El mejor software de gestión de activos ayuda a los profesionales de RR. HH. a tomar el control de los activos de la empresa, sustituyendo las hojas de cálculo desordenadas y los sistemas obsoletos por herramientas que automatizan el seguimiento, agilizan las entregas y devoluciones, supervisan los calendarios de mantenimiento y evitan pérdidas costosas.
Si te frustran los equipos extraviados, las actualizaciones manuales que consumen mucho tiempo o la incertidumbre sobre los activos que realmente tiene tu equipo, no eres el único. Muchos responsables de RR. HH. se enfrentan a estos desafíos, especialmente cuando sus organizaciones crecen o adoptan el trabajo híbrido. Con la plataforma adecuada, obtendrás una visibilidad clara de cada portátil, teléfono y tarjeta de acceso, reducirás los errores manuales y ahorrarás un tiempo valioso.
Después de revisar docenas de soluciones de gestión de activos, he seleccionado las mejores opciones para las operaciones de RR. HH. basándome en la facilidad de uso, las capacidades de integración, los informes y el impacto general. En esta guía, te presentaré los mejores sistemas para que puedas elegir con confianza el software que se adapte a las necesidades actuales de tu equipo y crezca contigo mañana.
Por qué confiar en nuestras reseñas de software
6,700+
Reviews
20
Industry experts
16+
Evaluation factors
14
Years
Nuestro equipo lleva probando y evaluando software desde 2012. Como expertos en RR. HH., sabemos lo difícil —y lo importante— que es elegir el software adecuado.
Para esta guía, evaluamos las herramientas mediante pruebas prácticas e investigación independiente, puntuando las herramientas según nuestros criterios de selección. También nos basamos en la experiencia de líderes de opinión del sector y de profesionales de RR. HH. en activo.
Nuestras reseñas reflejan nuestro criterio editorial humano, no un discurso de ventas.
Revisores expertos:
- Phil GrayCOO
Kim BehnkeEditora y analista de HR Tech
Josh BarkerGerente de People Ops
¿Qué es el software de gestión de activos?
El software de gestión de activos es una herramienta digital que ayuda a las empresas a realizar el seguimiento, gestionar y mantener sus activos físicos, como portátiles, equipos y dispositivos de oficina. Se utiliza habitualmente en los equipos de RR. HH., TI y operaciones para sustituir las hojas de cálculo manuales, reducir la pérdida de activos y agilizar las entregas y devoluciones de equipos, las auditorías y las tareas de mantenimiento.
Este software mejora la visibilidad, automatiza el seguimiento rutinario y ayuda a los equipos a tomar decisiones más acertadas sobre compras y mantenimiento, al mismo tiempo que ahorra tiempo y reduce los costes operativos.
Tabla comparativa: software de gestión de activos
Esta tabla comparativa resume los detalles de precios, pruebas y demostraciones de mis principales selecciones de software de gestión de activos.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | La mejor opción para software de TI que simplifica la gestión de dispositivos y aplicaciones | Prueba gratuita disponible | Desde $8/usuario/mes (facturado anualmente) | Website | |
| 2 | Ideal para realizar un seguimiento de software, hardware, suscripciones SaaS y activos fijos | Prueba gratuita de 21 días | Desde $49/usuario/mes | Website | |
| 3 | La mejor opción para la gestión global de activos en más de 130 países | Demo gratuita disponible | desde $5/persona/mes | Website | |
| 4 | Ideal para el seguimiento híbrido del ciclo de vida de activos | Demo gratuita disponible | Precios bajo consulta | Website | |
| 5 | Ideal para la programación personalizable del mantenimiento preventivo | Prueba gratuita de 30 días + demostración gratuita disponible | Un único plan a $35 por usuario/mes (facturado anualmente) | Website | |
| 6 | Ideal para la búsqueda visual y NPL | Prueba gratuita de 7 días + demostración gratuita disponible | Desde $100/mes | Website | |
| 7 | La mejor solución para la gestión de activos orientada al seguimiento de solicitudes de mantenimiento y órdenes de trabajo | Prueba gratuita o demostración gratuita a través de su sitio web | Desde $8.33/usuario/mes | Website | |
| 8 | La mejor plataforma de gestión de activos escalable para el mantenimiento preventivo automatizado | Plan gratuito disponible | Desde $28/usuario/mes | Website | |
| 9 | Ideal para equipos en crecimiento que gestionan activos de TI | Prueba gratuita de 7 días | Desde $29.99/usuario/mes | Website | |
| 10 | La mejor opción para simplificar la incorporación de activos de TI | Prueba gratuita disponible | Desde $0.21/nodo/mes | Website |
Análisis del mejor software de gestión de activos
Aquí tienes mis resúmenes detallados del mejor software de gestión de activos que ha entrado en mi lista de los 10 mejores, incluidas notas sobre sus funciones principales, integraciones y una muestra de su interfaz de usuario.
