Garantizando la Continuidad del Negocio en un Entorno de Permacrisis
El mundo ha estado viviendo en una "permacrisis", definida como “un período prolongado de inestabilidad e inseguridad” al menos desde 2015.
Aunque eventos recientes como el Brexit, la pandemia de COVID-19, Afganistán, Ucrania y ahora Israel vienen a la mente, muchos ejemplos son anteriores a estos, incluidos los desastres naturales que están proliferando debido al cambio climático, la crisis financiera global y la inestabilidad política causada por acontecimientos como las protestas de George Floyd o la Primavera Árabe.
De cara al futuro, es probable que el mundo vea una combinación de crisis geopolíticas, medioambientales, económicas y de salud con mayor frecuencia y en sucesión cada vez más cercana. Esto significaría que las posibles amenazas a la continuidad del negocio ocurrirán con mayor regularidad.
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¿Qué es la continuidad del negocio?
La continuidad del negocio se refiere a la planificación estratégica y táctica que lleva a cabo una organización para garantizar que pueda continuar operando durante y después de un evento disruptivo.
Implica identificar las operaciones y sistemas críticos e implementar planes y medidas para mantener o restaurar rápidamente las funciones empresariales esenciales ante interrupciones imprevistas, como desastres naturales, ciberataques u otras crisis.
Este proceso es esencial para minimizar el tiempo de inactividad y las pérdidas financieras, y asegurar la viabilidad continua del negocio.
La continuidad del negocio significa movilidad
Los equipos de recursos humanos y los profesionales de movilidad global están bien familiarizados con la respuesta ante crisis y la recuperación de desastres, ya que dicha formación se ha vuelto más necesaria en los últimos años.
La rapidez es un elemento crucial de la gestión de crisis. Los profesionales de RR. HH. deben incorporar consideraciones prácticas sobre inmigración y movilidad en su manual estándar, asegurándose de que esté actualizado y puesto a prueba ante situaciones de estrés.
La orientación general para la gestión de la continuidad del negocio se divide en tres partes:
- Conocer de antemano quiénes son las partes interesadas clave, así como sus roles y responsabilidades.
- Contar con una red geográfica de personas responsables y de respuesta en caso de que algunas estén directamente afectadas e incapacitadas para desempeñar su función.
- La perfección puede ser el enemigo de lo bueno. Debe ser lo suficientemente bueno siempre y cuando las organizaciones sean ágiles y puedan adaptarse para mantener la operación.
Las cinco áreas clave de la continuidad del negocio
Los datos son fundamentales durante una crisis
Lo que ha quedado claro en escenarios donde los empleados deben ser evacuados de un país a otro es lo importante que es obtener y mantener datos clave sobre los empleados y sus dependientes.
Necesita esta información para poder hacer algunas cosas:
- Identificar a todos los empleados afectados, evaluar los riesgos y considerar opciones de evacuación inmediata para su seguridad.
- Considerar opciones de ubicaciones de trabajo a corto y largo plazo.
- Tomar medidas rápidas y decisivas para reubicar a los empleados.
Muchas organizaciones pueden no conocer las nacionalidades de sus empleados porque estos datos no se recopilan de manera rutinaria, ya que a veces se percibe la recopilación de datos como una invasión a la privacidad. Sin embargo, en una crisis, tener los datos correctos es clave para todo el proceso.
Mientras las empresas buscan recopilar esta información, es fundamental que también recojan las nacionalidades de los familiares de los empleados, ya que estos datos son aún menos habituales de registrar.
Algunas nacionalidades, en realidad, son más fáciles de trasladar rápidamente que otras. Por ejemplo, los equipos de seguridad pueden organizar vuelos chárter o incluso barcos para evacuar personal, pero en escenarios de emergencia a menudo no consideran las nacionalidades de los involucrados y si efectivamente se les permitirá abordar el vuelo o entrar al país de destino.
Es esencial que los profesionales responsables del movimiento de emergencia de sus empleados sean realistas sobre lo que es posible dentro de su organización respecto a la capacidad de los sistemas de RR. HH. para mantener un depósito de datos.
