Conseguir que la implementación de un HRMS sea correcta desde el principio evita a tu equipo costosos trabajos repetidos, bajas tasas de adopción y problemas con los datos que hacen descarrilar muchas implementaciones. Lo que está en juego es importante: un lanzamiento apresurado o mal planificado puede retrasar las operaciones de RR. HH. durante meses.
El enfoque de 10 fases de este artículo divide el proceso en pasos manejables para que nada crítico se pase por alto. Cada fase aborda directamente los puntos en los que las implementaciones suelen desviarse: desde requisitos poco claros y una mala gestión del cambio hasta pruebas inadecuadas y puestas en marcha apresuradas.
Hoja de ruta de la implementación de un HRMS de un vistazo
La implementación de un HRMS es el proceso de configurar y desplegar un sistema de gestión de recursos humanos en toda tu organización. Implica configurar flujos de trabajo, migrar los datos de los empleados, integrar las herramientas existentes, probar el sistema y preparar a los empleados para utilizarlo.
La implementación puede durar desde varias semanas hasta varios meses, según el tamaño de tu organización, la calidad de los datos, los requisitos de integración y los recursos disponibles.
Así encajan las 10 fases de implementación en un despliegue típico:
| Etapa | Fases | Responsables principales |
| Planificación | 1–2: Planificación del proyecto y requisitos | Dirección de RR. HH., TI y responsable del proyecto |
| Configuración | 3–6: Preparación de datos, configuración, integraciones y migración | Operaciones de RR. HH., TI y proveedor |
| Validación | 7–8: Pruebas de usuario, formación y gestión del cambio | Equipo de RR. HH., nóminas y responsables de departamento |
| Lanzamiento y asistencia | 9–10: Puesta en marcha, resolución de problemas y optimización | Responsable del sistema de RR. HH., TI y asistencia del proveedor |
Establece hitos realistas con tu proveedor y tus equipos internos, y reserva tiempo adicional para corregir datos, resolver problemas de integración y realizar pruebas antes del lanzamiento.
Las 10 fases de implementación de un HRMS que sigo
Utilizo estas 10 fases de implementación de un HRMS para planificar el despliegue, preparar a los empleados y pasar de la selección del sistema al lanzamiento:
1. Planificación del proyecto y alineación de las partes interesadas
Proporciona a tu equipo de implementación un plan claro de gestión del proyecto antes de la reunión inicial con el proveedor. Define el alcance, los hitos, las responsabilidades y las métricas de éxito; después, separa los requisitos esenciales para el lanzamiento de las mejoras posteriores, como las integraciones de nóminas por fases.
He visto a equipos perder semanas cuando las decisiones no quedan documentadas. Mantén un registro de decisiones compartido para que RR. HH., TI, finanzas y el proveedor puedan hacer un seguimiento de las aprobaciones, los cambios y los problemas pendientes.
Antes de la reunión inicial con el proveedor, confirma estos detalles de planificación para que tu equipo pueda tomar decisiones sin retrasar el despliegue:
- Crea un acta de constitución del proyecto: Documenta el alcance, los objetivos, los hitos, las facultades de decisión y los criterios de lanzamiento en un único archivo compartido.
- Asigna responsables claros: Utiliza una matriz de Responsable, Aprobador, Consultado e Informado (RACI) para identificar quién aprueba, contribuye, revisa y recibe actualizaciones sobre cada área de trabajo.
- Separa las necesidades del lanzamiento: Marca cada requisito como esencial para el lanzamiento, adecuado para una fase posterior o fuera del alcance del proyecto.
- Establece resultados medibles: Elige métricas como la precisión de los datos, la finalización de la formación, la adopción por parte de los empleados y los resultados del procesamiento de nóminas.
- Programa puntos de decisión: Establece reuniones periódicas para resolver problemas, revisar riesgos, recibir actualizaciones del proveedor y elevar asuntos a la dirección.
- Mantén un registro de decisiones: Registra cada acuerdo, responsable, fecha y acción de seguimiento para que el equipo disponga de una única referencia fiable.
