Garantizando la Continuidad del Negocio en un Entorno de Permacrisis
El mundo ha estado viviendo en una permacrisis, definida como “un período prolongado de inestabilidad e inseguridad” desde al menos 2015.
Aunque eventos recientes como el Brexit, la pandemia de COVID-19, Afganistán, Ucrania y ahora Israel vienen a la mente, muchos ejemplos son anteriores a estos, incluyendo desastres naturales que proliferan debido al cambio climático, la crisis financiera global y la inestabilidad política causada por eventos como las protestas por George Floyd o la Primavera Árabe.
De cara al futuro, es probable que el mundo vea una combinación de crisis geopolíticas, medioambientales, económicas y de salud con mayor frecuencia y en sucesión más cercana. Esto significaría que las posibles amenazas para la continuidad del negocio ocurrirán con más regularidad.
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¿Qué es la continuidad del negocio?
La continuidad del negocio se refiere a la planificación estratégica y táctica que realiza una organización para asegurar que pueda continuar operando durante y después de un evento disruptivo.
Esto implica identificar operaciones y sistemas críticos, así como implementar planes y medidas para mantener o restablecer rápidamente funciones empresariales clave frente a interrupciones imprevistas, tales como desastres naturales, ciberataques u otras crisis.
Este proceso es esencial para minimizar el tiempo de inactividad y las pérdidas financieras, asegurando la viabilidad continua del negocio.
La continuidad del negocio significa movilidad
Los profesionales de recursos humanos y movilidad global están bien versados en la respuesta a crisis y la recuperación ante desastres, ya que la formación se ha vuelto más necesaria en los últimos años.
La rapidez es un elemento crucial de la gestión de crisis. Los profesionales de RR. HH. deben incluir consideraciones prácticas de inmigración y movilidad en su manual estándar, asegurándose de que esté actualizado y sometido a pruebas de estrés.
La orientación general para la gestión de la continuidad del negocio se divide en tres partes:
- Conocer de antemano quiénes son los actores clave, así como sus roles y responsabilidades.
- Tener una distribución geográfica de los respondedores y responsables en caso de que algunos se vean directamente afectados y no puedan desempeñar su función.
- La perfección puede ser enemiga de lo bueno. Debe ser suficientemente bueno siempre que las organizaciones sean ágiles y puedan adaptarse para mantener las operaciones comerciales.
Las cinco áreas clave de la continuidad del negocio
Los datos son fundamentales durante una crisis
Lo que ha quedado claro en situaciones donde los empleados deben ser evacuados de un país a otro es lo importante que es obtener y mantener los datos clave de los empleados y sus dependientes.
Necesitas esto para poder hacer algunas cosas:
- Identificar a todos los empleados afectados y evaluar riesgos, así como considerar opciones para una evacuación inmediata por seguridad.
- Considerar opciones de lugares de trabajo a corto y largo plazo.
- Tomar medidas decisivas y rápidas para reubicar a los empleados.
Muchas organizaciones pueden no conocer las nacionalidades de sus empleados, ya que este dato no se recopila de forma rutinaria porque la recogida de datos a veces se percibe como una invasión de la privacidad. Sin embargo, en una crisis, tener los datos correctos es la clave de todo el proceso.
A medida que las empresas buscan recopilar estos datos, es imprescindible que también recojan las nacionalidades de los familiares de los empleados, ya que estos datos es aún menos probable que se registren.
Algunas nacionalidades son, en la práctica, más fáciles de mover rápidamente que otras. Por ejemplo, los equipos de seguridad pueden organizar vuelos chárter o incluso barcos para evacuar al personal, pero en una situación de emergencia a menudo no se consideran las nacionalidades de las personas en cuestión ni si realmente podrán abordar el vuelo o ingresar al país de destino.
Es esencial que los profesionales responsables del traslado de emergencia de sus empleados sean realistas sobre lo que es posible dentro de su organización en cuanto a la capacidad de los sistemas de RR. HH. para mantener un repositorio de datos.
