Garantizando la Continuidad del Negocio en un Entorno de Permacrisis
El mundo ha estado viviendo en una permacrisis, definida como “un período prolongado de inestabilidad e inseguridad” desde al menos 2015.
Aunque eventos recientes como el Brexit, la pandemia de COVID-19, Afganistán, Ucrania y ahora Israel vienen a la mente, muchos ejemplos son anteriores a estos, incluyendo desastres naturales que se están proliferando debido al cambio climático, la crisis financiera global y la inestabilidad política causada por eventos como las protestas de George Floyd o la Primavera Árabe.
De cara al futuro, es probable que el mundo vea una combinación de crisis geopolíticas, ambientales, económicas y de salud con mayor frecuencia y en sucesión más cercana. Esto significaría que las amenazas potenciales a la continuidad del negocio ocurrirán con mayor regularidad.
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¿Qué es la continuidad de negocio?
La continuidad de negocio se refiere a la planificación estratégica y táctica llevada a cabo por una organización para garantizar que pueda seguir operando durante y después de un evento disruptivo.
Implica identificar operaciones y sistemas críticos, e implementar planes y medidas para mantener o restaurar rápidamente las funciones clave del negocio frente a interrupciones imprevistas, como desastres naturales, ciberataques u otras crisis.
Este proceso es esencial para minimizar el tiempo de inactividad y las pérdidas financieras, al tiempo que garantiza la viabilidad continua de la empresa.
La continuidad de negocio implica movilidad
Los profesionales de recursos humanos y movilidad global tienen amplia experiencia en la respuesta a crisis y la recuperación ante desastres, ya que la capacitación se ha vuelto cada vez más necesaria en los últimos años.
La velocidad es un elemento crucial en la gestión de crisis. Los profesionales de RR.HH. deben incluir consideraciones prácticas sobre inmigración y movilidad en su manual estándar, y asegurarse de que esté actualizado y probado bajo presión.
La guía general para la gestión de la continuidad del negocio se divide en tres partes:
- Conocer de antemano quiénes son los interesados clave, así como sus roles y responsabilidades.
- Contar con una dispersión geográfica de los responsables y respondedores en caso de que algunos se vean directamente afectados y no puedan desempeñar su función.
- La perfección puede ser enemiga de lo bueno. Debe ser lo suficientemente bueno siempre que las organizaciones sean ágiles y puedan adaptarse para mantener las operaciones del negocio.
Las cinco áreas clave de la continuidad de negocio
Los datos son fundamentales durante una crisis
Lo que se ha vuelto evidente en escenarios donde los empleados deben ser evacuados de un país a otro es lo importante que resulta obtener y mantener los datos clave de los empleados y sus dependientes.
Necesita esta información para poder hacer algunas cosas:
- Identificar a todos los empleados afectados y evaluar los riesgos, así como considerar opciones de evacuación inmediata por motivos de seguridad.
- Estudiar opciones a corto y largo plazo para lugares de trabajo.
- Tomar decisiones rápidas y firmes para reubicar empleados.
Muchas organizaciones pueden no saber las nacionalidades de sus empleados, ya que este dato no se recoge habitualmente porque la recopilación de datos puede verse a veces como una invasión de la privacidad. Sin embargo, en una crisis, contar con los datos correctos es clave para todo el proceso.
A medida que las empresas buscan recopilar estos datos, también es imprescindible que recojan las nacionalidades de los familiares de los empleados, ya que esta información es aún menos probable que se registre.
Algunas nacionalidades, en la práctica, son más fáciles de movilizar rápidamente que otras. Por ejemplo, los equipos de seguridad pueden organizar vuelos chárter o incluso barcos para evacuar al personal, pero en una situación de emergencia muchas veces no se considera la nacionalidad de los afectados y si realmente se les permitirá abordar el vuelo o ingresar al país de destino.
Es fundamental que los profesionales responsables del traslado de emergencia de los empleados sean realistas sobre lo que es posible dentro de su organización en cuanto a la capacidad de los sistemas de RR.HH. para mantener un depósito de datos.