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2. Recopilación de requisitos y mapeo de procesos
Habla con las personas que realmente utilizan los procesos de RR. HH. a diario —coordinadores de nóminas, responsables de selección y responsables de equipo—, no solo con la dirección de RR. HH. Ellas pondrán de manifiesto los casos excepcionales y las soluciones alternativas que nunca aparecen en la documentación oficial, pero que sin duda harán que tu implementación falle si las ignoras.
Mapea tus procesos actuales antes de definir qué debe hacer el nuevo sistema. Esto revela las diferencias entre cómo se supone que deben funcionar las cosas y cómo funcionan en realidad.
Yo me centraría primero en los flujos de trabajo que afectan a más empleados: incorporación, registro de la jornada y gestión de permisos.
El error más habitual en este punto es documentar los requisitos con un nivel de detalle demasiado bajo. «El sistema debe gestionar las evaluaciones del rendimiento» no le dice casi nada a tu proveedor. Sé específico sobre la frecuencia, las cadenas de aprobación, las escalas de valoración y quién recibe una notificación en cada paso. Los requisitos imprecisos dan lugar a solicitudes de cambio costosas más adelante.
Convierte las solicitudes generales en requisitos comprobables mediante estas preguntas:
- Define el desencadenante: Indica qué inicia el flujo de trabajo, como la aceptación de una oferta por parte de una nueva incorporación o la solicitud de permiso de un empleado.
- Mapea cada paso: Identifica a la persona responsable, la información necesaria, el orden de aprobación y el tiempo previsto de finalización.
- Registra las excepciones: Documenta los casos límite, incluidos los cambios retroactivos, los envíos incompletos, los múltiples aprobadores y las diferencias entre las políticas regionales.
- Establece las reglas de acceso: Especifica qué empleados, responsables, especialistas de RR. HH. y administradores pueden ver o editar cada registro.
- Redacta los criterios de aceptación: Describe el resultado que demuestra que el requisito funciona, como notificaciones, cálculos, informes o registros de auditoría correctos.
3. Auditoría y depuración de datos
Tu nuevo HRMS solo será tan bueno como los datos que migres a él. Antes de tocar cualquier configuración, extrae los registros actuales de tus empleados y audítalos para detectar duplicados, campos vacíos, cargos desactualizados y formatos incoherentes.
Un punto de partida práctico: genera un informe de todos los registros de empleados activos y marca aquellos a los que les falte una fecha de contratación completa, un código de departamento o una situación laboral.
No lo hagas por tu cuenta. Cuenta con el equipo de nóminas y tus coordinadores de RR. HH.; saben dónde se encuentran los datos desordenados. Según mi experiencia, el mayor consumo de tiempo procede de los datos históricos que nadie ha tocado en años, pero que tu proveedor intentará migrar de todos modos.
Sé selectivo. Acuerda una fecha de corte, migra solo lo que el sistema necesite en el lanzamiento y archiva el resto. Introducir datos limpios significa tener que hacer menos correcciones después de la puesta en marcha.
Utiliza esta lista de comprobación para depurar los datos antes de importar los registros al nuevo HRMS:
- Elimina los duplicados: Compara los registros por el ID del empleado, la dirección de correo electrónico y la fecha de contratación antes de eliminar o combinar entradas.
- Estandariza los formatos: Utiliza formatos de fecha, nombres de departamentos, situaciones laborales, números de teléfono y códigos de ubicación coherentes.
- Valida los campos obligatorios: Confirma que cada registro activo incluya un ID de empleado, el nombre legal, la fecha de contratación, la situación laboral, el responsable y el departamento.
- Revisa los datos de acceso: Comprueba las asignaciones de responsables y los permisos de los roles para que los empleados no hereden una visibilidad incorrecta después de la migración.
- Establece una fecha de corte de conservación: Migra los registros necesarios para las operaciones activas y el historial exigido legalmente y, después, archiva los datos antiguos de forma segura.
- Realiza una importación de prueba: Prueba un conjunto de datos pequeño y representativo antes de aprobar la migración completa. Compara los totales, los campos, las relaciones y los informes de errores.