La mejor opción para software de TI que simplifica la gestión de dispositivos y aplicaciones- Prueba gratuita disponible
- Desde $8/usuario/mes (facturado anualmente)
Visit WebsiteCustomer Rating:4.7/5
El software combinado de RR. HH. y TI de Rippling simplifica la asignación de dispositivos a nuevos empleados. Rippling es un proveedor de software de recursos humanos con experiencia adicional en gestión de dispositivos e inventario, así como en la gestión de aplicaciones e identidades.
Su nube de TI funciona en conjunto con su nube de RR. HH., simplificando el proceso de asignar activos como hardware informático y software a los nuevos empleados durante su proceso de incorporación, o desactivarlos de manera similar si y cuando los empleados dejan la empresa.
Rippling simplifica el proceso de gestión de activos de TI permitiéndole comprar equipos informáticos a través de Rippling y aprovisionar el dispositivo con todas las aplicaciones necesarias. También puede habilitar el inicio de sesión único, aplicar políticas de seguridad y actualizar todos los grupos de usuarios relevantes.
Las funciones adicionales dentro de su plataforma incluyen una función de detección de amenazas en dispositivos, bloqueo remoto y borrado remoto, autenticación multifactor y una función de gestión de contraseñas para equipos.
La nube de TI de Rippling se integra con programas de gestión de contraseñas como 1Password, LastPass, Dashlane Business y Keeper; con plataformas de cumplimiento como Drata, Laika, Secureframe, Tugboat Logic, Vanta y VGS Control; y con otras plataformas de seguridad.
Learn more about Rippling IT:
Ideal para realizar un seguimiento de software, hardware, suscripciones SaaS y activos fijos- Prueba gratuita de 21 días
- Desde $49/usuario/mes
Visit WebsiteCustomer Rating:4.6/5
Freshservice permite el escaneo y rastreo de activos desde cualquier dispositivo móvil, con soporte para uso en móviles. Freshservice es una plataforma de gestión de activos de TI (ITAM) diseñada para ayudar a las organizaciones a reducir los costos de TI y mejorar la vida útil de los activos mediante un mantenimiento programado de forma proactiva.
Puede gestionar todas las fases del ciclo de vida típico de un activo, incluyendo la adquisición, el descubrimiento, la utilización, el mantenimiento y el retiro. Sus herramientas de análisis también ayudan a pronosticar los futuros costos de TI.
Su software también funciona como una base de datos de gestión de configuración (CMDB) y puede utilizarse para hacer seguimiento de cualquier tipo de activo relacionado con TI, incluidos software, hardware y suscripciones de software como servicio (SaaS). Los gestores de activos también apreciarán la capacidad de automatizar procesos comunes para ahorrar tiempo a los equipos de TI.
Otras funciones útiles que se incluyen en Freshservice son módulos de inventario y gestión de órdenes de compra, herramientas de mapeo de relaciones y una herramienta automatizada de descubrimiento de activos que cataloga todos los activos de la red en cualquier momento.
Su aplicación móvil también permite a los usuarios finales escanear códigos de barras o códigos QR para rastrear activos fijos y no relacionados con TI, facilitando la gestión de inventarios físicos en cualquier dispositivo móvil Android o iOS.
Las integraciones incluyen Freshdesk, Freshbooks, Bomgar, CloudWatch, Dropbox, Jira, Google Suite, Microsoft Teams, Slack, Quickbooks, Zapier, Zoom y otros sistemas.
Learn more about Freshservice:
La mejor opción para la gestión global de activos en más de 130 países- Demo gratuita disponible
- desde $5/persona/mes
Visit WebsiteCustomer Rating:4.7/5
El rastreador de activos de Deel proporciona una vista centralizada de todos los dispositivos de la empresa, en propiedad o en leasing, en todo el mundo. Deel es una plataforma integral que combina herramientas de recursos humanos, nómina y gestión de fuerza laboral global, lo que la convierte en una opción ideal para empresas que operan en varios países. Su suite de TI ofrece a las empresas una plataforma unificada para gestionar operaciones de TI, permitiéndoles adquirir, desplegar, rastrear y dar soporte a los equipos.
Deel IT sobresale como software de gestión de activos al ofrecer funciones extensas que satisfacen las necesidades de las empresas globales. Proporciona una gestión integral de equipos, abarcando desde la adquisición y configuración hasta el mantenimiento continuo, reparaciones, reemplazos y devoluciones. Además, su sistema centralizado de gestión de dispositivos brinda a las empresas visibilidad y control en tiempo real sobre todos los activos de TI.
Lo que hace que Deel IT sea especialmente adecuado para la gestión global de activos en más de 130 países es su capacidad para automatizar y estandarizar procesos de TI en múltiples ubicaciones. Las empresas pueden configurar flujos de trabajo personalizados para la incorporación y desvinculación de empleados, con dispositivos preconfigurados enviados directamente a los empleados con todas las aplicaciones, software y controles de seguridad necesarios.
