Hacer bien la implementación del HRMS desde el principio evita que tu equipo tenga que enfrentarse a costosas repeticiones del trabajo, bajos índices de adopción y problemas con los datos que hacen fracasar tantos lanzamientos. Lo que está en juego es importante: un lanzamiento apresurado o mal planificado puede retrasar las operaciones de RR. HH. durante meses.
El enfoque de 10 fases de este artículo divide el proceso en pasos manejables para que nada importante se quede atrás. Cada fase aborda directamente los puntos en los que las implementaciones suelen desviarse: desde requisitos poco claros y una mala gestión del cambio hasta pruebas insuficientes y puestas en marcha apresuradas.
Hoja de ruta de la implementación del HRMS de un vistazo
La implementación de un HRMS es el proceso de configurar y desplegar un sistema de gestión de recursos humanos en toda la organización. Incluye la configuración de flujos de trabajo, la migración de datos de los empleados, la integración de las herramientas existentes, las pruebas del sistema y la preparación de los empleados para utilizarlo.
La implementación puede tardar desde varias semanas hasta varios meses, según el tamaño de la organización, la calidad de los datos, los requisitos de integración y los recursos disponibles.
Así encajan las 10 fases de implementación en un lanzamiento habitual:
| Etapa | Fases | Responsables principales |
| Planificación | 1–2: Planificación del proyecto y requisitos | Dirección de RR. HH., TI y responsable del proyecto |
| Configuración | 3–6: Preparación de datos, configuración, integraciones y migración | Operaciones de RR. HH., TI y proveedor |
| Validación | 7–8: Pruebas de usuario, formación y gestión del cambio | Equipo de RR. HH., nóminas y responsables de departamento |
| Lanzamiento & soporte | 9–10: Puesta en marcha, resolución de problemas y optimización | Responsable del sistema de RR. HH., TI y soporte del proveedor |
Establece hitos realistas con el proveedor y los equipos internos, y reserva tiempo adicional para corregir datos, resolver problemas de integración y realizar pruebas antes del lanzamiento.
Las 10 fases de implementación del HRMS que sigo
Utilizo estas 10 fases de implementación del HRMS para planificar el lanzamiento, preparar a los empleados y pasar de la selección del sistema a la puesta en marcha:
1. Planificación del proyecto y alineación de las partes interesadas
Proporciona a tu equipo de implementación un plan claro de gestión del proyecto antes de la reunión inicial con el proveedor. Define el alcance, los hitos, las responsabilidades y las métricas de éxito; después, separa los requisitos esenciales para el lanzamiento de las mejoras posteriores, como las integraciones de nóminas por fases.
He visto cómo los equipos pierden semanas cuando las decisiones no quedan documentadas. Mantén un registro compartido de decisiones para que RR. HH., TI, finanzas y el proveedor puedan realizar un seguimiento de las aprobaciones, los cambios y los problemas pendientes.
Antes de la reunión inicial con el proveedor, confirma estos detalles de planificación para que tu equipo pueda tomar decisiones sin retrasar el lanzamiento:
- Crea un acta de constitución del proyecto: Documenta el alcance, los objetivos, los hitos, los derechos de decisión y los criterios de lanzamiento en un único archivo compartido.
- Asigna responsabilidades claras: Utiliza una matriz de Responsabilidad, Aprobación, Consulta e Información (RACI) para identificar quién aprueba, contribuye, revisa y recibe actualizaciones sobre cada área de trabajo.
- Separa las necesidades del lanzamiento: Marca cada requisito como esencial para el lanzamiento, adecuado para una fase posterior o fuera del alcance del proyecto.
- Establece resultados medibles: Elige métricas como la exactitud de los datos, la finalización de la formación, la adopción por parte de los empleados y los resultados del procesamiento de nóminas.
- Programa puntos de decisión: Establece reuniones periódicas para resolver problemas, revisar riesgos, recibir actualizaciones del proveedor y elevar asuntos a la dirección.
- Mantén un registro de decisiones: Registra cada acuerdo, responsable, fecha y acción de seguimiento para que el equipo disponga de una única referencia fiable.