4. Configuración y personalización del sistema
Aquí es donde tu documento de requisitos se hace realidad. Trabaja con tu proveedor para configurar los flujos de trabajo, las cadenas de aprobación, los permisos de los roles y las estructuras de campos basándote en lo que documentaste en la segunda fase, no en los valores predeterminados del sistema.
Da prioridad a la escalabilidad al configurar tu HRMS. Comprueba si la configuración estándar puede admitir más empleados, ubicaciones y niveles de aprobación a medida que crezca tu organización.
Evita las personalizaciones innecesarias, ya que añaden trabajo de mantenimiento y pueden complicar las futuras actualizaciones. Pregunta a tu proveedor si una opción de configuración existente satisface tus necesidades antes de solicitar un desarrollo personalizado.
Incluye al equipo de operaciones de RR. HH. y al menos a un especialista en nóminas durante las revisiones de configuración. Detectarán pronto las incoherencias, como una regla de devengo de permisos que parece correcta en pantalla, pero calcula mal para los empleados a tiempo parcial.
Señala las deficiencias de configuración antes de realizar las pruebas. Revisa los ajustes de seguridad de los datos, incluidos los permisos basados en roles, los registros de auditoría y el acceso a los registros confidenciales de los empleados. Mantén un registro de configuración que muestre cada cambio, su aprobador y el motivo, para que tu equipo pueda rastrear los problemas después de la puesta en marcha.
Utiliza esta tabla de revisión para comprobar cada decisión de configuración antes de aprobarla:
| Área de configuración | Qué establecer | Qué verificar |
|---|---|---|
| Área de configuraciónFlujos de trabajo | Qué establecerDesencadenantes, responsables de las tareas, fechas límite y vías de escalado | Qué verificarCada escenario llega a la persona correcta |
| Área de configuraciónCadenas de aprobación | Qué establecerOrden de aprobación, reglas de delegación y pasos de rechazo | Qué verificarLas solicitudes incompletas o rechazadas regresan correctamente |
| Área de configuraciónPermisos de los roles | Qué establecerAcceso para ver, editar, aprobar y administrar | Qué verificarLos empleados solo ven los registros permitidos |
| Área de configuraciónCálculos | Qué establecerDevengos de permisos, reglas de elegibilidad y datos de entrada de nóminas | Qué verificarLos resultados coinciden con la política para todos los tipos de empleados |
| Área de configuraciónCampos personalizados | Qué establecerCampos obligatorios, formatos y uso en informes | Qué verificarCada campo responde a un requisito documentado |
| Área de configuraciónRegistros de configuración | Qué establecerAjuste, aprobador, justificación y fecha del cambio | Qué verificarTu equipo puede rastrear cada decisión posteriormente |
5. Integración con sistemas de terceros
Mapea todos los sistemas con los que tu HRMS debe comunicarse antes de establecer una sola conexión: procesadores de nóminas, plataformas de beneficios, herramientas de control horario y cualquier sistema de gestión de identidades, como Active Directory. Tu responsable de TI y un especialista en nóminas deberían participar en esto. Detectarán problemas en el flujo de datos que el departamento de RR. HH. por sí solo no identificaría.
El error que cometen la mayoría de los equipos es tratar las integraciones como algo secundario. Si estás sincronizando datos de nóminas, confirma la correspondencia de campos, la frecuencia de sincronización y la gestión de errores antes de comenzar las pruebas.
Una discrepancia entre la forma en que tu HRMS almacena los identificadores de los empleados y la forma en que tu proveedor de nóminas espera recibirlos saldrá a la luz en el peor momento posible, como en el primer proceso de nómina después de la puesta en marcha.
Prueba cada integración con situaciones realistas utilizando datos de empleados sintéticos o debidamente protegidos. Comprueba qué ocurre cuando falta un registro, un campo tiene un formato incorrecto o una sincronización falla durante el proceso.