Deel IT también ofrece opciones de adquisición flexibles, despliegue rápido de dispositivos y soporte tanto para equipos propios como en leasing, lo que permite a las empresas gestionar sus activos de TI de manera eficiente.
Las integraciones incluyen Slack, Google Workspace, Microsoft Teams, BambooHR, Greenhouse, SAP SuccessFactors, Okta y Azure Active Directory.
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Ideal para el seguimiento híbrido del ciclo de vida de activos- Demo gratuita disponible
- Precios bajo consulta
Visit WebsiteCustomer Rating:3.6/5
OfficeSpace te permite ver el estado actual de los pisos y asientos y probar nuevos diseños. OfficeSpace es una plataforma de operaciones para lugares de trabajo diseñada para gestionar activos físicos, desde equipos de TI hasta mobiliario de oficina. Te brinda un espacio centralizado para rastrear, asignar y monitorear recursos del lugar de trabajo, con herramientas que soportan necesidades de mantenimiento, reportes y cumplimiento normativo.
Elegí OfficeSpace por la manera en que ayuda a los equipos de TI, instalaciones y operaciones a mantener el control sobre el inventario de activos y los ciclos de mantenimiento.
Puedes ver la ubicación, el estado y el valor de los activos en un solo lugar y configurar órdenes de trabajo automatizadas ligadas a garantías o programaciones preventivas. También permite seguimiento de depreciación y preparación de auditorías, lo cual ayuda a que finanzas se mantenga alineado con instalaciones.
La plataforma conecta equipos y datos entre departamentos, permitiéndote romper silos y rastrear activos a lo largo de su ciclo de vida, desde adquisición hasta desmantelamiento. Además, funciona bien para entornos híbridos donde los equipos alternan entre trabajo remoto y presencial.
Las funciones destacadas incluyen soporte móvil para equipos de campo, paneles para reportes financieros y operativos, disparadores de mantenimiento recurrente y registros de auditoría para cumplimiento. También puedes asignar activos a personas, equipos o espacios, y monitorear el costo total de propiedad a lo largo del tiempo.
Las integraciones incluyen Microsoft Teams, Google Workspace, Slack, Zoom, Workday, Okta, Active Directory y herramientas de quiosco o señalización digital.
Learn more about OfficeSpace:
Ideal para la programación personalizable del mantenimiento preventivo- Prueba gratuita de 30 días + demostración gratuita disponible
- Un único plan a $35 por usuario/mes (facturado anualmente)
Visit WebsiteCustomer Rating:4.7/5
Click Maint CMMS ofrece un módulo de mantenimiento preventivo con órdenes de trabajo programadas, seguimiento del estado y una vista de la aplicación móvil para la gestión de activos. Click Maint CMMS es una plataforma de gestión del mantenimiento que realiza un seguimiento de los activos físicos por ubicación, gestiona las órdenes de trabajo, programa el mantenimiento preventivo y controla el inventario de piezas en todas las instalaciones.
¿Para quién es más adecuado Click Maint CMMS?
Click Maint CMMS es una buena opción para responsables de mantenimiento y equipos de instalaciones de sectores como la fabricación, la hostelería y la gestión inmobiliaria que necesitan gestionar activos y órdenes de trabajo en varias ubicaciones.
Por qué elegí Click Maint CMMS
He incluido Click Maint CMMS entre mis principales opciones porque su programación del mantenimiento preventivo va mucho más allá de los recordatorios básicos del calendario. Puedes configurar activadores de mantenimiento preventivo con intervalos horarios, diarios, semanales, mensuales y anuales, y vincular cada programación directamente a un activo o ubicación específicos. También me gusta que cada registro de mantenimiento preventivo pueda incluir su propia lista de tareas, el técnico o equipo asignado, el nivel de prioridad y los costes de las piezas, de modo que cada trabajo programado llegue con todo el contexto necesario y no solo con una fecha límite.
Características principales de Click Maint CMMS
- Etiquetado de activos con códigos QR: Genera e imprime códigos QR para cualquier activo y, a continuación, escanéalos mediante la aplicación móvil para consultar al instante los detalles y el historial del activo o abrir una orden de trabajo.
- Gestión de piezas e inventario: Realiza un seguimiento de los niveles de existencias de piezas en varios almacenes, establece puntos de reaprovisionamiento y registra el uso de piezas directamente en las órdenes de trabajo y los activos.
- Registro del historial de mantenimiento de activos: Consulta un registro completo de todas las órdenes de trabajo, los costes y los eventos de inactividad asociados a cada activo individual durante todo su ciclo de vida.
- Seguimiento del estado de las órdenes de trabajo: Crea, asigna y supervisa las órdenes de trabajo durante todo su ciclo de vida, desde abiertas hasta en curso y completadas, con campos de prioridad y coste en cada registro.