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2. Recopilación de requisitos y mapeo de procesos
Habla con las personas que utilizan los procesos de RR. HH. a diario —coordinadores de nóminas, responsables de selección y mánagers de línea—, no solo con la dirección de RR. HH. Ellos detectarán los casos extremos y las soluciones alternativas que nunca aparecen en la documentación oficial, pero que sin duda harán fracasar tu implementación si los ignoras.
Mapea tus procesos actuales antes de definir lo que el nuevo sistema debe hacer. Esto pone de manifiesto las diferencias entre cómo se supone que deben funcionar las cosas y cómo funcionan realmente.
Yo me centraría primero en los flujos de trabajo que afectan al mayor número de empleados: incorporación, registro del tiempo y gestión de permisos.
El error más habitual en este punto es documentar los requisitos con un nivel de detalle demasiado bajo. «El sistema debe gestionar las evaluaciones del desempeño» no le dice prácticamente nada a tu proveedor. Sé específico sobre la frecuencia, las cadenas de aprobación, las escalas de valoración y quién recibe una notificación en cada paso. Los requisitos imprecisos generan solicitudes de cambio costosas más adelante.
Convierte las solicitudes generales en requisitos comprobables con estas preguntas:
- Define el desencadenante: Indica qué inicia el flujo de trabajo, como la aceptación de la oferta por parte de una nueva contratación o la solicitud de permiso de un empleado.
- Describe cada paso: Identifica a la persona responsable, la información necesaria, el orden de aprobación y el tiempo previsto de finalización.
- Registra las excepciones: Documenta los casos límite, incluidos los cambios retroactivos, los envíos incompletos, varios aprobadores y las diferencias entre las políticas regionales.
- Establece las reglas de acceso: Especifica qué empleados, responsables, especialistas de RR. HH. y administradores pueden ver o editar cada registro.
- Redacta los criterios de aceptación: Describe el resultado que demuestra que el requisito funciona, como notificaciones, cálculos, informes o registros de auditoría correctos.
3. Auditoría y depuración de datos
Tu nuevo HRMS solo será tan bueno como los datos que migres a él. Antes de tocar cualquier configuración, extrae los registros existentes de tus empleados y audítalos para detectar duplicados, campos vacíos, cargos desactualizados y formatos incoherentes.
Un punto de partida práctico: ejecuta un informe de cada registro de empleado activo y marca todo aquello que no incluya una fecha de contratación, un código de departamento o una situación laboral completos.
No lo hagas por tu cuenta. Involucra al equipo de nóminas y a tus coordinadores de RR. HH.; saben dónde se encuentran los datos desordenados. Según mi experiencia, el mayor consumo de tiempo procede de los datos históricos que nadie ha tocado en años, pero que tu proveedor intentará migrar de todos modos.
Selecciona cuidadosamente. Acuerda una fecha de corte, migra solo lo que el sistema necesite en el lanzamiento y archiva el resto. Introducir datos limpios implica menos correcciones después de la puesta en marcha.
Utiliza esta lista de comprobación de depuración de datos antes de importar los registros al nuevo HRMS:
- Elimina los duplicados: Compara los registros por ID de empleado, dirección de correo electrónico y fecha de contratación antes de eliminar o combinar entradas.
- Estandariza los formatos: Utiliza formatos de fecha, nombres de departamentos, situaciones laborales, números de teléfono y códigos de ubicación coherentes.
- Valida los campos obligatorios: Confirma que cada registro activo incluya un ID de empleado, nombre legal, fecha de contratación, situación laboral, responsable y departamento.
- Revisa los datos de acceso: Comprueba las asignaciones de responsables y los permisos de los roles para que los empleados no obtengan una visibilidad incorrecta después de la migración.
- Establece una fecha de corte de conservación: Migra los registros necesarios para las operaciones activas y el historial exigido legalmente y, después, archiva los datos más antiguos de forma segura.
- Realiza una importación de prueba: Prueba un conjunto de datos pequeño y representativo antes de aprobar la migración completa. Compara los totales, los campos, las relaciones y los informes de errores.