Antes de aprobar una integración, ejecuta estas pruebas en secuencia para verificar el movimiento de datos, la gestión de errores y la recuperación:
Confirma la correspondencia de campos: Asocia cada campo del HRMS con el campo, el formato y el identificador requeridos por el sistema receptor.
Prueba los registros normales: Envía registros representativos de empleados y compara los valores, las relaciones, las marcas de tiempo y los resultados del procesamiento.
Prueba las excepciones: Envía campos ausentes, formatos no válidos, registros duplicados, empleados que han dejado la empresa y otras situaciones que podrían interrumpir una sincronización.
Comprueba las alertas de error: Confirma que las personas adecuadas reciben notificaciones claras cuando una transferencia falla, se completa parcialmente o genera datos en conflicto.
Verifica los pasos de recuperación: Corrige el registro de origen, vuelve a ejecutar la transferencia y confirma que la integración no crea duplicados ni sobrescribe cambios aprobados.
6. Migración y validación de datos
Comienza con una migración de prueba, no con el conjunto de datos completo. Extrae una muestra representativa, que incluya distintos tipos de empleados, departamentos y estados, e impórtala primero. Compara cada campo del nuevo sistema con tus registros de origen antes de aprobar la carga completa.
Una vez ejecutada la migración completa, no te limites a realizar comprobaciones puntuales. Haz que tu coordinador de nóminas y al menos un técnico generalista de RR. HH. verifiquen sistemáticamente los registros de sus respectivas áreas.
Detectarán cosas que un revisor técnico no identificaría, como un saldo de permisos que se ha migrado correctamente, pero refleja un periodo de devengo incorrecto.
Ejecuta tus informes habituales en el nuevo sistema y compara los resultados con los que generaba el sistema anterior. Las discrepancias en el número de empleados, las tarifas salariales o las asignaciones de responsables deben resolverse antes de la puesta en marcha, no después. Aprueba la migración únicamente cuando tu equipo interno confirme que los datos son exactos, no solo cuando el proveedor indique que la transferencia se ha completado.
Utiliza esta tabla de aprobación para confirmar los datos migrados antes de aprobar la carga completa:
| Área de validación | Qué comprobar | Pruebas para la aprobación |
|---|---|---|
| Área de validaciónRegistros de empleados | Qué comprobarNombres, identificadores, fechas de incorporación, estados, departamentos y responsables | Pruebas para la aprobaciónRegistros de muestra coincidentes y excepciones resueltas |
| Área de validaciónDatos de nóminas | Qué comprobarTarifas salariales, deducciones, datos fiscales e identificadores de nómina | Pruebas para la aprobaciónComparación y aprobación del coordinador de nóminas |
| Área de validaciónSaldos de permisos | Qué comprobarPeriodos de devengo, saldos disponibles y ajustes históricos | Pruebas para la aprobaciónSaldos conciliados entre los distintos tipos de empleados |
| Área de validaciónInformes | Qué comprobarNúmero de empleados, tarifas salariales, asignaciones de responsables y totales por estado | Pruebas para la aprobaciónInformes coincidentes de ambos sistemas |
| Área de validaciónPermisos de acceso | Qué comprobarVisibilidad para empleados, responsables, RR. HH. y administradores | Pruebas para la aprobaciónRevisión de acceso basada en roles completada |
7. Pruebas de aceptación por parte de los usuarios
No dejes las pruebas de aceptación por parte de los usuarios (UAT) únicamente en manos de TI. Incluye a coordinadores de nóminas, responsables de selección y responsables de equipo que utilicen los flujos de trabajo a diario, y cuenta con la disponibilidad de TI para resolver problemas técnicos. Haz que prueben la incorporación de nuevas contrataciones, las solicitudes de permisos y los informes de nóminas. Registra los fallos y vuelve a realizar las pruebas antes de aprobarlas.
Proporciona a los encargados de las pruebas un guion estructurado, pero deja margen para que exploren. Tu coordinador de nóminas podría descubrir que el devengo de un empleado a tiempo parcial se calcula incorrectamente en una situación concreta, algo que ninguna prueba guiada detectaría.
