empresariales de los empleados. Estas soluciones utilizan la automatización para que empleados y gerentes puedan presentar, controlar y reportar sus gastos, simplificando el proceso de gestión de gastos y, al mismo tiempo, reduciendo los costos laborales y los errores.
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El método tradicional de seguimiento de gastos era depender de que el empleado registrara y gestionara sus gastos hasta una fecha u hora determinada. Luego, el empleado presentaba su informe de gastos y el administrador tenía que revisar la lista de gastos, verificar el recibo en papel y posteriormente aprobarlos o rechazarlos.
Muchas empresas siguen usando este proceso y no son conscientes de los beneficios que se pueden obtener con el uso de software de control de gastos o un sistema de gestión de gastos.
El software de gestión de gastos puede ayudar a asegurar que tu empresa no gaste de más en gastos del negocio y permite emitir reembolsos en tiempo real.
¿Cómo puede beneficiar el software de gestión de gastos a tu empresa?
Tal vez ya estés convencido de que la gestión automatizada de gastos es el camino a seguir, pero, por si acaso, aquí tienes algunos beneficios de los que tal vez no habías oído hablar respecto a los sistemas de gestión de gastos:
Tiempo
En promedio, se tarda 20 minutos en completar un informe de gastos manualmente. Con la automatización, este tiempo puede reducirse drásticamente. El software de gestión de gastos ofrece verificación instantánea del recibo al momento de la presentación, puede verificar recibos no conformes con precisión y genera informes de gastos con solo presionar un botón.
Estas funciones evitan la necesidad de retroceder y clasificar recibos, sin mencionar el tener que buscar errores o revisar un gasto de empleado que podría haber entrado en conflicto con tu política en hojas de cálculo.
Precisión
El software de gestión de gastos automatizada reduce drásticamente la probabilidad de errores. Los pequeños errores pueden pasar desapercibidos y afectar el informe de gastos. Para facilitarle la vida a tu equipo financiero, adoptar un sistema automatizado disminuirá esos errores exponencialmente, dándote más tiempo para enfocarte en cosas más importantes como prever estrategias futuras de gestión de gastos o desarrollar políticas de gasto adecuadas.
Reportes y previsión de gastos
La mayoría de los sistemas de informes y gestión de gastos disponen de función de análisis que ayuda a monitorear las solicitudes de gastos y analizar tendencias.
Las analíticas pueden aportar información sobre el gasto futuro e incluso ofrecer recomendaciones cuando sea necesario adaptar las políticas de gestión de gastos. A largo plazo, esto puede ahorrar tiempo, dinero y reducir el estrés en tu empresa.
Fácil de usar
Los empleados usan el software de gestión de gastos para presentar sus gastos. Por ello, muchos sistemas han integrado funciones de smartphone que permiten a los empleados tomar fotos de sus recibos y cargarlos inmediatamente al sistema.
Los empleados pueden utilizar tarjetas de crédito de la empresa que se integran en el sistema. Este tipo de interfaz de software suele ser fácil de usar, con módulos de capacitación y atención al cliente a menudo incluidos.
Integración dual
Muchos programas de gestión de gastos pueden integrarse con el software de contabilidad, lo que hace que la gestión de los gastos sea aún más sencilla y funcional.
Los contadores ya no tendrán que introducir los datos de gastos manualmente. En su lugar, todos los gastos y recibos pueden consultarse en la plataforma y los reembolsos pueden programarse y emitirse más rápidamente.
La integración también ayuda a freelancers y empresas de servicios profesionales a presentar gastos para proyectos de manera más fácil y ser rastreados y reembolsados sin perderse entre la multitud.
Mejor flujo de aprobación
Cuando se trata de aprobar o rechazar un gasto, el software de gestión de gastos puede configurarse para aprobar automáticamente ciertos gastos y enviar una notificación a los aprobadores adecuados para una validación más rápida. Este proceso de validación puede guardarse y aplicarse a otras categorías de gasto, reduciendo el tiempo que conlleva proporcionar las pruebas requeridas al responsable de la aprobación.