Puede que no sea necesario tener todos los datos de todos globalmente, y esto incluso puede estar prohibido por leyes locales en algunas jurisdicciones. Pero contar con un plan claro sobre dónde podrían estar los riesgos más evidentes para la seguridad y asegurarse de que existen los datos de esos empleados y sus dependientes, ayudará enormemente a organizar las salidas.
Por ejemplo, durante el período previo al Brexit, muchas organizaciones no tenían datos sobre los nacionales británicos en Europa y los europeos en el Reino Unido, simplemente porque nunca los habían necesitado.
Sin embargo, debido a que el plazo lo permitió, hubo suficiente tiempo para recopilar esta información y tomar las medidas necesarias para mantener los estatus migratorios y asegurar la continuidad del negocio. No ocurre lo mismo en situaciones verdaderamente urgentes, como se ha visto en los últimos años en Ucrania y Afganistán.
Si está utilizando un employer of record en determinada región, surgirán riesgos a mitigar y esfuerzos de colaboración que organizar como parte de ello.
Gestión de la fuerza laboral durante una crisis
Una estrategia de gestión de la fuerza laboral permite desarrollar un plan para movilizar eficazmente a los empleados, garantizando la continuidad del negocio y tomando decisiones fundamentadas al considerar las opciones disponibles.
En algunos casos, esto puede no requerir el traslado real fuera del país de todo el personal, pero sí elaborar un plan individualizado para determinados empleados que puedan ser necesarios para mantener operaciones en la ubicación afectada.
Al realizar un análisis, una empresa debe considerar (en conjunto con su proveedor de servicios de inmigración) los siguientes factores relevantes:
- ¿A dónde pueden viajar los empleados con poco aviso por motivos de seguridad? ¿Cuáles son los destinos sin requerimiento de visado o donde pueden obtener visa a la llegada?
- ¿Puede una persona trabajar allí a corto o largo plazo? ¿Cuánto tiempo llevará obtener la autorización de trabajo?
- ¿Cómo se mantendrán informados sobre los rápidos y frecuentes cambios en regulaciones migratorias y opciones de viaje?
- ¿Cuáles son las consideraciones sobre trabajo remoto? Por ejemplo, las visas de Nómada Digital, con algunas excepciones, no suelen ser opciones viables cuando el tiempo apremia. Tanto las empresas como los empleados deben tener en cuenta el Establecimiento Permanente, las obligaciones fiscales y de seguridad social, etc.
- ¿Cuáles son las necesidades específicas de talento en las diferentes ubicaciones de la empresa? Si bien puede tener presencia global, el perfil de los empleados afectados puede corresponder únicamente con ciertas locaciones.
- ¿Cómo se gestiona el riesgo de movilizar personal al área de crisis para apoyar la respuesta? Por ejemplo, trasladar equipos de seguridad para respaldar evacuaciones debido a las inestabilidades políticas registradas en años recientes en Irak, Siria y Afganistán.
- ¿Cuáles son los diferentes escenarios que deben contemplarse, como los casos donde no es posible viajar?
- Si el evento afecta la cadena de suministro de la empresa, ¿qué desafíos regulatorios deberán superarse y qué planes de contingencia existen para evitar que los procesos de negocio se vean completamente interrumpidos?
Importancia de contar con una fuerza laboral preparada para viajar
Garantizar que las personas afectadas estén listas para viajar en la mayor medida posible es fundamental para ejecutar sin contratiempos un plan de continuidad del negocio.
Además de conocer las nacionalidades de las personas afectadas, también es esencial saber qué visados vigentes poseen, ya que esto puede facilitar un desplazamiento inmediato.
Un ciudadano indio en Israel, por ejemplo, puede tener pocas opciones para viajar, pero si cuenta con una visa Schengen válida, ESTA de EE. UU., visa de visita al Reino Unido, etc., de repente se abre un abanico de posibilidades, al menos para viajes y seguridad a corto plazo.