Registra cada problema con suficientes detalles para reproducirlo, asígnale un nivel de gravedad y realiza un seguimiento de su resolución antes de aprobarlo. Las UAT se completan cuando tus usuarios confirman que el sistema funciona, no cuando el proveedor afirma que las pruebas han terminado.
Proporciona a los participantes en las UAT un guion coherente, dejando al mismo tiempo margen para descubrimientos realistas:
Asigna testers representativos: Incluye coordinadores de nóminas, reclutadores, responsables de equipo, especialistas de RR. HH. y empleados con distintos patrones de trabajo.
Ejecuta escenarios realistas: Prueba nuevas contrataciones, solicitudes de permisos, aprobaciones de responsables, informes de nóminas, cambios de acceso, correcciones y envíos rechazados.
Prueba las excepciones: Incluye formularios incompletos, datos incorrectos, varios aprobadores, empleados dados de baja y cálculos de acumulación para empleados a tiempo parcial.
- Valida las nóminas en paralelo: Si la nómina forma parte del despliegue, ejecuta una nómina de prueba junto con tu sistema actual antes de la puesta en marcha. Compara los cálculos salariales, las deducciones, los impuestos y las excepciones. Resuelve las discrepancias y obtén la aprobación del responsable de nóminas antes de cambiar de sistema.
Registra los problemas reproducibles: Captura el escenario, los pasos, el resultado esperado, el resultado real, las capturas de pantalla, la gravedad, el responsable y el estado de resolución.
Confirma la aprobación del negocio: Exige que cada grupo de usuarios apruebe sus escenarios después de que los defectos hayan recibido una resolución documentada o una solución alternativa aceptada.
8. Formación y gestión del cambio
Las estrategias eficaces de gestión del cambio comienzan antes de la puesta en marcha. Explica por qué va a cambiar el HRMS, qué flujos de trabajo serán diferentes y cómo se beneficiarán los empleados. Involucra pronto a los responsables, recopila los comentarios de los empleados y aborda sus preocupaciones antes del lanzamiento para reducir la resistencia y mejorar la adopción.
Forma a las personas según su función, no según las funcionalidades. Tu coordinador de nóminas necesita unas indicaciones distintas de las de un responsable de equipo que aprueba solicitudes de permisos. Mantén las sesiones centradas y prácticas, utilizando escenarios reales de tus propios flujos de trabajo.
Grábalas para quienes no puedan asistir a una sesión en directo. Después de la puesta en marcha, espera una avalancha de preguntas básicas; designa a un pequeño grupo de referentes internos que puedan responderlas rápidamente. Son personas que probaron el sistema durante la UAT y ya lo conocen bien.
El objetivo no es conseguir un lanzamiento perfecto. Es contar con un equipo que se sienta suficientemente respaldado para superar la curva de aprendizaje sin perder la confianza en el sistema.
Adapta el contenido de la formación a las responsabilidades de cada audiencia y, después, refuérzalo con práctica y asistencia de seguimiento accesible:
| Audiencia | Enfoque de la formación | Escenario práctico | Asistencia de seguimiento |
|---|---|---|---|
| AudienciaEmpleados | Enfoque de la formaciónActualización del perfil, solicitudes de permisos y acceso a las nóminas | Escenario prácticoEnviar una solicitud de permiso y corregir la información personal | Asistencia de seguimientoGuías rápidas, sesión grabada, canal de asistencia |
| AudienciaResponsables de equipo | Enfoque de la formaciónAprobaciones, registros del equipo e informes | Escenario prácticoAprobar un permiso y revisar un cambio del equipo | Asistencia de seguimientoGuía de referencia para responsables, referente interno |
| AudienciaCoordinadores de nóminas | Enfoque de la formaciónDatos de nómina, correcciones e informes de auditoría | Escenario prácticoProcesar una excepción y verificar un informe de nómina | Asistencia de seguimientoEntorno de práctica, registro de problemas, sesión de repaso |
| AudienciaReclutadores | Enfoque de la formaciónSolicitudes de personal, registros de candidatos y traspasos de nuevas contrataciones | Escenario prácticoAvanzar con un candidato durante la contratación y la incorporación | Asistencia de seguimientoLista de comprobación específica de la función, demostración grabada |
| AudienciaEspecialistas de RR. HH. | Enfoque de la formaciónDatos de empleados, flujos de trabajo, permisos e informes | Escenario prácticoCorregir un registro y revisar la configuración de acceso | Asistencia de seguimientoSesiones de consulta, base de conocimientos, vía de escalado |
9. Puesta en marcha y transición del sistema
Elige una fecha de puesta en marcha que evite tus periodos de mayor actividad de nóminas o contratación. Cambiar de sistema a mitad de ciclo genera una presión innecesaria cuando tu equipo todavía se está adaptando.