Integraciones de Click Maint CMMS
La API abierta de Click Maint facilita la integración con sistemas ERP, contables y otros sistemas empresariales. El equipo de ingeniería de la empresa puede trabajar directamente con tu personal de TI para configurar integraciones personalizadas. Las integraciones nativas con proveedores externos específicos no están documentadas con claridad.
Pros and Cons
Pros:
- Escaneo de códigos QR para localizar rápidamente los activos
- Realiza un seguimiento de la inactividad de los activos mediante periodos registrados
- Configuración rápida en varias ubicaciones
Cons:
- La aplicación móvil ofrece menos funciones que la versión de escritorio
- Todavía no puede conectarse con sensores IoT
Learn more about Click Maint CMMS:
Ideal para la búsqueda visual y NPL- Prueba gratuita de 7 días + demostración gratuita disponible
- Desde $100/mes
Visit WebsiteCustomer Rating:4.7/5
La biblioteca de activos centralizada de Pics.io muestra carpetas, colecciones y vistas previas visuales en una sola interfaz, lo que facilita que los equipos organicen y encuentren rápidamente los archivos digitales. Pics.io ofrece una solución dinámica para empresas y equipos creativos que buscan gestionar y organizar eficazmente su contenido digital. Diseñada para organizaciones medianas y de nivel empresarial, aborda los desafíos de almacenar, compartir y recuperar activos multimedia de forma segura. Con su interfaz intuitiva, Pics.io transforma la manera en que los equipos colaboran y mantienen sus bibliotecas digitales, garantizando que el flujo de trabajo creativo permanezca ininterrumpido y organizado.
Por qué elegí Pics.io
Elegí Pics.io por su capacidad única para ofrecer funciones avanzadas de búsqueda esenciales para la gestión de activos. La búsqueda visual y el procesamiento del lenguaje natural del software permiten encontrar rápidamente imágenes y archivos similares, lo cual es muy valioso para los equipos que gestionan grandes bibliotecas digitales. Además, su control de versiones garantiza que siempre tengas acceso a las versiones más recientes de los archivos, reduciendo el riesgo de errores y contenido obsoleto. Estas funciones convierten a Pics.io en una opción atractiva para las empresas que necesitan mantener un flujo de trabajo de activos digitales organizado y eficiente.
Características principales de Pics.io
Además de sus destacadas funciones de búsqueda y control de versiones, Pics.io ofrece varias características adicionales que aumentan su valor como herramienta de gestión de activos.
- Automatización basada en IA: La plataforma incluye funciones como el etiquetado automático y el reconocimiento facial para organizar y recuperar activos.
- Gestión de acceso basada en roles: Colabora de forma segura con tu equipo estableciendo permisos de usuario según los roles, garantizando que solo los usuarios autorizados accedan a contenido específico.
- Integración con Google Drive y Amazon S3: Conecta tus soluciones de almacenamiento existentes a Pics.io para disfrutar de una experiencia unificada de gestión de activos digitales.
- Metadatos personalizados: Mejora la organización y la capacidad de búsqueda de tus archivos añadiendo metadatos personalizados, lo que facilita localizar y gestionar los archivos.
Integraciones de Pics.io
Las integraciones incluyen Google Drive, Amazon S3, Salesforce, HubSpot, Adobe Creative Cloud, Zapier, Google Workspace, Monday.com, Trello, Shopify y WordPress.
Pros and Cons
Pros:
- Búsqueda visual y mediante IA avanzada
- Potentes herramientas de control de versiones
- Etiquetado automático basado en IA
Cons:
- Acceso sin conexión limitado
- Análisis integrados limitados
Learn more about Pics.io:
La mejor solución para la gestión de activos orientada al seguimiento de solicitudes de mantenimiento y órdenes de trabajo- Prueba gratuita o demostración gratuita a través de su sitio web
- Desde $8.33/usuario/mes
Visit WebsiteCustomer Rating:4.8/5
Haz seguimiento del estado operativo de tu equipo, además de cualquier orden de mantenimiento o trabajo, usando MaintainX. MaintainX es un sistema de software para la gestión de equipos y activos con un fuerte enfoque en el seguimiento del estado operativo de activos y equipos físicos. Puedes utilizar su software para determinar qué equipos están activos o inactivos, rastrear el tiempo entre fallos de equipo o crear órdenes de trabajo para el mantenimiento.
Para reducir tu tiempo de inactividad general, cuentan con una función de mantenimiento preventivo automático que programa de manera proactiva el servicio de los equipos antes de que experimentes una avería. Los usuarios también apreciarán las métricas detalladas de MaintainX, que cubren todo, desde la ubicación de los activos y los registros de mantenimiento hasta el historial de trabajo y los informes de tiempo versus costo.
MaintainX se integra con sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) como Infor, Microsoft Dynamics 365, Oracle y SAP, con programas de gestión de datos como MachineMetrics, Tableau y Zapier, y otras herramientas populares de contabilidad y gestión de flotas.