No siempre es necesario tener todos los datos de todos en el mundo, y esto incluso puede estar impedido por leyes locales en ciertas jurisdicciones. Pero contar con un plan claro sobre dónde pueden existir las inquietudes de seguridad y asegurar que los datos de esos empleados y sus dependientes estén disponibles, será de gran ayuda en la organización de salidas.
Por ejemplo, durante los preparativos para el Brexit, muchas organizaciones no tenían datos sobre ciudadanos británicos en Europa o europeos en el Reino Unido; simplemente nunca lo habían necesitado.
Sin embargo, dado el plazo, hubo tiempo suficiente para recopilar esta información y tomar las medidas necesarias para mantener los estatus migratorios y asegurar la continuidad del negocio. Este no es el caso en situaciones realmente urgentes, como se ha visto en los últimos años en Ucrania y Afganistán.
Si estás utilizando un employer of record en una determinada región, habrá riesgos que mitigar y esfuerzos de colaboración que organizar como parte de ello.
Gestión de la fuerza laboral durante una crisis
Una estrategia de gestión de la fuerza laboral permite desarrollar un plan para movilizar al personal de manera efectiva, garantizar la continuidad del negocio y tomar decisiones informadas al considerar las opciones disponibles.
En algunos casos, esto no requerirá el movimiento real de todos los empleados fuera del país, pero sí es necesario crear un plan individualizado para quienes pueden ser requeridos para continuar con las operaciones en la ubicación afectada.
Al realizar un análisis, la empresa debe considerar los siguientes factores relevantes en conjunto con especialistas en inmigración y su proveedor de servicios de movilidad global:
- ¿A dónde pueden viajar los empleados con poco aviso por motivos de seguridad? ¿Dónde existen ubicaciones sin necesidad de visado o donde pueden obtener uno en el momento de llegada?
- ¿Puede una persona trabajar allí a corto o largo plazo? ¿Cuánto tiempo tomará obtener la autorización laboral?
- ¿Cómo podrán mantenerse al tanto de los cambios rápidos y frecuentes en las regulaciones de inmigración y las opciones de viaje?
- ¿Cuáles son las distintas consideraciones para el trabajo remoto? Por ejemplo, las visas de nómada digital, con algunas excepciones, suelen no ser opciones utilizables cuando el tiempo es limitado. Tanto las empresas como los empleados deben tener en cuenta el establecimiento permanente, las obligaciones fiscales y de seguridad social, etc.
- ¿Cuáles son los requerimientos de talento específicos en las distintas ubicaciones de la empresa? Aunque tengas presencia global, las habilidades de los empleados afectados pueden solo coincidir con ciertos lugares.
- ¿Cuál es la gestión de riesgos al movilizar personas hacia la ubicación en crisis para apoyar la respuesta – por ejemplo, trasladar equipos de seguridad para ayudar en evacuaciones debido a la inestabilidad política que se ha vivido en los últimos años en Irak, Siria y Afganistán.
- ¿Cuáles son los distintos escenarios que deben contemplarse, como casos en los que no sea posible viajar?
- Si el evento impacta la cadena de suministro de la empresa, ¿qué tipo de obstáculos normativos deberán superarse y qué planes de contingencia existen para garantizar que los procesos del negocio no se desvíen por completo?
Importancia de contar con una fuerza laboral lista para viajar
Asegurar que las personas afectadas estén preparadas para viajar en la mayor medida posible es fundamental para una ejecución fluida del plan de continuidad del negocio.
Además de tener visibilidad sobre las nacionalidades de las personas afectadas, también es esencial saber qué visados válidos tienen ya que esto puede facilitar el viaje inmediato.
Un ciudadano indio en Israel, por ejemplo, podría no tener muchas opciones de viaje, pero si posee una visa Schengen válida, ESTA para EE. UU., visa de visita al Reino Unido, etc., de repente se abre un mundo de posibilidades, al menos para viajar y garantizar la seguridad en el corto plazo.