Ese día, realiza una comprobación final de los datos, confirma que las integraciones están activas y bloquea el sistema antiguo para que nadie introduzca registros simultáneamente en ambos lugares. Asigna a una persona de contacto específica para la primera semana; debe conocer bien el sistema y poder clasificar los problemas antes de que se agraven.
Espera preguntas sobre tareas básicas, como enviar solicitudes de permisos o acceder a las nóminas. Tus referentes internos de la UAT son las personas adecuadas para gestionarlas rápidamente. No declares el éxito basándote únicamente en un primer día sin problemas.
Supervisa de cerca el primer ciclo completo de nóminas, concilia los resultados con tu sistema anterior y documenta cualquier discrepancia para resolverla de inmediato.
Utiliza esta secuencia de transición para mantener clara la responsabilidad desde el día de la puesta en marcha hasta el primer ciclo de nóminas:
Elige la fecha: Programa la puesta en marcha lejos de las principales fechas límite de nóminas, prestaciones y contratación.
Completa las comprobaciones finales: Reconcilia los datos de los empleados, confirma las integraciones y verifica los permisos de los roles antes de abrir el nuevo sistema.
- Aprueba la decisión de puesta en marcha: Haz que los responsables de RR. HH., TI y nóminas confirmen que las pruebas críticas se han completado, que los problemas críticos se han resuelto y que los riesgos restantes están documentados y aceptados. Establece un plan de contingencia para fallos graves, incluido cómo continuarán las nóminas y las operaciones esenciales de RR. HH. si el nuevo sistema no está listo.
Bloquea el sistema antiguo: Evita actualizaciones duplicadas configurando el HRMS anterior como de solo lectura después de la carga de datos final.
Asigna soporte: Asigna a los usuarios clave internos responsabilidades claras de escalado y dirige los problemas no resueltos a un único responsable designado del sistema.
Reconcilia las nóminas: Compara el primer ciclo completo de nómina con los registros anteriores, documenta las discrepancias y resuélvelas rápidamente.
10. Soporte y optimización tras la implementación
El lanzamiento no es la meta final. Las semanas posteriores a la puesta en marcha revelan cómo funciona realmente el sistema con cargas de trabajo reales, y es entonces cuando tu atención resulta más importante.
Designa a una persona para encargarse del registro de incidencias y clasificar las preguntas entrantes. La mayoría de los problemas iniciales son deficiencias de los procesos, no fallos del sistema: empleados que solicitan permisos de forma incorrecta o responsables que omiten pasos de aprobación.
Tus usuarios clave internos pueden resolver rápidamente la mayoría de estos problemas. Cuando aparezca una deficiencia de configuración, ponte en contacto con el responsable de soporte de tu proveedor e incluye los pasos documentados para reproducir el problema.
Después de tu primer ciclo completo de nómina, programa una breve revisión con el coordinador de nóminas y el responsable de RR. HH. Compara los resultados, registra lo que no funcionó como se esperaba y prioriza las correcciones.
Establece un punto de control a los 90 días para evaluar si es necesario ajustar los flujos de trabajo y si algún grupo de usuarios necesita una sesión de repaso antes de que las pequeñas deficiencias se conviertan en hábitos.
Utiliza este plan de soporte de 90 días para asignar responsabilidades, resolver problemas y perfeccionar los flujos de trabajo después del lanzamiento:
Gestiona el registro de incidencias: Asigna a una persona para registrar las preguntas, los defectos, los usuarios afectados, la gravedad, el responsable, el estado y la resolución.