El precio de MaintainX comienza en $8.33/usuario/mes. También puedes solicitar una prueba gratuita o una demostración gratuita a través de su sitio web. Además, cuentan con un plan freemium básico con funciones limitadas para equipos pequeños.
Learn more about MaintainX:
La mejor plataforma de gestión de activos escalable para el mantenimiento preventivo automatizado- Plan gratuito disponible
- Desde $28/usuario/mes
Visit WebsiteCustomer Rating:4.8/5
La función de gestión de activos de Limble permite a los usuarios organizar todos los activos en un solo lugar y administrar activos complejos con campos personalizados. Limble es una plataforma de gestión de mantenimiento asistido por computadora (CMMS) y de gestión de activos diseñada para apoyar a empresas e industrias de todas las escalas, con un enfoque en reducir el tiempo de inactividad, mejorar la productividad y garantizar el cumplimiento de las normativas del sector.
Sus capacidades de gestión de activos incluyen funcionalidades como mantenimiento preventivo, órdenes de trabajo, informes avanzados, inventario de repuestos, seguimiento de tiempos de inactividad y automatización de flujos de trabajo. Me gusta especialmente que permite hacer un seguimiento de los activos asociados con diferentes órdenes de trabajo, proveedores, piezas e incluso tareas de mantenimiento preventivo.
Además, ofrece la posibilidad de automatizar la programación del mantenimiento preventivo. Los usuarios pueden crear plantillas de mantenimiento preventivo (PM), añadir procedimientos operativos estándar (SOP) y listas de comprobación, y optimizar los calendarios de mantenimiento preventivo basándose en el historial de los activos. Esto ayuda a reducir averías inesperadas y a prolongar la vida útil de los activos.
Limble ofrece un plan gratuito con funciones esenciales. Los planes de pago comienzan en $28/usuario/mes.
Learn more about Limble:
Ideal para equipos en crecimiento que gestionan activos de TI- Prueba gratuita de 7 días
- Desde $29.99/usuario/mes
Visit WebsiteCustomer Rating:4.6/5
Panel de gestión de activos de TI de AssetSonar mostrando descubrimiento de dispositivos, seguimiento de activos por sistema operativo, gestión de custodias y monitorización de licencias de software. EZO AssetSonar es una plataforma de Gestión de Activos de TI (ITAM) diseñada para apoyar a equipos de TI en crecimiento. Reúne la gestión de hardware, software y SaaS en un solo sistema, ayudando a las organizaciones a mejorar la visibilidad, mantener el control y fomentar el cumplimiento a escala.
Elegí EZO AssetSonar por su capacidad de ofrecer monitoreo en tiempo real que garantiza el cumplimiento y la seguridad dentro de tu entorno de TI. Esta función te permite anticiparte identificando vulnerabilidades y preservando la integridad de tus activos. Además, la optimización de licencias de software te ayuda a gestionar efectivamente tus licencias, asegurando que no pagues de más por licencias no utilizadas y que cumplas con los acuerdos de licencia.
Otra razón por la que escogí EZO AssetSonar es su enfoque en la gestión de shadow IT. Esta función te ayuda a identificar software no autorizado dentro de tu red, reduciendo los riesgos de seguridad. La función de visibilidad de dependencias de activos también es destacable, ya que facilita la resolución rápida de incidentes al proporcionar información sobre las relaciones y dependencias entre activos, mejorando la productividad de tu equipo.
Las funciones incluyen una aplicación móvil que permite seguimiento de activos en movimiento, asegurando visibilidad y control total dondequiera que estés. La plataforma también ofrece gestión de servicios de TI, proporcionando un catálogo de servicios que mejora la atención de solicitudes e incidencias de TI. Además, las características de gestión de activos de hardware y software proporcionan un enfoque estructurado para administrar tus activos de TI, minimizando riesgos y mejorando la eficiencia operativa.
Entre las integraciones están Intune, Jamf, Okta y Zendesk.
Learn more about Ezo AssetSonar:
La mejor opción para simplificar la incorporación de activos de TI- Prueba gratuita disponible
- Desde $0.21/nodo/mes
Visit WebsiteCustomer Rating:4.6/5
InvGate Asset Management muestra un diagrama de relaciones de activos para Active Directory, mapeando computadoras, software, ubicaciones, propietarios y conexiones de red en una sola vista visual. InvGate Asset Management es una plataforma integral de gestión de activos de TI que ayuda a las organizaciones a monitorear, organizar y mantener el control sobre sus activos de hardware, software y en la nube. Proporciona un panel centralizado que ofrece visibilidad completa del inventario de activos, lo que favorece decisiones más inteligentes y una mejor gobernanza de los activos.
Esta plataforma se destaca por sus opciones de incorporación flexibles, que incluyen instalaciones con agente, análisis de red sin agente, ingreso manual de activos e integración con sistemas externos como Lansweeper y FileWave.