4. Configuración y personalización del sistema
Aquí es donde tu documento de requisitos se hace realidad. Trabaja con tu proveedor para configurar los flujos de trabajo, las cadenas de aprobación, los permisos de los roles y las estructuras de los campos basándote en lo que documentaste en la segunda fase, no en los valores predeterminados del sistema.
Da prioridad a la escalabilidad al configurar tu HRMS. Comprueba si los ajustes estándar pueden admitir más empleados, ubicaciones y niveles de aprobación a medida que crece tu organización.
Evita las personalizaciones innecesarias, ya que añaden trabajo de mantenimiento y pueden complicar las futuras actualizaciones. Pregunta a tu proveedor si una opción de configuración existente satisface tus necesidades antes de solicitar un desarrollo personalizado.
Involucra al equipo de operaciones de RR. HH. y al menos a un especialista en nóminas durante las revisiones de configuración. Detectarán pronto las discrepancias, como una regla de acumulación de permisos que parece correcta en pantalla, pero calcula de forma incorrecta para los empleados a tiempo parcial.
Identifica las deficiencias de configuración antes de realizar las pruebas. Revisa los ajustes de seguridad de los datos, incluidos los permisos basados en roles, los registros de auditoría y el acceso a los registros confidenciales de los empleados. Mantén un registro de configuración que muestre cada cambio, su aprobador y el motivo, para que tu equipo pueda rastrear los problemas después de la puesta en marcha.
Utiliza esta tabla de revisión para comprobar cada decisión de configuración antes de aprobarla:
| Área de configuración | Qué establecer | Qué verificar |
|---|---|---|
| Área de configuraciónFlujos de trabajo | Qué establecerDesencadenantes, responsables de las tareas, fechas límite y vías de escalado | Qué verificarCada escenario llega a la persona correcta |
| Área de configuraciónCadenas de aprobación | Qué establecerOrden de aprobación, reglas de delegación y pasos de rechazo | Qué verificarLas solicitudes incompletas o rechazadas regresan correctamente |
| Área de configuraciónPermisos de los roles | Qué establecerAcceso para ver, editar, aprobar y administrar | Qué verificarLos empleados solo ven los registros permitidos |
| Área de configuraciónCálculos | Qué establecerAcumulaciones de permisos, reglas de elegibilidad y datos de entrada de nómina | Qué verificarLos resultados coinciden con la política en todos los tipos de empleados |
| Área de configuraciónCampos personalizados | Qué establecerCampos obligatorios, formatos y uso en informes | Qué verificarCada campo respalda un requisito documentado |
| Área de configuraciónRegistros de configuración | Qué establecerAjuste, aprobador, justificación y fecha del cambio | Qué verificarTu equipo puede rastrear posteriormente cada decisión |
5. Integración con sistemas de terceros
Mapea todos los sistemas con los que tu HRMS debe comunicarse antes de establecer una sola conexión: procesadores de nóminas, plataformas de beneficios, herramientas de control horario y cualquier sistema de gestión de identidades, como Active Directory. El responsable de TI y un especialista en nóminas deberían estar presentes en esta tarea. Detectarán problemas en el flujo de datos que el departamento de RR. HH. por sí solo no identificaría.
El error que cometen la mayoría de los equipos es tratar las integraciones como algo secundario. Si vas a sincronizar datos de nóminas, confirma la correspondencia de campos, la frecuencia de sincronización y la gestión de errores antes de comenzar las pruebas.
Una discrepancia entre la forma en que tu HRMS almacena los identificadores de los empleados y la forma en que tu proveedor de nóminas espera recibirlos saldrá a la luz en el peor momento posible, como en la primera ejecución de nómina después de la puesta en marcha.
Prueba cada integración con escenarios realistas utilizando datos de empleados sintéticos o protegidos adecuadamente. Comprueba qué sucede cuando falta un registro, un campo tiene un formato incorrecto o una sincronización falla durante el proceso.
Antes de aprobar una integración, ejecuta estas pruebas en secuencia para verificar el movimiento de datos, la gestión de errores y la recuperación:
Confirma la correspondencia de campos: relaciona cada campo del HRMS con el campo obligatorio, el formato y el identificador requeridos por el sistema receptor.
