Plantilla gratuita de lista de verificación para nuevas contrataciones para empleadores

Plantilla de lista de comprobación para nuevas contrataciones

Esta plantilla de lista de comprobación para nuevas contrataciones te ayuda a guiarte por el proceso de qué hacer después de enviar una carta de oferta y recibir la confirmación de que la persona candidata desea aceptar el puesto.

Puedes utilizarla durante el primer mes de una persona para asegurarte de cubrir todo el proceso de contratación, desde dar una cálida bienvenida al empleado en su primer día hasta cuestiones logísticas como preparar su contrato, el formulario de depósito directo y otros documentos importantes.

La mayoría de los pasos de esta lista de comprobación para la incorporación de empleados se considerarían parte del programa de orientación para empleados. 

Está diseñada para ayudarte a poner en marcha a los nuevos miembros de tu equipo de forma rápida y eficiente, y te llevará desde la realización de una oferta de empleo oficial hasta el comienzo del primer día y la primera semana de trabajo de tu nuevo empleado.

¡Obtén nuestra plantilla de lista de comprobación para nuevas contrataciones!

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¿Qué es una lista de comprobación de incorporación?

Una lista de comprobación de incorporación es una lista estructurada de tareas y actividades diseñada para guiar a los nuevos empleados durante el proceso de incorporación.

Garantiza que se completen los pasos clave para ayudar a las nuevas contrataciones a adaptarse a la empresa, comprender sus funciones y convertirse en miembros productivos del equipo.

¿Qué debe incluir una lista de comprobación para nuevas contrataciones?

Aunque las organizaciones inevitablemente tendrán sus propios elementos adicionales en el proceso de incorporación, por lo general una lista de comprobación para nuevas contrataciones incluirá:

• Formularios de empleo: Completar documentos esenciales, como formularios fiscales (W-4, I-9), datos del depósito directo y contratos de empleo.
• Experiencia de bienvenida: Enviar una carta de bienvenida, preparar kits de bienvenida y presentar a las nuevas contrataciones a través de canales de comunicación internos, como el correo electrónico o Slack.
• Descripción general de las políticas de la empresa: Proporcionar acceso al manual del empleado, al código de conducta y a las directrices relacionadas con el cumplimiento normativo.
• Configuración tecnológica: Asegurarse de que tengan acceso a las herramientas necesarias, incluidos programas, cuentas de correo electrónico y equipos como ordenadores y teléfonos.
• Reuniones: Programar una reunión individual con el responsable y asistir a las reuniones pertinentes del equipo y del departamento. 
• Formación específica del puesto: Programar las sesiones iniciales de formación para nuevas contrataciones (utilizando herramientas de programación de formaciones cuando resulte útil) y explicar los sistemas y procesos específicos del puesto pertinentes.
• Presentaciones y orientación del equipo: Organizar reuniones con los miembros del equipo, los responsables y los líderes clave de los departamentos.
• Inscripción en los beneficios: Ofrecer orientación para seleccionar beneficios para empleados, como atención médica, planes de jubilación y otros beneficios disponibles.

¿Por qué es importante una lista de comprobación para nuevas contrataciones?

Una lista de comprobación para nuevas contrataciones es una herramienta útil porque ayuda a garantizar un proceso de incorporación fluido, coherente y eficiente. Estas son algunas razones por las que resulta útil crear una:

1. Organización y eficiencia: Mantiene las tareas de incorporación bajo control y evita que se omitan pasos importantes.
2. Cumplimiento y protección legal: Garantiza que se completen los formularios requeridos y que se cumplan las leyes laborales y las políticas de la empresa.
3. Primera impresión positiva: Crea una experiencia acogedora que aumenta la moral y el compromiso de las nuevas contrataciones desde el primer día.
4. Productividad más rápida: Ayuda a las nuevas incorporaciones a obtener las herramientas, los conocimientos y el apoyo que necesitan para contribuir eficazmente en menos tiempo.
5. Retención de empleados: Ayuda a reducir la rotación de las nuevas contrataciones mediante la creación de una experiencia de incorporación estructurada y de apoyo.
6. Coherencia entre equipos: Ayuda a estandarizar la incorporación, garantizando que todas las nuevas contrataciones tengan una experiencia similar y de alta calidad.

Riesgos de una mala incorporación

Las diferencias entre una experiencia de incorporación estructurada y personalizada que utiliza una lista de comprobación para nuevas contrataciones y una deficiente y desorganizada son evidentes.

Una mala experiencia de incorporación puede provocar:

• Alta rotación de empleados: Las nuevas contrataciones pueden sentirse sin apoyo o desconectadas, lo que puede llevarlas a renunciar de forma prematura. Una encuesta reciente de Paychex descubrió que el 80 % de las nuevas contrataciones que sentían que no habían recibido suficiente capacitación planeaban dejar su empleo.
• Baja productividad: Una capacitación inadecuada y unas expectativas poco claras pueden retrasar la preparación para el puesto.
• Problemas de cumplimiento: La falta de documentación esencial o no explicar las políticas de la empresa puede dar lugar a infracciones legales y normativas.
• Reputación dañada como empleador: Las experiencias negativas de incorporación pueden generar malas reseñas sobre el empleador y obstaculizar los esfuerzos de adquisición de talento.
• Aumento de los costes de capacitación: Sin un proceso de incorporación estructurado, puede dedicarse más tiempo y recursos a corregir errores y repetir la capacitación.
• Alteración del trabajo del equipo: Los empleados que no están preparados pueden crear una carga de trabajo adicional para los gerentes y compañeros, provocando frustración e ineficiencias.