Optimiza todo el ciclo de vida de los activos, desde la adquisición hasta la disposición final, aprovechando la automatización para aplicar políticas de activos y organizar los elementos. También puedes personalizar los registros de activos con campos adaptados a las necesidades de tu negocio, como el seguimiento del uso, datos de adquisición o estados de cumplimiento.
Otras características incluyen una base de datos de gestión de configuraciones (CMDB) que representa visualmente las relaciones entre activos, ayudando a los equipos a comprender cómo interactúan y dependen unos de otros los sistemas.
InvGate también automatiza tareas recurrentes de gestión de activos mediante reglas personalizables, lo que reduce el tiempo dedicado al trabajo manual. Además, sus métodos de creación de inventario, desde instalaciones de agentes hasta sincronizaciones con terceros, garantizan la compatibilidad con diferentes flujos de trabajo organizacionales.
Las integraciones con herramientas como Lansweeper, FileWave, Microsoft Active Directory y Okta facilitan la incorporación al importar automáticamente los datos de activos existentes.
Learn more about InvGate Asset Management:
Otros sistemas de gestión de activos
Estas son algunas opciones más que no llegaron a la lista del mejor software de gestión de activos:
- 11IssuetrakIdeal para la gestión de soporte omnicanal
- 12Asset PandaSoftware de seguimiento de activos versátil con una amplia variedad de casos de uso
- 13HxGN EAMHerramienta de gestión de activos empresariales diseñada para mejorar la productividad y extender el ciclo de vida de los activos mediante mantenimiento prescriptivo
- 14ManageEngine Mobile Device Manager PlusIdeal para gestionar los dispositivos móviles corporativos a gran escala
- 15AssetCloudSoftware de gestión de activos flexible con herramientas eficientes para gestionar artículos idénticos
- 16AssetTigerSistema de gestión de activos fácil de usar con aplicación móvil para escaneo de inventario y registro de entrada/salida
- 17Asset InfinitySoftware de gestión de activos fijos que rastrea el ciclo completo de vida del activo desde la compra hasta la disposición
- 18MediaValetMejor con herramientas de categorización y búsqueda impulsadas por IA
- 19PapirflyIdeal para la gestión centralizada de activos de marca
- 204ALLPORTALGestión de activos empresariales con capacidades avanzadas de búsqueda, incluido el reconocimiento de texto OCR
Cómo Evalúo el Software de Gestión de Activos
Evalúo las herramientas de gestión de activos en dos niveles: los requisitos básicos—como el seguimiento de dispositivos asignados y el soporte para procesos de incorporación/desvinculación—y los diferenciadores que determinan el ajuste adecuado.
Funcionalidad Básica (Requisitos Indispensables para esta Lista)
Cuando selecciono herramientas para mi lista, clasifico cada una en una escala de 0 (no ofrece la funcionalidad) a 5 (sobresale en esta área) para cada funcionalidad principal que aparece a continuación. Luego, calculo la puntuación total de la herramienta como un porcentaje. Cada herramienta necesita obtener una puntuación mínima total del 65% para ser considerada en la selección.
- Asignación de Empleados a Activos: Busco vínculos claros y rastreables entre cada activo y el empleado asignado—como ver qué portátil recibió un nuevo empleado, quién lo tuvo antes y cuándo cambió de manos.
- Flujos de Trabajo de Incorporación/Desvinculación: Cada herramienta debe soportar aprovisionamiento automatizado cuando alguien se incorpora y pasos estructurados de recuperación cuando se marcha, en lugar de depender de listas de verificación manuales o cadenas de correos electrónicos.
- Inventario Centralizado de Activos: Verifico si la plataforma mantiene una base de datos en tiempo real y con capacidad de búsqueda, donde se puede filtrar por tipo, estado o ubicación del activo—especialmente útil al gestionar dispositivos en varias oficinas o equipos remotos.
- Integraciones con HRIS/Herramientas de RRHH: Plataformas sólidas sincronizan los registros de empleados desde herramientas como BambooHR, Workday o Rippling, de modo que las asignaciones de activos se actualizan automáticamente al cambiar los roles, departamentos o el estado laboral.
- Seguimiento del Ciclo de Vida del Activo: Evalúo qué tan bien la herramienta sigue un activo desde la adquisición, pasando por la implementación y el mantenimiento, hasta la retirada final—cubriendo todo el recorrido en lugar de solo una instantánea.
- Informes y Pistas de Auditoría: La plataforma debe ofrecer registros de actividad e informes que ayuden a responder preguntas durante auditorías, como quién aprobó la asignación de un dispositivo o cuándo se marcó un activo como dado de baja.
Una vez que tengo una lista de herramientas que cumplen estos criterios, considero qué distingue a cada plataforma.