Prueba los registros normales: envía registros representativos de empleados y compara los valores, las relaciones, las marcas de tiempo y los resultados del procesamiento.
Prueba las excepciones: introduce campos ausentes, formatos no válidos, registros duplicados, empleados dados de baja y otras condiciones que podrían interrumpir una sincronización.
Comprueba las alertas de fallos: confirma que las personas adecuadas reciben notificaciones claras cuando una transferencia falla, se completa parcialmente o genera datos en conflicto.
Verifica los pasos de recuperación: corrige el registro de origen, vuelve a ejecutar la transferencia y confirma que la integración no cree duplicados ni sobrescriba cambios aprobados.
6. Migración y validación de datos
Empieza con una migración de prueba, no con el conjunto de datos completo. Extrae una muestra representativa —que incluya distintos tipos de empleados, departamentos y estados— e impórtala primero. Compara cada campo del nuevo sistema con tus registros de origen antes de aprobar la carga completa.
Una vez ejecutada la migración completa, no te limites a realizar comprobaciones puntuales. Pide al coordinador de nóminas y al menos a un generalista de RR. HH. que verifiquen sistemáticamente los registros de sus respectivas áreas.
Detectarán aspectos que un revisor técnico no identificaría, como un saldo de permisos que se ha migrado correctamente, pero refleja un periodo de devengo incorrecto.
Ejecuta tus informes habituales en el nuevo sistema y compara los resultados con los que generaba el sistema anterior. Las discrepancias en el número de empleados, las tarifas salariales o las asignaciones de responsables deben resolverse antes de la puesta en marcha, no después. Aprueba la migración únicamente cuando tu equipo interno confirme que los datos son precisos, no solo cuando el proveedor indique que la transferencia se ha completado.
Utiliza esta tabla de aprobación para confirmar los datos migrados antes de aprobar la carga completa:
| Área de validación | Qué comprobar | Pruebas para la aprobación |
|---|---|---|
| Área de validaciónRegistros de empleados | Qué comprobarNombres, identificadores, fechas de incorporación, estados, departamentos y responsables | Pruebas para la aprobaciónRegistros de muestra coincidentes y excepciones resueltas |
| Área de validaciónDatos de nóminas | Qué comprobarTarifas salariales, deducciones, información fiscal e identificadores de nómina | Pruebas para la aprobaciónComparación y aprobación del coordinador de nóminas |
| Área de validaciónSaldos de permisos | Qué comprobarPeriodos de devengo, saldos disponibles y ajustes históricos | Pruebas para la aprobaciónSaldos conciliados entre los distintos tipos de empleados |
| Área de validaciónInformes | Qué comprobarNúmero de empleados, tarifas salariales, asignaciones de responsables y totales por estado | Pruebas para la aprobaciónInformes coincidentes de ambos sistemas |
| Área de validaciónPermisos de acceso | Qué comprobarVisibilidad para empleados, responsables, RR. HH. y administradores | Pruebas para la aprobaciónRevisión del acceso basada en roles completada |
7. Pruebas de aceptación de usuarios
No dejes las pruebas de aceptación de usuarios (UAT) únicamente en manos de TI. Incluye a coordinadores de nóminas, responsables de selección y responsables de equipo que utilicen los flujos de trabajo a diario, con el equipo de TI disponible para resolver problemas técnicos. Pídeles que prueben la incorporación de nuevas contrataciones, las solicitudes de permisos y los informes de nóminas. Registra los fallos y vuelve a probar antes de la aprobación.
Proporciona a los evaluadores un guion estructurado, pero deja margen para que exploren. Tu coordinador de nóminas podría descubrir que el devengo de un empleado a tiempo parcial se calcula incorrectamente en una condición específica, algo que ninguna prueba guionizada detectaría.
Registra cada incidencia con suficiente detalle para reproducirla, asígnale un nivel de gravedad y realiza un seguimiento de su resolución antes de aprobarla. Las UAT se completan cuando tus usuarios confirman que el sistema funciona, no cuando el proveedor afirma que las pruebas han terminado.