Clasifica por causa: Separa las preguntas de formación, las deficiencias de los procesos, los problemas de configuración, los fallos de integración y los errores de datos antes de asignar los siguientes pasos.
Apoya a los usuarios clave internos: Proporciona a los usuarios clave directrices de escalado, materiales de referencia actualizados y acceso al contacto de soporte del proveedor.
Revisa los resultados de las nóminas: Compara la primera nómina completa con los registros anteriores, documenta las discrepancias y confirma las correcciones aprobadas.
Mide el éxito de la implementación: En la revisión de los 90 días, compara la adopción del autoservicio del empleado, la finalización de la formación de los usuarios, la precisión de las nóminas y el tiempo administrativo de RR. HH. con los objetivos establecidos durante la planificación del proyecto. Revisa los problemas no resueltos con los responsables de RR. HH. y nóminas y, a continuación, prioriza las mejoras en función de los resultados.
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Buenas prácticas para una implementación de HRMS exitosa
Las implementaciones de HRMS exitosas dependen de datos probados, responsabilidades claras, formación específica para cada rol y una planificación cuidadosa de la transición. Utiliza esta tabla para evitar contratiempos habituales y elegir medidas de protección prácticas:
| Lo que no se debe hacer | En su lugar: |
|---|---|
| Lo que no se debe hacerNo trate la migración de datos como una simple carga de archivos | En su lugar:Valide los registros de empleados, los datos de nómina, los saldos de permisos, los informes y las excepciones antes de aprobar la carga completa |
| Lo que no se debe hacerNo permita que el departamento de TI realice las pruebas de aceptación del usuario por sí solo | En su lugar:Incluya a coordinadores de nómina, reclutadores, gerentes, especialistas de RR. HH. y empleados en pruebas de escenarios realistas |
| Lo que no se debe hacerNo pruebe únicamente los flujos de trabajo estándar | En su lugar:Pruebe los envíos rechazados, los formularios incompletos, los empleados dados de baja, los múltiples aprobadores, las correcciones y las acumulaciones de empleados a tiempo parcial |
| Lo que no se debe hacerNo posponga la formación hasta la puesta en marcha | En su lugar:Forme a cada rol con escenarios prácticos, sesiones grabadas, guías rápidas y promotores internos |
| Lo que no se debe hacerNo programe la transición durante los plazos de nómina o contratación | En su lugar:Elija una fecha alejada de los principales periodos de procesamiento y complete una revisión documentada de la preparación |
| Lo que no se debe hacerNo permita actualizaciones en ambos sistemas después de la migración | En su lugar:Establezca el antiguo HRMS como de solo lectura después de la carga final para evitar registros duplicados o contradictorios |
| Lo que no se debe hacerNo pase por alto la configuración del acceso basado en roles | En su lugar:Revise los permisos de empleados, gerentes, personal de RR. HH. y administradores antes de abrir el sistema |
| Lo que no se debe hacerNo dé por sentado que las integraciones funcionarán sin realizar pruebas | En su lugar:Confirme las integraciones de nómina, contratación, beneficios, identidad y generación de informes con datos representativos |
| Lo que no se debe hacerNo ponga el sistema en marcha sin un proceso de asignación de responsables de incidencias | En su lugar:Asigne a un único responsable del sistema para registrar los defectos, coordinar las escaladas y realizar un seguimiento del estado de resolución |
| Lo que no se debe hacerNo evalúe el éxito basándose en un primer día sin incidencias | En su lugar:Concilie el primer ciclo completo de nómina y revise las incidencias pendientes durante una revisión a los 90 días |
Aquí comienza su plan de implementación de HRMS
Una vez que su HRMS esté operativo, supervise las integraciones que probó antes del lanzamiento. Revise las capacidades de integración de su sistema en las áreas de nómina, administración de beneficios y contratación, y explore las integraciones de HRMS para mantener los datos de los empleados circulando con precisión entre las herramientas.