Factores Diferenciadores (Qué Distingue a los Proveedores)
Así es como comparo y contrasto distintos proveedores:
Características Destacadas
El envío remoto de dispositivos es un diferenciador clave—busco plataformas que gestionen la logística de extremo a extremo, desde enviar un portátil al domicilio de una nueva contratación hasta coordinar devoluciones al finalizar la relación laboral. La integración con MDM también importa, ya que la sincronización con herramientas como Jamf o Intune permite que los datos de los dispositivos se mantengan al día sin actualizaciones manuales. También evalúo si la plataforma ofrece un portal de autoservicio para empleados donde puedan solicitar equipos o reportar incidencias de manera autónoma, lo que reduce las idas y vueltas que normalmente recaen en RRHH.
Más Allá de las Características
Certificaciones de seguridad y cumplimiento como SOC 2 Type II y preparación para GDPR son importantes cuando la plataforma almacena datos de empleados junto con los registros de activos—verifico controles de acceso basados en roles e informes preparados para auditoría. La transparencia de precios es otro factor que evalúo cuidadosamente, ya que algunos proveedores cobran por empleado, otros por activo y los cargos ocultos por envío o almacenamiento pueden afectar los costos rápidamente. También considero qué tan bien la plataforma soporta equipos globales, especialmente en lo referente a logística multinacional y almacenamiento regional para plantillas distribuidas.
Software de gestión de activos: funciones principales
Este es un resumen de las principales funciones que puedes esperar encontrar en el mejor software de gestión de activos:
- Etiquetado y seguimiento de activos: Etiquetado individual de cada elemento mediante una combinación de métodos de seguimiento, incluidos códigos de barras, códigos QR, seguimiento por Bluetooth, seguimiento mediante RFID (identificación por radiofrecuencia) y NFC (comunicación de campo cercano). A cada activo se le asigna un identificador único mediante uno de estos métodos y tiene una entrada correspondiente en la base de datos del inventario.
- Historial del ciclo de vida de los activos: Un registro completo de la vida útil de un activo que abarca su adquisición, instalación, uso y mantenimiento continuos, traslados de ubicación, información sobre arrendamiento o garantía y, finalmente, su retirada y eliminación.
- Informes de inventario en tiempo real: Una vez que hayas introducido todo tu inventario y tus activos en el sistema, puedes relajarte y dejar que el sistema resuma las actualizaciones de los datos de los activos a medida que los elementos se trasladan entre tus empleados.
- Módulo de mantenimiento: Una solución integrada para realizar el seguimiento y programar actividades de mantenimiento y órdenes de trabajo, a menudo de forma proactiva o preventiva, en lugar de hacerlo únicamente cuando algo se avería. Algunos sistemas pueden programar automáticamente el mantenimiento en función del historial de rendimiento anterior de los activos.
- Permisos basados en roles: La posibilidad de establecer permisos para usuarios individuales o grupos de usuarios y reservar las funciones de alto nivel del sistema únicamente para miembros clave, con el fin de mantener el control sobre quién puede acceder a información confidencial o ejecutar informes financieros.
- Notificaciones y alertas: Son indicadores personalizables del sistema que puedes configurar, según sea necesario, para notificar a las partes interesadas clave sobre determinadas acciones, como solicitudes de mantenimiento, niveles bajos de existencias o elementos que deben sustituirse.
- Funciones adaptadas a dispositivos móviles: Dado que hoy en día casi todo el mundo tiene un teléfono inteligente, es fundamental que el software de gestión de activos sea accesible desde dispositivos móviles. La mayoría de los sistemas de software tienen aplicaciones móviles que convierten los dispositivos móviles en escáneres digitales, lo que permite registrar fácilmente la entrada y salida de tus activos desde cualquier lugar. Esta es una función realmente importante, ya que no querrás quedarte atrapado con un sistema que solo funcione con tecnología de escaneo propia, pues eso solo provocará un aumento de los costes de implementación.
- Herramientas de informes financieros: La depreciación es una parte normal del ciclo de vida de los activos y debe tenerse en cuenta para facilitar una previsión adecuada. Los mejores sistemas incluyen módulos flexibles de depreciación y otras herramientas financieras que te ayudan a determinar cuándo conviene reparar el equipo o sustituirlo por completo.
¿Existen diferentes tipos de software de gestión de activos?
Cada organización tendrá sus propias necesidades en lo que respecta al seguimiento de sus activos empresariales. El mejor software de gestión de activos es lo suficientemente flexible como para adaptarse a múltiples estilos de seguimiento de activos. Sin embargo, dependiendo de tu sector o de la configuración de tu empresa, puedes beneficiarte de un tipo específico de software de gestión de activos.
Estos son algunos nichos habituales en lo que respecta al software de seguimiento de activos:
- Activos físicos (también conocidos como activos fijos): Son activos tangibles a largo plazo que no se consumirán de inmediato (por ejemplo, equipos de la empresa, mobiliario, etc.).