Proporciona a los participantes de las UAT un guion coherente, manteniendo al mismo tiempo margen para descubrimientos realistas:
Asignar evaluadores representativos: Incluye coordinadores de nóminas, responsables de selección, responsables de equipo, especialistas de RR. HH. y empleados con diferentes modalidades de trabajo.
Ejecutar escenarios realistas: Prueba nuevas incorporaciones, solicitudes de permisos, aprobaciones de responsables, informes de nóminas, cambios de acceso, correcciones y envíos rechazados.
Probar las excepciones: Incluye formularios incompletos, datos incorrectos, varios aprobadores, empleados despedidos y cálculos de acumulación para empleados a tiempo parcial.
- Validar la nómina en paralelo: Si la nómina forma parte del despliegue, ejecuta una nómina de prueba junto con tu sistema actual antes de la puesta en marcha. Compara los cálculos salariales, las deducciones, los impuestos y las excepciones. Resuelve las discrepancias y obtén la aprobación del responsable de nóminas antes de cambiar de sistema.
Registrar problemas reproducibles: Captura el escenario, los pasos, el resultado esperado, el resultado real, las capturas de pantalla, la gravedad, el responsable y el estado de resolución.
Confirmar la aprobación del negocio: Exige que cada grupo de usuarios apruebe sus escenarios una vez que los defectos hayan recibido una resolución documentada o se haya aceptado una solución alternativa.
8. Formación y gestión del cambio
Las estrategias eficaces de gestión del cambio comienzan antes de la puesta en marcha. Explica por qué cambia el HRMS, qué flujos de trabajo serán diferentes y cómo se beneficiarán los empleados. Involucra pronto a los responsables, recopila los comentarios de los empleados y aborda sus preocupaciones antes del lanzamiento para reducir la resistencia y mejorar la adopción.
Forma a las personas según su función, no según las funcionalidades. Tu coordinador de nóminas necesita una orientación diferente a la de un responsable de equipo que aprueba solicitudes de permisos. Mantén las sesiones centradas y prácticas, utilizando escenarios reales de tus propios flujos de trabajo.
Grábalas para quienes no puedan asistir a una sesión en directo. Después de la puesta en marcha, espera una oleada de preguntas básicas; designa a un pequeño grupo de referentes internos que puedan responderlas rápidamente. Son personas que probaron el sistema durante las pruebas de aceptación de usuarios (UAT) y ya lo conocen bien.
El objetivo no es conseguir un lanzamiento perfecto. Es contar con un equipo que se sienta suficientemente respaldado para superar la curva de aprendizaje sin perder la confianza en el sistema.
Adapta el contenido de la formación a las responsabilidades de cada público y, después, refuérzalo con prácticas y asistencia de seguimiento accesible:
| Público | Enfoque de la formación | Escenario práctico | Asistencia de seguimiento |
|---|---|---|---|
| PúblicoEmpleados | Enfoque de la formaciónActualización del perfil, solicitudes de permisos y acceso a las nóminas | Escenario prácticoEnviar una solicitud de permiso y corregir la información personal | Asistencia de seguimientoGuías rápidas, sesión grabada, canal de ayuda |
| PúblicoResponsables de equipo | Enfoque de la formaciónAprobaciones, registros del equipo e informes | Escenario prácticoAprobar un permiso y revisar un cambio del equipo | Asistencia de seguimientoGuía de consulta para responsables, referente interno |
| PúblicoCoordinadores de nóminas | Enfoque de la formaciónDatos de nómina, correcciones e informes de auditoría | Escenario prácticoProcesar una excepción y verificar un informe de nómina | Asistencia de seguimientoEntorno de práctica, registro de incidencias, sesión de repaso |
| PúblicoResponsables de selección | Enfoque de la formaciónSolicitudes de personal, registros de candidatos y traspasos de nuevas incorporaciones | Escenario prácticoAvanzar con un candidato durante la contratación y la incorporación | Asistencia de seguimientoLista de comprobación específica del puesto, demostración grabada |
| PúblicoEspecialistas de RR. HH. | Enfoque de la formaciónDatos de empleados, flujos de trabajo, permisos e informes | Escenario prácticoCorregir un registro y revisar la configuración de acceso | Asistencia de seguimientoSesiones de consulta, base de conocimientos, vía de escalado |
9. Puesta en marcha y transición del sistema
Elige una fecha de puesta en marcha que evite tus periodos de mayor actividad en nóminas o contratación. Cambiar de sistema a mitad de ciclo genera una presión innecesaria cuando tu equipo todavía está adaptándose.