Puede que no sea necesario disponer de todos los datos de todo el mundo a nivel global, y esto incluso puede estar impedido por leyes locales en algunas jurisdicciones. Pero tener un plan claro sobre dónde pueden encontrarse las preocupaciones de seguridad más obvias y asegurar que los datos de esos empleados y sus dependientes están disponibles, será de gran ayuda para organizar las salidas.
Por ejemplo, durante la preparación para el Brexit, muchas organizaciones no tenían datos sobre ciudadanos británicos en Europa y europeos en el Reino Unido; simplemente nunca lo habían necesitado.
Sin embargo, debido al margen de tiempo, hubo tiempo suficiente para recopilar esta información y tomar las medidas necesarias para mantener los estatus migratorios y asegurar la continuidad del negocio. Esto no sucede en situaciones verdaderamente urgentes, como se ha visto en los últimos años en Ucrania y Afganistán.
Si utilizas un employer of record en una determinada región, existirán riesgos que mitigar y esfuerzos de colaboración que organizar como parte de ello.
Gestión de la fuerza laboral durante una crisis
Una estrategia de gestión de la fuerza laboral permite elaborar un plan para movilizar eficazmente al personal con el fin de garantizar la continuidad del negocio y tomar decisiones fundamentadas al considerar las opciones disponibles.
En algunos casos, esto no requerirá el traslado real fuera del país de todo el personal, pero sí se debe crear un plan individualizado para el personal específico que pueda ser necesario para continuar las operaciones en la ubicación afectada.
Al realizar un análisis, la empresa debe considerar (junto con su proveedor de servicios de inmigración) los siguientes factores relevantes:
- ¿A dónde puede viajar el personal con poco aviso para fines de seguridad? ¿Cuáles son los destinos sin requisito de visa o donde pueden obtener una visa al llegar?
- ¿Puede una persona trabajar ahí a corto o largo plazo? ¿Cuánto tiempo llevará obtener la autorización de trabajo?
- ¿Cómo se mantendrán al día con los rápidos y frecuentes cambios en las regulaciones migratorias y las opciones de viaje?
- ¿Cuáles son las diversas consideraciones para el trabajo remoto? Por ejemplo, las visas de Nómada Digital, con ciertas excepciones, no siempre son opciones viables cuando el tiempo apremia. Tanto compañías como empleados deben tener en cuenta establecimiento permanente, obligaciones fiscales, de seguridad social, etc.
- ¿Cuáles son los requisitos de talento específicos en distintas ubicaciones de la empresa? Si bien puede que tengas presencia global, el perfil de los empleados afectados tal vez solo encaje con ciertas ubicaciones.
- ¿Cuál es la gestión de riesgos de trasladar personal al área de crisis para apoyar la respuesta, por ejemplo, movilizando equipos de seguridad para asistir en evacuaciones debido a inestabilidad política vista en los últimos años en Iraq, Siria y Afganistán?
- ¿Cuáles son los distintos escenarios que deben considerarse, como casos en los que el viaje no sea posible?
- Si el evento impacta la cadena de suministro de la empresa, ¿qué tipo de obstáculos reguladores tendrán que sortearse y qué planes de contingencia existen para que los procesos de negocio no se vean completamente interrumpidos?
Importancia de contar con una fuerza laboral lista para viajar
Asegurar que las personas afectadas estén listas para viajar en la mayor medida posible es importante para una ejecución fluida del plan de continuidad del negocio.
Además de contar con visibilidad de las nacionalidades de las personas afectadas, también es esencial saber qué visas vigentes poseen, ya que esto puede facilitar el viaje inmediato.
Un nacional de la India en Israel, por ejemplo, puede no tener muchas opciones de viaje, pero si posee una visa Schengen válida, US ESTA, visa de visitante del Reino Unido, etc., de repente se le abren muchas opciones, al menos para viajar y resguardarse temporalmente.