- Activos de TI: Incluyen tanto equipos informáticos físicos (por ejemplo, hardware como ordenadores, impresoras y escáneres) como otros activos menos tangibles (por ejemplo, licencias y suscripciones de software). A veces, estos sistemas especializados de seguimiento de activos reciben el nombre de software de gestión de activos de TI o software ITAM.
- Activos digitales: Los activos digitales podrían considerarse un subtipo de los activos de TI, pero también pueden referirse al inventario digital, como archivos digitales, fotografías, fuentes u otros elementos que existen únicamente en el entorno digital. Este tipo de software especializado suele describirse como software de gestión de activos digitales o software DAM.
- Activos de nivel empresarial: Esto implica la gestión de activos a mayor escala, incluidos activos fijos como equipos industriales, flotas de vehículos o embarcaciones, instalaciones o plantas operativas y otras infraestructuras. El software orientado específicamente a este fin suele denominarse software de gestión de activos empresariales o software EAM.
¿Cuáles son las principales ventajas del software de gestión de activos?
Nunca está de más contar con información. El software de gestión de activos consolidará tus datos de inventario, mantenimiento y otros datos en un solo lugar, lo que facilitará su análisis y seguimiento a lo largo del tiempo.
Estas son algunas de las principales ventajas que puedes obtener al utilizar este tipo de software de seguimiento de activos:
- Obtendrás datos para tomar decisiones eficaces. Disponer de datos consolidados facilita la identificación de cualquier tendencia.
- Puedes supervisar el coste de mantener los activos a lo largo del tiempo y decidir si es mejor alquilar, externalizar o reparar y sustituir los elementos.
- Puedes mantener el cumplimiento normativo mediante un registro adecuado a efectos fiscales.
- Ahorrarás a tus equipos una gran cantidad de introducción manual de datos, reduciendo la carga administrativa y ahorrando tiempo y dinero a tu empresa.
- Con el tiempo, podrás optimizar tus programas de mantenimiento para minimizar los gastos de reparación y maximizar la vida útil de tus activos.
- Con los datos al alcance de tu mano, garantizarás auditorías internas y externas fluidas de la información relacionada con los activos.
Preguntas frecuentes sobre el software de gestión de activos
Estas son algunas respuestas a preguntas frecuentes que quizá aún tengas sobre el software de gestión de activos y su funcionamiento:
¿Cómo elijo el software de gestión de activos adecuado para las necesidades de mi empresa?
Empieza por identificar los tipos de activos que necesitas supervisar, como equipos de oficina, hardware, software y activos digitales. Busca una plataforma compatible con esas categorías, que ofrezca una interfaz intuitiva y se adapte al flujo de trabajo de tu equipo. Considera la integración con tus sistemas actuales y comprueba que incluya informes fáciles de usar, funciones de cumplimiento normativo y opciones de personalización. Leer reseñas y probar demostraciones puede facilitar tu elección.
¿Puede el software de gestión de activos integrarse con mis sistemas contables o ERP actuales?
Sí, muchas herramientas de gestión de activos ofrecen integraciones con plataformas contables y sistemas ERP populares. Esto agiliza el flujo de datos, reduce la introducción manual y ayuda a mantener alineados los registros de activos entre departamentos. Comprueba siempre si el software que has preseleccionado proporciona conectores listos para usar o API flexibles, para lograr una integración fluida con tu conjunto de tecnologías actual.
¿Cuál es el plazo habitual de implementación del software de gestión de activos?
Los plazos de implementación suelen oscilar entre unos días y varias semanas. Esto depende de la complejidad de tus datos de activos, del número de usuarios que necesiten acceso y de los requisitos de integración. Las soluciones basadas en la nube suelen implementarse más rápidamente que los sistemas locales. Puedes acelerar la configuración preparando los datos de tus activos e implicando pronto en el proceso a los miembros clave del equipo.
¿Cómo puede el software de gestión de activos ayudar a realizar un seguimiento de la depreciación y el cumplimiento normativo de los activos?
El software de gestión de activos suele automatizar los cálculos de depreciación y generar informes para respaldar las auditorías financieras. Puedes configurar clases de activos, aplicar métodos de depreciación y conservar la documentación en un solo lugar. Esto simplifica el cumplimiento de las normas contables y garantiza que tus registros estén siempre actualizados, reduciendo el riesgo de errores durante las auditorías.
¿Qué debo tener en cuenta al calcular el rendimiento de la inversión (ROI) del software de gestión de activos?
Céntrate en el tiempo ahorrado al automatizar el seguimiento manual, en la reducción del número de activos perdidos o no contabilizados y en la disminución de la carga administrativa. Compara los costes con ventajas como una mejor toma de decisiones gracias a los informes, la minimización de los riesgos de incumplimiento y una mayor vida útil de los activos mediante un mantenimiento mejorado. Empieza con una prueba o un proyecto piloto para medir mejoras tangibles en los procesos antes de la implementación completa.