En cuanto a los lugares a los que pueden viajar las personas afectadas, en primera instancia, es preferible tener determinados destinos listos donde puedan no solo llegar, sino también continuar trabajando de inmediato.
Si eso no es posible, lo siguiente es considerar lugares donde puedan ingresar sin visado y cambiar su estatus migratorio una vez en el país.
En ocasiones, esto puede implicar una interrupción temporal en la continuidad laboral si no pueden trabajar mientras la solicitud está pendiente. Otras veces, podría significar trabajar desde un hotel o apartamento en vez de acudir a una oficina.
Por ejemplo, Emiratos Árabes Unidos ofrece visa a la llegada para más de 70 nacionalidades y permite convertir esta visa en una visa de trabajo remoto tras la llegada.
En el caso de la crisis entre Rusia y Ucrania, la UE implementó rápidamente el Estatus de Protección Temporal para los nacionales ucranianos, facilitando que pudieran seguir trabajando al llegar a un lugar seguro. Pero cuando algunas empresas cerraron operaciones en Rusia y quisieron trasladar personal, la situación fue más problemática y las opciones mucho más limitadas.
Los empleados deben asegurarse de que sus pasaportes estén vigentes y cuenten con al menos seis meses de validez. También deben tener a mano documentos como certificados de matrimonio, actas de nacimiento de hijos, títulos universitarios, etc.
Los profesionales de recursos humanos deben incorporar estos mensajes en la inducción y los seguimientos de extranjeros para asegurarse de que dispongan de la documentación adecuada en caso de un viaje con poco aviso.
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¿Funcionalidad de geolocalización?
Como se mencionó antes, contar con datos precisos y actualizados es fundamental en una crisis, pero existen limitaciones en la calidad y cantidad de esos datos si se gestionan manualmente.
Las empresas pueden, y de hecho lo hacen, implementar sistemas para rastrear las ubicaciones de los empleados por motivos de seguridad, que normalmente solo incluyen el país en el que se encuentran, pero no el lugar específico dentro de ese país.
Aunque las organizaciones probablemente conocen el lugar de trabajo de sus empleados, es posible que no sepan si se encuentran allí en el momento de una emergencia o si están viajando. Como mínimo, se debe aconsejar a los empleados que registren su presencia en la embajada de su país de origen, especialmente si viajan a un país de alto riesgo.
En caso de desastre u otro tipo de evento disruptivo, contar con información de contacto actualizada del empleado y la capacidad de rastrear su ubicación mediante tecnología de la información puede ser de gran ayuda para gestionar cualquier desafío de personal.
Desarrolle proactivamente un plan de gestión de crisis
Un enfoque estructurado a nivel organizativo puede limitar muchos de los desafíos que una empresa puede enfrentar durante una crisis. Las organizaciones, especialmente las que operan a nivel global, lidian continuamente con una crisis tras otra. Un plan de gestión de crisis permitirá:
- Incrementar la conciencia de riesgos y ayudar con un análisis de riesgos para informar sobre los puntos críticos y las acciones necesarias
- Ayudar a la organización a adaptarse rápidamente durante situaciones de emergencia
- Ayudar a los principales interesados a tomar medidas de manera oportuna
- Permitir el monitoreo en tiempo real y la conciencia situacional, lo cual será vital para una toma de decisiones efectiva y garantizar el mantenimiento de funciones críticas del negocio
- Reducir la inestabilidad y la incertidumbre entre los empleados tras una crisis que impacte su lugar de trabajo.
En general, el plan de continuidad del negocio minimizará el impacto de la crisis en los empleados afectados y facilitará la continuidad operativa.
Como parte de sus evaluaciones de riesgos, deberá realizar un análisis de impacto en el negocio para una variedad de escenarios y ejecutar ejercicios de simulación para que su equipo de gestión de emergencias comprenda sus roles y responsabilidades, asegurando la preparación y la correcta ejecución de su programa de continuidad del negocio.
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