Ese mismo día, realiza una comprobación final de los datos, confirma que las integraciones están activas y bloquea el sistema antiguo para que nadie introduzca registros simultáneamente en ambos sistemas. Designa a una persona de contacto específica para la primera semana: alguien que conozca bien el sistema y pueda clasificar las incidencias antes de que se agraven.
Espera preguntas sobre tareas básicas, como enviar solicitudes de permisos o acceder a las nóminas. Tus referentes internos de las pruebas de aceptación de usuarios (UAT) son las personas adecuadas para gestionarlas rápidamente. No declares el éxito basándote únicamente en un primer día sin incidencias.
Supervisa de cerca el primer ciclo completo de nóminas, concilia los resultados con los de tu sistema anterior y documenta cualquier discrepancia para resolverla de inmediato.
Utiliza esta secuencia de transición para mantener claras las responsabilidades desde el día del lanzamiento hasta el primer ciclo de nóminas:
Elige la fecha: Programa la puesta en marcha lejos de las principales fechas límite de nóminas, beneficios y contrataciones.
Completa las comprobaciones finales: Concilia los datos de los empleados, confirma las integraciones y verifica los permisos de los roles antes de abrir el nuevo sistema.
- Aprueba la decisión de puesta en marcha: Haz que los responsables de RR. HH., TI y nóminas confirmen que las pruebas críticas se han completado, que los problemas críticos se han resuelto y que cualquier riesgo restante está documentado y aceptado. Establece un plan de contingencia para fallos graves, incluido cómo continuarán las nóminas y las operaciones esenciales de RR. HH. si el nuevo sistema no está listo.
Bloquea el sistema antiguo: Evita actualizaciones duplicadas haciendo que el HRMS anterior sea de solo lectura después de la carga de datos final.
Asigna el soporte: Asigna a los usuarios internos de referencia responsabilidades claras de escalado y dirige los problemas no resueltos a un único responsable del sistema.
Concilia las nóminas: Compara el primer ciclo completo de nóminas con los registros anteriores, documenta las discrepancias y resuélvelas rápidamente.
10. Soporte y optimización tras la implementación
El lanzamiento no es la línea de meta. Las semanas posteriores a la puesta en marcha revelan cómo funciona realmente el sistema con cargas de trabajo reales, y es entonces cuando tu atención resulta más importante.
Designa a una persona para que se encargue del registro de problemas y clasifique las preguntas recibidas. La mayoría de los problemas iniciales son deficiencias de los procesos, no fallos del sistema: empleados que envían las solicitudes de ausencia de forma incorrecta o responsables que omiten pasos de aprobación.
Tus usuarios internos de referencia pueden resolver la mayoría de estos problemas rápidamente. Si aparece alguna deficiencia de configuración, ponte en contacto con el soporte de tu proveedor e incluye los pasos documentados para reproducir el problema.
Después de tu primer ciclo completo de nóminas, programa una breve revisión con tu coordinador de nóminas y el responsable de RR. HH. Compara los resultados, registra lo que no funcionó como se esperaba y prioriza las correcciones.
Establece un punto de control a los 90 días para evaluar si es necesario ajustar los flujos de trabajo y si algún grupo de usuarios necesita una sesión de repaso antes de que las pequeñas deficiencias se conviertan en hábitos.
Utiliza este plan de soporte de 90 días para asignar responsabilidades, resolver problemas y perfeccionar los flujos de trabajo después del lanzamiento:
Gestiona el registro de problemas: Asigna a una persona la tarea de registrar las preguntas, los defectos, los usuarios afectados, la gravedad, el responsable, el estado y la resolución.