Cómo crear una lista de comprobación eficaz para nuevas contrataciones: 4 pasos clave

La plantilla incluida en esta publicación es un excelente punto de partida y cumple su propósito, pero si quieres crear tu propia lista de comprobación, estos son algunos pasos que puedes seguir:

1. Define las etapas clave

El primer paso es dividir tu proceso de incorporación en etapas clave, por ejemplo, la preparación previa a la incorporación, la orientación, el primer mes, etc.

Describe lo que las nuevas contrataciones deben aprender, hacer y lograr en cada etapa:

• Preparación previa a la incorporación: El periodo entre la aceptación de la oferta y el primer día, centrado en la documentación, la configuración informática y la entrega de información clave para ayudar a que las nuevas contrataciones se sientan preparadas y bienvenidas.
• Orientación: El primer día (o los primeros días) abarca la presentación de las nuevas contrataciones al equipo y a la cultura, las políticas y las herramientas que utilizarán.
• Primer mes: La fase de adaptación en la que los empleados comienzan la capacitación práctica, observan a sus compañeros, contribuyen a proyectos y cumplen las expectativas de rendimiento mientras reciben apoyo continuo.
• 30-60 días: Integración más profunda en el puesto, aumento de las responsabilidades y desarrollo de relaciones interfuncionales. Esta etapa incluye revisiones del desempeño y conversaciones iniciales sobre comentarios y opiniones.
• 60-90 días: Transición completa hacia la autonomía en el puesto, establecimiento de objetivos a largo plazo y contribución a un nivel superior. En esta etapa, los empleados deben sentirse seguros, comprometidos y alineados con las expectativas de la empresa.

Lee más sobre estas etapas en nuestro artículo sobre cómo crear un plan de incorporación de 30, 60 y 90 días.

2. Cubre los aspectos esenciales

Las partes interesadas, como Recursos Humanos, finanzas, informática, los gerentes y la dirección, deben colaborar para determinar las funciones y responsabilidades, así como las tareas esenciales de cada miembro del equipo de incorporación y de la nueva incorporación.

Por ejemplo, las asignaciones para la etapa previa a la incorporación podrían incluir:

• Enviar la carta de oferta y recibir una copia firmada [Recursos Humanos + nueva incorporación]
• Completar la verificación de antecedentes (si corresponde) [Recursos Humanos y/o legal]
• Recopilar los formularios fiscales y de nómina (por ejemplo, W-4, información de depósito directo) [Recursos Humanos + nueva incorporación]
• Configurar el correo electrónico, el acceso al software y las cuentas de la empresa [Informática y/o gerente]
• Solicitar y configurar el portátil y el equipo [Recursos Humanos o informática]
• Compartir un correo electrónico de bienvenida con los detalles del primer día [Recursos Humanos]
• Asignar un compañero o mentor de incorporación [Gerente]
• Anunciar la nueva contratación al equipo. [Gerente]

4. Utiliza la automatización cuando sea posible

Las herramientas de software para la incorporación pueden automatizar tareas habituales de incorporación, como enviar correos electrónicos de bienvenida, recordar a las personas las tareas pendientes y proporcionar un lugar centralizado para los materiales de incorporación, como la lista de comprobación.

5. Haz que sea atractivo

Haz que la incorporación sea divertida con formación interactiva, mensajes de bienvenida y un sistema de compañeros que ayude a las nuevas contrataciones a sentirse conectadas y respaldadas.

Algunas ideas, cortesía de la consultora de operaciones de personas, Rita Witteck:

• Programas de compañeros para la incorporación: emparejar a las nuevas contrataciones con miembros experimentados del equipo les ayuda a establecer relaciones y comprender la cultura de la empresa desde el primer día. Lo ideal es que el compañero se ponga en contacto antes de su primer día.
• Presentaciones interactivas del equipo: organiza actividades como cafés virtuales, juegos de preguntas o «dos verdades y una mentira» para que las presentaciones sean atractivas y memorables.
• Incluye tu producto: encuentra una forma de incluir tu producto en la incorporación. En una empresa anterior, pedíamos a cada nuevo miembro del equipo que creara un sitio web profesional ficticio lleno de información sobre sí mismo.
• Paquetes de bienvenida cultural: incluye artículos como productos promocionales de la empresa, una nota de bienvenida escrita a mano o una lista de tradiciones del equipo para ayudarles a sentirse conectados.
• Rituales de la primera semana: organiza un almuerzo de equipo o un canal de Slack para «conocerse» destinado a estrechar lazos de manera informal (Canopy es una integración útil en este caso). Los detalles importan, así que asegúrate de consultar con las nuevas contrataciones aspectos como las restricciones alimentarias antes del primer día.

Factores clave para el éxito de esta lista de comprobación

Por último, estos son algunos factores clave que debes tener en cuenta para maximizar el éxito de esta plantilla:

1. Transparencia: minimiza las sorpresas para la nueva contratación.
2. Preparación: programa con antelación las reuniones, la formación y la participación de las personas que puedan ayudar.
3. Paciencia: ten paciencia con tu nuevo miembro del equipo mientras comete errores.
4. Ritmo adecuado: no abrumes al nuevo miembro del equipo, ya que esto puede hacer que se pasen cosas por alto.
5. Recursos: infórmale de quiénes son las personas clave, cómo ponerse en contacto con ellas y dónde encontrar recursos como los manuales del empleado, la información sobre el paquete de beneficios, la información de contacto en caso de emergencia, la información sobre el seguro médico y los manuales de políticas.

Si das prioridad a demostrar transparencia, estar preparado, practicar la paciencia y proporcionar al nuevo empleado los recursos que necesita, contribuirás en gran medida a garantizar un inicio positivo y productivo de la incorporación del empleado.