En cuanto a los destinos a los que pueden trasladarse las personas afectadas, en primera instancia es preferible tener identificadas ubicaciones donde no solo puedan viajar, sino también continuar trabajando de inmediato.
Si eso no es posible, la siguiente mejor alternativa es considerar lugares donde las personas puedan ingresar sin visado y cambiar su estatus migratorio ya en destino.
A veces esto puede suponer una interrupción temporal del trabajo si, por ejemplo, no pueden trabajar mientras se tramita una solicitud. Otras veces, puede significar un período de trabajo desde un hotel o apartamento en vez de acudir a la oficina.
Por ejemplo, los Emiratos Árabes Unidos ofrecen visa a la llegada para más de 70 nacionalidades y permiten convertir la visa en una para trabajo remoto tras el arribo.
En el caso de la crisis Rusia-Ucrania, la UE fue rápida en poner en marcha el Estatus de Protección Temporal para nacionales ucranianos, facilitando mucho que las personas pudieran seguir trabajando una vez en un lugar seguro. Pero cuando algunas empresas cerraron operaciones en Rusia y quisieron trasladar personal, fue más problemático y las opciones eran más limitadas.
Los empleados deben asegurarse de que sus pasaportes estén vigentes y tengan al menos seis meses de validez restante. También deberían tener acceso a documentos como certificados de matrimonio, de nacimiento de sus hijos, títulos académicos, etc.
El personal de RR. HH. debería incorporar este mensaje en los procesos de incorporación y control de empleados extranjeros para garantizar que cuenten con la documentación adecuada en caso de tener que viajar con poco margen de tiempo.
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¿Funcionalidad de geolocalización?
Como se mencionó antes, contar con datos precisos y actualizados es fundamental en una crisis, pero existen limitaciones de calidad y cantidad si los datos se gestionan manualmente.
Las empresas pueden (y lo hacen) implementar sistemas para rastrear la ubicación de los empleados por cuestiones de seguridad, los cuales suelen incluir solo el país en el que se encuentran actualmente, pero no la ubicación específica dentro de ese país.
Aunque las organizaciones probablemente conozcan el lugar de trabajo de sus empleados, es posible que no sepan si realmente se encuentran allí en el momento de una emergencia o si están viajando. Como mínimo, se debe aconsejar a los empleados que registren su presencia en la embajada de su país de origen, especialmente si viajan a un país de alto riesgo.
En caso de un desastre u otro tipo de evento disruptivo, contar con información de contacto actualizada del empleado y la capacidad de rastrear su ubicación mediante tecnología de la información puede ser de gran ayuda para afrontar cualquier desafío de personal.
Desarrolle proactivamente un plan de gestión de crisis
Un enfoque estructurado a nivel organizacional puede limitar muchos de los desafíos que una empresa puede enfrentar durante una crisis. Las organizaciones, especialmente aquellas que operan a nivel global, están enfrentando continuamente una crisis tras otra. Un plan de gestión de crisis:
- Aumenta la conciencia sobre los riesgos y ayuda en el análisis de riesgos para informar sobre puntos críticos y las acciones necesarias
- Asiste a la organización a adaptarse rápidamente durante situaciones de emergencia
- Ayuda a los principales interesados a tomar medidas con prontitud
- Facilita la supervisión en tiempo real y la conciencia situacional, lo cual será vital para la toma de decisiones efectiva y asegura que se mantengan las funciones críticas del negocio
- Reduce la inestabilidad y la incertidumbre entre los empleados después de una crisis que afecte su lugar de trabajo.
En general, el plan de continuidad del negocio minimizará el impacto de la crisis en los empleados afectados y facilitará la continuidad empresarial.
Como parte de sus evaluaciones de riesgos, querrá realizar un análisis del impacto en el negocio para distintos escenarios y llevar a cabo ejercicios de simulación para ayudar a su equipo de gestión de emergencias a comprender sus roles y responsabilidades y así garantizar la preparación y una ejecución adecuada de su programa de continuidad del negocio.
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