Clasifica según la causa: Separa las preguntas de formación, las deficiencias de los procesos, los problemas de configuración, los fallos de integración y los errores de datos antes de asignar los siguientes pasos.
Apoya a los usuarios internos de referencia: Proporciónales directrices de escalado, materiales de referencia actualizados y acceso al contacto de soporte del proveedor.
Revisa los resultados de las nóminas: Compara la primera nómina completa con los registros anteriores, documenta las discrepancias y confirma las correcciones aprobadas.
Mide el éxito de la implementación: En la revisión de los 90 días, compara la adopción del autoservicio para empleados, la finalización de la formación de los usuarios, la precisión de las nóminas y el tiempo administrativo de RR. HH. con los objetivos establecidos durante la planificación del proyecto. Revisa los problemas no resueltos con los responsables de RR. HH. y nóminas, y después prioriza las mejoras en función de los resultados.
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Prácticas recomendadas para una implementación de HRMS exitosa
Las implementaciones de HRMS exitosas dependen de datos probados, responsabilidades claras, formación específica para cada rol y una planificación cuidadosa de la transición. Utiliza esta tabla para evitar contratiempos habituales y elegir medidas de protección prácticas:
| Lo que no se debe hacer | Lo que se debe hacer: |
|---|---|
| Lo que no se debe hacerNo tratar la migración de datos como una simple carga de archivos | Lo que se debe hacer:Validar los registros de empleados, los datos de nómina, los saldos de permisos, los informes y las excepciones antes de aprobar la carga completa |
| Lo que no se debe hacerNo permitir que el departamento de TI lleve a cabo las pruebas de aceptación del usuario por sí solo | Lo que se debe hacer:Incluir a coordinadores de nómina, responsables de selección, gerentes, especialistas de RR. HH. y empleados en pruebas de escenarios realistas |
| Lo que no se debe hacerNo probar únicamente los flujos de trabajo estándar | Lo que se debe hacer:Probar envíos rechazados, formularios incompletos, empleados dados de baja, múltiples aprobadores, correcciones y acumulaciones de empleados a tiempo parcial |
| Lo que no se debe hacerNo posponer la formación hasta la puesta en marcha | Lo que se debe hacer:Formar a cada rol con escenarios prácticos, sesiones grabadas, guías rápidas y referentes internos |
| Lo que no se debe hacerNo programar el cambio durante los plazos de nómina o contratación | Lo que se debe hacer:Elegir una fecha alejada de los principales periodos de procesamiento y completar una revisión documentada de la preparación |
| Lo que no se debe hacerNo permitir actualizaciones en ambos sistemas después de la migración | Lo que se debe hacer:Establecer el antiguo HRMS como de solo lectura después de la carga final para evitar registros duplicados o contradictorios |
| Lo que no se debe hacerNo pasar por alto la configuración del acceso basado en roles | Lo que se debe hacer:Revisar los permisos de empleados, gerentes, personal de RR. HH. y administradores antes de abrir el sistema |
| Lo que no se debe hacerNo asumir que las integraciones funcionarán sin probarlas | Lo que se debe hacer:Confirmar las integraciones de nómina, selección, beneficios, identidad e informes con datos representativos |
| Lo que no se debe hacerNo poner en marcha el sistema sin un proceso de asignación de responsables de los problemas | Lo que se debe hacer:Asignar un único responsable del sistema para registrar defectos, coordinar las escaladas y realizar un seguimiento del estado de resolución |
| Lo que no se debe hacerNo juzgar el éxito por un día de lanzamiento sin incidencias | Lo que se debe hacer:Conciliar el primer ciclo completo de nómina y revisar los problemas pendientes durante una revisión a los 90 días |
Tu plan de implementación del HRMS comienza aquí
Una vez que tu HRMS esté operativo, supervisa las integraciones que probaste antes del lanzamiento. Revisa las capacidades de integración de tu sistema en nómina, administración de beneficios y selección, y consulta las integraciones de HRMS para que los datos de los empleados se transfieran con precisión entre las herramientas.