En cuanto a los destinos a los que pueden viajar los afectados, en primera instancia, es preferible tener preparados destinos en los que puedan no solo viajar, sino también continuar trabajando de inmediato.
Si eso no es posible, lo siguiente es considerar destinos donde las personas puedan entrar sin visado y cambiar su estatus migratorio una vez en el país.
En ocasiones, esto podría significar una interrupción en la continuidad laboral si, por ejemplo, no pueden trabajar mientras se tramita una solicitud. Otras veces puede implicar trabajar desde un hotel o un apartamento en lugar de asistir a una oficina.
Por ejemplo, Emiratos Árabes Unidos ofrece visa al llegar para más de 70 nacionalidades y da la opción de convertir este visado en una visa de trabajo remoto tras la llegada.
En el caso de la crisis Rusia-Ucrania, la UE respondió rápidamente movilizando el Estatus de Protección Temporal para ciudadanos ucranianos, facilitando que las personas pudieran seguir trabajando una vez llegaban a un lugar seguro. Pero cuando algunas empresas cerraron operaciones en Rusia y quisieron trasladar personal, fue más problemático y había menos opciones disponibles.
Los empleados deben asegurarse de que sus pasaportes sean válidos y cuenten con al menos seis meses de vigencia. También deberían tener acceso a documentos como certificados de matrimonio, certificados de nacimiento de hijos, títulos, entre otros.
Los profesionales de recursos humanos deben incluir este mensaje en la incorporación y revisiones periódicas de personal extranjero para garantizar que dispongan de la documentación adecuada en caso de que sea necesario viajar con poca antelación.
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¿Funcionalidad de geolocalización?
Como se señaló anteriormente, disponer de datos precisos y actualizados es fundamental en una crisis, pero existen limitaciones en la calidad y cantidad de esos datos si se gestionan manualmente.
Las empresas pueden, y de hecho lo hacen, establecer sistemas para rastrear la ubicación de los empleados por su seguridad y protección, los cuales normalmente solo incluyen el país en el que se encuentran, no el lugar específico dentro de ese país.
Aunque las organizaciones probablemente conocen el lugar de trabajo de sus empleados, puede que no sepan si realmente están allí en el momento de una emergencia o si están de viaje. Como mínimo, se debe recomendar a los empleados que registren su presencia en la embajada de su país de origen, especialmente si viajan a un país de alto riesgo.
En caso de un desastre u otro tipo de evento disruptivo, contar con información de contacto actualizada del empleado y la capacidad de rastrear su ubicación mediante tecnología de la información puede ser de gran ayuda para manejar cualquier desafío de personal.
Desarrolle proactivamente un plan de gestión de crisis
Un enfoque estructurado a nivel organizacional puede limitar muchos de los desafíos que una empresa puede enfrentar durante una crisis. Las organizaciones, especialmente aquellas que operan a nivel global, están continuamente enfrentando una crisis tras otra. Un plan de gestión de crisis:
- Aumenta la conciencia del riesgo y facilita un análisis de riesgos para informar sobre áreas críticas y las acciones necesarias
- Ayuda a la organización a adaptarse rápidamente durante situaciones de emergencia
- Asiste a los actores clave en la toma de acciones de manera oportuna
- Permite el monitoreo en tiempo real y la conciencia situacional, lo cual será vital para una toma de decisiones efectiva y para garantizar que se mantengan funciones críticas del negocio
- Reduce la inestabilidad e incertidumbre entre los empleados después de una crisis que afecte su lugar de trabajo.
En conjunto, el plan de continuidad del negocio minimizará el impacto de la crisis en los empleados afectados y facilitará la continuidad operacional.
Como parte de sus evaluaciones de riesgo, querrá realizar un análisis de impacto en el negocio para diferentes escenarios y realizar ejercicios de simulación para ayudar a su equipo de gestión de emergencias a comprender sus roles y responsabilidades con el fin de garantizar la preparación y la correcta ejecución de su programa de continuidad del negocio.
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