Características clave del software de gestión de gastos
- Seguimiento de recibos - Realiza el seguimiento de los recibos instantáneamente a medida que se presentan y accede a ellos rápidamente según sea necesario para auditorías.
- Funciones del panel de control - Los paneles de control unificados pueden ser accedidos fácilmente tanto por empleados como por gerentes y permiten una auditoría interna y externa más sencilla por parte de los contadores.
- Función de cámara del smartphone - Permite a los empleados capturar sus recibos con el teléfono móvil y subirlos instantáneamente al panel de control.
- Integración con tarjeta de crédito - Conecta las tarjetas de crédito de la empresa directamente a la plataforma y permite a los empleados controlar sus gastos en un panel fácil de usar.
- Notificaciones - Notifica cuando se está acercando al límite de gastos y marca los gastos si no han sido verificados.
- Envío de recibos - Los recibos pueden ser enviados rápidamente para su verificación a los gerentes y aprobadores según sea necesario.
- Comprobación de violación de políticas - Analiza los recibos y datos de usuario para controlar los límites de gasto y cuándo un gasto debe ser auditado.
- Ajustes de política de gastos - Las políticas pueden ajustarse de forma rápida y aplicarse de inmediato.
Cómo elegir un software de gestión de gastos
Ahora que conoces los beneficios y las características clave del software de gestión de gastos en línea, ¿cómo saber exactamente cuál es el mejor sistema para tu empresa? Aquí tienes algunas preguntas que debes hacerte al comprar este tipo de software:
¿Cómo realizan compras tus empleados?
Si tus empleados utilizan una tarjeta de crédito personal, necesitarás una función de captura de fotografías en la aplicación móvil para que puedan ingresar los recibos. Si se usan tarjetas de crédito corporativas, entonces serán esenciales las funciones que integren tarjetas de crédito. También puede que necesites implementar más funciones de seguridad en caso de que la tarjeta se extravíe o si ciertos gastos requieren ser auditados.
¿Qué características usas normalmente en software de gastos automatizado?
Analizar tus programas de software automatizado actuales te dirá qué funciones debes buscar en el software de gestión de gastos. Por ejemplo, si tu software existente envía notificaciones a los interesados o autoridades de manera regular, puede ser útil incluir una función de notificaciones en tu plataforma de gestión de gastos.
¿Qué tamaño tiene tu empresa?
Para una pequeña empresa, puede que no necesites un software de gestión de gastos con capacidad de integración dual (añadir software contable). Para empresas más grandes, puede ser esencial tener una función que permita a trabajadores independientes o grupos de servicios presentar un recibo de reclamación de gasto o facturar automáticamente a tu empresa en cuentas por pagar.
Considera el tamaño de tu empresa; dependiendo de la naturaleza de tu negocio, puede que tus políticas y la integración ya estén en marcha.
¿Cuántos departamentos trabajan juntos?
Si asignas costes a diferentes departamentos con regularidad, asegurarte de contar con una buena función de análisis puede ser necesario para obtener información relevante y desarrollar adecuadamente tu solución y política de gestión de gastos.
¿Qué opinas del software de gestión de gastos?
Estés convencido o no, la gestión de gastos es un proceso necesario que a menudo se pasa por alto. Tiene el potencial de ahorrarte tiempo, dinero y tu cordura cuando se trata de procesar y rastrear gastos. Sin mencionar, puede ayudar a mejorar los sistemas de gestión de personal.
Aunque creas que ya tienes un buen proceso, considera la perspectiva de los empleados: el 82% de las empresas que han invertido o planean invertir en gestión de gastos o en software de informes de gastos dicen que lo hacen para facilitar la vida de empleados y gerentes.
Ya sea que busques simplificar el proceso o hacer crecer tu empresa, los beneficios de los sistemas de gestión de gastos siguen haciéndose evidentes.
¿Listo para dar un vistazo? Echa un ojo a nuestra selección de los 10 mejores programas de gestión de gastos empresariales de 2022.
